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    #wirhabennachgefragt: Digitalisierung im HR-Prozess

  • Topic: Bewerbermanagement, Onboarding

    #wirhabennachgefragt: Digitalisierung im HR-Prozess

    Spätestens seit Beginn der Pandemie und flächendeckendem Mobile Office geht ohne digitalisierte Prozesse im Recruiting nichts mehr.

Wir wollten wissen: Wie macht das eigentlich unser Netzwerk und haben Partner und Kunden gefragt, was bei ihnen schon digitalisiert ist und wo es vielleicht noch Herausforderungen gibt. Unsere Kunden VEBS und K16 und unser Partner HRFactory aus Estland haben uns exklusive Einblicke gewährt. Vielen Dank dafür! In diesem Artikel fassen wir die Erkenntnisse zusammen.

Zunächst interessierte uns, welche Dinge in der gesamten HR-Abteilung bereits digitalisiert werden konnten. Unser Kunde K16 hat das d.vinci Bewerbermanagement im Einsatz, weswegen uns Doris Leue, Mitarbeiterin im People&Culture Team, erzählte, dass sie den gesamten Bewerbendenprozess digitalisiert haben, vom Bewerbungseingang bis zur Vereinbarung eines Kennenlerntermins. Vieles weitere ist bereits teilweise digitalisiert, wobei es auch noch Luft nach oben gibt. Wolfgang Stock, Generalsekretär bei unserem Kunden VEBS (Verband evangelischer Bekenntnisschulen), berichtet, dass bei Ihnen sowohl im Bewerbungs- als auch im Onboardingprozess vieles virtuell abläuft, auch dank beider Softwarelösungen von d.vinci: „Ausschreibung, Bewerbung, Verteilung von Bewerbenden auf verschiedene Standorte und teilweise das Onboarding konnten wir bereits digital abbilden. Der Aufwand dafür war minimal und die Investition ein Segen.“ Auch Tõnu von unserem Partner HRFactory verrät, dass sie schon sehr lange Dinge virtuell abbilden und der Nutzen von Anfang an ersichtlich war: „Im HR-Prozess arbeiten wir schon mit remote Kennenlernterminen über Microsoft Teams, nutzen automatische Bestätigungsmails, digitale Vorlagen und Reminder. Unser gesamtes Workflow-Management findet digital statt.“

Wir haben uns auch gefragt, wie lange es denn eigentlich dauert, HR-Prozesse zu digitalisieren. Möglicherweise arbeiten viele Personen lieber weiterhin mit Laufzetteln, weil sie einen sehr hohen Aufwand und eine lange Einführungsdauer fürchten. Das ist allerdings total unbegründet: Sowohl Doris als auch Wolfgang von VEBS sind sich einig, dass beispielsweise die Einführung der d.vinci Software nur einige Wochen vom Erstgespräch bis zur Nutzung in Anspruch genommen hat und auch problemlos lief. Doris ergänzt hier: „Herausfordernd war zunächst die Kommunikation mit Bewerbenden komplett über das d.vinci System abzubilden. Allerdings gewöhnten wir uns daran und man hat den Nutzen insgesamt sehr schnell gespürt.“ Auch Wolfgang meint, dass das aufwendigste war, die bestehenden Prozesse zunächst zu analysieren und zu vereinheitlichen: „Wir sind ein Verband von knapp 200 freien christlicher Schulen und Kitas – die Aufgaben sind häufig in verschiedenen Abteilungen und Standorten unterschiedlich.“

Apropos Herausforderungen: Was ist wirklich schwer zu digitalisieren und wo stößt man an seine Grenzen?

Tõnu von HRFactory erzählt, dass es häufig bei vermeintlichen Kleinigkeiten schwierig wird: „Beispielsweise werden manchmal nicht alle Daten gepflegt und etwas muss dann doch manuell nachgefragt werden.“ Doris berichtet, dass Digitalisierung vor allem bei Individualität an ihre Grenzen stößt: „Es gibt einfach viele individuelle Anforderungen, da nicht jeder Fall gleichbehandelt werden kann und will.“ Wolfgang ist sich sicher: „Das Bewerbungsgespräch sollte immer von Menschen geführt werden – dabei können aber natürlich digitale Kanäle unterstützen.“ Hier stimmt Tõnu zu und weitet den zwischenmenschlichen Kontakt des Vorstellungsgesprächs sogar auf den zwischenmenschlichen Kontakt generell und auch auf notwendige Telefonate aus. Er ergänzt: „Gerade bei Stellenausschreibungen bei denen physische Voraussetzungen geprüft werden müssen, kann kein digitales Tool ein echtes Kennenlernen ersetzen.“

Blick in die Zukunft: Was sollte zukünftig noch digitalisiert werden?

Wolfgang würde gerne Arbeitsverträge digital erstellen und mit einer digitalen Personalakte arbeiten. Aber auch Bereiche wie Urlaubsverwaltung und Dokumentenservice für Mitarbeitende könnte er sich gut vorstellen. Auch Doris hat Pläne für die Zukunft: „Die Digitalisierung unseres Onboardings und von Entwicklungsthemen wären tolle Schritte. Aber auch administrative Prozesse und die Personalakte virtuell abzubilden wären eine enorme Arbeitserleichterung.“

Und welches Fazit zieht ihr im Hinblick auf die Digitalisierung im HR-Prozess?

Doris ist sich in jedem Fall sicher, dass sich der Aufwand gelohnt hat und ihr Arbeitsalltag dadurch verbessert wurde. Auch Tõnu zählt einige Dinge auf, die jetzt deutlich unkomplizierter funktionieren: „Die Kategorisierung und Bewertungen von Kandidat:innen, der Talentpool und das Bewertungssystem.“ Auch Wolfgang berichtet: „Spätestens seit Corona läuft bei uns alles digital, weil wir auf mehr als 100 Standorte in Deutschland verteilt sind. Die Umstellung mit d.vinci ins Digitale ist immer einfach.“ Wir freuen uns sehr über das positive Feedback und sind happy, wenn wir mit den d.vinci Systemen unseren Kunden helfen können, Prozesse einfacher zu gestalten und dadurch mehr Zeit für andere Dinge zu gewinnen.

Vielen Dank an VEBS, K16 und HRFactory für den exklusiven Einblick in ihre Arbeitsprozesse!

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