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Candidate Experience: Das gilt es zu beachten!

Wenn sich jemand dazu entscheidet, sich bei einem Unternehmen zu bewerben und somit der Bewerbungsprozess gestartet wird, wird gleichzeitig der Prozess der Candidate Experience in Gang gesetzt.

Candidate Experience: Das gilt es zu beachten!

Das bedeutet, der/die Kandidat:in kommt ab jetzt an vielen Stellen mit dem potentiellen neuen Arbeitgeber in Berührung. Stellen, an denen der Arbeitgeber vieles richtig aber auch vieles falsch machen kann. Je positiver die Candidate Experience insgesamt läuft, desto wahrscheinlicher, dass der Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt und langfristig beim Unternehmen bleibt.

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Wenn man sich den kompletten Prozess anschaut, startet die Candidate Experience sogar noch vor der Bewerbung, nämlich beim allerersten Kontakt mit dem Unternehmen, z.B.

  • Auf einer Jobmesse
  • Im Netz durch eine Werbeanzeige oder Recherche
  • In den Social Media
  • Durch Bekannte oder Freund:innen

Man kann sich vorstellen, dass gerade der Erstkontakt entscheidend ist: Gefällt die Karrierewebsite nicht oder ist der/die Ansprechpartnerin auf der Messe unsympathisch, wird der/die potentielle Bewerber:in gar nicht weiter darüber nachdenken, sich näher mit dem Unternehmen zu beschäftigen. Ein guter Erstkontakt ist also ebenso wichtig wie der weitere Prozess. Steht man erstmal in Kontakt, fällt der Absprung seitens des/der Kandidat:in schwerer.

Ein Prozess mit verschiedenen Kontaktpunkten könnte so aussehen:

  1. Erstkontakt durch Unternehmensartikel im Internet
  2. Treffen auf einer Personalmesse & erstes Ausloten der offenen Stelle und der Bedürfnisse
  3. Mobiles Versenden der Bewerbung
  4. Einladung zum Erstgespräch
  5. Einladung zum Zweitgespräch & Kennenlernen des Teams
  6. Vertragsverhandlungen
  7. Zusage
  8. Senden erster Informationen z.B. zum Firmenevent und zur Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag
  9. Arbeitstag
  10. Onboarding
  11. Betreuungs- und Bindungsphase inkl. Feedbackgesprächen und Integration

Um eine gute Candidate Experience zu ermöglichen, gibt es grundsätzliche Dinge im Prozess, die beachtet werden sollten:

  • Modernität
  • Zeitnahe Rückmeldungen
  • Transparenz & Authentizität
  • Wertschätzung
  • Feedback
  • Onboarding

Modernität

Mit Modernität ist gemeint, dass sich Bewerber zeitgemäß bewerben können sollten. Das bedeutet, dass ein mobiles Zusenden der Unterlagen möglich sein sollte. Idealerweise haben Sie eine Karrierewebsite, auf der das potentielle neue Teammitglied jede Menge Informationen über Sie gebündelt findet. Wenn die Bewerbung dann noch schnell und effizient läuft, z.B. indem der Lebenslauf automatisch eingelesen wird, ist das die halbe Miete.

Gerade in der jetzigen Situation mit physischem Abstand und virtueller Zusammenarbeit, muss digital alles funktionieren.

Zeitnahe Rückmeldung

Es sollte in der heutigen, digitalisierten Zeit selbstverständlich sein, Bewerbern den Eingang seiner Unterlagen sofort zu bestätigen und ihm einen Ausblick zu geben, wann er mit einer persönlichen Rückmeldung rechnen kann. Ist es aber leider oft nicht. Wartet ein/e Bewerber:in länger auf eine Rückmeldung, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass andere Unternehmen schneller sind und somit schneller zum Gespräch einladen. Der/die Bewerber:in ist dann für das langsamere Unternehmen weg.

Eine Bewerbermanagement-Software kann helfen, Bewerbungen schneller zu bearbeiten und zeitnah Rückmeldungen zu geben.

Transparenz & Authentizität

Bewerber möchte genau wissen, worauf sie sich beim Unternehmen einlassen. Es sollte ein realistisches Bild des Arbeitgebers gezeichnet werden. Fragen sollten offen und ehrlich beantwortet werden und ein Unternehmen sollte keine Versprechungen machen, die es nicht halten kann. Um vielen Fragen und einer falschen Erwartungshaltung vorzubeugen, sollten Sie mit Informationen nicht hinterm Berg halten. Geben Sie Ihren Bewerbern auf möglichst vielen Plattformen und mit verschiedenen Mitteln die Möglichkeit, sich umfassend zu informieren: Dafür können neben einem Arbeitgeberprofil, eine Karrierewebsite und auch die unternehmenseigenen Social Media Kanäle zum Einsatz kommen.

Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Was sollte ein Bewerber unbedingt über uns wissen?
    • Über uns als Unternehmen
    • Über uns als Team
    • Über unsere Arbeitsweise
  • Was erwarten wir von neuen Teammitgliedern?
  • Wie können wir unsere neuen Teammitglieder dabei unterstützen zu wachsen und mit uns zu wachsen?

Es ist in jedem Fall hilfreich, in der Stellenanzeige einen persönlichen Kontakt (gerne mit Bild und Durchwahl) zu hinterlegen, an den sich der Interessent wenden kann.

Wertschätzung

Ein entscheidender Punkt in der Candidate Experience ist das Bewerbungsgespräch. Versetzen Sie sich in die Lage der Bewerber: Diese sind möglicherweise aufgeregt, wissen nicht genau, was auf sie zukommt. Zeigen Sie daher größtmögliche Wertschätzung, indem Sie pünktlich sind und sich auf das Gespräch vorbereitet haben. Natürlich dürfen Sie den Bewerbern auf den Zahn fühlen, aber respektvoll. Es muss auch nicht sein, dass auf Unternehmensseite 5 Personen den Bewerbern gegenübersitzen – das wirkt wie ein Verhör. Versuchen Sie, eine möglichst ruhige und angenehme Atmosphäre herzustellen und lassen Sie die Bewerber vorher, zumindest grob, wissen, worum es im Gespräch gehen wird. Bedenken Sie: Es geht nicht nur darum, dass sich die Kandidaten bei Ihnen anpreisen, sondern auch Sie möchten die Bewerber von sich und ihrem Unternehmen überzeugen.

Wertschätzung ist vor allem wichtig, wenn Sie den Bewerbern eine Absage erteilen müssen. Seien Sie offen, sprechen Sie gerne an, woran es gelegen hat. Haben Sie dabei im Hinterkopf, ob Sie jemandem sofort nach Bewerbungseingang eine Absage erteilen, oder ob die Person im Prozess schon weiter fortgeschritten ist. Je weiter ein/e Kandidat:in war, desto persönlicher sollte die Absage erfolgen – greifen Sie also gerne auch mal zum Telefon, anstatt nur eine E-Mail zu senden.

Feedback

Halten Sie Ihre Bewerber immer im Loop. Geben Sie ihnen rechtzeitig Rückmeldung – dabei geht es aber nicht nur um den Zeitpunkt, sondern auch um den Inhalt der Rückmeldung. Sagen Sie offen und ehrlich, wenn es mal nicht passt. Kommunizieren Sie dabei auf Augenhöhe, denn nur so kann auch eine Absage wertschätzend rübergebracht werden. Sollten Sie mit einer Entscheidung mal längere Zeit benötigen, melden Sie sich zwischendurch bei den Bewerbern und fragen auch bei ihnen nach dem Stand der Dinge. Bedenken Sie dabei immer, dass sich der Arbeitgebermarkt zum Arbeitnehmermarkt entwickelt und sich viele Bewerber aussuchen können, wo sie arbeiten möchten. Umso wichtiger also, Bewerbern ein positives und ehrliches Gefühl zu geben. Selbst wenn es nicht zu einer Zusammenarbeit kommt, werden diese Kandidaten positiv über Sie sprechen (Employer Branding) und Sie bauen sich zeitgleich ein Netzwerk an Multiplikatoren bzw. einen Bewerberpool auf.

Onboarding

Denken Sie nicht, nur weil der/die Kandidat:in unterschrieben hat, dass er/sie für sie „gesichert“ ist. Ein gutes Onboarding ist der nächste Schritt nach Vertragsunterschrift.

Bereiten Sie alles für den 1. Arbeitstag vor, informieren Sie das neue Teammitglied über den Stand der Dinge, laden Sie ihn schon mal zum Firmenevent ein. Informieren Sie die anderen Kolleg:innen darüber, dass jemand neu anfängt und signalisieren Sie allen Beteiligten, dass sie sich freuen. Ist der/die Kolleg:in da, muss eine effiziente Einarbeitung erfolgen. Vergessen Sie dabei aber nicht die soziale Komponente: Ein neues Teammitglied muss nicht nur fachlich bei Ihnen ankommen, sondern sich auch integriert und abgeholt fühlen. Organisieren Sie ein gemeinsames Mittagessen, gerne auch virtuell und fragen Sie regelmäßig, wie er/sie sich fühlt.

Wenn Sie im Detail wissen möchten, was bei einem guten Onboarding wichtig ist, lesen Sie unsere Blogartikel zum Thema:

7 Tipps für ein gelungenes Onboarding

5 Gründe, warum ein guter Onboarding-Prozess unerlässlich ist

Onboarding im Homeoffice

Wie geht es weiter?

Herzlichen Glückwunsch, Ihr neues Teammitglied ist an Bord, hat sich eingelebt und macht einen guten Job. Bewerbung und Onboarding sind abgeschlossen, die Candidate Experience aber noch nicht. Diese läuft im Arbeitsalltag weiter – egal wie lange jemand schon dabei ist.

Zeigen Sie weiterhin Wertschätzung, z.B. indem Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei wichtigen Entscheidungen mit ins Boot holen und offen kommunizieren. Binden Sie sie aktiv ins Unternehmensgeschehen ein. Bieten Sie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und geben Sie Raum für Eigeninitiative. Nur so können sich Kolleg:innen entfalten, eigene Entscheidungen treffen und ihr volles Potential ausschöpfen. Und weiterhin ganz wichtig: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiter:innen. Nicht nur bei einem einmaligen Jahresgespräch, sondern auch zwischendurch. Wenn Sie merken, jemand geht verloren, gerade jetzt in dieser virtuellen Zeit, steuern Sie rechtzeitig dagegen.

Wenn Sie all dies beherzigen, ist es natürlich keine Garantie, dass Mitarbeiter immer bei Ihnen bleiben, aber es sorgt dafür, dass Kolleg:innen Sie als Arbeitgeber positiv in Erinnerung behalten. Bedenken Sie aber auch, dass Sie zwar eine gute Candidate Experience bieten können, aber dennoch nicht alle Faktoren für eine Zusage seitens der Bewerber beeinflussen können. Stellt sich im Verlauf des Bewerbungsprozesses heraus, dass sich Bewerber nicht mit Ihrem Produkt identifizieren können, oder ergibt sich bei privat eine Situation, die es z.B. notwendig macht, den Wohnort zu wechseln, hat eine Absage nichts mit Ihnen zu tun. Wenn Sie bisher im Prozess offen kommuniziert haben, wird sich dies nun in so einer Situation auszahlen und Bewerber werden Ihnen ehrlich sagen, woran eine Absage liegt.

Das Potential liegt in Ihrem Unternehmen!

Die Candidate Experience zu verbessern, muss nicht wahnsinnig kompliziert sein und auch nicht zu einem großen Projekt werden. Nutzen Sie erstmal die Ressourcen und das Wissen, das in Ihrem Unternehmen liegt: Ihre Mitarbeiter:innen.

All diese Personen haben schon einen Bewerbungsprozess bei Ihnen erlebt und können Erfahrungen teilen:

  • Was lief gut?
  • Was hätte besser laufen können?
  • Wo sieht man Verbesserungspotential?
  • Was würden sich Mitarbeiter im Prozess wünschen?

Führen Sie ein paar Gespräche, machen Sie sich Notizen. Gibt es Dinge, die immer wieder auftauchen, können Sie hier zuerst angreifen.

 

Sie wollen noch mehr zum Thema Candidate Experience erfahren? Laden Sie sich hier unsere Checkliste herunter. Einfach im Formular eintragen und schon landet die Liste in Ihrem Postfach. 

Sie haben Fragen zu Ihrer Candidate Experience und möchten wissen, was Sie verbessern können? Sprechen Sie uns an!

Quellen:

https://www.dvinci.de/recruitingspot/vom-kandidaten-zum-loyalen-mitarbeiter/

https://i-potentials.de/de/basics-gute-candidate-experience/#:~:text=Der%20Schl%C3%BCssel%20zu%20einer%20guten,Transparenz%20das%20A%20und%20O.

https://www.hr-heute.com/magazin/candidate-experience-positive-bewerbungserfahrung-employer-branding

https://www.hansalog.de/blog/7-tipps-fuer-eine-positive-candidate-experience.html

https://saphir-deutschland.de/mit-einer-guten-candidate-experience-durch-die-krise-5-tipps-fuer-das-recruiting/

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