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Digitales Recruiting: Bewerbende und Onboardees von Anfang an binden

Dass wir mit dem Fachkräftemangel konfrontiert sind und sich Unternehmen daher besonders attraktiv darstellen müssen, um im Wettbewerb zu bestehen, wissen wir mittlerweile.

Digitales Recruiting: Bewerbende und Onboardees von Anfang an binden

Bewerbende suchen sich ihren zukünftigen Arbeitgeber sehr genau aus, achten auf Corporate Purpose, Benefits und die Work-Life-Balance. Was aber bringen großartige Benefits, wenn Bewerbende oder sogar schon neue Teammitglieder viel früher wieder abspringen und gar nicht erst bei euch anfangen zu arbeiten? Die Lösung heißt digitales Recruiting.

Bewerbende durch digitales Recruiting zu neuen Teammitgliedern machen

Denken wir nur etwa 50 Jahre zurück, so hat keiner daran gedacht, dass es mal möglich sein würde, alle Bewerbungseingänge digital zu verwalten, sich übergreifend virtuell abzustimmen und Aufgaben automatisiert zu bearbeiten. Doch genau das ist mit einer Bewerbermanagement-Software heute möglich – also warum nicht nutzen?

Worum geht es in einem effizienten Bewerbungsprozess? Für die Bewerbenden vor allem um eine unkomplizierte Möglichkeit, die Unterlagen einzureichen und um eine schnelle Rückmeldung. Für euch als Recruiter:innen hingegen zählen vor allem eine gute Übersichtlichkeit und kurze Abstimmungswege. Stimmt für die Kandidat:innen schon so früh im Prozess alles, so beginnt die Bindung im Idealfall schon bevor das erste offizielle Gespräch stattgefunden hat. Eine gut auffindbare Karriereseite inklusive der Bewerbungsmöglichkeit mit wenigen Klicks sind dafür essentiell. Damit ihr als Personalabteilung schnell eine Rückmeldung geben kann, müssen die eingehenden Informationen standardisiert erfasst werden, um anschließend schnell bewertet werden zu können. Dabei ist es selbstverständlich, dass eure Unternehmensstruktur berücksichtigt werden muss: Unterschiedliche Rollen und Rechte für jede:n Nutzer:in sorgen dafür, dass nur das gesehen wird, was gesehen werden soll.

Das Vorstellungsgespräch ist ebenfalls ein wichtiger Punkt: In Zeiten von Mobile Office muss ein erstes Kennenlernen nicht vor Ort im Büro stattfinden, sondern kann auch remote abgebildet werden. Das ist gerade für Bewerbende, die eine lange Anreise hätten, ein großer Vorteil. Nutzen Recruiter:innen das d.vinci Bewerbermanagement, so können sie Termine direkt über das System mit Microsoft Teams vereinbaren. Außerdem können sie ihre Kalender (beispielsweise bei Outlook-, Exchange-, iCloud- und Google) einbinden und so die Terminsuche direkt den Bewerbenden per Link überlassen, da diese freie Slots einsehen können.

Durch die Nutzung einer Bewerbermanagement-Software wie d.vinci könnt ihr einerseits automatische Reportings einsehen und sogar, durch die Anbindung an kununu, individuelles Feedback einholen. Dadurch können die notwendigen Stellschrauben betätigt werden, um zukünftig Prozesse zu verbessern und zu verschlanken und langfristig weniger Bewerbende zu verlieren.

Neue Teammitglieder langfristig binden

Hat ein:e Bewerber:in einen Arbeitsvertrag bei euch unterschrieben, so ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Eigentlich geht es jetzt erst richtig los: Das Preboarding steht an. Das neue Teammitglied hat sich bewusst für euer Unternehmen entschieden, genauso wie ihr euch bewusst für ihn oder sie entschieden habt. Das bedeutet aber nicht, dass jetzt nichts mehr schiefgehen kann. Der Onboardee freut sich auf den ersten Arbeitstag bei euch, weiß aber auch, dass jetzt noch einige organisatorische Dinge abgewickelt werden müssen, und hofft auf einen reibungslosen Start bei euch. Möglicherweise ist aufgrund von Kündigungsfristen noch ein langer Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag zu überbrücken – diese Zeit gilt es zu nutzen.

Haltet die Kommunikation über eine Onboarding-Software aufrecht, stellt Kontakt zum zukünftigen Team her und versorgt den Onboardee durch ein Mitarbeiterportal mit Informationen. Beispielsweise könnt ihr über das Portal Infos zum Dresscode bereitstellen oder bereits zu einem anstehenden Firmenevent einladen. Auch ein wichtiger Punkt: Über solch ein Portal können Unterlagen bereitgestellt und getauscht werden, sodass lästiger Papierkram am ersten Arbeitstag entfällt und dieser entspannter angegangen werden kann.

Ein großes Plus für Recruiting-Abteilung und die Kandidat:innen: Die teamübergreifende Abstimmung im Unternehmen fällt durch ein Onboarding-System viel leichter: Auch Personen, die teilweise am Onboarding beteiligt sind, wie beispielsweise die IT durch die Einrichtung des Rechners, werden einbezogen und können Aufgaben erledigen und dann digital abhaken. Das sorgt für schnellere Prozesse und der Onboardee kann darüber informiert werden, dass beispielsweise sein Arbeitsplatz einsatzbereit ist. So steht die ganze Zeit das neue Teammitglied im Fokus.

Aber auch die Betreuungsphase will geplant sein: Auch noch einige Wochen nach dem Start können Ungereimtheiten auftreten, die möglichst zeitnah aus dem Weg geräumt werden sollen. Ladet dazu regelmäßig zu Gesprächen ein und seid offen für kritische Meinungen. Die zusammenhängenden To Dos der Betreuungsphase können einfach mit dem d.vinci Onboarding abgebildet werden – Laufzettel und Excel-Listen sind schon lange nicht mehr zeitgemäß.

Tipps für euer digitales Recruiting & Onboarding

  • Nutzt digitale Tools zur Verwaltung eurer Bewerbungen
  • Bietet digitale Vorstellungsgespräche an
  • Setzt auf eine gut auffindbare Karriereseite inkl. einer einfachen Online-Bewerbungsmöglichkeit
  • Nutzt verschiedene, digitale Kanäle zum Schalten eurer Stellenanzeigen
  • Seid offen für Videobewerbungen und andere neue Tools
  • Nutzt für die Aufgaben des Onboardings eine Software und haltet den Neuankömmling digital up-to-date

„Digitales Rekrutieren und onboarden sind mittlerweile wichtiger denn je: Es beschleunigt Prozesse, macht diese effizienter und vor allem werden Aufgaben seltener vergessen.”

Nina Rahn

Geschäftsführerin von d.vinci

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