Onboarding – warum es so wichtig ist und wie Ihnen unsere Software dabei helfen kann

Onboarding eines neuen Mitarbeiters: Mit der Vertragsunterschrift eines neuen Mitarbeiters sollte nicht die Aufmerksamkeit für ihn oder sie enden. Das bedeutet: Auch zwischen Vertrag und Start und vor allem auch nach Ankunft des Mitarbeiters im Unternehmens sollte man sich um ihn kümmern, ihm seinen Start erleichtern und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Kurzum: ihn „onboarden“.

Wie sieht gutes Onboarding aus?

Ein Onboarding-Prozess ist sehr vielfältig und kann je nach besetzter Position und Tätigkeit anders aussehen. Meistens gibt es aber Dinge, die bei jedem neuen Mitarbeiter anfallen, z.B. die Anfertigung von Schlüsseln, ein kleiner Willkommensgruß oder Infos über die Mittagsregelung.

Das „Preboarding“ beginnt bereits nach Vertragsabschluss und beschreibt den Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Gerade in dieser Zeit sollten Sie nicht den Kontakt verlieren. Laut einer Studie kündigen 26% der Arbeitnehmer bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder – möglicherweise weil sie sich nach der Vertragsunterschrift alleine gelassen fühlen. Melden Sie sich regelmäßig, laden Sie ihn zu Veranstaltungen oder auch nur zu einem Mittagessen ein. Der Mitarbeiter kann schon vor offiziellem Start ankommen und fühlt sich gleich aufgenommen und integriert.

Ist der erste Arbeitstag da, sollte für den Mitarbeiter alles eingerichtet sein: Schreibtisch, Computer, Telefon. Es wäre schön, wenn die anderen Kollegen über den Start und einige Details der Position informiert sind.

Gerade in den ersten Tagen prasseln viele Informationen auf den neuen Mitarbeiter ein: Helfen Sie ihm, indem Sie ihm die „ungeschriebenen“ Regeln erklären: Wie sind die Mittagszeiten, mit wem spricht man sich bei der Urlaubsplanung ab, wie sind die Arbeitszeiten? Das hilft dem neuen Kollegen mehr Sicherheit zu erlangen.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, dem neuen Kollegen einen „Buddy“ an die Seite zu stellen, sollten sie das tun. Denken Sie daran, dass Buddy nur jemand sein sollte, der menschlich und hierarchisch zum neuen Kollegen passt.

Je nach Position ist eine andere Einarbeitung erforderlich. Bedenken Sie bei der Planung, dass ein Berufseinsteiger andere Bedürfnisse als ein Professional hat. Möglicherweise ist es ein Berufseinsteiger noch nicht gewöhnt, 8 Stunden am Stück konzentriert zu arbeiten.

Eine feste Struktur an den ersten Tagen wird dem neuen Kollegen helfen, sich schnell zurechtzufinden und erste Erfolge zu verbuchen. Geben Sie ihm gerne eine Art „Stundenplan“ an die Hand, sodass er sich schnell Orientierung schaffen und seine ersten Schritte abarbeiten kann. So kommt er step by step bei Ihnen im Unternehmen an.

Ganz wichtig: Sprechen Sie regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter. Gerade am Anfang sollten regelmäßig Feedbackgespräche anstehen, in denen man gemeinsam über Dinge spricht, die gut laufen und auch über diese, die noch verbessert werden können. Es ist wichtig, dass Sie verstehen, wie sich Ihr Kollege fühlt.

Warum sollte ich in einen guten Onboarding-Prozess investieren?

27% der neuen Mitarbeiter sagen, dass das Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen nicht erfüllen konnte. Eine eindeutige Zahl, die Ihnen zeigen sollte, dass Sie es besser machen möchten und können.

Wenn der Onboarding-Prozess gut verläuft, wird der neue Mitarbeiter sofort ein positives Gefühl mit Ihnen als Arbeitgeber verbinden. Auch langfristig zahlt sich das aus, da dies für eine höhere Motivation beim einzelnen Kollegen aber auch im Team sorgt.

Software anstatt Excellisten

Bei vielen Unternehmen findet das Onboarding anhand von Excellisten statt. Oft werden diese nicht nachgehalten, sie werden unübersichtlich und gerade Kollegen, die nicht oft damit arbeiten haben Verständnisprobleme.

In einem Onboarding-Tool, wie dem d.vinci Onboarding, können Sie Aufgabenpakete anlegen und verwalten. Sie können hier zwischen „Basis“-paketen, wie z.B. die Anfertigung von Schlüsseln und die Besorgung eines Blumenstraußes, und individuellen Paketen, die je nach Mitarbeiter anders aussehen, unterscheiden. Die Aufgaben können den beteiligten Mitarbeitern am Einarbeitungsprozess mit Erledigungsfristen zugewiesen werden. Gerade weil viele Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind, wird die Software das tägliche Handling erleichtern.

Beispiel: Eingestellt wird ein Marketing-Manager. Beteiligt ist nicht nur der Teamleiter Marketing sondern auch die Personalabteilung, die IT wegen der Einrichtung des Arbeitsplatzes, das Office-Management für den Willkommensgruß und ggf. noch ein Buddy. Diese Personen sitzen selten am gleichen Ort und können sich nicht schnell absprechen. Die Onboarding-Software sorgt dafür, dass die zu erledigenden Aufgaben zuverlässig bei den zuständigen Personen landen, unabhängig wo diese sind.

Wird einer Person eine Aufgabe zugewiesen, erhält er eine E-Mail. Im Tool selbst werden ihm seine offenen To-Dos mit dem Fälligkeitsdatum angezeigt. Ein Farbleitsystem macht auf den ersten Blick deutlich, wie dringend die Aufgaben zu erledigen sind (von rot – überfällig bis blau – noch ausreichend Zeit).

Sie können für jeden neuen Mitarbeiter einstellen, wie lange der Onboarding-Prozess dauern soll und jeweils Kommentare vermerken, wenn auf etwas besonders geachtet werden soll. Wenn das Onboarding abgeschlossen ist, wird Ihnen dies im Tool angezeigt.

Die Aufgabenpakete können ganz individuell gestaltet, abgespeichert und wieder verwendet werden. So hilft Ihnen das Tool also nicht nur beim ersten neuen Mitarbeiter sondern dauerhaft.

Für alle d.vinci Kunden schließt sich die Onboarding-Software nahtlos an Ihr Bewerbermanagement an. Die Bewerber können einfach von einem Tool in das andere exportiert werden. Das bedeutet, dass Sie einen ehemaligen Bewerber, der zu einem neuen Mitarbeiter wird, im Onboarding-Tool weiter verwalten können, bis die Einarbeitung abgeschlossen und die Person ein vollwertiges Teammitglied ist. Auch optisch werden Sie sich schnell zurechtfinden, da sich das neue Tool layouttechnisch kaum vom BMS unterscheidet.

Gerne unterstützen wir Sie beim Aufsetzen der passenden Aufgaben oder eines gesamten, durchdachten Onboardingprozesses.

Mehr dazu erfahren Sie hier.

Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

Lara Jagdmann

Verfasser des Artikels: Lara Jagdmann

Lara Jagdmann arbeitet seit 2018 bei d.vinci und ist verantwortlich für den Bereich Marketing. Lara Jagdmann beantwortet Rückfragen gerne unter: +49 40 37 47 99 57

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