Erfahrungsaustausch: Homeoffice bei d.vinci

Besuchsverbote und Homeoffice-Regelungen sind bei den meisten Unternehmen momentan allgegenwärtig. Das ist bei uns gerade auch nicht anders. Unsere Marketing-Abteilung hat sich die aktuelle Situation bei d.vinci noch mal etwas genauer angeschaut und herausgekommen ist ein Interview zwischen Franziska und Lara, in dem auch positive Aspekte der Situation nicht zu kurz kommen.

Franzi: „Die Corona-Krise hat uns alle überrollt und eine schnelle und flexible Reaktion war gefragt. Wie haben wir das hinbekommen?“

Lara: „Wir hatten das Glück, dass bei d.vinci praktisch fast jeder in der Lage ist, aus dem Homeoffice zu arbeiten, weil nahezu jeder Mitarbeiter einen Laptop hat. Als die Corona-Situation auf uns zurollte, entschieden wir uns recht früh, einen „Lockdown“ für unser Unternehmen einmal zu proben und zogen alle testweise in unsere Homeoffices. Die wenigen fehlenden Rechner konnte unser IT-Team in wenigen Stunden organisieren, und los ging es.“

Franzi: „Wie lief diese Homeoffice-Probe aus deiner Sicht?“

Lara: „Unser zweitägiger Testlauf, bei dem unser schönes Büro nur notbesetzt war, funktionierte nahezu einwandfrei – und nach den zwei Tagen war die Corona-Situation in Deutschland dann soweit vorangeschritten, dass für uns die logische Schlussfolgerung lautete: Wir bleiben weiterhin zuhause.“

Franzi: „Lara, erzähl mal. Wie organisieren wir uns im Homeoffice?“

Lara: „Wir haben mehrere Dinge, die Einfluss nehmen.

• Wir nutzen Microsoft Teams für die interne Kommunikation. Ein kurzer Videoanruf zwischendrin, oder eben eine Info einholen: funktioniert mit Microsoft Teams tadellos. Auch große Meetings werden darüber virtuell abgebildet. Alle Mitarbeiter sind darüber im Bilde, dass Microsoft Teams der bevorzugte interne Kommunikationskanal ist und daher alle darüber erreichbar sein sollten. Wichtige Updates posten die Verantwortlichen einfach in den d.vinci-Kanal und alle sind abgeholt.

• Selbstorganisation: Natürlich geht es nicht ohne konkrete Ansagen der Geschäftsführung, allerdings ist in dieser chaotischen Situation auch jeder Einzelne gefragt. Prioritäten setzen, Aufgaben sortieren und im Blick behalten, dass der kurze Weg mit dem Kollegen zum Kaffee gerade nicht möglich ist und daher vielleicht eine Nachricht bei Microsoft Teams sinnvoll wäre.

• Kontakt halten: Wir halten ein wöchentliches, virtuelles Meeting mit allen Mitarbeitern ab, welches eigentlich alle zwei Wochen in unserem Bistro stattfindet. Jetzt haben wir uns dafür entschieden, dieses jede Woche stattfinden zu lassen, um über alle wichtigen Neuerungen und Entwicklungen (nicht nur in Bezug auf Corona) zu sprechen. Jeder kann etwas beitragen oder aus seinem Team und Umkreis berichten. Das hilft sehr, um in Kontakt zu bleiben und auch ohne Schreibtischnähe zu wissen, was gerade bei den anderen Kollegen so passiert.

• Keine starren Regeln: Es gibt keine festen Regeln oder Verbote: Draußen handelt jeder nach bestem Wissen und Gewissen und genauso geht es uns auch. Wir glauben daran, dass jeder von uns verantwortungsvoll und erwachsen mit der Situation umgeht und kluge Entscheidungen trifft. Wenn jemand das Bedürfnis hat, einen Tag ins Büro zu fahren, um ein paar Themen vor Ort zu erledigen, akzeptieren wir das genauso wie Kollegen, die sich zum Termin virtuell dazu schalten.“

Franzi: „Was sind deine oder eure derzeitigen Beobachtungen in dieser schwierigen Situation?“

Lara: „Auch hier würde ich in mehrere Beobachtungen einteilen.

• Diese Situation ist noch nicht vorbei und vermutlich werden wir hinterher noch einiges mehr wissen als heute. Was wir aber bis heute schonmal festhalten können: In Zeiten wie diesen ändert sich die Situation stündlich. Da hilft uns kein mittelfristiger Plan – sondern wir beobachten, dass vor allem mutige und schnelle Entscheidungen hilfreich sind; und wie wichtig es dann aber auch ist, schnell und flexibel zu justieren.

• Mir persönlich fällt auf, dass zwischen uns und unseren Kunden mehr Nähe und mehr Wir-Gefühl entsteht. Das ist etwas, was uns teilweise wirklich berührt und wir hoffen, dass sich das auch nach der Krise beibehalten lässt.

• Sehr gut beobachtbar ist, wie ich finde, dass wir aktuell fast nur Tätigkeiten machen, die unseren Kunden und uns unmittelbar helfen – grundsätzlich sind wir da generell schon nicht schlecht aufgestellt, aber in dieser Situation haben wir alle fast schon unbewusst einen ziemlich hohen Fokus auf Wertschöpfung.“

Franzi: „Als Ergänzung würde ich noch sagen, dass wir nun auch noch mehr zu schätzen wissen, wie schön doch physische Zusammenarbeit sein kann – viele von uns vermissen wirklich das Büro und den nicht-virtuellen Austausch miteinander!“

Lara: „Das stimmt auf jeden Fall.“

Franzi: „Abgesehen davon, dass es alle schön fänden, wenn man wieder zur Normalität zurückkehren könnte. Welche positiven Aspekte können wir aus der Situation ziehen?“

Lara: „Da gibt es auch einige!

• Das Büro ist leer, aber wir d.vincis sind alle noch da! Wenn auch mit Entfernung. Auch wenn wir uns nicht eben auf einen Kaffee in der Küche treffen können und das gemeinsame Mittagessen ausfällt, halten wir zusammen und glauben ganz fest daran, dass die Zeiten auch wieder besser werden. Und wir freuen uns schon ganz besonders auf das erste, große Team-Mittagessen mit Pizza und Franzbrötchen. #keepdistance #stayconnected #physicaldistancenotsocialdistance

• Wir nutzen diese Zeit, um endlich Dinge anzupacken, die lange liegen geblieben sind. Zum Beispiel können wir tolle Fotos und Videoaufnahmen unserer Büro-Räume machen, weil wenig oder keine Kollegen vor Ort sind. Auch für die neue Telefonanlage war das leere Büro von Vorteil: Unsere IT konnte in Ruhe werkeln, die Telefone austauschen und Kabel umstöpseln, ohne dass die Kollegen ihre Erreichbarkeit dafür einschränken mussten.

• Wir halten zusammen! Und das merken wir gerade ganz besonders. Die Frage „Wie geht’s Dir (wirklich)?“ taucht öfter auf als vorher und auch das mittlerweile alltägliche und ernst gemeinte „Bleib gesund!“ hat sich bei uns auch etabliert. Eine schwierige Zeit schweißt immer zusammen.“

Franzi: „Nenne mir drei Dinge, die wir nach der Krise beibehalten sollten.“

Lara: „Vor allem hoffen wir, dass alle unsere Kollegen, Kunden und Partner diese Zeit gesund überstehen. Und dann…

• Das „Wir-Gefühl“ im Team und im Außen mit unseren Kunden & Partnern

• Einfach mal machen 😊 also mutige, schnelle, effektive Entscheidungen

• Den Fokus auf Wertschöpfung

Wir freuen uns jetzt schon darauf, wenn wir alle wieder aus dem Büro arbeiten und wir nicht nur virtuell einen Kaffee miteinander trinken.“

Bleiben Sie gesund!
Lara Jagdmann

Verfasser des Artikels: Lara Jagdmann

Lara Jagdmann arbeitet seit 2018 bei d.vinci und ist verantwortlich für den Bereich Marketing. Lara Jagdmann beantwortet Rückfragen gerne unter: +49 40 37 47 99 57

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