Brauchen Sozial- und Pflegeeinrichtungen eine Bewerbermanagement-Software?

Gastbeitrag aus dem Blog “Recruiting to go für Sozial- und Pflegeeinrichtungen” von Maja Roedenbeck Schäfer.

Bei großen Trägern ist es völlig klar: Wer 1.000 Bewerbungen im Jahr abwickeln muss, kommt mit Papiermappen und Excel-Tabellen nicht weit. Der Verwaltungsaufwand ist zu hoch und die Umstellung auf „digital“ längst erfolgt. Doch seit ca. 1,5 Jahren rüsten laut Udo Hartenstein, Vertriebsleiter bei d.vinci, auch kleinere Träger des Sozial- und Gesundheitswesens beziehungsweise Träger mit kleinerem Recruiting-Aufwand ab 300 Bewerbungen pro Jahr verstärkt auf Bewerbermanagement-Softwares um, zum Beispiel der Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-Ost. Personalentwicklerin Britta Wiesenthal berichtet:

Frau Wiesenthal, wie kam es zur Einführung der Bewerbermanagement-Software?

Britta Wiesenthal: Schon seit längerer Zeit hat sich die erste Leitungsebene in einer Arbeitsgruppe damit beschäftigt, unser Bewerbungsmanagement zu professionalisieren. Ziel war es, den Bewerbungsprozess zu vereinfachen, unsere Stellenanzeigen durch ein einheitliches Layout wiedererkennbar zu machen und den Bewerber*innen moderne Bewerbungswege zur Verfügung zu stellen. Wichtig war, keine herkömmlichen Wege wie Papier- oder E-Mail-Bewerbungen zu kappen und alle Bewerbungen trotzdem über eine Plattform bearbeiten zu können. Wir haben beschlossen zu prüfen, ob eine Bewerbermanagement-Software die Lösung sein könnte.

Wie haben Sie das richtige System für sich gefunden?

Britta Wiesenthal: In einem Pilotprojekt hat unsere Personalabteilung zunächst eine Software ausprobiert, für die keine großen Investitionen notwendig waren und bei der wir nur Kosten pro Anzeige und Bewerbungseingang übernehmen mussten. Das war genau das Richtige für uns, um erste Erfahrungen zu sammeln. Wir wollten wissen, ob das tatsächlich eine Arbeitserleichterung bringt und welche Funktionen für unsere Prozesse wichtig sind. Die Stellenanzeigen sollten leicht zu verwalten und in verschiedenen Jobbörsen oder internen Stellenportalen zu veröffentlichen sein. Zudem war uns wichtig, dass sich die Bewerber*innen mit wenig Aufwand, unkompliziert und online bewerben können. Dieser Probelauf hat uns darin bestärkt, einen Schritt weiter zu gehen und mit Hilfe eines Auswahlverfahrens eine Recruiting-Software auszuwählen.

In diesen Auswahlprozess waren wir in der Personalentwicklung, die IT, die Führungsebene, die Personalabteilung, die Öffentlichkeitsarbeit, die Datenschützerin und die Mitarbeitervertretung eingebunden. Im ersten Schritt haben wir gesammelt, welche Funktionen uns wichtig sind. Dann haben wir uns drei Systeme, die uns zum Teil von anderen Trägern in Hamburg empfohlen worden waren, von den Anbietern vorstellen lassen und sie nach unseren Kriterien verglichen. Die Erfüllung unserer Datenschutzrichtlinien war zum Beispiel wichtig. Auch Kriterien wie der Funktionsumfang, die Bedienerfreundlichkeit oder der Preis wurden verglichen. Wir haben die Systeme dann praktisch getestet, indem wir den gesamten Bewerbungsprozess mit einer Beispielanzeige durchgespielt haben. Am Ende haben wir uns für d.vinci entschieden. Ein wichtiger Grund dafür war die intuitive Bedienbarkeit für die Anwender*innen, die durch leicht verständliche Icons unterstützt wird.

Bewerbermanagement für Sozial- & Pflegeeinrichtungen

(c) d.vinci

Und wie läuft es mit dem neuen System?

Britta Wiesenthal: Wir haben d.vinci im Oktober 2016 bei uns eingeführt. Bis August 2017 wurden seitdem etwa 50 Ausschreibungen mit rund 700 Bewerber*innen damit bearbeitet. Im Moment probieren auch einige Kitas aus, ob sie mit dem System arbeiten möchten.

Wir mussten die Einführung sorgfältig vorbereiten, um unsere komplexen Organisationsstrukturen über das System abbilden zu können. Wir haben so genannte Templates (also Vorlagen) für die Online-Stellenanzeigen und die Texte eingepflegt. Auch Texte für automatische E-Mails der Bewerberkommunikation (z. B. Eingangsbestätigungen) mussten formuliert werden. Um die Anzeigen persönlicher zu gestalten, haben wir pro Arbeitsbereich eigene Fotos gemacht. Unsere Recruiterin Sandra Hanke betreut als Key-Userin das System und berät die Kolleg*innen bei allen Fragen.

Um unseren Führungskräften den Umstieg zu erleichtern, haben wir d.vinci in den Leitungsrunden vorgestellt und ein FAQ-Dokument erstellt. Viele waren von dem neuen Layout der Stellenanzeigen begeistert. Anfangs gab es aber auch Vorbehalte, beispielsweise ob es hilfreich ist, dass die Bewerbungen nicht mehr in den E-Mail-Postfächern der Führungskräfte, sondern im Bewerbermanagement-System landen. Spätestens beim Ausprobieren wurde vielen deutlich, welche Vorteile es hat, gemeinsam mit anderen Beteiligten auf einer Plattform zu arbeiten und die Services zu nutzen, die unsere Recruiterin bietet. Sie erstellt Stellenanzeigen, kommuniziert mit den Bewerber*innen, bindet die Mitarbeitervertretung ein und vieles mehr.

Die Knappheit an Fachkräften lässt sich durch ein Bewerbermanagement-System leider nicht auflösen, aber durch die leichtere Veröffentlichung der Stellenanzeigen in unterschiedlichen Kanälen wird der Markt erweitert und durch die unkomplizierte Online-Direktbewerbung wird die Hürde für Bewerber*innen gesenkt. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass das Thema „Zeitgemäßes Recruiting“ stärker in den Fokus unserer Führungskräfte gerückt ist.

Unterschiedliche Bewerbermanagement-Systeme für unterschiedliche Bedürfnisse

Wichtig: Es gibt nicht das eine Bewerbermanagement-System, das für alle Bedürfnisse perfekt ist. Kleinere Arbeitgeber im Sozial- und Gesundheitswesen kommen mit schlanken Softwares besser klar, die nur die Basisfunktionen bieten und zum Beispiel nicht viel Gestaltungsspielraum bei der Erstellung der Stellenanzeigen lassen, aber dafür auch übersichtlicher sind. Größere Arbeitgeber brauchen komplexere Systeme. Manch einer fühlt sich wohler mit einer Bedienoberfläche, die eher spielerisch in der Anmutung einer App angelegt ist, andere haben mehr Vertrauen in die Seriosität eines Systems, wenn es sachlich wirkt und auf jegliche „coole Gimmicks“ verzichtet. Beispiele: Die Vorwerker Diakonie arbeitet erfolgreich mit Vivendi-PEP, die Agaplesion Bethanien Diakonie setzt das System Softgarden ein (Erfahrungsbericht folgt). Es gibt aber Vorteile, die auf jede Software zutreffen, und Auswahlkriterien, die grundsätzlich zu beachten sind:

Vorteile einer Bewerbermanagement-Software laut Udo Hartenstein, d.vinci:

• Weniger Papierkram

• Mehr Zeit für andere Aufgaben in der Personalabteilung

• Einfachere Abstimmung von Bewerbungen unter mehreren beteiligten Entscheidern

• Schnellere und transparentere Entscheidungen für oder gegen den Bewerber

• Außenwirkung als moderner Arbeitgeber durch das Anbieten eines Onlinebewerbungsformulars

• Einfachere Einhaltung der immer strengeren Datenschutzgesetze

• Modernisierung und Verschlankung des Bewerbungsprozesses

• Einfache Korrespondenz mit den Bewerbern

• Unternehmensweit einheitliche Verwaltung der Bewerbungen

Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software beachten:

• Sie sollten sich das System in einer Demo-Version anschauen können

• Sie sollten im System selbstständig Anpassungen vornehmen können, sodass Sie unabhängig vom Anbieter sind und keine Folgekosten entstehen

• Die Bewerberdaten sollten gut geschützt sein (Zertifizierung: ISO 27001)

• Es sollte nur ein minimaler Schulungsaufwand für den Umgang mit dem System nötig sein, sodass keine hohen Schulungskosten entstehen

• Es sollte regelmäßig und unkompliziert Updates geben, sodass Sie nicht in zwei Jahren mit einer veralteten Software arbeiten müssen

• In der Monatspauschale sollten Supportleistungen, Updates oder das Anlegen von neuen Nutzern enthalten sein, sodass keine unerwarteten Folgekosten entstehen

• Sie sollten sich mit der Software wohlfühlen und richtig Lust haben, sich einzuloggen und damit zu arbeiten

Vorbehalte gegen Bewerbermanagement-Softwares

1. Die Onlinebewerbung überfordert ältere Bewerber

Dazu sagt Udo Hartenstein von d.vinci: „Papierbewerbungen können weiterhin als Option angeboten werden. Sie scannen sie einfach ein und hinterlegen sie selbst im Bewerbermanagement-System. Der weitere Prozess verläuft dann dort. Sie werden aber schnell merken, dass dies nur einen Bruchteil der eingehenden Bewerbungen betreffen wird, wenn man erstmal die Möglichkeit zur Onlinebewerbung anbietet. Smartphones und ‚online sein‘ ist heutzutage nicht mehr den jungen Leuten vorbehalten, sondern ist vielmehr etwas, das jede Altersgruppe nutzt.“ Der Kirchenkreis Hamburg-Ost hat diese Erfahrung in der Tat genau so gemacht.

2. Eine Bewerbermanagement-Software ist zu teuer, sowas können wir uns nicht leisten

Dass zeitgemäßes Recruiting Geld kostet, ist kein Geheimnis. Der Vorteil bei modernen Bewerber-Management-Systemen ist aber, dass sie nicht mehr vor Ort installiert werden müssen, sondern dass man sich über den Browser einloggt. Dadurch wird es weniger aufwändig und günstiger. Viele Anbieter haben ein gestaffeltes Preismodell mit erweiterbarem Funktionsumfang. Ein Kundenaccount mit fünf Nutzerzugängen und einem Kontingent von 1.000 aktiven Bewerbungen kostet z.B. bei d.vinci ab 199 Euro im Monat. Der Kirchenkreis Hamburg-Ost stemmt die Kosten für die ersten fünf Jahre aus einem Projektetat. Danach soll intern neu besprochen werden, wie die Kosten übernommen werden.

3. In unserer wenig technikaffinen Branche kommen die Mitarbeiter mit digitalen Tools nicht klar

Wenn Sie bei der Auswahl der Software darauf achten, dass sie bedienerfreundlich ist, und dass Schulungen angeboten werden, in denen die Bedienung der Software erklärt wird, kommen auch weniger technikaffine Mitarbeiter damit klar. Der Kirchenkreis Hamburg-Ost hat sich allerdings gegen solche Schulungen für seine Führungskräfte entschieden: „Da die Führungskräfte nur selten direkt nach einer Schulung eine Stelle haben, die sie ausschreiben möchten, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dann, wenn es soweit ist, noch einmal Prozess und Software erklärt werden müssen“, meint Britta Wiesental. „Wir haben lieber bei der Auswahl darauf geachtet, dass die Software intuitiv bedienbar ist und setzen auf individuelle Begleitung durch unsere Recruiterin – so eine Art „learning by doing“. In unserer Nutzerbefragung haben nur 2 von 30 Personen gesagt, dass sie die Bedienung nicht so leicht fanden, die anderen fanden sie sehr einfach.“ Udo Hartenstein weiß, was für die einfache Benutzung wichtig ist: Icons und ein übersichtliches Menü und, in dem jeder Nutzer auf einen Blick nur die Funktionen sieht, die er auch anwendet. „Trotzdem muss natürlich die Grundbereitschaft da sein, sich mit etwas Neuem auseinander zu setzen. Wer sagt ‚Das haben wir schon immer auf Papier gemacht und ich will nichts ändern‘, wird es schwer haben. Bisher haben wir es aber immer geschafft, auch weniger technikaffine Mitarbeiter zu überzeugen, einfach, weil es Spaß macht, in einem Bewerbermanagement-System zu arbeiten.“

4. Wir kriegen niemals alle Bedürfnisse in einem System unter einen Hut. Unsere verschiedenen Fachbereiche wollen auf ihre Extrawürste nicht verzichten.

Udo Hartenstein sagt dazu: „Bei Sozial- und Pflegeeinrichtungen erleben wir häufig, dass eine komplexe Struktur in der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen herrscht, sodass viele Fachbereiche mit unterschiedlichsten Berechtigungen und Hierarchien im Bewerbermanagement-System abgebildet werden müssen. Das ist grundsätzlich möglich. Manche Kunden halten aber auch zu sehr an ihren Prozessen fest, obwohl sie unnötig kompliziert sind, weil sie Angst haben, dass Veränderungen im Unternehmen nicht akzeptiert werden. „Haben wir schon immer so gemacht“ ist ein Satz, den wir häufig hören. Wir würden uns mehr Offenheit wünschen, denn wir wollen bestehende Prozesse nicht irgendwie in unser System ‚reinwürgen‘, sondern Möglichkeiten aufzeigen, wie man sich die Arbeit erleichtern kann.“

Gastbeitrag aus dem Blog “Recruiting to go für Sozial- und Pflegerichtungen” von Maja Roedenbeck Schäfer.

Franziska von Goeckingk

Verfasser des Artikels: Franziska von Goeckingk

Franziska v. Goeckingk arbeitet seit 2016 bei d.vinci und ist verantwortlich für den Bereich Marketing. Franziska v. Goeckingk beantwortet Rückfragen gerne unter: +49 41 08 - 43 400

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