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Offboarding bei d.vinci – Wie regeln wir einen Mitarbeiteraustritt?

Wie regeln wir bei d.vinci eigentlich einen Mitarbeiteraustritt?

Offboarding bei d.vinci – Wie regeln wir einen Mitarbeiteraustritt?

Uns liegt das Thema sehr am Herzen, da es uns wichtig ist, uns professionell und respektvoll von Teammitgliedern zu verabschieden – auch wenn wir uns mal voneinander trennen, weil es einfach nicht gepasst hat.

„Wir freuen uns auch immer, wenn wir noch mal alte Kollegen z.B. auf Branchenveranstaltungen wiedersehen“, so Daniela Poost, Team HR bei d.vinci. „Wir hatten erst kürzlich den Fall, dass eine ehemalige Kollegin bei einem aktuellen Kunden gelandet ist. Das war für uns aber nur positiv, weil die Zusammenarbeit von Anfang an auf Augenhöhe war und wir uns und unsere gegenseitigen Bedürfnisse direkt sehr gut einschätzen konnten“, berichtet Nina Rahn, Geschäftsführung.

Grundsätzlich unterscheiden wir bei einem Mitarbeiteraustritt zwischen 2 Varianten, ganz unabhängig vom Grund des Weggangs:

  1. Die dauerhafte Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder einen Aufhebungsvertrag
  2. Die geplante, längere Ruhestellung eines Arbeitsverhältnisses z. B. durch Mutterschutz

Bei uns beginnt das Offboarding mit dem Bekanntwerden des Mitarbeiteraustritts. Wir hangeln uns dann an einer Checkliste entlang, die z. B. folgende Aufgaben beinhaltet:

  • Verteilung von Informationen zur Kündigung an die Vorgesetzten, die Lohnbuchhaltung oder die Teams
  • Erstellung einer Kündigungsbestätigung, eines Arbeitszeugnisses und einer Urlaubsbescheinigung
  • Führen eines Austrittsgesprächs (Exit Interview) mit der Personalabteilung
  • Deaktivieren von Accounts und Zugängen
  • Archivierung der Personalakte

Die Aufgaben werden von unserem HR-Team koordiniert und überwacht aber häufig in Zusammenarbeit mit dem Team durchgeführt. „Gerade wenn es z. B. um abschließende Gespräche und Übergaben geht, muss das Team eingebunden werden“, weiß Daniela Poost.

Natürlich gehört es zu einem Mitarbeiteraustritt, dass Firmeneigentum wieder der Firma übergeben wird. Dazu zählen:

  • IT-Komponenten (Laptop, Rechner, Tastatur, Drucker, Speichermedien, Software, Mobiltelefon etc.)
  • Schlüssel und Transponder für den Zutritt zum Gebäude und/oder Räumen
  • Produktunterlagen, Bücher, Zeitschriften, Informationsmaterial
  • Büromaterial
  • Kundenkarten
  • Kreditkarten
  • Tickets für den ÖPNV
  • Firmenwagen

Bei Rückgabe des Firmeneigentums achten wir darauf, noch mal auf die Verschwiegenheitserklärung hinzuweisen, die auch noch gilt, wenn der Mitarbeiter nicht mehr bei d.vinci arbeitet. Wir versuchen außerdem, immer rechtzeitig eine Vertretung bzw. Nachfolge zu regeln. „Idealerweise fängt ein neuer Kollege schon an, solange der alte Kollege noch da ist. Das klappt natürlich nicht immer. Deswegen versuchen wir immer, Prozesse und Aufgaben möglichst gut zu dokumentieren – nicht erst, wenn die Kündigung ausgesprochen ist, sondern schon während des normalen Arbeitsalltags“, so Nina Rahn.

Zur Unterstützung der Dokumentation bei einem Mitarbeiteraustritt nutzen wir, z. B.

  • Confluence (für Dokumente und Anleitungen)
  • Staffboard (Mitarbeiter-Daten)
  • Diverse Formulare (z. B. Vertraulichkeitserklärung)
  • Digitale Personalakte (zur Aufbewahrung wichtiger Dokumente wie z. B. den Arbeitsvertrag)
  • Weitere teamspezifische Systeme und Boards wie beispielsweise Trello (unser Marketing-Team nutzt Trello u.a., um offene To Dos und Projekte zu verwalten)

Es ist nie schön, wenn uns ein Mitarbeiter verlässt. Dabei ist egal, ob die Kündigung im beidseitigen Einverständnis geschieht oder von einer der beiden Parteien ausgeht. „Aber gerade weil dies eine unschöne Situation ist, möchten wir damit so professionell und offen wie möglich umgehen,“ so Nina Rahn.

Natürlich läuft auch bei uns nicht immer alles reibungslos und wir vergessen mal was. Uns ist es besonders wichtig, dass wir offen über alles reden können, auch wenn mal was schiefgelaufen ist oder einfach Klärungsbedarf besteht. Noch offene Fragen zum Mitarbeiteraustritt bei d.vinci? Einfach bei Daniela, Team HR, melden.

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