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5 Gründe, warum Recruiting im Handel zwischen Zentrale und Filiale scheitert
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5 Gründe, warum Recruiting im Handel zwischen Zentrale und Filiale scheitert
Recruiting im Handel scheitert meist an der Schnittstelle zwischen Zentrale und Filiale. Dieser Artikel zeigt die fünf häufigsten Gründe und wie eine nahtlose Candidate Journey die Lösung ist.
Recruiting im Einzelhandel gehört zu den anspruchsvollsten HR-Disziplinen überhaupt. Eine Fluktuationsrate von 60 Prozent, die kürzeste Time-to-Hire aller Branchen mit nur 25 Tagen, saisonale Schwankungen und der permanente Kampf um qualifizierte Talente erzeugen enormen Druck. Gleichzeitig entstehen Personalbedarfe nicht zentral, sondern dezentral – in hunderten oder tausenden Filialen.
Das macht Recruiting im Handel zu einer organisatorischen Herausforderung, die weit über klassisches Personalmarketing hinausgeht. Während die Zentrale strategisch plant, Budgets verwaltet und die Arbeitgebermarke steuert, müssen Filialleitungen kurzfristig reagieren, Schichten besetzen und Teams stabil halten. Beide Seiten verfolgen dasselbe Ziel, doch ihre Perspektiven könnten unterschiedlicher nicht sein.
Genau hier liegt das Problem: Recruiting scheitert im Handel selten an fehlenden Bewerbungen. Es scheitert an der Schnittstelle zwischen Zentrale und Filiale – und diese Schnittstelle zieht sich durch die gesamte Candidate Journey.
1. Unklare Verantwortlichkeiten über die gesamte Journey
Wer ist eigentlich verantwortlich, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt? Diese scheinbar simple Frage offenbart in vielen Handelsunternehmen ein grundlegendes Problem: diffuse Zuständigkeiten über alle Phasen des Recruiting-Prozesses hinweg.
Die Zentrale erstellt Karriereseiten – oder doch das Marketing? Stellenanzeigen werden manchmal zentral geschaltet, manchmal von Filialleitungen selbst. Bewerbungen landen in verschiedenen E-Mail-Postfächern. Die Zentrale koordiniert Vorstellungsgespräche, die Filiale führt sie durch. Vertragsfreigaben erfolgen wieder zentral. Und was nach der Zusage passiert, liegt irgendwo zwischen allen Stühlen.
Das Ergebnis: Wartezeiten an jedem Übergang. Eine Bewerbung kommt herein, aber niemand fühlt sich zuständig für die zeitnahe Reaktion. Feedback verzögert sich, weil unklar ist, wer es geben soll. Neue Mitarbeiter erhalten nach der Vertragsunterschrift keine Informationen mehr, weil das Onboarding in einer Grauzone zwischen HR und Filialleitung verschwindet.
Studien zeigen, dass 30 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter im Handel noch vor dem ersten Arbeitstag oder in den ersten drei Monaten wieder abspringen – oft, weil sie sich in dieser kritischen Phase allein gelassen fühlen. In einem Arbeitsmarkt, in dem Bewerber gleichzeitig mehrere Optionen prüfen, wird jede Verzögerung zum Wettbewerbsnachteil.
2. Standardisierung ohne Flexibilität
Zentrale HR-Abteilungen arbeiten aus gutem Grund mit standardisierten Prozessen. Einheitliche Abläufe sichern Qualität, gewährleisten rechtliche Compliance und ermöglichen Vergleichbarkeit über alle Standorte hinweg. Doch was auf dem Papier nach Effizienz aussieht, wird in der Filialrealität oft zur Bremse.
Die Wahrheit ist: Eine Aushilfsstelle im Verkauf benötigt eine andere Behandlung als die Position einer Filialleitung. Wenn beide denselben mehrstufigen Freigabeprozess durchlaufen müssen, entsteht ein Ungleichgewicht zwischen zentraler Kontrolle und lokaler Geschwindigkeit. Die Filiale braucht heute eine Aushilfe für das Wochenende, aber die zentrale Freigabe dauert fünf Tage. Die Karriereseite zeigt nur zentrale Positionen, lokale Filialen bleiben für regionale Talente unsichtbar.
Erfolgreiche Handelsunternehmen haben gelernt, dass es nicht um entweder Standardisierung oder Flexibilität geht, sondern um beides gleichzeitig. Sie definieren klare Rahmenbedingungen zentral – etwa Templates für Karriereseiten, vordefinierte Jobbörsen-Pakete beim Multiposting und standardisierte Onboarding-Checklisten – ermöglichen aber operative Entscheidungsspielräume vor Ort. Die Filiale kann eigenständig schalten, einstellen und onboarden, bewegt sich dabei aber in zentral definierten Leitplanken.
3. Technologie, die trennt statt verbindet
Viele Handelsunternehmen haben erheblich in digitale Recruiting-Lösungen investiert. Trotzdem bleiben Prozesse fragmentiert. Der Grund: Die Systeme sprechen nicht miteinander.
Ein typisches Szenario: Die Karriereseite wurde von einer externen Agentur erstellt und hat keine Anbindung ans Bewerbermanagementsystem. Stellenanzeigen werden manuell auf verschiedenen Jobbörsen geschaltet – jede mit eigenem Login, eigener Formatierung, eigenem Tracking. Die Zentrale arbeitet im ATS, während Filialleitungen Bewerbungen zusätzlich per E-Mail und Excel verwalten, weil das System für sie zu komplex oder nicht mobil nutzbar ist. Und Onboarding? Dafür gibt es entweder ein weiteres, separates Tool oder nur PDF-Checklisten, die niemand nutzt.
Die Folge: Informationen müssen manuell übertragen werden. Bewerbungen gehen verloren. Niemand hat einen vollständigen Überblick über alle Kandidaten. Und aus Kandidatensicht entsteht eine frustrierende Experience: Bewerbung auf der Karriereseite – keine automatische Bestätigung. Nach der Zusage – Funkstille bis zum ersten Arbeitstag.
Besonders kritisch: Während HR-Teams am Desktop arbeiten, agieren Filialleitungen mobil, unter Zeitdruck, zwischen Kundenberatung und Wareneingang. Wenn Systeme nicht intuitiv und für mobile Nutzung optimiert sind, entstehen Workarounds und mit ihnen neue Prozesslücken. Eine nahtlose Candidate Journey entsteht nur, wenn alle Systeme, von der Karriereseite über Multiposting und Bewerbermanagement bis zum Onboarding, auf einer Plattform integriert sind.
4. Fehlende Transparenz und wachsendes Misstrauen
Transparenz ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im dezentralen Recruiting. Doch genau hier entstehen häufig die größten Defizite. Die Zentrale weiß nicht, wie dringend der Personalbedarf in einer bestimmten Filiale tatsächlich ist. Die Filialleitung weiß nicht, ob ihre Stellenanforderung überhaupt bearbeitet wird oder wo sie im Prozess steht. Niemand hat Einblick, welche Filialen eigenständig auf Jobbörsen schalten und welche Budgets dafür aufgewendet werden.
Ohne gemeinsame Datenbasis entsteht ein beidseitiger Blindflug. Statusanfragen werden telefonisch geklärt, Informationen sind veraltet oder widersprüchlich. Die Zentrale plant strategisch, hat aber keine Echtzeitdaten aus den Filialen. Die Filialen arbeiten operativ, wissen aber nicht, welche zentralen Maßnahmen bereits laufen. Auf beiden Seiten wächst das Gefühl, nicht ausreichend informiert oder verstanden zu werden.
Dieses Informationsvakuum führt langfristig zu etwas noch Gefährlicherem: Misstrauen. Die Zentrale vermutet, dass Filialen die Dringlichkeit übertreiben. Filialleitungen vermuten, dass die Zentrale ihre Anfragen nicht ernst nimmt. Beide Seiten fühlen sich im Stich gelassen – und beide haben teilweise recht, weil die Transparenz fehlt, um die Perspektive des anderen nachzuvollziehen.
Moderne Recruiting-Plattformen lösen dieses Problem durch Echtzeit-Dashboards, die beiden Seiten Einblick geben: Die Zentrale sieht, welche Filialen Engpässe haben, wie viele Bewerbungen im Prozess sind und wo Unterstützung benötigt wird. Die Filiale sieht, dass ihre Anfrage bearbeitet wird und in welcher Phase sich der Prozess befindet. Transparenz schafft Vertrauen – und Vertrauen ist die Grundlage für partnerschaftliche Zusammenarbeit.
5. Die Candidate Journey wird organisatorisch unterschätzt – besonders das Onboarding
Hier liegt vielleicht der größte Hebel: Recruiting wird im Handel oft als operative Nebenaufgabe behandelt, nicht als strategische Kernkompetenz. Filialleitungen tragen Umsatzverantwortung, führen Teams, steuern Warenflüsse, managen Kundenbeschwerden – und sollen nebenbei professionelles Recruiting betreiben. Sie sollen Stellenanzeigen texten, Bewerbungsgespräche führen und Onboarding strukturiert durchführen. Die Realität sieht anders aus.
Das Fatale: Während Unternehmen Zehntausende Euro in Karriereseiten und Stellenanzeigen investieren, passiert nach der Vertragsunterschrift oft nichts. Die Phase zwischen Zusage und erstem Arbeitstag – das sogenannte Pre-Boarding – bleibt ein schwarzes Loch. Neue Mitarbeiter hören nichts mehr vom Unternehmen, werden unsicher, bekommen vielleicht ein anderes Angebot und springen ab. Diejenigen, die kommen, erleben einen chaotischen ersten Tag ohne Struktur, ohne Einarbeitung, ohne das Gefühl, erwartet zu werden.
Die Konsequenzen sind messbar: 30 Prozent Frühfluktuation in den ersten zwölf Monaten. Jede dieser Frühkündigungen kostet durchschnittlich 15.000 Euro – für Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust. Dazu kommen schlechte Bewertungen auf Kununu und eine beschädigte Arbeitgebermarke. Es entsteht ein Teufelskreis: Hohe Fluktuation erzeugt noch mehr Recruiting-Bedarf, der wiederum zu hastigem Onboarding führt, was die Fluktuation weiter erhöht.
Dabei wäre die Lösung greifbar: Automatisierte Onboarding-Workflows führen Filialleitungen Schritt für Schritt durch den Prozess. Pre-Boarding startet automatisch nach Vertragsunterschrift mit Willkommens-E-Mails und Informationen zum ersten Tag. Neue Mitarbeiter erhalten ein Self-Service-Portal mit allen wichtigen Informationen. Checklisten stellen sicher, dass nichts vergessen wird. Und die Zentrale behält den Überblick, welche Filialen Onboarding-Defizite haben.
Fazit: Die Lösung liegt in der nahtlosen Journey
Die fünf beschriebenen Gründe sind keine unvermeidbaren Naturgesetze des Handels. Sie sind strukturelle Herausforderungen, die durch die richtige Kombination aus klaren Prozessen, differenzierten Verantwortlichkeiten und integrierter Technologie gelöst werden können.
Die Lösung liegt in einer End-to-End-Perspektive: Eine Plattform, die Karriereseiten, Multiposting, Bewerbermanagement und Onboarding nahtlos verbindet. Klare Rollenverteilung, die in jeder Phase definiert, wer entscheidet und wer informiert wird. Differenzierte Prozesse, die zentrale Standards mit lokaler Flexibilität vereinen. Und vor allem: Die Erkenntnis, dass Onboarding kein Nice-to-have ist, sondern der größte Hebel gegen Fluktuation und damit gegen den permanenten Recruiting-Druck.
Wenn diese Elemente ineinandergreifen, arbeiten Zentrale und Filialen nicht mehr nebeneinander, sondern miteinander. Recruiting wird messbar, transparent und effizient. Und Kandidaten erleben eine durchgängig professionelle Journey – vom ersten Google-Klick bis zum erfolgreichen ersten Arbeitstag.
Denn im War for Talent gewinnt nicht derjenige mit der größten Kampagne, sondern derjenige mit der besten Candidate Experience.
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