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Effektives Onboarding: Was kann man als Kolleg:in dafür tun?

Was die Personalabteilung tun kann, um neuen Mitarbeitenden ein gutes Onboarding zu gewährleisten, liest man häufig.

Effektives Onboarding: Was kann man als Kolleg:in dafür tun?

Es gibt Checklisten und Tipps zum Thema. Aber wer dabei oft außen vor gelassen wird: Das Team des/der neuen Kolleg:in. Warum eigentlich? Teammitglieder und auch der Rest des Unternehmens können ebenso viel für einen tollen Start des Onboardees tun. Was, erfährst du in diesem Artikel.

Wir haben bei d.vinci eine Umfrage gestartet, was man für das wirkungsvolle Onboarding eines Neuankömmlings tun kann und haben viele spannende Antworten erhalten. Dabei lassen sich die Tipps grob in die Ideen für Aktivitäten/To Dos und in Leitsätze für das eigene Verhalten unterteilen.

Wie begegne ich Onboardees als Teammitglied?

Bei der d.vinci Umfrage haben sich zwei zentrale Punkte ergeben, die essenziell wichtig sind, damit Onboardees einwandfrei ankommen können: Ansprechbarkeit gewährleisten und ein Zugehörigkeitsgefühl vermitteln.

Seid nicht zu zurückhaltend mit Informationen: Nur weil ein Teammitglied neu ist, muss es nicht mit Samthandschuhen angefasst werden. Das bedeutet: Ein Onboardee fühlt sich wertgeschätzt, wenn man ihn mit vielen Informationen und Interna versorgt und dabei auch alte Geschichten nicht außen vorlässt. Häufig haben genau diese Geschichten aus der Vergangenheit dazu beigetragen, dass das Unternehmen so ist wie es sich heute präsentiert. Bezieht das neue Teammitglied im Zweifel lieber in zu viele Termine ein als in zu wenige. Signalisiert stets eine „offene Tür“ und bietet aktiv Hilfe an.

Wenn ein Onboardee unsicher ist, könnt ihr zeigen, dass es für euch keine falschen Fragen gibt und so Offenheit signalisieren. Zeigt euch als Team und auch als Einzelperson, so wie ihr seid. Es bringt nichts, wenn ihr euch verstellt, um dem Neuankömmling ein vermeintlich besseres Bild zu präsentieren. Seid authentisch, denn genau das wird gut ankommen.

Wie integriere ich einen Onboardee schnellstmöglich?

Neben vielen Dingen, die das eigene Verhalten betreffen, gibt es auch Aktionen, die man als Team umsetzen kann, um den Onboardee willkommen zu heißen.

Vor dem ersten Tag kann man gemeinsam im Team den Arbeitsplatz dekorieren, ein kleines Willkommensgeschenk organisieren und eine Begrüßungskarte schreiben.

Zum ersten Arbeitstag gehören beispielsweise ein gemeinsames Mittagessen und kollektive Kaffeepausen. Auch wichtig, gerade in Zeiten der virtuellen Zusammenarbeit: Am ersten Arbeitstag eines neuen Teammitglieds treffen sich alle am Arbeitsort und nehmen den Onboardee persönlich in Empfang. Soll die Begrüßung am ersten Tag besonders groß ausfallen, kann man auch über ein Welcome-Event nachdenken. Das bietet sich vor allem an Tagen an, an denen gleich mehrere Onboardees starten. In jedem Fall ist ein Bürorundgang sinnvoll oder die Vorstellung des Onboardees im Unternehmensmeeting.

In den ersten Wochen sollte der Onboardee selten alleingelassen werden, damit gar nicht erst Langeweile aufkommen lassen. Daher ladet eure Neuankömmlinge doch gleich von Anfang an zu relevanten Meetings ein und gebt ihnen von Anfang an eigene Aufgaben. Auch sollte es in der Einarbeitungszeit selbstverständlich sein, sich immer mal wieder vor Ort am Arbeitsort zu treffen und nicht nur virtuell zusammenzuarbeiten.

Bedenkt, dass das Onboarding nicht nach wenigen Tagen abgeschlossen ist – nur weil die erste Aufregung verflogen ist und es weniger Fragen als an Tag 1 gibt, so ist der Onboardee immer noch frisch dabei. Vereinbart also ruhig in regelmäßigen Abständen während des Onboardings Gespräche, um zu reflektieren, ob alles passt und wie der Start verlaufen ist – hört hierbei intensiv zu und versucht, zwischen den Zeilen zu lesen. Das muss nicht zwangsläufig nur durch die Personalabteilung abgebildet werden, sondern kann auch vom Team übernommen werden.

Was kann das restliche Unternehmen für den guten Start eines Neuankömmlings tun?

Natürlich ist das direkte Team des Onboardees der wichtigste Anlaufpunkt für Fragen und Gespräche. Allerdings ist der Onboardee natürlich auch Teil des Unternehmens. Umso wichtiger also, dass auch dieses seinen Teil dazu beiträgt, den Neuankömmling willkommen zu heißen.

Für die ersten Tage und Wochen sind Kennenlerntermine mit den einzelnen Teams und Abteilungen im Unternehmen sinnvoll. Diese können entweder vom Team HR organisiert werden oder eigenständig von den Teams.

Gibt es im Unternehmen einige übergreifende Meetings, kann man diese auch für den Onboardee öffnen, auch wenn er/sie noch keine aktive Rolle einnimmt.

Sehen Kolleg:innen aus anderen Teams neue Teammitglieder, so sollten sie sich offen und interessiert zeigen. Ein Lächeln, die eigene Vorstellung und ein offenes „Herzlich willkommen bei uns!“ sind dabei schon mehr als die halbe Miete. Bietet man dann aktiv noch an, dass sich der Onboardee gerne auch andere Bereiche anschauen und jederzeit Fragen loswerden kann, zeigt das Wertschätzung. Gerade das übergreifende Kennenlernen abseits des eigenen Teams, kann wichtige Schnittstellen im Unternehmen aufzeigen, die der Onboardee sonst verpassen würde. Hierbei hilft es natürlich enorm, sich am Arbeitsplatz zu begegnen und nicht nur virtuell zusammenzukommen.

Gerade in den ersten Wochen wird ein Onboardee besonders neugierig und aufnahmefähig sein – die bestehende Belegschaft kann also gerade in dieser Zeit Infos aus den Teams proaktiv teilen, um Transparenz zu schaffen.

Das Tüpfelchen auf dem i – Welche Aktionen hinterlassen richtig Eindruck?

Viele der oben genannten Ideen und Tipps mögen standardmäßig und selbstverständlich erscheinen, sind sie aber oft nicht. Wenn ihr als Team aber schon gut aufgestellt seid und einen Onboardee herzlich willkommen heißt, dann ist das große Klasse! Es gibt aber auch bestimmt noch bei euch Dinge, die ihr machen könnt, um nicht nur einen guten, sondern einen sehr guten Eindruck zu hinterlassen.

Hier kommen ein paar Ideen:

  • Gemeinsam recht zeitnah ein erstes Teamevent planen: Das vermittelt das Gefühl von „gemeinsam etwas schaffen wollen“ (Beispiel: einen Escape Room)
  • Kennenlern-Quiz: Es wäre doch mal etwas anderes, wenn man sich als Team nicht einfach nur vorstellt, sondern wenn der Onboardee Dinge erraten und Eigenschaften der Kolleg:innen zuordnen könnte.
  • Vernetzung über die sozialen und Business-Netzwerke schon vor dem ersten Arbeitstag und dies mit einer persönlichen Nachricht verbinden: „Wir freuen uns schon auf dich!“ Hier können auch andere Teammitglieder erwähnt werden, damit die Vernetzung mit diesen leichtfällt.
  • Sollte der Onboardee in den ersten Tagen vor oder nach dem ersten Arbeitstag Geburtstag haben, kann man hierzu schon eine Kleinigkeit organisieren. Das zeigt besondere Wertschätzung.
  • Ein kurzes persönliches Willkommens-Video vom neuen Team, welches einige Tage vor dem Start verschickt wird, hilft, Distanz abzubauen.
  • Ein ungezwungenes Kennenlernen in neutraler Atmosphäre kann auch den Druck nehmen: beispielsweise in einer Kneipe um die Ecke.
  • Eine nützliche Idee für die ersten Wochen: Der/die neue Mitarbeitende bekommt eine gelbe und eine rote Karte, die immer gezogen werden dürfen. Wird im Gespräch, in einer E-Mail oder im Chat der Begriff „gelbe Karte“ vorangestellt, kann er/sie sich darauf verlassen, dass sich in der nächsten Stunde jemand meldet, um die Unsicherheit aus der Welt zu schaffen. Wird der Begriff „rote Karte“ verwendet, meldet sich sofort jemand beim Onboardee – auch, wenn sich diese Person gerade in einem Termin befindet. Das schafft ein wertvolles Sicherheitsgefühl im Sinne von: „Egal was kommt, irgendjemand ist für mich da.“

Entscheidender Faktor: Die eigene Vorbereitung

Es kann noch so viele herausragende Ideen und Ansätze für das Onboarding des neuen Teammitglieds geben: Schafft man es als bestehendes Teammitglied nicht, sich die Zeit einzuräumen, um Wertschätzung zu zeigen, so sind diese alle nichts wert. Das bedeutet: Seid euch als Team oder auch als Einzelperson darüber bewusst, dass ihr eine Verantwortung tragt, wenn jemand Neues ins Team dazustößt. Plant mit ausreichend Vorlauf eure Termine und nehmt euch ganz bewusst die Zeit dafür, damit die Einarbeitung nicht nur nebenbei läuft. Helfen kann dabei ein strukturierter Einarbeitungsplan – sowohl euch, als auch dem Onboardee. Versucht dabei aber trotzdem, flexibel zu bleiben – überlegt gemeinsam, wie schnell die Einarbeitung erfolgen soll und passt euren Plan ggfs. an.

Versucht, euch gegenseitig die Unsicherheit zu nehmen – wenn du unsicher bist, ob du das neue Teammitglied zum virtuellen Kaffee einladen sollst, was denkst du, wie es ihm/ihr geht? Auf ihn/sie prasseln viele neue Eindrucke ein und da kann es nur helfen, wenn ein Teammitglied sich proaktiv meldet, um zu fragen, wie es läuft.

Seid euch darüber bewusst, dass eine Einarbeitung und auch die Integration des Onboardees nicht innerhalb von wenigen Tagen abgeschlossen ist. Nehmt euch daher ausreichend Zeit und geht mit der Einstellung: „Es gibt keine doofen oder falschen Fragen“ an die Situation heran.

Wenn ihr im Team insgesamt befangen seid, wie ihr das Onboarding am besten gestaltet, kann es helfen, eine:n Mentor:in im Team zu bestimmen, der/die die Hauptverantwortung übernimmt. Der Rest des Teams steht aber unterstützend zur Seite. So weiß auch der Onboardee, an wen er sich im Zweifel immer wenden kann und im Team sorgt es dafür, dass sich in jedem Fall eine Person wirklich verantwortlich fühlt und To Dos nichts ins Leere laufen können.

Zusammengefasst: Kurze Checkliste für den Start des neuen Teammitglieds

  • Arbeitsplatz mit Karte und kleinem Willkommensgeschenk
  • Ein gemeinsames Mittagessen schadet nie!
  • Kennenlerntermine mit allen anderen Kolleg:innen außerhalb des Teams organisieren
  • Recht früh in alle relevanten Meetings einladen
  • Zeigen, dass auch die Meinung des Onboardees wichtig und auch sehr wertvoll ist, da ein neuer Blick auf Dinge nie schaden kann
  • Offenheit signalisieren, indem man jederzeit für Fragen zur Verfügung steht
  • Aktiv Hilfe anbieten und nicht nur darauf warten, dass der Onboardee auf euch zukommt
  • Interesse zeigen, indem Gespräche nicht immer nur fachlicher Natur sein müssen

Und damit wünschen wir viel Spaß und Erfolg bei der nächsten Einarbeitung eurer Onboardees! Wenn ihr Fragen zu eurem Onboarding habt, meldet euch gerne bei uns.

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