d.vinci Mitarbeiter-Portal: Top informiert vor dem ersten Arbeitstag

Bis New Hires ihre neue Stelle antreten, können unter Umständen Monate vergehen. Während dieser Zeit ist es wichtig, nicht den Kontakt zu verlieren. Das im August 2019 integrierte Mitarbeiter-Portal im d.vinci Onboarding holt die neuen Kollegen in dieser Phase mit an Bord.

Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag steigert die Erwartungen, aber auch die Neugier auf den neuen Arbeitgeber. Gleichzeitig besagt eine Studie* jedoch, dass ein Viertel der neuen Mitarbeiter ihren neuen Job bereits kündigen, bevor sie ihn angetreten haben. „Entsprechend wichtig ist das Pre-Boarding, die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn, für die Eingliederung des neuen Mitarbeiters,“ erklärt Sarah Marson, Consultant bei d.vinci. Mit der Einführung des Mitarbeiter-Portals im d.vinci Onboarding können Unternehmen dafür sorgen, dass sich der Mitarbeiter bereits vor Arbeitsantritt im Unternehmen wohlfühlt.

Für einen reibungslosen Einstieg in den Job sind insbesondere die Informationen zum ersten Arbeitstag wichtig für den neuen Mitarbeiter. Ort, Zeit und Ansprechpartner werden im Mitarbeiterportal deswegen prominent angezeigt. Neben diesen Angaben können auch allgemeine Informationen zum Unternehmen, seinen Werten sowie zu Gepflogenheiten und Unternehmenskultur in das Portal eingestellt werden. „Das erleichtert den neuen Mitarbeitern den Start, da sie zum Beispiel schon wissen, wie die Arbeits- und Mittagszeitenregelung ist,“ berichtet Sarah Marson. Auf diese Weise können erste Fragen bereits beantwortet werden und der Aufwand für Mitarbeiter und Personalabteilung reduziert sich.

Zudem besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus dem d.vinci Onboarding mit dem Mitarbeiter-Portal zu verknüpfen. Diese werden dann auch dem neuen Mitarbeiter angezeigt. Das vereinfacht zum einen administrative Aufgaben, da Unterlagen vorab zentral hochgeladen werden können. Auch wichtige Daten für die Personalabteilung lassen sich gebündelt im Voraus erfragen. Zum anderen können HR und Ansprechpartner den neuen Mitarbeiter an den weiteren Schritten im Pre-Boarding teilhaben lassen, in dem zum Beispiel Aufgaben, wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes, eingetragen werden. „Sieht der neue Kollege, dass sein Arbeitsplatz vor dem Arbeitsantritt eingerichtet wurde, fühlt er sich gleich willkommen,“ erläutert Sarah Marson.

Verwaltet wird das Mitarbeiterportal durch den Onboarding-Administrator im d.vinci Onboarding. Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiterportal“ kann er den Bereich für den neuen Mitarbeiter einrichten. Mit einfachen und intuitiven Schritten lässt sich das Mitarbeiter-Portal individualisieren und an die Corporate Identity anpassen. „Es können zum Beispiel das Logo hinterlegt und die Farben angepasst werden, damit der New Hire seinen neuen Arbeitgeber im Portal wiedererkennt,“ erzählt Laura Scheibler, Sales Managerin beim Hamburger Recruiting-Experten. Auch die Inhalte lassen sich für jeden neuen Kollegen maßgeschneidert anpassen. Sobald der neue Mitarbeiter Zugriff auf das Portal erhalten soll, verschickt der Administrator einfach einen Link mit den Zugangsdaten.

Wie für das Bewerbermanagement und das Onboarding gibt es auch für das Onboarding Mitarbeiterportal alle zwei Wochen ein Update. Zukünftig sollen z. B. analog zum Bewerbermanagement die Organisationseinheiten eingepflegt werden. Ebenfalls geplant ist, dass Formulare wie der Personalbogen online ausfüllbar sind und auch Videos eingestellt werden können, um z.B. das Team vorzustellen. Zu den Erweiterungen finden quartalsweise Webinare statt, in denen wir Ihnen die Funktionen im Detail vorstellen und Ihre Fragen dazu live beantworten.

Gerne berät Sie das Consulting-Team von d.vinci auch individuell zum d.vinci Onboarding und dem Onboarding Mitarbeiterportal. Wenn Sie Interesse an der Software haben, machen wir gerne einen Workshop in Ihrem Haus, um das System genau auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sprechen Sie uns an!

Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

* Quelle: Onboarding-Umfrage 2017 von HAUFE

Lara Jagdmann

Verfasser des Artikels: Lara Jagdmann

Lara Jagdmann arbeitet seit 2018 bei d.vinci und ist verantwortlich für den Bereich Marketing. Lara Jagdmann beantwortet Rückfragen gerne unter: +49 40 37 47 99 57

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