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Webinar „Digitalisierung im Recruiting“ – Tipps und Tricks für die d.vinci-Software

Das kann das d.vinci Bewerbermanagement auch? Auf unseren Workshops sind Kunden immer wieder überrascht von den vielfältigen Funktionen der d.vinci Software-Lösungen.

Webinar „Digitalisierung im Recruiting“ – Tipps und Tricks für die d.vinci-Software

Gemeinsam mit unserem Partner Firstbird haben wir im Webinar „Digitalisierung im Recruiting – Einfach mal Mäuschen spielen“ aus dem Nähkästchen geplaudert und Einblicke gegeben, wie Recruiting digital funktionieren kann und wie Mitarbeiter zu persönlichen Talentscouts werden.

Im ersten Teil des halbstündigen Webinars sprachen Julia Ehnert und Thorben Schacht, Berater für HR-Prozesse bei d.vinci, über die unbekannteren Funktionen des d.vinci Bewerbermanagements, wie zum Beispiel die Möglichkeit einen Kandidatenpool aus den Bewerbern zu erstellen, bei denen es leider nicht geklappt hat. „Durch Schlagworte kann ich diesen Pool sortieren und bei Bedarf auf vielversprechende Kandidaten zurückkommen“, sagt Thorben Schacht.

Auch digital möglich: Personalanforderung und Anhörung durch Betriebsrat

Eine weitere Funktion, die oft unbekannt ist, ist das Stellen einer Personalanforderung. „Viele Kunden fangen erst an, das d.vinci Bewerbermanagement zu nutzen, wenn sie die Stellenanzeige erstellen“, berichtet Thorben Schacht. Dabei unterstütze die Software Unternehmen bereits in den vorherigen Prozessschritten. So ist es möglich den Personalbedarf und die Anforderungen an die Kandidaten über das Bewerbermanagement anzumelden und im Team abzustimmen. „Statt den Antrag für eine neue Stellenausschreibung schriftlich oder telefonisch bei der Personalabteilung einzureichen, legen die Teamleiter diesen im System mit allen Kriterien und Anforderungen an“, erklärt Schacht. Anschließend kann der Antragsteller seine Kollegen zum Genehmigungsprozess einladen. Auf diese Weise ist die schnelle, unkomplizierte Absprache über den Antrag und die Stellenqualifikationen möglich. Ist die Personalanforderung freigegeben, kann sie schnell und einfach in eine Stellenanzeige umgewandelt werden, da alle Kriterien bereits im System hinterlegt sind.

Ebenfalls meist unentdeckt ist die Option, nach Auswahl eines Kandidaten die Anhörung durch den Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung digital durchzuführen. „In unserem System kann die Personalabteilung alle Vertragsdetails eintragen, die mit dem potenziellen neuen Mitarbeiter in den Verhandlungsgesprächen diskutiert wurden“, so Thorben Schacht. Nach der Freigabe an die Mitglieder des Betriebsrats oder der Schwerbehindertenvertretung können diese entweder zustimmen oder aber ihre Anmerkungen an die Personalabteilung weitergeben. „In der Historie lässt sich zudem nachschauen, was geändert wurde und wer bereits Feedback gegeben hat. So hat jeder der Beteiligten immer den gesamten Prozess im Blick“, ergänzt der Berater.

Mit einem Klick zum Microsoft Teams Termin

Eine zeitgemäße Erweiterung ist die Anbindung von Microsoft Teams, die d.vinci im November 2020 gelauncht hat. Um die Funktion zu nutzen, muss das Unternehmen über eine Microsoft 365-Lizenz verfügen. „Wenn ich einen Kandidaten nun zu einem Gespräch einladen möchte, kann ich die Option Microsoft Teams wählen“, führt Julia Ehnert aus. Die E-Mail-Vorlage der Einladung passt sich entsprechend an und enthält einen automatisch generierten Link zum digitalen Besprechungsraum. Zum gegebenen Zeitpunkt kann die Besprechung dann aus dem d.vinci Bewerbermanagement gestartet werden. „Der Vorteil ist, dass Microsoft Teams beim Bewerber nicht installiert sein muss – er kann ohne Microsoft-Konto im Browser an der Videokonferenz teilnehmen“, so Ehnert.

Onboarding im Homeoffice

In Zeiten des flächendeckenden Homeoffice ist ein gut organisiertes Onboarding neuer Mitarbeiter besonders wichtig. Denn damit er langfristig im Unternehmen bleibt, muss sich der neue Mitarbeiter gut ins Team integriert fühlen – auch wenn die Kollegen sich nicht im selben Gebäude befinden. Das d.vinci Onboarding unterstützt dabei. „Von der Kommunikation bis zum Papierkram wie dem Personalbogen – unser System hilft in jedem Prozessschritt“, fasst Julia Ehnert zusammen. So können dem neuen Kollegen im Mitarbeiterportal alle wichtigen Informationen und Neuigkeiten rund um das Unternehmen, die Unternehmenskultur und den ersten Tag zur Verfügung gestellt werden. Ebenfalls ist es möglich abzufragen, ob Interesse an Benefits besteht und was derjenige braucht, um zu Hause arbeiten zu können. „Um sich willkommen zu fühlen, hilft es auch, den neuen Kollegen darüber zu informieren, wie weit die Einrichtung seines Arbeitsplatzes und der benötigten IT-Struktur vorangeschritten ist“, ergänzt Ehnert. Das Mitarbeiterportal ist aber auch für die „alten Hasen“ im Unternehmen sehr interessant. „Einige Kunden haben uns erzählt, dass sie die Software quasi wie ein Intranet nutzen, um alle Mitarbeiter über die aktuellen Regelungen und Geschehnisse zu informieren“, freut sich die Beraterin.

Die eigenen Mitarbeiter als Markenbotschafter aktivieren

Im zweiten Teil des Webinars hat Fabian Knabe, Employee Referral Consultant bei unserem Partner Firstbird, Tipps gegeben, wie Mitarbeiterempfehlungen zum Recruiting-Kanal Nummer Eins werden. Mit Firstbird können Mitarbeiter Stellenanzeigen mit potenziellen Kandidaten teilen. Wie das funktioniert? Die Stellenanzeige wird aus dem d.vinci Bewerbermanagement in Firstbird importiert. Daraufhin bekommen die Mitarbeiter eine Benachrichtigung – per Mail oder App auf dem Handy –, dass es eine neue Stelle gibt, die sie mit Personen in ihrem Netzwerk teilen können. Dabei werden individuelle Links erstellt, sodass sich bei jeder Bewerbung nachvollziehen lässt, über welche Empfehlung diese kam.

Studien belegen, dass die eigenen Mitarbeiter die besten Markenbotschafter für Arbeitgeber sind. Neue Mitarbeiter, die über Empfehlungen eingestellt werden, bleiben länger im Unternehmen. Entsprechend sollten Firmen Mitarbeiterempfehlungsprogramme einführen, die ihre Mitarbeiter als Markenbotschafter aktivieren. Über digitale Lösungen werden dabei bis zu dreimal mehr Empfehlungen ausgesprochen. „Damit das Empfehlungsprogramm erfolgreich ist, ist es jedoch nicht ausreichend, technische Hilfsmittel wie Firstbird zu implementieren“, gibt Knabe zu bedenken. Es müsse auch ein Anreiz für die Mitarbeiter geschaffen werden, sich zu registrieren und das Tool aktiv zu nutzen. Dafür empfiehlt der Experte drei Dinge: offene Kommunikation, Transparenz und Wertschätzung. Zunächst einmal sei es wichtig, die Mitarbeiter umfassend über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu informieren. Dann sollte für alle verständlich sein, wie nachvollzogen werden kann, welche Bewerbung über welche Empfehlung kam. Zu guter Letzt sollten Unternehmen den Einsatz ihrer Mitarbeiter wertschätzen. „Entsprechend ist es sinnvoll kleine Prämien und Belohnungen für sehr aktive Mitarbeiter auszuloben, auch wenn die Empfehlungen nicht in Einstellungen münden“, sagt Knabe. Mit Firstbird sammeln die Mitarbeiter zum Beispiel Punkte, die sie dann im Prämienshop des Arbeitgebers eintauschen können. Als Ideen für Belohnungen nennt der Experte mit dem Firmenlogo versehene Freizeitartikel sowie Essens- oder Reisegutscheine.

Noch Fragen zum Webinar „Digitalisierung im Recruiting“? Melden Sie sich gerne bei uns.

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