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Mobile Office bei d.vinci im Januar 2021– ein Rück- und Ausblick

Schon im Frühjahr, als der 2. Lockdown noch in weiter Ferne und fast dauerhaftes Mobile Office für alle noch ungewohnt war, haben wir ein Interview zwischen Lara und Franzi eingefangen, die sich über die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Arbeitswelt generell aber auch auf d.vinci im Speziellen unterhalten haben.

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Mobile Office bei d.vinci im Januar 2021– ein Rück- und Ausblick

Zum Interview übers Mobile Office aus April 2020 geht es hier.
Was hat sich seitdem getan? Gab es zwischendurch Ups and Downs? Und wie könnte die Arbeit bei d.vinci zukünftig aussehen?

Im April waren sich Franzi und Lara einig: Die Situation hatte einen überrollt, aber trotzdem konnte man sich damit arrangieren. Klar, der gemeinsame Kaffee fehlte aber Microsoft Teams hat unglaublich dabei geholfen, auch den kurzen Kontakt zwischendurch zu halten. Starre Regeln gab es nicht – zu diesem Zeitpunkt war die Situation aber auch noch nicht so bedrohlich, wie sie es mittlerweile geworden ist. Flexibilität in allen Belangen war das wichtigste Instrument, das gilt auch fast ein Jahr später noch (das Interview gibt es hier zum Nachlesen). 

Lara: „Franzi, erzähl mal. Was hat sich seit unserem letzten Interview im April bei d.vinci im Umgang mit der Pandemie und Mobile Office getan?“

Franzi: „Es ist viel passiert. Wenn man sich überlegt, dass wir jetzt fast schon 1 Jahr remote arbeiten, ist das echt verrückt. Die Zeit war wie eine Achterbahnfahrt. Im Sommer hat sich die Lage ja in ganz Deutschland deutlich entspannt, darauf haben wir reagiert. Nachdem es im Lockdown im Frühjahr so war, dass es wirklich nur eine Notbesetzung im Büro gab, haben wir im Sommer den Wunsch kommuniziert, dass doch jeder, sofern es mit Homeschooling etc. vereinbar ist, einmal die Woche ins Büro kommen mag. Damit wollten wir den Austausch wieder mehr fördern und auch den Informationsfluss stärken. Das war für uns ganz wichtig, damit wir wieder mehr in den persönlichen Kontakt kommen. Natürlich haben wir auch dabei auf die aktuellen Hygiene- und Abstandsregeln geachtet und schon sehr früh z.B. eine Maximalbelegung für Konferenzräume festgelegt. Überraschenderweise hat es super geklappt, dass sich die Leute selbstständig auf die Wochentage verteilt haben, sodass es selten sehr voll im Büro war.“

Lara: „Das klingt ja alles wirklich toll. Wie seid ihr dann mit den Verschärfungen der Regeln und den erhöhten Corona-Zahlen ab Herbst umgegangen?“

Franzi: „Das war tatsächlich wieder eine Herausforderung. Auch wenn wir die ganze Zeit auf das Hygiene-Konzept geachtet und Kollegen, die im Urlaub waren, dazu aufgerufen haben, erstmal eine Woche von zuhause zu arbeiten, hatten die verschärften Regeln der Regierung natürlich Auswirkungen auf uns, auch wenn es selten explizite Anweisungen für die Arbeit im Büro gab.

Wir waren (und sind es immer noch nicht) ja nie Fans von starren Regeln, haben aber umso häufiger darauf geachtet, viel genutzte Flächen (wie z.B. die Kaffeemaschine) zu desinfizieren, viel zu lüften und Abstand zu halten. Auch beim Mittagessen an unserer großen Tafel haben wir uns bemüht, nur diagonal und nicht direkt nebeneinander oder gegenüber zu sitzen. Kurz vor Weihnachten wurde dann in Hamburg eine Maskenpflicht im Büro eingeführt, was natürlich anfangs auch eine Umstellung war. Am Platz können wir die Maske ausziehen, da wir zwischen allen Schreibtischen Schränke und Sichtschutz haben. In den Fluren und in der Küche tragen wir jetzt Maske – so langsam klappt das auch bei jedem. Zusätzlich haben wir dann auch den Wunsch, 1x die Woche im Büro zu sein, auf unbestimmte Zeit ausgesetzt, um kein unnötiges Risiko einzugehen. Grundsätzlich war es aber auch die ganze Zeit so, dass Kollegen die sich unwohl gefühlt haben ins Büro zu kommen, egal ob aus persönlichen Gründen oder weil sie öffentlichen Verkehrsmittel benutzen würden, zuhause bleiben konnten. Durch Mobile Office ist das aber ja auch möglich.

Wir hatten übrigens Gott sei Dank auch keinen Corona-Fall bei uns im Büro. Es gab mal den ein oder anderen Verdachtsfall, die sich dann aber alle als negativ herausgestellt haben. Scheinbar sind wir da alle verantwortungsvoll genug zuhause zu bleiben, wenn sich jemand krank fühlt oder er oder sie mehrere Personen getroffen hatte.“

Lara: „Alles klar, verstanden. Wie sieht es gerade jetzt, Mitte Januar aus? Wir sind ja wieder mitten in einem harten Lockdown.“

Franzi: „Stimmt. Der geht natürlich auch an uns nicht spurlos vorbei. Scheinbar waren viele Kollegen nach der Weihnachts- und Silvesterfeier im kleinen Kreis froh, wieder ins Büro zu können. Wir haben dann bemerkt, dass wir teilweise zu viele Menschen in den ersten beiden Wochen im neuen Jahr waren. Auch wenn wir uns gut verteilen können, lässt es sich ja nicht vermeiden, dass mehrere Leute zur gleichen Zeit an die Kaffeemaschine wollen. Daher haben wir uns recht früh im Januar dazu entschieden, eine Maximalbelegung des Büros von 12 Personen festzulegen. Aber auch das in einem vertretbaren Rahmen: flexibel und agil. Wir haben 3 Flächen zur Verfügung, auf der man je mit 4 Personen sitzen „darf“. Bei Bedarf kann man den Schreibtisch wechseln oder in einen Konferenzraum ausweichen. Wir versuchen uns mit einem digitalen Planner per Microsoft Teams abzustimmen und einzuteilen ohne das ein riesiges Regelwerk daraus wird, und das scheint bisher gut zu funktionieren. Wir wägen ohnehin immer sehr sorgsam ab, ob es notwendig ist, ein bestimmtes Meeting im Büro vor Ort zu machen, oder ob dies auch virtuell gelöst werden kann.“

Lara: „Klappt das für alle gut oder gab es auch Herausforderungen bei dieser Regel?“

Franzi: „Herausforderungen gab und gibt es immer. Tatsächlich haben wir einige Leute, die einfach gerne im Büro arbeiten, weil die räumlichen und technischen Gegebenheiten zuhause schwierig sind oder weil sie einfach die Büro-Umgebung brauchen, um produktiv zu sein. Zeitgleich gibt es aber genug Kolleginnen und Kollegen, die freiwillig häufiger zuhause bleiben und nur für notwendige Dinge wie drucken oder Briefkasten leeren ins Büro kommen. So passt das eigentlich immer ganz gut. Das Wichtigste dabei: Gegenseitiges Verständnis. Wenn dann doch mal eine Person zu viel ins Büro kommt, weichen wir in andere Räume aus oder fahren eben doch nach Hause und arbeiten von dort weiter. Genauso umgekehrt: Wenn es für den ein oder anderen Kollegen wegen Homeschooling & Co schwierig ist ins Büro zu fahren, akzeptieren wir das und können den übrigen Platz für jemand anderen nutzen.“

Lara: „Stimmt, ich empfinde das auch als recht unkompliziert. Franzi, was meinst du: Kannst du einen Ausblick geben, wie es mit der remote Arbeitssituation bei d.vinci weitergehen wird?“

Franzi: „Ich weiß es natürlich auch nicht, aber ich denke, unsere Hoffnungen liegen in der Impfung und darin, dass sich im Sommer die Lage wieder etwas normalisiert. So lange planen möchten und können wir aber gar nicht. Wir gehen davon aus, dass es ab März möglich sein wird, wieder langsam mehr ins Büro zurückzukehren. Wobei auch von Seiten der Geschäftsführung schon signalisiert wurde, dass wir wohl nie wieder zu einer Vor-Corona-Situation zurückkehren, in der man 5 Tage die Woche ins Büro fährt. Dafür haben auch viele die mit Mobile Office verbundene Flexibilität zu sehr zu schätzen gelernt. Nach der Pandemie könnten wir uns vorstellen, dass es vielleicht einen festen Tag in der Woche gibt, in der alle im Büro sind. An diesen Tagen könnte man größere Meetings abhalten und auch mal ein Team-Event machen. Wir haben uns sowieso schon viele Gedanken um eine händelbare Mobile Office Situation in der Zukunft gemacht. Wenn der Plan komplett ausgereift ist, teilen wir den hier gerne.“

Lara: „Was denkst du, wie es sich mit vor-Ort-Terminen und Messen entwickelt?“

Franzi: „Schwierig zu sagen. Gerade versuchen wir vor-Ort-Termine im Interesse aller Parteien zu vermeiden. Wir haben auch gemerkt, dass z.B. Einführungs-Workshops für die Software auch virtuell super funktionieren. Das hat natürlich auch ein paar Monate gedauert und war nicht sofort im April klar. Trotzdem ist es natürlich für unsere Consultants schöner, persönlich vor Ort bei den Kunden zu sein und diese dort zu betreuen. Mit großen vor-Ort-Messen planen wir ehrlicherweise dieses Jahr noch nicht. Es haben sich so viele tolle, virtuelle Alternativen entwickelt. Das hat uns auch unser Kundenevent im November 2020 gezeigt.

Und wir haben auch immer versucht, die Bedürfnisse unserer Kunden nicht außer Acht zu lassen, und haben vor Kurzem z.B. Microsoft Teams an unser Bewerbermanagement angebunden. Dafür gab es ab Mai eine verstärkte Nachfrage. Generell ist es immer ein gutes Gefühl, auch in der schwierigen Zeit für unsere Kunden da zu sein und ihnen weiterzuhelfen.“

Lara: „Was ist wohl das wichtigste Instrument, um gut durch diese Zeit zu kommen?“

Franzi: „Flexibilität und Verständnis füreinander, gerade im Mobile Office. Wenn wir uns nicht auf starre Regeln festfahren, sondern flexibel bleiben und entsprechend der Situation agieren, schaffen wir das schon. Wir müssen Verständnis füreinander haben und immer die individuelle Situation des anderen im Blick behalten.“

Lara: „Ich glaube, ich spreche für uns alle, wenn ich sage, dass wir uns wieder mehr Normalität und mehr Miteinander wünschen. Aber „zusammen besser und besser zusammen“ funktioniert auch virtuell ganz gut, wenn jeder ein bisschen was dafür tut.“

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