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Blick in die Praxis: Die Candidate Experience & die ersten Wochen bei d.vinci

Wie empfinden Kolleg:innen bei d.vinci ihre Candidate Experience – also die Erfahrungen im Bewerbungsprozess und darüber hinaus mit dem neuen Arbeitgeber?

Blick in die Praxis: Die Candidate Experience & die ersten Wochen bei d.vinci

Wie laufen vor allem die ersten Wochen ab? Und wie meistern wir die Situation remote? Wir haben 3 Teammitglieder von uns befragt: Irika und Susanne aus dem Customer Service sowie Alex aus der IT berichten von Ihrem Start bei d.vinci. 

Probearbeiten und erster Arbeitstag

Viele Kolleg:innen bekommen bei d.vinci die Möglichkeit, probezuarbeiten und einen sogenannten Schnuppertag zu absolvieren. „Wir machen das nicht, um dem neuen Teammitglied Zeit zu stehlen, sondern um zu prüfen, ob sich alle Beteiligten, sowohl Bewerber:in als auch Fachbereich, eine Zusammenarbeit vorstellen können. Am Ende muss ja auch der/die neue Kolleg:in sich gut und sicher fühlen. Daher ist uns dieser Punkt sehr wichtig“, erläutert Daniela Poost, Team People & Culture bei d.vinci.

So war es auch bei Irika und Susanne. Die beiden sind noch vor der Pandemie gestartet und konnten durch einen Schnuppertag vor Ort das Team und weitere potentielle Arbeitskolleg:innen kennenlernen und sich vorstellen, welche Aufgaben auf sie warten würden. „Die Gespräche mit allen d.vinci-Mitarbeiter:innen und das Probearbeiten im Vorfeld liefen so gut und kameradschaftlich, das kannte ich von vorherigen Arbeitgebern gar nicht.“, sagt Susanne.

Bei Alex aus der IT war das leider nicht möglich, weil er mitten in der Corona-Krise gestartet ist, während wir uns alle zum Großteil im Homeoffice befanden. Da mussten wir uns, gerade für den ersten Tag etwas einfallen lassen und von heute auf morgen Umschalten. „Sehr gut aber war, dass bei dem Team Call am ersten Tag jeder seine Kamera anhatte.“ Kurz vorher hatte d.vinci Microsoft-Teams eingeführt, sodass wir technisch gut aufgestellt waren. Um alle up-to-date zu halten, wurde dann auch später jeden Tag ein Team-Call etabliert.

Bei Irika und Susanne ließ sich der erste Tag natürlich leichter gestalten: „Ich wurde super aufgenommen, durfte ganz in Ruhe ankommen und mich erstmal mit Arbeitsplatz, PC, genutzten Programmen etc. vertraut machen. Zwischendurch kamen immer mal Kolleg:innen vorbei für einen kleinen Plausch und es ging auch direkt gemeinsam in die Mittagspause. Das war genial.“ Irika ergänzt: „Ich wurde den ganzen Tag von meinen Kolleg:innen begleitet und wurde nicht alleine gelassen.“ Das ist remote natürlich besonders schwer, weil man nicht neben dem Schreibtisch stehen und etwas erklären, geschweige denn einen Break und einen gemeinsamen Weg zur Kaffeemaschine einlegen kann.

Die ersten Wochen

Die ersten Wochen im neuen Job sind immer total aufregend. Als neues Teammitglied will man möglichst will Wissen aufsaugen und schnell aktiv mitarbeiten – das kann Druck und Stress verursachen. Irika und Susanne waren sehr wissbegierig und abends war der Kopf dann voll mit neuen Eindrücken und Infos. Beide sagen: „Es hat total geholfen, dass man auch mal Fehler machen durfte. Es wurde einem auch versichert, dass nicht alles von heute auf morgen geht und die Mitarbeitenden haben einen sogar eher aufgefordert, einen Gang runterzuschalten. Das hat das Arbeiten total angenehm gemacht.“

Anders war es natürlich bei Alex, der gleich mit Kurzarbeit bei d.vinci und komplett im Mobile Office gestartet ist. „Die ersten Wochen waren recht ruhig – ich konnte mir meine Arbeitszeit selbst einteilen. Das war auch mal ganz angenehm, wenn auch anders.“

Egal ob die ersten Wochen remote oder vor Ort stattfinden: Integration ist ein wichtiges Thema. Das schafft man vor allem durch regelmäßige Gespräche, die nicht nur arbeitsbasiert sind. „Die lockere Stimmung mit vielen Scherzen im Team, hat geholfen, Unsicherheiten zu überwinden,“ berichtet Susanne. Und auch Alex erzählt, dass vor allem die Gewissheit, immer alle anderen fragen zu können, sehr geholfen hat, um anzukommen. Gerade remote kann die physische Distanz eine Barriere sein, weil man statt direkt zur Person hinzugehen, zum Hörer greifen muss.

Um alle anderen Kolleg:innen außerhalb des Teams kennenzulernen, haben wir schon länger eine Meeting-Reihe etabliert: Das neue Teammitglied trifft mindestens einen Ansprechpartner:in eines anderen Teams und kann alle Fragen beispielsweise zum Arbeitsbereich, der Teamkonstellation etc. loswerden. Im Gegenzug gibt der/die Kolleg:in einen Einblick in den Tätigkeitsbereich, welche wichtigen Projekte gerade bei ihnen anstehen und was sie sonst so machen. „Das funktioniert vor Ort und virtuell gleichermaßen gut, wenn auch auf unterschiedlichen Wegen“, weiß Daniela Poost.

Ein ganz wichtiger Teil ist natürlich die Vermittlung der fachlichen Aufgaben. Susanne berichtet, dass sie sich ganz viel in ihrem eigenen Wiki aufgeschrieben hat. Irgendwann ist sie einfach alleine losgelaufen und hat Dinge ausprobiert und gemacht, „learning bei doing“ also. Bei Alex fand die meiste Übergabe und Einarbeitung in virtuellen 1zu1-Meetings statt, was gut funktioniert hat. Irika halfen vor allem Übungsaufgaben, bei denen immer jemand als Ansprechpartner:in bei Fragen zur Verfügung stand. Struktur brachte eine Themenliste, die sie am Anfang erhielt – diese enthielt alle Themen, bei denen nach und nach die Einarbeitung stattfinden sollte.

Das d.vinci Mitarbeiterportal (1)

Und vor dem ersten Arbeitstag?

Die Candidate Experience fängt ja schon viel früher an, als beim Probearbeiten oder beim ersten Arbeitstag. Daniela Poost weiß, worauf es ankommt: „Vor allem der Zugang zu Informationen und die schnelle Reaktion auf

eine Bewerbung zählen.“ Die Stellenanzeige wird auf unserer Über-uns-Seite veröffentlicht. Dort erhält jede/r Bewerber:in ganz viele Informationen über d.vinci. Wer wir sind, was uns wichtig ist und wie wir aussehen. An unserer Karriere-Website arbeiten wir gerade noch, wir haben aber schon jede Menge Ideen. „Uns ist es besonders wichtig, dass der/dem Bewerber:in immer ein/e Ansprechpartner:in zur Verfügung steht und er/sie weiß, an wen er/sie sich wenden kann“, so Daniela Poost.

Auch ein einfacher Bewerbungsprozess ist uns sehr wichtig. Bei uns können sich potentielle Teammitglieder auch mobil und mit automatisiertem Ziehen des Lebenslaufs (CV-Parsing) bewerben. So entfällt das langwierige Ausfüllen von Formularen. Grundsätzlich ist uns Schnelligkeit auch sehr wichtig: „Wir wissen, dass es häufig, gerade auch z.B. bei unseren Entwicklerstellen, viel mehr ausgeschriebene Positionen als Kandidat:innen gibt – daher versuchen wir immer innerhalb von wenigen Tagen auf Bewerbungen zu reagieren und stehen jederzeit für Fragen zur Verfügung. Wir arbeiten natürlich mit unserem hauseigenen d.vinci Bewerbermanagement, um möglichst schnell reagieren zu können“, berichtet Daniela Poost.

„Wir posten unsere offenen Stellen auch gerne in den Social Media Kanälen– da erreicht man häufig vor allem latent suchende Kandidat:innen“, weiß Lara Jagdmann aus dem Marketing bei d.vinci.

 

Das d.vinci Mitarbeiterportal (2)

Hier eine kurze Übersicht, worauf wir bei d.vinci besonders achten:

  • Schnelle Reaktionszeit (durch unser d.vinci Bewerbermanagement)
  • Über-uns-Seite mit vielen Informationen über d.vinci, die dauerhaft ausgebaut wird
  • Moderne Bewerbungsmöglichkeit (Bewerbung durch CV-Parsing vereinfacht)
  • Informationen über weitere Kanäle wie z. B. Youtube (Rundgangsvideo + Produkte) & Social Media (Insta-Stories, Highlights)
  • Mitarbeiterportal (Infos zu aktuellen Themen, Dresscode, Corona-Besonderheiten)
  • Arbeitstag als wichtiger Meilenstein
  • Feste/n Ansprechpartner:in bzw. Buddy zur Seite stellen
  • Einarbeitungsplan (Confluence), zum schnellen Vernetzen innerhalb des Teams und Ankommen & für die Erklärung neuer Programme/Tools
  • Auch mal über Privates sprechen und Scherze machen
  • Gerade am Anfang: täglicher Austausch (remote oder vor Ort)
  • Meetings, um alle anderen Kollegen:innen kennenzulernen (remote besonders wichtig)
  • Wertschätzung zeigen, indem man den neuen Teammitgliedern den Druck nimmt und Fehler zulässt

Noch Fragen dazu? Einfach bei Daniela Poost, Team People & Culture, melden.

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