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d.vinci Kolleg:innen werfen einen Blick auf ihre gesammelten Candidate Experiences

Jeder von uns hat schon die ein oder andere Erfahrung mit Arbeitgebern gesammelt. Alle Erfahrungen zusammen ergeben eine Candidate Experience, von der man berichten kann.

d.vinci Kolleg:innen werfen einen Blick auf ihre gesammelten Candidate Experiences

Wir wollten von unseren d.vinci Kolleg:innen wissen, was sie schon (gerne auch bei anderen Arbeitgebern) erlebt haben. Welche Erfahrung ist besonders im Kopf geblieben, was möchte man vielleicht nicht wieder erleben? Viele d.vincis haben uns anonym davon erzählt und herausgekommen ist ein bunter Erfahrungsbericht mit verschiedenen Sichtweisen und Perspektiven.

Grundsätzlich kann man das Feedback der d.vinci Kolleg:innen in fünf Kategorien einteilen:

  • Formal
    • Hiermit ist die Ausstattung des Arbeitsplatzes aber auch die Vorbereitung der bestehenden Belegschaft auf das neue Teammitglied gemeint (Schreibtisch, E-Mail-Adresse, Information, dass jemand Neues an Board kommt, …)
  • Sozial
    • Hiermit ist die soziale Eingliederung gemeint (Ansprechpartner:in, Buddy im Onboarding, …)
  • Strukturell
    • Dies beschreibt, ob die Eingliederung organisiert abläuft (bereits Termine im Kalender, erste Aufgaben, …)
  • Kulturell bzw. Wertschätzung
    • Dieser Aspekt ist wohl mit der schwierigste, da er beschreibt, welche Wertschätzung der neue Mitarbeitende erfährt (in Bezug auf z.B. Verantwortung, Hierarchie, Motivation)
  • „das Tüpfelchen auf dem i“
    • Ein Aspekt, der bei vielen nur am Rande genannt wurde, aber doch eine größere Rolle zu spielen scheint. Hiermit sind Kleinigkeiten um den Prozess herum gemeint (z.B. Blumen am ersten Arbeitstag)

Überraschend dabei ist, dass es so gut wie keinerlei Feedback zur fachlichen Integration gab. Scheinbar läuft dieser Aspekt immer wie von selbst oder ist für das „Wohlfühlen“ und „Ankommen“ im Unternehmen nicht so relevant wie die anderen Aspekte. Spannend hierbei ist, dass dies teilweise im Gegensatz zu einer Onboarding-Studie aus dem Jahr 2020 steht, bei der herausgefunden wurde, dass das fachliche Onboarding immer eine Rolle spielt und gerade bei Führungskräften und Berufseinsteigern fast den wichtigsten Aspekt einnimmt (vgl.: https://www.dvinci.de/onb/onboarding-studie/ ).

Ein sehr wichtiger Aspekt scheint so etwas banal Wirkendes wie das Equipment zu sein. Wenn dieses nicht funktioniert oder schlechte Qualität hat, finden viele deutliche Worte: „Wer beim Equipment spart, braucht im Grunde auch nicht meine Motivation und Expertise.“ Ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz und laufende EDV führen nämlich auch dazu, dass ein neues Teammitglied gleich von Anfang an vernünftig arbeiten und seine Motivation einbringen kann. Behindert das Arbeitsmaterial einen flüssigen Arbeitsablauf, ist das nicht nur unproduktiv sondern gibt auch Minuspunkte in der Candidate Experience.

Ähnlich negativ wird die fehlende Vorbereitung der Belegschaft auf das neue Teammitglied empfunden: „Wenn man ankommt und keiner weiß Bescheid und alle Kolleg:innen sind verdutzt, ist das sehr unangenehm und peinlich. Für beide Seiten.“ Fängt ein erster Arbeitstag so an, ist das gleich ein erster negativer Eindruck. Wenn der Start so verläuft, ist es nicht verwunderlich, wenn auch die nächsten Stunden oder Tage unstrukturiert ablaufen, weil ja niemand da ist, der etwas vorbereitet hat oder sich im schlimmsten Fall auch niemand verantwortlich fühlt: „Ein absolutes No Go ist das Alleingelassen werden in den ersten Tagen und wenn man nur ‚dumm herumsitzt‘, weil keine Aufgaben zum Einstieg vorbereitet wurden.“ Genauso schlimm ist es, wenn Mitarbeitende ihre Motivation und Ihr Engagement, welches gerade am Anfang besonders hoch ist, nicht einsetzen können, weil Kolleg:innen denken, in den ersten Wochen könne der neue Mitarbeitende erst einmal nur danebensitzen und zuschauen und eine konkrete Einarbeitung erfolgt erst nach vielen Tagen. „Mir wurde gleich erlaubt, Verantwortung zu übernehmen. Das war total motivierend“, so ein d.vinci Teammitglied.

Es kommt gut an, wenn die ersten Tage und Wochen organisiert sind. Ein:e Kolleg:in sagt: „Mir hat total geholfen, dass ich bei allen Abteilungen in die Arbeit reinschnuppern konnte, um Zusammenhänge besser zu verstehen.“ Ein:e zweite:r Kolleg:in stimmt zu: „Die ersten Wochen waren durchorganisiert, die Ereignisse bereits in meinem Kalender eingetragen. Man kann also von einem klaren Leitfaden sprechen, was super war.“

Vorbereitung & Struktur

Generell ist Vorbereitung und Struktur ein recht wichtiger Punkt in der Candidate Experience. „Im Laufe meines Einstellungsprozesses wurden neue Dinge ausprobiert, auf die ich mich nicht wirklich vorbereiten konnte. Teilweise fehlte hier auch die Transparenz, warum Dinge so gemacht wurden. Geholfen hat allerdings, dass es immer wieder Zwischengespräche gab, in denen offene Fragen geklärt werden konnten,“ berichtet ein d.vinci Teammitglied. Zur Struktur gehört auch der zeitliche Ablauf: Schnelles Feedback ist wünschenswert und sollte selbstverständlich sein: „Ich finde, schnelles Feedback reduziert den Stress auf Seite des Bewerbenden und es ist wertschätzend.“ Wenn es dann noch immer der/dieselbe Ansprechpartner:in ist, der auch noch Ahnung von der Materie hat, beginnt früh eine emotionale Bindung und das potentielle neue Teammitglied fühlt sich früh gebunden.

Die Soziale Komponente der Candidate Experience

Hier sind wir sowieso bei einem ganz wichtigen Punkt angelangt: Die soziale Komponente der Candidate Experience. Wie man in den Äußerungen vieler d.vinci Kolleg:innen bemerkt hat, geht es nicht nur darum, irgendwie ein Team zu haben. Zur sozialen Integration gehört viel mehr. Gerade die soziale Komponente wird oft unterschätzt, weil viele denken, dass sich das schon nebenbei und automatisch regelt. Aber gerade die soziale Eingliederung sollte geplant werden und ganz bewusst stattfinden.

„Besonders toll war, dass ich alle Mitarbeiter:innen in Meetings kennenlernen konnte. Ich wurde beim wöchentlichen Unternehmensmeeting vorgestellt, sodass alle direkt ein Gesicht vor Augen hatten. Im Verlauf hat es dann total geholfen, dass ich eine:n feste:e Ansprechpartner:in – einen Buddy – hatte, an den ich mich immer wenden konnte“, so ein:e d.vinci Kolleg:in. Ein:e andere:r führt weiter aus: „Schön war, dass man schon vor dem ersten Tag empfangen wurde, in dem eine Einladung zu einem Event ausgesprochen wurde.“ Gerade bei den Gesprächen mit den anderen Teammmitgliedern ist es essentiell, ehrlich und auf Augenhöhe miteinander zu sprechen. Nur so kann man gegenseitig die Erwartungshaltung abklopfen und gegenseitig Wünsche und Bedürfnisse erfahren.

Negativ ist es hingegen, wenn dem Mitarbeitenden das Gefühl vermittelt wird, dass er nicht willkommen sei, indem beispielsweise keine gemeinsamen „Willkommens-Mittagessen“ organisiert werden. Genauso unschön ist es, wenn niemand da ist, der/die sich als feste:r Ansprechpartner:in verantwortlich fühlt und Fragen beantworten kann. Ein:e d.vinci Kolleg:in berichtet zusätzlich folgendes: „Ich hatte mal einen Geschäftsführer, der mich nach einigen Wochen schon nicht mehr erkannt hat, weil er so weit weg vom Tagesgeschehen war.“

Von einer gegenteiligen, positiven Erfahrung hat ein weiteres Teammitglied berichtet: „Ich hatte von Anfang das Gefühl, dass man an mir als Mensch interessiert war. Es ging in den Gesprächen viel um meine Beweggründe und Vorstellungen und weniger um meine fachlichen Erfahrungen. Man wollte den richtigen Menschen finden.“ Besonders schön ist es, wenn auch gleich bei den ersten Gesprächen das Eis gebrochen werden kann, indem man beispielsweise zusammen lacht oder jeder etwas Ungewöhnliches von sich erzählt: „Das nimmt die Unsicherheit des ersten Zusammentreffens enorm!“, weiß ein:e d.vinci Kolleg:in.

Die Wertschätzung als wichtiger Bestandteil der Candidate Experience

Ein wichtiges Schlagwort in der gesamten Candidate Experience ist die Wertschätzung. Diese kann sich durch ganz kleine Dinge ausdrücken, die oben schon erläutert wurden. Dazu zählt z.B. dass Kolleg:innen über das neue Teammitglied Bescheid wissen oder das es immer eine:n Ansprechpartner:in für Fragen gibt. Dazu zählt aber auch, es nicht als selbstverständlich zu erachten, wenn ein:e Bewerber:in z.B. zeitaufwendige Tests ausfüllt. Wenn ein:e Bewerber:in sich die Zeit dafür nimmt, gehört es dazu, ihn oder sie zeitnah über die Ergebnisse zu informieren und nicht nur eine Standardantwort wie „Vielen Dank für die Teilnahme!“ zu versenden.

Zur Wertschätzung gehört auch, das neue Teammitglied gleich von Anfang an wie die bestehende Belegschaft zu behandeln. Es sollte selbstverständlich sein, dass ein Neuankömmling, egal ob Praktikant:in oder Führungskraft, an der Weihnachtsfeier teilnehmen darf. Und wenn es eine Weihnachtsfeier gibt, sollte diese organisiert und zu einem schönen Event für alle Teilnehmer:innen gemacht werden. Ein 15-minütiges Zusammenkommen bei einem „Butterbrot“ ist hier nicht das richtige Format.

Wertschätzung zeigt man außerdem, indem man die Belange des Teammitglieds ernst nimmt und auch ernsthaft mit ihm oder ihr über Gehaltserhöhungen spricht. Wenn man Absprachen trifft, sollte man sich an diese halten, egal ob es um einen neuen Bürostuhl oder strukturelle Veränderungen geht.

Als sogenanntes „Tüpfelchen auf dem i“, fassen wir Erfahrungen zusammen, die klein wirken mögen, aber am Ende große Wirkung haben, weil sie einfach zum positiven Gesamtbild beigetragen haben. Dazu zählen unten aufgelistete Dinge.

„Das Tüpfelchen auf dem i“:

  • Schnelles & ehrliches Feedback
  • Angebot des Dialoges außerhalb der fachlichen Vorstellungsgespräche
  • Wertschätzung und Bindung schon vor dem ersten Arbeitstag z.B. durch die Einladung zum Sommerfest, obwohl das neue Teammitglied noch nicht an Board ist
  • Professionelle & vollständige Unterlagen: Kommt der Vertrag schon unterzeichnet von der Geschäftsführung und auf hochwertigem Papier beim neuen Teammitglied an, hinterlässt das ein positives Signal
  • Eine nette, persönliche Geste für den ersten Tag: ein kleines Willkommensgeschenk z.B. in Form von Blumen auf dem Schreibtisch
  • Nicht knauserig sein: Zahlen Sie im Mai das volle Gehalt, auch wenn der 1. Mai ein Feiertag ist
  • Verbindlichkeit zeigen
  • Der erste Arbeitstag sollte nicht von Papierkram überschattet werden: Erledigen Sie so viel wie möglich schon vorher
  • Die Waage finden zwischen „möglichst viele Teammitglieder kennenlernen“ und „Überfrachtung“ – achten Sie darauf, dass kein Gespräch wie ein Verhör wirkt mit dem Bewerbenden auf der einen und der Belegschaft auf der anderen Seite
  • Achten Sie immer auf gegenseitige Wertschätzung

Abschließend kann man sagen, dass ein vorbereitetes Team und ein eingerichteter Arbeitsplatz schon die halbe Miete sind. Gelingt es dann noch, den neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen auch sozial zu integrieren und gibt man ihm gleich das Gefühl, ein bedeutender Teil der Wertschöpfungskette zu sein, steht einer positiven Candidate Experience nichts mehr im Wege.

Mehr zur Candidate Experience erfahren? Hier entlang! 

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