Onboarding

Das Onboarding benennt die kulturelle, soziale und fachliche Eingliederung eines neuen Mitarbeitenden in das Unternehmen.

Onboarding

Was ist Onboarding?

Je nach Unternehmen und Abteilung gehören unterschiedliche Aufgaben zum Onboarding dazu. Das Onboarding benennt die dritte von vier Onboarding-Phasen. Zuvor steht die Absichtserklärung und das Preboarding an, nach dem eigentlichen Onboarding folgt die Betreuungsphase.

Wann beginnt das Onboarding?

Das Onboarding beginnt zumeist schon mit der Vertragsunterschrift, weil man auch an diesem Punkt schon viel dafür tun kann, dass sich das neue Teammitglied wohlfühlt. Hält man sich an die vier Phasen des Onboardings, startet das eigentliche Onboarding mit dem ersten Arbeitstag.

Was ist für ein gutes Onboarding wichtig?

Jeder Onboarding-Prozess ist individuell und sieht je nach Tätigkeit und Position anders aus. Daher müssen viele Aufgaben ganz individuell vom Team gestellt und gelöst werden. Es gibt aber Dinge, die immer wieder anstehen und daher automatisiert gelöst werden können. Dazu gehören beispielsweise folgende Dinge:

  • Bestellen Sie einen Blumenstrauß als Willkommensgeschenk zum ersten Arbeitstag
  • Bestellen Sie Schlüssel zu Ihren Büroräumen
  • Organisieren Sie ein erstes „Herzlich Willkommen“-Meeting bzw. sorgen Sie dafür, dass die Belegschaft von der Ankunft des neuen Teammitglieds vorab erfährt
  • Laden Sie das neue Teammitglied schon zu Firmenevents ein
  • Kommunikation: Suchen Sie, wann immer möglich, das Gespräch. Fragen Sie nach dem Befinden, nach den ersten Wochen und vergessen Sie auch nicht, nach mehreren Monaten noch mal ein Feedbackgespräch zu führen.

Neben den Aufgaben, die dazu beitragen, dass sich das neue Teammitglied wohlfühlt, gehören aber noch viel mehr Dinge, die im Hintergrund funktionieren müssen, damit ein:e neu:e Kolleg:in gut bei Ihnen ankommt. Gerade die abteilungsübergreifende Kommunikation beim Onboarding ist manchmal schwierig. Geht es zum Beispiel darum, den Rechner einzurichten, muss die IT und auch die Fachabteilung für die richtigen Zugänge hinzugezogen werden. Mit einer Onboarding-Software können solche Aufgaben leichter abgearbeitet werden und nichts geht mehr verloren.

Haben Sie dann noch die Möglichkeit, das neue Teammitglied über den Vorbereitungsstatus zu informieren, z.B. dass der Schreibtisch eingerichtet wurde, haben Sie schon viel gewonnen. Für solche Informationen kann ein digitales Mitarbeiterportal verwendet werden.

Worauf muss man beim remote Onboarding achten?

Bedenken Sie beim remote Onboarding immer, dass die physische Nähe fehlt. Ein Meeting kann einfach virtuell abgebildet werden, aber das Netzwerken und die „Kaffeemaschinengespräche“ fallen weg. Daher muss ein neues Teammitglied virtuell anders gefördert und informiert werden als vor Ort. Hier ein paar Tipps:

  • Bereiten Sie beispielsweise eine Übersicht vor, welche Dinge es bei Krankheit und zur Mittagszeit zu beachten gibt. Klärt man solche Dinge vor Ort nebenbei, fallen solche Gespräche virtuell eher weg. Diese Arten der Information müssen also bewusst weitergegeben werden. Dabei kann ein kurzes Dokument helfen.
  • Sorgen Sie dafür, dass sich das neue Teammitglied auch über sein Team hinaus vernetzt. Organisieren Sie virtuelle Meetings zum Kennenlernen anderer Abteilungen und verteilen Sie einen Einarbeitungsplan.
  • Lassen Sie das neue Teammitglied im Homeoffice nicht alleine. Stellen Sie einen Ansprechpartner zur Seite, der auch für kurze Anrufe zwischendurch zur Verfügung steht.
  • Das neue Teammitglied lernt die Räumlichkeiten möglicherweise nicht sofort kennen. Wenn Sie die Möglichkeit haben, machen Sie doch ein kurzes Rundgangsvideo von ihrem Büro und schicken es dem/der neue:n Kolleg:in.

Welche Fehler sollte man beim Onboarding vermeiden?

  • Lassen Sie Ihr neues Teammitglied nicht alleine!
  • Denken Sie nicht, dass sich die Integration schon von alleine regelt.
  • Ignorieren Sie kein Feedback, auch wenn es unangenehm ist.
  • Jede:r ist anders: behandeln Sie neue Kolleg:innen auch so!
  • Sorgen Sie dafür, dass das neue Teammitglied ein strukturiertes Onboarding durchläuft, z.B. mit einer Software.

Wann endet das Onboarding?

Das Onboarding endet zumeist mit dem Ende der Probezeit. Aber auch darüber hinaus sollte man seine Mitarbeiter:innen nicht alleine lassen und sich um sie kümmern. Daher sprecht man danach auch von der Betreuungsphase, die so lange geht, wie der Mitarbeitende im Unternehmen ist.

Verläuft ein Onboarding für den neuen Mitarbeitenden positiv, zahlt sich dies auch positiv auf den Rest des Unternehmens aus, da sich die Motivation im Team erhöht und Stellen weniger oft neu besetzt werden müssen.

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