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Reporting in d.vinci auf einem neuen Level: Schnittstelle basierend auf oData

Häufig ist das Thema Reporting ein leidiges Thema, wirkt eher langweilig und viele Zahlen sind nicht aussagekräftig.

Reporting in d.vinci auf einem neuen Level: Schnittstelle basierend auf oData

Und selbst wenn das Thema bei Ihnen eine wichtige Rolle spielt, gibt es bestimmt die ein oder andere Stelle, an denen Sie sich spannendere oder nützliche Zahlen wünschen. Mit der neuen Reporting Schnittstelle die oData als Format nutzt, eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten für Ihre Auswertungen. Wie das funktioniert und worauf Sie achten müssen, erfahren Sie im Artikel.

Was ist oData überhaupt?

Das Open Data Protocol (oData) ist ein von Microsoft veröffentlichtes HTTP-basiertes Protokoll für den Datenzugriff zwischen kompatiblen Softwaresystemen. Einfach ausgedrückt ist es eine Schnittstelle, die Daten bereitstellt. Es wird von allen gängigen Business-Intelligence-Tools (kurz BI) unterstützt:

  • Microsoft Excel
  • Microsoft PowerBI
  • Tableau
  • QlikView
  • SAP BW
  • Und weitere

Warum ist die neue Reporting-Schnittstelle spannend?

Während sich Ihre Auswertungen heute vermutlich direkt in d.vinci oder Excel speziell für den Bereich Recruiting abgespielt haben, besteht mit der neuen oData Schnittstelle nun die Möglichkeit, die Daten direkt in ein unternehmensweites (BI) Dashboard zu integrieren. Das hat mehrere Vorteile:

  • Die Daten müssen nur noch einmal zugeordnet und nicht mehr manuell zeitaufwändig exportiert werden. Daten können dann per Knopfdruck aktualisiert werden.
  • Recruiting Kennzahlen können in die Steuerung des Unternehmens eingebracht werden
    • Ein Dashboard für alle (!) Zahlen
    • Die Geschäftsführung ohne d.vinci Zugang hat immer einen individuellen, aktuellen Überblick
    • Kennzahlen und Charts müssen nur einmalig definiert werden. Die zugrundeliegenden Zahlen werden dynamisch aktualisiert.
  • Unterschiedliche Quellen führen zu einem runden Gesamtbild, beispielsweise:
    • Google Analytics: Besucherstatistiken der Website
    • Orgchart aus SAP: Daten aus der Organisation
    • Manuell erfasste Kennzahlen
  • Funktionsumfang und Mächtigkeit von BI-Tools können genutzt werden:
    • Komplexe Filter und Darstellungen
    • Datengetriebene Entscheidungen
    • Forecasts / Trends

Wie können Sie die neue Reportingschnittstelle basierend auf oData einrichten?

Zunächst benötigen Sie im d.vinci Bewerbermanagement eine Rolle mit dem Recht „oData-Reporting Daten abrufen“.

Bei den Benutzern wird außerdem ein API-Benutzer benötigt, um dem externen System Zugriff auf die Reporting Daten zu geben. Achten Sie dabei auf Folgendes:

  • Die Sprache des Benutzers steuer die Übersetzung der Daten.
  • Der Benutzer muss der obersten Organisationseinheit zugeordnet sein.
  • Die erstellte oData Rolle wird dem API-Benutzer zugewiesen.
  • Der API Token und der Benutzername werden zur Anmeldung benötigt.

Im BI Tool, beispielsweise Power BI oder alternativ auch Excel, wird oData als Quelle ausgewählt. Meist gibt es einen Menüpunkt „aus anderen Quellen“, dies ist jedoch bei jedem BI Tool anders.

Die URL für das BI Tool ergibt sich aus Ihrem d.vinci Systemnamen. Diese wird benötigt das BI-Tool, um die Daten abzurufen. Hinter der URL liegen die Schnittstelle und somit die Report Daten. Benutzername und Kennwort (Token) werden im d.vinci Benutzermenü angelegt.

Eine genaue Anleitung zur Einrichtung der neuen Reporting Schnittstelle finden Sie in unserem Video oder in unserem Artikel im d.vinci Hilfeportal.

Und so könnte die Reporting-Funktion bei Ihnen in Verbindung mit Power BI aussehen

Ein beispielhaftes Dashboard mit Power BI

Sie sehen, das auch spezielle Auswertungen in verschiedenen Darstellungen möglich sind. Im oben gezeigten Beispiel sehen Sie, dass Sie sich beispielsweise die Bewerbungsanzahl nach Wohnort mit einer Landkarte anzeigen lassen können. Aber auch ein aufgesplittetes Kreisdiagramm (Anzahl Bewerbungen nach Quelle) ist problemlos möglich.

Wenn Sie wissen möchten, welche Arten von Terminen bei Ihnen am meisten stattfinden, ist das mit aufgeschlüsselten Balkendiagrammen ebenso möglich.

Neben der Visualisierung ist ein großer Vorteil des BI-Tools die Kommunikation zwischen den Charts. Möchte man beispielsweise herausfinden, wie viele Bewerbungen durch Freunde und Bekannte vorhanden sind, klickt man diesen Punkt im Kreisdiagramm an und alle anderen Grafiken reagieren darauf:

Die Grafiken reagieren aufeinander

Warum die neue Reporting-Schnittstelle basierend auf oData kein neuer Excel-Export ist

oData ist im Gegensatz zu Excel eine Schnittstelle oder vielmehr ein Kanal, um die statistischen Daten aus d.vinci an ein Auswertungstool anzuschließen. Das kann neben Power BI auch Excel sein.

Während der aktuelle Excel Export immer nur eine Momentaufnahme eines bestimmten Datensatzes ausgibt, hält die oData Schnittstelle alle statistischen Daten in Echtzeit bereit.

Einzelne Excel Exporte müssen beispielsweise zusammengeführt werden, wenn die gewünschten Daten nicht in einem Tabellenblatt stehen. In der oData Schnittstelle sind die Daten bereits normalisiert und die gewünschten Felder können bequem zusammengeklickt werden.

Macht man beispielsweise einen neuen Monatsreport mit dem Excel Export, muss dieser händisch in das aktuelle Datenblatt und die vorhandenen Charts eingefügt werden. Über die oData Schnittstelle können die Daten per Knopfdruck abgeholt und die Charts und Kennzahlen aktualisiert werden.

Auch unsere Kundin Julia Dormaar von ARTEMIS zeigt sich mit der neuen Reporting-Schnittstelle sehr zufrieden: „Ich bin wirklich beeindruckt und super zufrieden mit der neuen Reporting-Schnittstelle im d.vinci Bewerbermanagement – Beim Aufsetzen haben wir etwas mehr Zeit investiert, um sicherzustellen das wir die – für uns wichtigen- Indikatoren und Prozessschritt richtig abbilden, aber dafür ist das Dashboard jetzt NEXT Level!“

Hier geht’s zum Video über die neue Reporting-Schnittstelle

Noch Fragen zur neuen Reporting-Schnittstelle?

Sie sehen also, dass Sie oData durchaus einmal ausprobieren sollten und dadurch möglicherweise neue Erkenntnisse gewinnen können. Wenn Sie noch Fragen zur Nutzung oder Einrichtung von oData haben, melden Sie sich gerne bei uns: service-desk@dvinci.de

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