KI im Recruiting: Potenzial statt Hype nutzen

KI im Recruiting bezeichnet den Einsatz künstlicher Intelligenz zur Unterstützung von HR-Aufgaben. Auf der Zukunft Personal Europe sprachen Jens Bender und Sebastian Thuma im Live-Podcast über den Wandel der Erwartungen: Viele überschätzten zunächst das Tempo und unterschätzen heute das Potenzial. Wo kann KI dein Recruiting sinnvoll unterstützen?

Warum wird das Potenzial von KI im Recruiting oft unterschätzt?

Das Potenzial von KI im Recruiting wird oft unterschätzt, weil Unternehmen zuerst auf die Geschwindigkeit der Einführung schauen. Im Live-Podcast ordnet Jens Bender ein, dass viele den schnellen Einzug zunächst überschätzt haben. Gleichzeitig sehen viele noch nicht, was sich mit reiferen Technologien verändern kann. Entscheidend ist deshalb der Blick auf konkrete Aufgaben und Voraussetzungen.

Die Diskussion über KI pendelt schnell zwischen zwei Erwartungen. Auf der einen Seite steht die Vorstellung, dass neue Werkzeuge kurzfristig ganze Abläufe verändern. Auf der anderen Seite entsteht Enttäuschung, wenn sich dieser Wandel nicht sofort im Tagesgeschäft zeigt. Beides kann den Blick auf die eigentliche Frage verstellen: Welche Aufgaben lassen sich sinnvoll unterstützen, und was muss dafür im Unternehmen vorbereitet werden?

Im Recruiting gibt es viele wiederkehrende Tätigkeiten. Dazu zählen beispielsweise Informationen zusammenzuführen, Texte vorzubereiten oder Abläufe im Blick zu behalten. Solche Beispiele sind mögliche Ansatzpunkte für eine Prüfung, keine Aussage darüber, welche konkreten Funktionen ein bestimmtes Produkt bietet. Ob KI tatsächlich hilft, hängt vom jeweiligen Prozess, den verfügbaren Informationen und der Qualität der Ergebnisse ab.

Die Einordnung aus dem Podcast ist deshalb hilfreich: Der zeitliche Verlauf der Veränderung und ihr langfristiges Potenzial sind zwei verschiedene Fragen. Auch wenn ein Unternehmen heute noch Grundlagen schafft, heißt das nicht, dass KI für die Personalarbeit bedeutungslos bleibt. Es bedeutet vielmehr, dass tragfähige Anwendungsmöglichkeiten vorbereitet werden müssen.

Welche Grundlagen braucht KI im Recruiting?

KI im Recruiting lässt sich sinnvoller einführen, wenn zuerst Aufgaben, Abläufe, Informationen und Verantwortung geklärt werden. Unternehmen müssen nicht die gesamte Personalarbeit auf einmal verändern. Ein guter Anfang ist ein klar umrissener Anwendungsfall, bei dem das Team den heutigen Prozess kennt und später beurteilen kann, ob die Unterstützung wirklich nützt.

Der Podcast greift genau diesen Punkt auf. Viele Unternehmen beschäftigen sich zunächst damit, die Grundlagen für den erfolgreichen Einsatz neuer Technologien zu schaffen. Anbieter arbeiten parallel daran, neue Technologien in bestehende Produkte einzubringen. Für Recruiting-Teams lohnt es sich deshalb, die eigene Ausgangslage in vier Bereichen zu prüfen:

1. Prozess: Ist der Ablauf klar beschrieben? Gibt es unnötige manuelle Schritte oder Medienbrüche?
2. Informationen: Sind die benötigten Daten vollständig, aktuell und für den vorgesehenen Zweck geeignet?
3. Verantwortung: Wer prüft Ergebnisse, bearbeitet Ausnahmen und trifft die abschließende Entscheidung?
4. Ziel: Woran erkennt das Team, dass die Unterstützung einen echten Unterschied macht?

Diese Fragen helfen, eine Technologieentscheidung mit einem konkreten Recruiting-Bedarf zu verbinden. Sie verhindern außerdem, dass ein Tool eingeführt wird, ohne die Auswirkungen auf den Arbeitsalltag zu berücksichtigen. Gerade im Recruiting sollte die Perspektive der Kandidat:innen mitgedacht werden. Eine schnellere interne Bearbeitung ist kein Gewinn, wenn Kommunikation dadurch unpersönlicher oder unklarer wird.

Es geht auch nicht darum, vor dem ersten Test jede Frage abschließend zu beantworten. Wichtig ist, offene Punkte sichtbar zu machen und mit einem begrenzten, nachvollziehbaren Anwendungsfall zu beginnen. So kann das Team Erfahrungen sammeln, ohne gleich den gesamten Prozess umzustellen.

Wie können Recruiting-Teams erste KI-Anwendungsfälle prüfen?

Ein erster KI-Anwendungsfall sollte klein, klar begrenzt und überprüfbar sein. Wähle eine wiederkehrende Aufgabe, beschreibe den bisherigen Ablauf und lege fest, wer die Ergebnisse kontrolliert. Danach kann das Team in einem überschaubaren Test prüfen, ob die Unterstützung Zeit spart, die Qualität wahrt und zur Candidate Experience passt.

Ein möglicher Startpunkt ist eine Aufgabe, die häufig anfällt und bei der ein Mensch das Ergebnis verlässlich prüfen kann. Das Team kann zum Beispiel untersuchen, ob ein Werkzeug bei der Vorbereitung von Texten oder beim Strukturieren vorhandener Informationen nützlich ist. Entscheidend ist, dass die konkrete Anwendung zu den internen Regeln und den verfügbaren Daten passt.

Vor dem Test sollte das Team den bisherigen Ablauf kurz festhalten. Wie lange dauert die Aufgabe heute? Welche Schritte erfordern fachliche Einschätzung? Wo entstehen Fehler oder Rückfragen? Diese Ausgangslage muss nicht kompliziert dokumentiert werden. Eine gemeinsame Beschreibung reicht oft, um später Veränderungen besser einzuordnen.

Während des Tests sollte die Kontrolle beim Team bleiben. Recruiter:innen prüfen, ob Ergebnisse fachlich stimmen, ob Informationen fehlen und ob die Formulierung für Kandidat:innen angemessen ist. Bei Entscheidungen, die Menschen unmittelbar betreffen, ist eine verantwortliche menschliche Prüfung besonders wichtig. Das Ergebnis des Tests kann auch sein, dass ein Anwendungsfall noch nicht geeignet ist. Diese Erkenntnis ist ebenfalls wertvoll.

Nach dem Test hilft eine kurze gemeinsame Auswertung. Hat die Unterstützung eine Aufgabe tatsächlich erleichtert? Musste das Team viel nacharbeiten? Hat sich die Kommunikation verändert? Aus den Antworten lässt sich ableiten, ob sich ein nächster Test lohnt oder zunächst Prozessgrundlagen verbessert werden sollten.

Welche Rolle spielt Recruiting-Software beim KI-Einsatz?

Recruiting-Software ist nicht automatisch KI. Ein digitales Bewerbermanagement kann jedoch dabei helfen, Recruiting-Abläufe strukturiert abzubilden und die Ausgangslage für mögliche Unterstützungsansätze besser zu verstehen. So kann ein Team gezielter prüfen, welche Schritte digital unterstützt werden sollen und wo persönliche Einschätzung wichtig bleibt.

Das Kernprodukt von d.vinci ist das Talent Acquisition Cockpit (TAC). Für Recruiter:innen ist bei der Beschäftigung mit KI vor allem eine nüchterne Einordnung wichtig: Erst den Prozess und den konkreten Bedarf betrachten, dann beurteilen, welche Unterstützung sinnvoll sein könnte. Aus dem im Podcast genannten allgemeinen Trend lassen sich keine Aussagen über bestimmte KI-Funktionen oder Produktversprechen ableiten.

Die Größenordnung digitaler HR-Prozesse zeigt sich auch in den internen d.vinci-Unternehmensdaten für 2025: d.vinci weist 621 Bewerbermanagement-Installationen, 252 Onboarding-Installationen und 117.071 aktive Nutzer:innen aus. Diese Kennzahlen beschreiben den Einsatz digitaler Lösungen. Sie belegen nicht die Wirksamkeit von KI. Sie machen aber deutlich, dass Recruiting und Onboarding aus vielen Abläufen bestehen, die Unternehmen strukturiert betrachten können.

Für d.vinci bedeutet das, Recruiter:innen bei der digitalen Abbildung ihrer Recruiting-Prozesse zu unterstützen. Der konkrete Mehrwert eines möglichen KI-Einsatzes sollte anschließend anhand des jeweiligen Anwendungsfalls geprüft werden. Dazu gehören klare Verantwortlichkeiten, eine passende Prozessgestaltung und ein Blick auf die Erfahrung von Kandidat:innen. So bleibt die Technologie Mittel zum Zweck und nicht Selbstzweck.

Fazit: KI im Recruiting beginnt mit dem richtigen Anwendungsfall

KI im Recruiting muss nicht mit einem großen Veränderungsprojekt starten. Der Live-Podcast mit Jens Bender und Sebastian Thuma macht deutlich, dass Unternehmen den zeitlichen Verlauf der Entwicklung anfangs überschätzt haben könnten, während sie das langfristige Potenzial weiterhin unterschätzen. Für Recruiting-Teams liegt der nächste Schritt darin, konkrete Aufgaben und die nötigen Grundlagen in den Blick zu nehmen.

Starte mit einer wiederkehrenden Aufgabe. Kläre, welche Informationen und Verantwortlichkeiten dafür nötig sind. Prüfe Ergebnisse sorgfältig und beziehe die Candidate Experience in die Bewertung ein. So entsteht ein realistischer Weg vom allgemeinen KI-Interesse zu einer sinnvollen Anwendung im Recruiting.

Wenn du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, schau dir den Live-Podcast mit Jens Bender und Sebastian Thuma auf YouTube an oder hör die Aufnahme auf Spotify. Ergänze vor der Veröffentlichung die direkten Links zu den Plattformen.