Lean Coffee

Lean Coffee ist ein Format für das Zusammenkommen von Personen im beruflichen Kontext.

Lean Coffee

Was ist Lean Coffee?

Lean Coffee ist ein Format für das Zusammenkommen von Personen im beruflichen Kontext. Es kann daher besonders gut für Meetings eingesetzt werden. Grundsätzlich ist Lean Coffee durch seinen Ablauf strukturiert, inhaltlich gibt es jedoch keine Planung.

Die Idee des Lean Coffee ist es, dass es keine festgelegte Agenda oder kein besonderes Ziel gibt. Zudem ist keine:r zur Teilnahme verpflichtet. Der Begriff Lean kommt von Lean Thinking, was dafür steht, eigenverantwortlich zu handeln und Verschwendung zu vermeiden. Coffee steht für eine lockere Atmosphäre, in der sich die Teilnehmer:innen wohlfühlen sollen.

Wie funktioniert Lean Coffee?

Für Lean Coffee braucht man eigentlich nur eine beschreibbare Wand, ein Flipchart oder ein virtuelles Board. Der Aufbau des Boards sollte folgenermaßen aussehen:

Themensammlung (To Discuss)

Diskussion (Discuss)

Aufgabe (Discussed)

Lean Coffee Board

Zu Beginn des Meetings bekommt jede:r Teilnehmer:in die Möglichkeit, ihre/seine Themen mitzubringen und auf die Themensammlung zu schreiben. Pro Thema wird ein Postit verwendet. Während der Themensammlung kann ein Timer gestellt werden. Wenn alle Themen gesammelt wurden, stellt jeder Owner sein Thema kurz in 1-2 Sätzen vor. Wichtig: An dieser Stelle geht man im Normalfall noch nicht in die Diskussion. Gleiche oder ähnliche Themen können in diesem Zuge gruppiert werden. Gibt es sehr viele Themen, die den zeitlichen Rahmen sprengen würden, muss an dieser Stelle priorisiert werden oder es gibt eine Abstimmung, die festlegt, welche Themen in welcher Reihenfolge behandelt werden. Optional kann das Meeting auch mit einer Überprüfung der alten Themen starten, ob diese fertig geworden sind bzw. ob sich daraus ergebende To Dos abgearbeitet wurden.

Für die Abstimmung hat jede:r Teilnehmer:in 3-5 Punkte zur Verfügung, die er/sie verteilen darf. Im Anschluss werden die Themen entsprechend der Priorisierung angeordnet und man beginnt mit der Diskussion des ersten Postits. Dafür wird dieser in die mittlere Spalte gehängt. Es kann sinnvoll sein, die zu besprechenden Themen zeitlich zu begrenzen, um den zeitlichen Rahmen halten zu können. Nach Ablauf der Zeit wird kurz darüber abgestimmt, ob noch mehr Zeit investiert werden soll oder ob das Thema „fertig“ ist. Ist das Thema auch nach einer Verlängerung nicht abgeschlossen, muss es ausgelagert werden oder in der nächsten Runde erneut aufgebracht werden.

Mit diesem Ablauf macht man weiter, bis sich entweder die Zeit dem Ende neigt oder alle Themen besprochen wurden.

Danach kann man noch einmal gemeinsam auf ggf. entstandene To Dos schauen und ein kurzes Feedback einsammeln, wie das Meeting war, z.B. anhand durch ROTI.

Man kann den Ablauf eines Lean Coffee also kurz so zusammenfassen:

  • Optional: Überprüfung der alten Themen
  • Themensammlung
  • Vorstellung
  • Abstimmung / Priorisierung
  • Diskussion
  • Optional: To Dos durchgehen/festhalten
  • Optional: kurzes Feedback

Vorteile von Lean Coffee

  • Einfaches Format
  • Keine aufwendige Vorbereitung durch die Teilnehmer:innen notwendig
  • Keine hierarchische Struktur à alle Teilnehmer:innen können Themen mitbringen und mitdiskutieren
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