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Kommunikationskanäle im Recruiting – warum WhatsApp jetzt dazugehört
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Kommunikationskanäle im Recruiting – warum WhatsApp jetzt dazugehört
Wenn wir über erfolgreiche Recruiting-Kommunikation sprechen, geht es längst nicht mehr nur um E‑Mails und Telefon. Kandidat:innen bewegen sich nahtlos zwischen Jobbörsen, Social Media und Messengern.
Wer heute Talente gewinnen will, braucht eine kanalübergreifende Strategie – mit klaren Botschaften, schnellen Reaktionszeiten und einem Kanal-Mix, der zur Zielgruppe passt. Ein Kanal sticht dabei aktuell heraus: WhatsApp. In Deutschland nutzen rund drei Viertel der Internetnutzer WhatsApp, 58% davon täglich (Quelle: Social-Media-Atlas 2024)
Um dieser Entwicklung Rechnung zu tragen haben wir gemeinsam mit unserem Partner PitchYou den integrierten WhatsApp-1:1-Chat im d.vinci Bewerbermanagement aktiviert –nahtlosin deinem Recruiting-Workflow eingebettet. Das bedeutet, du erreichst Kandidat:innen dort, wo sie ohnehin täglich sind und senkst somit gleichzeitig Hürden im Bewerbungsprozess. Wichtig ist aber auch: Messenger im Recruiting brauchen saubere Prozesse und Datenschutz darf nicht außer Acht gelassen werden. In diesem Artikel zeigen wir dir, warum Kanalvielfalt wichtig ist, wie du die passenden Kanäle auswählst und worauf es bei WhatsApp-Kommunikation wirklich ankommt.
Warum Kanalvielfalt im Recruiting zählt
Kandidat:innen sind vielseitig unterwegs: Sie informieren sich über Karriereseiten von Unternehmen, LinkedIn/XING, Google for Jobs, Instagram/TikTok, Jobbörsen – und erwarten konsistente Botschaften und schnelle Antworten. Mit der Bespielung verschiedener Kanäle erhöhen Unternehmen die Chancen auf „Perfect Matches“.
Je nach Kanal ist der Einstieg für potentielle Kandidat:innen leichter und kürzer (z.B. bei WhatsApp), entsprechend erhalten Unternehmen dann eine höhere Anzahl und vollständigere Bewerbungen. Ein unkomplizierter Weg auf Seiten der Talente bedeutet eine verbesserte Candidate Experience. Als Unternehmen dort präsent zu sein, wo die Kandidat:innen aktiv sind, wirkt nahbar und professionell.
Ein Kanalmix macht dich außerdem unabhängiger von Algorithmus-Änderungen oder Reichweitenverlusten. Performt ein Kanal nicht mehr, bedeutet es nicht, dass keine Bewerbungen mehr eingehen – ein breites Portfolio stabilisiert deinen Funnel.
Auch mit Blick auf die unterschiedlichen Phasen, in denen sich Talente befinden können, ist Kanalvielfalt sinnvoll. Sind Kandidat:innen bei Social Media noch gar nicht aktiv auf der Suche, geht es darum, die Awareness für das Unternehmen zu schaffen. Beim Blick auf die Karriereseite befinden sich Talente schon in der Consideration – hier geht es also darum, zu überzeugen, um die Conversion (die Bewerbung) einzusammeln.

WhatsApp im Recruiting: Warum der Messenger so stark performt
- Nähe und Geschwindigkeit: WhatsApp ist bei nahezu allen Altersgruppen etabliert. Rückfragen können schnell geklärt werden und Terminabstimmungen laufen reibungsloser. Insgesamt ist die Kommunikation also in kürzerer Zeit erledigt, was langfristig positiv auf die Time-to-hire einzahlt.
- Geringere Hürde: Vor allem im Blue‑Collar- und Service-Umfeld reduzieren Messenger die Einstiegshürde – Bewerben ohne Lebenslauf, dafür mit ein paar gezielten Fragen im Chat geht schnell und verschafft sofort einen ersten positiven Eindruck vom Unternehmen. Gleichzeitig eignet sich WhatsApp ebenso für höher qualifizierte Rollen – auch hier z. B. für ein erstes Screening, das schnelle Verteilen von relevanten Informationen oder die Terminierung für ein erstes Kennenlernen.
- Höhere Öffnungs- & Antwortquoten: Laut Userlike berichten viele Unternehmen über signifikant höhere Response-Raten auf WhatsApp-Nachrichten im Vergleich zu E‑Mails – besonders bei kurzfristigen Terminerinnerungen und Follow-ups. Hier kann man einen Blick auf die eigenen Gewohnheiten werfen: Wie häufig lässt man eine WhatsApp-Nachricht unbeantwortet oder löscht sie gar ungelesen? Bei E-Mails passiert genau das täglich.
Mit dem integrierten WhatsApp‑Chat über unseren Partner PitchYou führst du die Messenger-Kommunikation direkt im d.vinci Bewerbermanagement. Das reduziert Medienbrüche und stellt sicher, dass Nachrichten dokumentiert, DSGVO-konform verarbeitet und den richtigen Vorgängen zugeordnet werden.
Um die Nutzung von WhatsApp als Recruiting-Kanal zu erhöhen und damit erfolgreich zu sein, solltest du folgende Tipps beachten:
- Nutze WhatsApp für den schnellen Erstkontakt, um relevante Informationen sofort zu verteilen.
- Kommuniziere aktiv, dass Bewerbende auch per WhatsApp mit dir in Kontakt treten können (z.B. in Stellenanzeigen oder auf der Karriereseite).
- Kommt es zu einer Kontaktaufnahme via WhatsApp, antworte zeitnah und persönlich. Die Reaktionszeit sollte wenige Stunden (werktags) nicht überschreiten.
- Lagere komplexe und heiklere Themen aus und halte die Kommunikation bei WhatsApp verbindlich und kurz.
Typische Einsatzszenarien für Recruiting per WhatsApp
- Lead‑Capture: QR‑Code oder „Jetzt per WhatsApp bewerben“-Button in der Stellenanzeige. Schneller Einstieg mit 4–6 Screeningfragen, im Anschluss wird die Bewerbung an die Recruiter:innen übergeben.
- Terminierung: Schnelle Terminabsprache per WhatsApp-Chat.
- Follow‑ups: Kurzfristiges Nachfassen nach verschiedenen Touchpoints, z.B. Karrieremessen oder Active Sourcing.
- Onboarding‑Handover: Sofern kein Mitarbeiterportal (wie das von d.vinci) genutzt wird, können erste Aufgaben auch per WhatsApp geklärt werden. Auch hier können Dokumente angefordert oder Wegbeschreibung und Ansprechpartner geteilt werden.
WhatsApp und Datenschutz: Ein Problem?
Ein großer Irrtum ist, dass das Recruiting per WhatsApp nicht DSGVO-konform ist. PitchYou betont, dass sie 100% nach der DSGVO handeln und verantwortungsbewusst mit Daten von Bewerbenden umgehen.
Problematisch kann es allerdings sein, die WhatsApp Business App ohne einen Partner wie d.vinci und PitchYou zu nutzen – diese App liest typischerweise das Adressbuch aus, was ohne Einwilligung gegen die DSGVO verstößt. Durch die Nutzung eines zertifizierten Anbieters, idealerweise mit Hosting und Datenverarbeitung in der EU, sind die Chats Ende-zu-Ende-verschlüsselt und somit geschützt.
Mini-Guide: Die richtigen Kanäle für euer Unternehmen finden
1) Zielgruppen definieren und verstehen
Überlegt euch, wer eure Zielgruppe ist (Rolle, Sprache, Skills, …), wo sie sich aufhält (Jobbörse, LinkedIn, Instagram, WhatsApp) und fragt euch gleichzeitig, welche Endgeräte dominieren.
Sind eure Talente beispielsweise hauptsächlich mobil unterwegs, sollte die Kommunikation kurz und einfach gehalten sein.
Fragt euch in diesem Schritt auch, was die Zielgruppe motivieren könnte, sich bei euch zu bewerben, worauf sie achten (Impact, Gehalt, Aufgaben …) und was sie im Gegenzug bremsen könnte (Unflexibilität, unpassende Benefits).
2) Journey & Phasen mappen und bewerten
Wie oben bereits angesprochen, befinden sich Talente in verschiedenen Phasen bezüglich ihrer Stellensuche. Daher ist es wichtig, den richtigen Kanal entsprechend der Phase auszuwählen:
- Awareness: Social Ads, Employee Posts, Karriere-Content, Events
- Consideration: Karriereseite, Bewertungen, konkrete Q&As
- Conversion: Bewerbungsformular, One-Click-Apply, Chat
- Retention: E-Mail & Messenger für Reminder, Wegbeschreibungen
Bewertet die Kanäle im Anschluss noch nach Kriterien wie: Zielgruppen-Fit, Reichweite, Relevanz, Conversion-Potential und Kosten. Ihr könnt euch pro Kanal auch verschiedene Use Cases überlegen, um schneller zu überprüfen, ob Phase und Kanal matchen.
3) Ressourcen prüfen
Um den richtigen Kanalmix auszuwählen, sind eure Ressourcen nicht unerheblich. Je nach Kanal kann der Aufwand unterschiedlich sein, diesen zu bedienen. Zudem sollten Regeln festgelegt werden:
- Wer antwortet wann und wie? Definiert Service Level Agreements, Guidelines & Vorlagen (z.B. 4 Stunden pro Werktag, Tonalität)
- Welche teaminternen Schulungen werden benötigt?
- Welche Automatisierungen sind sinnvoll und umsetzbar (z. B. Begrüßung, Reminder)?
- Welche Inhalte brauchen Freigaben (z. B. Datenschutztexte)?
- Lassen sich die gewünschten Kanäle mit den bisherigen Tools (z.B. Bewerbermanagement) verknüpfen?
4) Hypothesen und KPIs zum Start formulieren
Damit ihr starten könnt, kann es hilfreich sein, pro Kanal eine Hypothese zu formulieren, die nach der Pilotphase überprüft werden kann.
Beispielsweise: „Bei Junior-IT-Rollen reduziert ein kanaladäquates Follow-up über WhatsApp (Reminder 24h/2h vor Interview) die No-Show-Rate um 30% gegenüber reinem E‑Mail‑Reminder, gemessen über drei aufeinanderfolgende Hiring‑Sprints.“
Überlegt euch außerdem nachzuverfolgende KPIs: Cost-per-Lead, Zeit bis Erstkontakt, Antwortquote, No-Show-Rate.
5) Starten, messen und optimieren
Versucht im Laufe der Zeit eure Kanäle nach Funnel-Stufe zu vergleichen.
- Awareness: CTR, Qualitätsindikatoren (Verweildauer, Absprungrate).
- Consideration: Klicks zu Jobdetails, FAQ-Nutzung
- Conversion: Bewerbungsrate, Antwortgeschwindigkeit
- Hiring: Time-to-hire, Quality-of-hire (nach 90 Tagen)
Zusätzlich sollet ihr A/B-Tests mit verschiedenen Betreffzeilen oder CTAs durchführen und stets euer Budget im Blick behalten. Zögert nicht, Tests oder Kanäle zu stoppen, die schwach performen.
Fazit: Kanalvielfalt wins!
Recruiting-Kommunikation funktioniert dann, wenn sie dort stattfindet, wo Kandidat:innen ohnehin unterwegs sind – und dort am besten schnell, persönlich und ohne große Hürden. WhatsApp ist dafür ein starker Baustein, solange Setup und Datenschutz stimmen. Mit der integrierten Lösung von d.vinci und PitchYou bringst du Messenger-Dialoge kontrolliert in deinen Prozess – für spürbar bessere Response, kürzere Wege und eine Candidate Experience, die positiv im Gedächtnis bleibt.
Somit ist die Nutzung eines Kanalmixes sinnvoll, um unabhängig von Preisschwankungen oder Performance-Problemen zu sein und die richtigen Inhalte an den richtigen Stellen der Journey platzieren zu können. Am Ende kommt es darauf an, die „perfect matches“ zu finden – und das funktioniert, wenn ihr als Unternehmen dort präsent seid, wo eure Talente unterwegs sind.
Seid ihr neugierig geworden und wollt eure Recruiting-Kanäle optimieren? Dann meldet euch bei unserem Customer Service!