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    Effektive Bindung mit dem neuen d.vinci Mitarbeiterportal

    April 2024 – Es ist soweit – das neue Mitarbeiterportal als wichtiger Teil des Onboarding-Systems von d.vinci!

Nach einem einem umfassenden Entwicklungsprozess mit akribischen Tests und stetigen Verbesserungen, stellen wir euch in diesem Artikel die Fähigkeiten des neuen Portals vor und wie ihr dadurch eure Onboardees von Anfang an erfolgreich an euer Unternehmen bindet.

Was ist das neue d.vinci Mitarbeiterportal?

Das neue Mitarbeiterportal fungiert als der virtuelle Buddy des Onboardees und kann individuell gestaltet werden. Es vermittelt von Anfang an ein Zugehörigkeitsgefühl und Sicherheit.

Auf neue Mitarbeitende prasseln beim Start in einem neuen Unternehmen sehr viele Eindrücke ein. Gerade der erste Tag ist oft geprägt von Reizüberflutung, viele Namen und Gesichter, andere Regelungen, neue Aufgaben. Häufig haben neue Mitarbeitende auch schon einen längeren Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag überbrückt. Das sorgt dafür, dass die Erwartungen und die Neugier steigen. Arbeitgeber können hier viel falsch machen und sich nicht mehr melden – oder sich diese Zeit zu Nutze machen.

Die Neugierde neuer Mitarbeitender sollte genutzt werden, um sie frühzeitig in die Unternehmenswelt eintauchen zu lassen und auf dem Laufenden zu halten. Die neue Onboarding-App fungiert dabei als virtueller Buddy und stellt die Schnittstelle zwischen Personalabteilung, dem Kollegium und den Onboardees dar.

Personaler:innen können über interne Gepflogenheiten und den Eingang wichtiger Dokumente informieren. Dadurch entsteht ein interaktiver Kontakt, der deutlich mehr Bindung erzeugt, als gelegentliche E-Mail-Korrespondenz.

Entwicklung des neuen Portals

Solch ein Mitarbeiterportal ist natürlich nicht von heute auf morgen entwickelt – und das obwohl wir jede Menge Entwicklungskraft bei uns im Hause haben. Aber um eine so umfangreiche Neuerung zu entwickeln, braucht es vor allem auch Zeit für Design, Konzeption, Research und natürlich die eigentliche Entwicklung.

Die Idee zur neuen Onboarding-App entstand bereits 2022 von Adrian, unserem Onboarding Produktmanager: „Wir haben uns gefragt, welche Herausforderungen HRler:innen aktuell haben und konnten ziemlich schnell einige identifizieren. Es geht darum, Talente nicht nur zu managen, sondern langfristig zu binden, die Unternehmenskultur zu vermitteln und das Ganze mit remote Work und virtuellen Teams zu verbinden. Da war recht deutlich klar, dass wir etwas benötigen, was diese Herausforderungen erleichtert. Die Idee des Mitarbeiterportals war geboren.“

Die Entwicklung des Portals lief in mehreren Ausbaustufen. Im Laufe der Zeit wurde das Portal immer stärker erweitert. Anfangs gab es beispielsweise lediglich einen Login-Bereich, ein Menü und die Möglichkeit zur Begrüßung des Onboardees. In den darauffolgenden Wochen und Monaten wurde die Möglichkeit zum Dateiupload ergänzt, Portalartikel hinzugefügt und ein Countdown bis zum 1. Arbeitstag eingeblendet.

Während der Entwicklungszeit gab es immer wieder Teil-Releases und wir haben Pilotkunden nach ihrem Feedback befragt, um die Bedürfnisse besser zu verstehen. Kurz vor Release kam das Mitarbeiterportal auch bei d.vinci live zum Einsatz, indem unsere People & Culture Abteilung die neue Onboarding-App unseren neuen Kollegen und Kolleginnen zur Verfügung gestellt habt. Das Feedback dazu, lest ihr im nächsten Absatz.

Kurze Video Sneakpeak ins neue Mitarbeiterportal

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Livetest des Mitarbeiterportals und Feedback

Die d.vinci Kollegen und Kolleginnen, die das Mitarbeiterportal live für ihren Start erleben durften, waren durchweg angetan. Keine:r von ihnen kannte solch ein Portal von früheren Arbeitgebern. Besonders gefallen haben die detaillierten Infos in Form von Portalartikeln – beispielsweise zum Dresscode – da diese bereits viele Fragen vor dem ersten Tag beantworten.

Gut angekommen ist auch, dass Onboardees durch die App „live dabei sind“, nämlich indem sie beispielsweise informiert wurden, wenn der Schreibtisch eingerichtet ist und sie durch den Countdown die Tage bis zum 1. Arbeitstag zählen konnten.

Auch die Möglichkeit, Papierkram in der Anfangszeit zu sparen, und wichtige Dokumente digital zu übermitteln wurde positiv empfunden.

Und was sagt unser People & Culture-Team dazu? Schließlich soll das neue Mitarbeiterportal zwar vor allem ein Erlebnis für die Onboardees schaffen, aber auch eine Arbeitserleichterung für die Personalabteilungen sein:

„Wir fanden es toll, durch das Portal den Kontakt zu unseren neuen Kollegen und Kolleginnen so einfach zu halten. Gerade bei Neuzugängen, deren erster Tag noch weit in der Zukunft liegt, ist es im Preboarding sehr hilfreich, damit gar nicht erst das Gefühl entsteht, dass man sich vergisst. Für uns ist es total angenehm, dass wir viele To Dos, die häufig sonst erst am ersten Tag oder in den ersten Wochen anstehen, schon vorab abhaken können“, meinen Franziska und Rafael aus dem P&C-Team von d.vinci.

Zusätzlich zum Livetest bei d.vinci, haben wir im Februar 2024 das Mitarbeiterportal auch Proband:innen gezeigt, die bei uns für eine Research zur Frage „Welche Unterschiede siehst du zwischen einem Onboarding mit und ohne Portal?“ zu Gast waren.

Die Proband:innen waren sich einig: Das neue Mitarbeiterportal vermittelt Wertschätzung und das Gefühl, direkt dazuzugehören.

Besonders bemerkenswert war, dass bei allen Probanden nahezu die identischen Werte vermittelt wurden: Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl. Werte, die essentiell für einen guten Grundstein langer Zusammenarbeit sind und einen positiven Einfluss auf die Motivation haben. Genau das Vermitteln und Erleben dieser Werte ist viel wertvoller als eine reine Checkliste und unbezahlbar im weiteren Prozess.

Auch bei näherer Betrachtung des Portals bleibt der positive erste Eindruck. Das Design wirkt einladend, der Aufbau der Seite ist verständlich und vor allem der Countdown (Tage bis zum 1. Arbeitstag) kommt gut an.

Der Bereich der „Aufgaben“ im Portal kommt einerseits gut an, damit Dinge vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden können, löst bei anderen Proband:innen aber auch einen gewissen Druck aus. Dieses Feedback nehmen wir mit und arbeiten an einer Erklärung, um diesen Bereich besser verständlich zu gestalten. Wir möchten den Onboardees an dieser Stelle verständlich machen, dass es hier nicht um Aufgaben aus ihrem zukünftigen Arbeitsalltag geht, sondern um eine Checkliste, bei der  ihre Mithilfe gefordert ist, um das Onboarding erfolgreich zu gestalten.

Der Bereich „Kontakt“ kommt insgesamt sehr positiv an, weil nicht erst nach einer Möglichkeit gesucht werden muss, um das Unternehmen zu kontaktieren.

Insgesamt kommt das Mitarbeiterportal sehr gut an und die Proband:innen würden sich freuen, solch eine Onboarding-App bei ihrem neuen Arbeitgeber im Preboarding zu erhalten, gerade im Vergleich zu den Erfahrungen bei anderen Unternehmen ohne solch ein Portal. Hier noch ein paar Zitate:

  • „Ich fühle mich zugehörig.“
  • „Man fühlt sich ganz anders angenommen. Sie strecken einem die Hand entgegen: Schön, dass du da bist.“
  • „Das würde meine Motivation schon steigern.“

Das neue Mitarbeiterportal: Vorteile für euch und eure Onboardees

Ein Mitarbeiterportal kann auf lange Sicht dein Employer Branding stärken: Neue Mitarbeitende sprechen schon vor dem 1. Arbeitstag über dich, zeigen erhaltene Informationen Freunden und Bekannten und machen so Werbung für dich als modernen Arbeitgeber.

Wir alle wissen, wie überwältigend es sein kann, einen neuen Job anzutreten. Genau dafür wurde das Portal entwickelt – mit personalisierter Ansprache und Transparenz von Anfang an vermittelt ihr Wertschätzung und Sicherheit.

Vorteile für dich in der Personalabteilung (durch die Nutzung des Onboarding-Systems):

  • Schnellere Produktivität eurer Onboardees: Durch das frühzeitige Teilen von Informationen und das Knüpfen erster Kontakte, haben die Onboardees früher ihren Kopf frei und können schneller produktiv sein.
  • Grundlage für eine starke Bindung: Das Mitarbeiterportal bildet den Grundstein, um frühzeitig, nämlich weit vor dem 1. Arbeitstag, eine Beziehung aufzubauen.
  • Potential für mehr Mitarbeiterempfehlungen: Das neue Portal bildet ein Aushängeschild im Onboarding, denn die Phase der Einarbeitung ist ein sehr wichtiger Teil im Prozess. Durch das Portal könnt ihr in diesem Bereich punkten und eure Onboardees werden positiv von ihrer Onboarding Experience berichten.
  • Echter Wettbewerbsvorteil: Nur wenige Unternehmen nutzen bisher ein Onboarding bzw. ein Mitarbeiterportal für ihre Onboardees. So habt ihr die Möglichkeit, im Recruitingprozess frühzeitig zu punkten.
  • Individualität für jeden Onboardee: Ihr entscheidet, welche Informationen eure Onboardees sehen und steuerst die Veröffentlichung von Artikeln ganz individuell. Es ist außerdem möglich, sowohl per „Du“ als auch per „Sie“ anzusprechen.

Vorteile für eure Onboardees, welche durch unsere Tests mit Proband:innen bestärkt wurden:

  • Zugehörigkeit: Durch das Portal fühlen sich Onboardees direkt als Teil eures Unternehmens.
  • Motivation: Mit dem Portal reicht ihr euren Onboardees die Hand – diese werden im Gegenzug motivierter starten.
  • Empathie: Ihr zeigt den neuen Mitarbeitenden, dass ihr euch in sie hineinversetzt, indem ihr Fragen, die möglicherweise aufkommen, durch das Portal direkt beantwortet.
  • Sicherheit: Eure Onboardees wissen, was auf sie zukommt und auch an wen sie sich wenden können.
  • Wertschätzung: Durch das Portal fühlen sich Onboardees zugehörig und als wichtigen Teil des Unternehmens.
  • Transparenz durch Artikel (z.B. zu Werten und Gepflogenheiten) und das Teilen des internen Fortschritts. Zudem wissen deine Onboardees durch das Portal immer, wie sie dich erreichen können.
  • Preboarding mit Modernität & Spaß: Moderne Gestaltung des Portals mit Animationen, leichter Bedienung und kleinen Spielereien.
  • Einfacher Zugriff: Das neue Mitarbeiterportal ist als App direkt griffbereit auf dem Desktop bzw. Startbildschirm deiner Onboardees.

Zu all den aufgelisteten Vorteilen, muss man zeitgleich aber auch sagen: Ein neues Mitarbeiterportal kann umfangreich befüllt sein und das Preboarding ideal begleiten – damit allerdings ein rundum gelungenes Onboarding stattfinden kann, muss auch die Zeit danach funktionieren. Beispielsweise sollte am ersten Arbeitstag das Kollegium Bescheid wissen und eine Onboarding-Software hilft enorm, die ersten Wochen zu strukturieren und Onboardees gut ankommen zu lassen. Das neue Mitarbeiterportal legt aber genau dafür den Grundstein: Nämlich indem es von Anfang an Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl vermittelt und das Unternehmen erlebbar macht.

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