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Erfolgreiches Offboarding – auch der letzte Eindruck zählt

Auch wenn ein Arbeitsverhältnis endet, ist damit nicht automatisch die Zusammenarbeit beendet. Umso wichtiger also, dem austretenden Mitarbeiter einen guten Austritt zu ermöglichen.

Erfolgreiches Offboarding – auch der letzte Eindruck zählt

Langfristig profitieren beide Seiten davon. In der heutigen Zeit wechseln Mitarbeiter immer häufiger den Arbeitgeber. Ein guter Abschied ist also ebenso entscheidend wie ein guter Start. Lesen Sie hier, warum Offboarding wichtig ist und was es zu beachten gilt. Checkliste zum Offboarding herunterladen

Was ist Offboarding?

Das Offboarding bezeichnet den professionellen Austritt eines Mitarbeiters eines Unternehmens. Damit hängen verschiedene Prozesse und Aufgaben zusammen, die erledigt werden müssen, damit der Austritt beidseitig zufriedenstellend abläuft und abgeschlossen werden kann. Das Offboarding wird auch als Exit-Management bezeichnet und beginnt mit dem Entschluss bzw. Mitteilung der Kündigung und endet zumeist mit dem letzten Arbeitstag. Sollte es noch zu klärende Dinge über den letzten Tag hinausgeben, endet das Offboarding mit Abschluss der letzten Aufgaben. Trotzdem darf der Kontakt darüber hinaus gehalten werden.

Das Offboarding läuft auf zwei Ebenen ab: der administrativen und der emotionalen. Administrativ hängen Aufgaben am Austritt, emotional Menschen, die sich vernünftig verabschieden möchten.

Offboarding ist ein sensibles Thema und wird häufig unterschätzt

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist das nie schön. Hat sich der Mitarbeiter selbst dazu entschieden, ist es für das Unternehmen eine schwierige Situation. Es muss ausloten, warum der Mitarbeiter geht und dies für zukünftige neue Teammitglieder anders machen. Für die zurückbleibenden Kollegen bedeutet der Austritt eines Teammitgliedes immer Unsicherheit, da sie die Gründe manchmal auch nicht im Detail kennen und nicht wissen, ob jemand neu dazukommt und wenn ja wer und wann.

Und obwohl so viele Fragen und Unsicherheiten mit dem Thema Offboarding verknüpft sind, spielt es in vielen Unternehmen nur eine untergeordnete Rolle. Häufig wird lediglich die Kündigung bestätigt und die Anzahl der verbleibenden Arbeitstage abgesprochen und schon kann ein Kollege gehen, ohne dass man noch einmal mit ihm gesprochen hat. Die Gründe sind vielfältig: Zeitmangel, Einschätzung des Themas als unwichtig oder dass diese Arbeit als unangenehm empfunden wird.

Gutes Offboarding gehört genauso dazu wie eine gute Einarbeitung

Und trotzdem: Offboarding sollte nicht unterschätzt werden. Es gibt nämlich, wie beim Onboarding beim ersten Eindruck, auch keine zweite Chance für einen letzten Eindruck.

Ein gutes Offboarding kann Rechtsstreitigkeiten vermeiden, hinterlässt ein positives Gefühl im verbleibenden Team und beim austretenden Kollegen und sorgt dafür, dass gesammeltes Wissen bereitwillig weitergegeben wird. Außerdem sorgt ein gutes Offboarding dafür, dass Ihr ehemaliger Mitarbeiter auch in der Zukunft positiv an Sie zurückdenkt und so auch über Sie spricht.

Man stelle sich folgendes Grusical (Worst-Case-Szenario) vor:

Ein Mitarbeiter, nennen wir ihn Jonas, entscheidet sich seinen Arbeitgeber die Pandabär GmbH zu verlassen. Er mag seine Kollegen und er fühlte sich gut aufgenommen und angekommen im Unternehmen, aber auf lange Sicht passte einiges an seinen Aufgaben leider doch nicht. Änderungen seines Aufgabenbereichs sind schwierig, weswegen er sich schweren Herzens dazu entscheidet, eine neue Herausforderung anzutreten. Also bereitet Jonas eine Kündigung vor und geht damit zu seiner Vorgesetzten Susanne. Statt eines klärenden Gesprächs, wird die Kündigung einfach unterschrieben und Jonas kehrt zu seinem Arbeitsplatz zurück. Auch in den kommenden Tagen gibt es kein Abschlussgespräch und Jonas wird nicht darüber informiert, ob er einen neuen Kollegen einarbeiten soll oder wie mit seinem Austritt umgegangen wird. Weil er noch so viele Urlaubstage hat, bleiben Jonas nur noch wenige Tage im Unternehmen und er entscheidet sich selbst dazu, seinen Kollegen seine Kündigung mitzuteilen. Es herrscht große Unsicherheit und es gibt viele offene Fragen, die er leider nicht beantworten kann. Er verlässt die Pandabär GmbH mit einem negativen Gefühl und einem schlechten Gewissen seinen ehemaligen Kollegen gegenüber. Auch sein Arbeitszeugnis hat er noch nicht erhalten. Erst nachdem Jonas weg ist, wird ein Ersatz für ihn gesucht.

Jonas hat bereits einen neuen Job bei der Koala AG gefunden und kann dort nur von unschönen letzten Tagen bei seinem alten Arbeitgeber berichten. Umso glücklicher ist er jetzt, dass diese Zeit vorbei ist und er neu durchstarten kann. Seiner Kollegin Marie, die er kennenlernt und die auf der Suche nach einer neuen Herausforderung ist, kann er von einer Bewerbung bei der Pandabär GmbH nur abraten, obwohl die Branche die gleiche wie die Koala AG ist. Auch wenn seine 1 ½ Jahre bei seiner alten Firma eigentlich positiv waren, kann er wegen seiner schlechten Erfahrung bei und nach der Kündigung nur davon abraten, sich dort zu bewerben. Er überlegt sogar, noch eine Bewertung der Pandabär GmbH bei den gängigen Arbeitgeber-Bewertungsportalen abzugeben.

Drehen wir die Situation jetzt in ein positives Offboarding um, könnte sie so aussehen:

Jonas entscheidet sich zu kündigen, weil er seinen Aufgabenbereich leider nicht verändern kann. Er freut sich zwar schon auf die Herausforderung, möchte aber die letzten Wochen bei der Pandabär GmbH zu einem guten Abschluss bringen. Er bittet um ein Gespräch mit seiner Teamleiterin Susanne und teilt ihr mit, dass er kündigen möchte. Susanne ist überrascht, reagiert aber sehr offen und verständnisvoll und fragt nach den Hintergründen der Kündigung. Sie erklärt ihm auch, dass sie sich wünscht, dass noch das Projekt Braunbär und Giraffe abgeschlossen werden. Jonas hatte sich sogar schon eine Liste mit offenen To Dos gemacht, die er jetzt gemeinsam mit Susanne durchgeht. Die beiden holen noch die HRlerin Nadine dazu. Gemeinsam schauen alle drei auf die Urlaubsliste und besprechen, wie viele Urlaubstage Jonas noch bleiben und wann sein letzter Arbeitstag sein wird. Sie beschließen, gleich morgen zu den Kollegen zu gehen und ihnen Jonas Entscheidung mitzuteilen. So kann sich Susanne noch auf offene Fragen vorbereiten und Jonas muss nicht allzu lange auf heißen Kohlen sitzen.

Am nächsten Tag teilen Susanne und Jonas den Kollegen die Entscheidung mit. Diese sind unsicher und ebenfalls überrascht, doch es können alle offenen Fragen beantwortet werden. Die letzten Wochen verbringt Jonas damit, seine Projekte abzuschließen und an Kollegen zu übergeben. Er schreibt auch Checklisten mit wichtigen Informationen für einen neuen Mitarbeiter, der leider erst kommt, wenn Jonas schon weg ist. Zwischendrin gibt es sogar noch ein Abschlussgespräch mit Susanne und dem Team. Kurz vor seinem Austritt erhält er sein Arbeitszeugnis von Nadine und lädt noch zu einem Abschlussumtrunk ein. Jetzt kann er sich auf seinen neuen Job bei der Koala AG freuen und behält die Pandabär GmbH in rundum positiver Erinnerung.

Offboarding ernst nehmen!

In diesem Beispiel wird klar, wie viele Facetten ein Offboarding-Prozess hat und wie viele Personen daran beteiligt sind. Umso wichtiger also, dass das Exit-Management ernst genommen wird. Natürlich zeigt dieses Beispiel nur einen möglichen Fall einer Kündigung auf. Es gibt weitaus kompliziertere Austritte, in denen ein Mitarbeiter nicht freiwillig geht und Rechtsstreitigkeiten möglich sind. In solchen Fällen ist es sinnvoll, eine juristische Beratung an der Seite zu haben, die weiterhelfen kann.

Worauf muss ich als Personaler beim Offboarding achten?

Der Prozess des Offboardings ist groß, aber dennoch unter Kontrolle zu halten. In unserer Checkliste lesen Sie, auf welche Punkte Sie besonderes Augenmerk legen sollten. Als Stichwort wären hier z.B. die Themen Datenschutz und Kommunikation zu nennen.

Grundsätzlich gilt in jedem Fall, den Austritt möglichst frühzeitig zu kommunizieren, sodass alle Beteiligten noch ausreichend Zeit haben, den Weggang vorzubereiten. Und auch wenn der Mitarbeiter einmal weg ist, kann sich die Kontaktpflege lohnen.

Ebenso wichtig ist der Punkt des Austrittsgesprächs, welches gut geplant sein sollte.

Sie wollen noch mehr zum Thema Offboarding erfahren? Laden Sie sich hier unsere Checkliste herunter. Einfach im Formular eintragen und schon landet die Liste in Ihrem Postfach. 

 

Quellen:

https://activate-hr.de/knowhow/offboarding/

https://www.personalwissen.de/arbeitsrecht/kuendigung/personalaustritt/offboarding-exit-management/

https://www.unisite.ch/offboarding/

https://www.computerweekly.com/de/meinung/Ueber-gutes-Offboarding-Mitarbeiter-als-Botschafter-gewinnen

https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/personal/personalplanung/offboarding/

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