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Onboarding: Der erste Arbeitstag

Das Onboarding unterteilt sich in mehrere Phasen, die alle zum Gesamtprozess gehören. Wir bei d.vinci sprechen von der Absichtserklärung (1), dem Preboarding (2), dem eigentlichen Onboarding (3) und der Betreuungsphase (4).

Onboarding: Der erste Arbeitstag

Der zentrale Punkt im ganzen Prozess ist aber eigentlich der erste Arbeitstag, der den Beginn des Onboardings, also Phase 3, einläutet. Was der erste Tag bedeutet, und was Sie tun können, damit er für Ihr neues Teammitglied ein Erfolg wird, erfahren Sie hier.

Der neue Arbeitstag ist natürlich vor allem für das neue Teammitglied aufregend: Neue Gesichter, andere Aufgaben und eine große Erwartungshaltung. Aber auch wenn es natürlich darauf ankommt, dass das neue Teammitglied pünktlich und gut vorbereitet erscheint, können Sie als Arbeitgeber im Gegenzug auch vieles dafür tun, ein tolles „Hello & Welcome“ zu bereiten. Dabei ist im ersten Schritt nicht relevant, ob der erste Tag remote oder vor Ort stattfindet – nur der Fokus verschiebt sich dabei etwas.

Sucht ein neues Teammitglied nach Tipps, wie er oder sie den ersten Arbeitstag am besten angeht, findet man jede Menge hilfreiche Artikel und Checklisten. Als Personaler:in hingegen wird man allein gelassen, da oft noch die Meinung vorherrscht, wenn der Schreibtisch aufgebaut ist, könne nichts mehr schiefgehen. Aber auch das Unternehmen kann viel dafür tun, damit der 1. Arbeitstag entspannt abläuft und lange in guter Erinnerung bleibt.

Ziel des ersten Arbeitstages

Gerade weil dieser Tag mit so vielen Unsicherheiten verbunden ist, sollte sich das neue Teammitglied willkommen fühlen und einen positiven Eindruck vom Unternehmen gewinnen können. Eine Checkliste bzw. ein Einarbeitungsplan können hier helfen.

Was ist am ersten Arbeitstag wichtig?

Gerade am ersten Tag geht es noch nicht um die fachliche Einarbeitung. Das neue Teammitglied sollte eher ein Gefühl dafür bekommen, wer im Unternehmen arbeitet und vor allem mit welcher Haltung und Einstellung. Natürlich sollte auch schon in den Vorstellungsgesprächen grundsätzlich geklärt sein, ob man menschlich zusammenpasst. Richtig herausfinden kann man das aber erst, wenn das neue Teammitglied da ist.

Findet der erste Tag vor Ort statt, ist es nett, das neue Teammitglied am Empfang abzuholen und bevor es los geht ein kurzes Warm-Up-Gespräch zu führen. Danach kann es ins Team gehen. Wichtig hierbei: Das Team sollte darüber informiert sein, dass jemand neu anfängt. Das zeigt, dass sich das Team auf die neue Person vorbereitet hat und auf ihn oder sie freut. Gerade wenn der erste Tag vor Ort stattfindet, ist ein Rundgang durch das Unternehmen unerlässlich. Auch wenn man dabei auf viele Personen und Abteilungen trifft, mag das etwas überfordernd für das neue Teammitglied sein, aber nur so kann es sich ein gutes Bild machen.

Findet der erste Tag virtuell statt, ist ein Rundgang natürlich nicht möglich. Man könnte aber vorab ein Rundgangsvideo erstellen und dem neuen Teammitglied zur Verfügung stellen. Remote ergeben sich seltener spontane Schreibtisch- oder Kaffeemaschinengespräche, sodass ein Meeting zum Kennenlernen des Teams vorab schon fest eingeplant werden sollte. Hier sollte genügend Zeit und Raum sein, um sich auch über nicht fachliche Dinge auszutauschen und sich einfach kennenzulernen. Generell gilt hierbei: das Kennenlernen soll ein lockerer Austausch und kein Verhör sein.

Im Anschluss ans Kennenlernen und einen (virtuellen) Rundgang kann es sinnvoll sein, in die ersten Gespräche zu starten, beispielsweise mit der Geschäftsführung oder der Führungskraft. Hier kann eine Einführung ins Unternehmen, die Strategie und die Ziele gegeben werden. Gemeinsam mit dem Buddy kann dann noch ein Blick auf die nächsten Tage und Termine geworfen werden. Gerade am Anfang macht es Sinn, den Kalender des neuen Teammitglieds durchzuplanen, damit kein Leerlauf und ein Gefühl des „Alleingelassen-werdens“ entsteht. Ist am ersten Tag noch genug Luft, kann man auch noch erste gemeinsame Projekte ansehen und schauen, was in Kürze fertiggestellt sein müsste. Das neue Teammitglied freut sich über frühe Verantwortung – das zeigt, dass er oder sie gebraucht wird und eine sinnvolle Rolle im Unternehmen einnehmen kann. Das kann virtuell genauso problemlos abgebildet werden, wie vor Ort. Achten Sie remote nur darauf, wirklich alle relevanten Ansprechpartner:innen dabei zu haben, damit das neue Teammitglied weiß, wer wofür zuständig ist. Im Büro würde sich wahrscheinlich eher die Situation ergeben, dass jemand am Platz vorbeiläuft und man so Gesicht und Rolle zuordnen kann.

Nach einem Welcome und den ersten Terminen bietet sich eine gemeinsame Mittagspause an. Ob nur in Ihrem Team oder ob Sie dieses Mittagessen für das ganze Unternehmen öffnen, bleibt Ihnen und der Größe Ihres Unternehmens überlassen. Die gemeinsame Pause kann man direkt nutzen, um Möglichkeiten der Essensbeschaffung zu zeigen und um über Gepflogenheiten bezüglich der Mittagspause zu sprechen: Muss das Telefon weiterhin besetzt sein? Gibt es feste Pausenzeiten? Gibt es eine Kantine?

Findet der erste Tag virtuell statt, ist eine gemeinsame Mittagspause schwieriger zu organisieren. Es könnte eine Idee sein, z.B. die Lieblingspizza zum neuen Teammitglied nach Hause zu schicken. Achten Sie aber in jedem Fall darauf, auch wenn man nicht gemeinsam vor der Kamera isst, vor der Pause noch mal kurz das Gespräch zu suchen und sich ein Stimmungsbild abzuholen.

Ein lockerer Austausch, zum Beispiel in Form einer gemeinsamen Pause, hilft auch dabei, sich privat und zwangslos besser kennenzulernen.

Bevor Sie Ihr neues Teammitglied am Nachmittag in den Feierabend entlassen, können Sie noch mal ein kurzes Feel-Good-Gespräch führen und fragen, wie es ihm oder ihr gefallen hat und ob es Bedenken oder Fragen bezüglich der nächsten Tage und Woche gibt. Nehmen Sie ehrliches Feedback an und achten Sie darauf, ob Sie ähnliche Rückmeldungen öfter hören. Nur so können Sie Ihren Prozess verbessern. Gerade am ersten Tag sollten Sie Ihren Onboardee nicht länger als nötig am Arbeitsplatz lassen – es gibt so viele Eindrücke, die verarbeitet werden wollen. Am zweiten Tag kann man dann frisch starten.

Das Tüpfelchen auf dem i

Natürlich ist es wichtig, dass das neue Teammitglied die Belegschaft kennenlernt, mit dem Vorgesetzten spricht und auch der Plan für die nächsten Tage besprochen wird. Das sogenannte „Tüpfelchen auf dem i“ ist mindestens genauso wichtig für den positiven, ersten Eindruck. Das können verschiedene Dinge sein, beispielsweise ein schöner Blumenstrauß oder eine Tasse mit dem eigenen Namen. Dadurch fühlt sich das neue Teammitglied wertgeschätzt und weiß, dass man sich auf seine Ankunft gefreut hat.

Findet der erste Tag remote statt, können Sie einfach ein kleines Willkommenspäckchen per Post nach Hause senden.

Ebenso wertschätzend ist die Vermittlung eines festen Ansprechpartners, eines sogenannten Buddies. Dieser begleitet das komplette Onboarding, steht aber auch schon ab dem ersten Tag bereit. Wenn das neue Teammitglied jemanden hat, an den er oder sie sich jederzeit und mit jedem Anliegen wenden kann, fühlt er oder sie sich gut aufgehoben. Die Funktion eines Buddies ist auch virtuell problemlos umzusetzen.

Der erste Arbeitstag – Nicht zu streng sein

Bedenken Sie, dass es für beide Seiten eine neue und ungewohnte Situation ist. Unterschätzen Sie nicht, was auch für Sie als Personaler auf dem Spiel steht, wenn sich das neue Teammitglied nicht wohl fühlt und gleich wieder gehen müsste. Natürlich ist es auch für den/die neue:n Kolleg:in unglücklich, wenn er direkt nach dem ersten Tag schon wieder den Arbeitgeber wechseln möchte, aber auch auf Ihrer Seite würde das Aufwand und Ressourcen bedeuten. Legen Sie daher nicht jede Kleinigkeit auf die Goldwaage, seien Sie nachsichtig bei Aufregung oder unbedachten Aussagen. Morgen ist auch noch ein Tag!

Was sollte beim ersten Arbeitstag vermieden werden?

  • Überfrachtung
  • Alles an einem Tag erledigen
  • Keiner weiß Bescheid
  • Alleingelassen-werden

Tipps für einen entspannten ersten Arbeitstag

  • Pünktlichkeit
  • Papierkram vorab erledigen
  • Gemeinsames Mittagessen
  • Fester Ansprechpartner

Weitere Tipps, wichtige Maßnahmen und was Sie für den ersten Arbeitstag vermeiden sollten, erhalten Sie in unserer Checkliste. Einfach unten im Formular eintragen und schon landet die Liste in Ihrem Postfach.

Möchten Sie wissen, wie die Kolleg:innen bei d.vinci ihre ersten Arbeitstage erlebt haben? Dann lesen Sie hier den Erfahrungsbericht.

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