Reboarding: Rückkehrenden die strukturierte Wiederaufnahme des Jobs ermöglichen

Zum Tragen kommt es beispielweise bei Elternzeit und Krankheit oder auch bei der Rückkehr ins Büro nach einer längeren Zeit im Homeoffice oder einem Sabbatical. Für unterschiedliche Reboarding-Situationen sind unterschiedliche Dinge zu beachten. Wichtig ist allerdings immer, mit Feingefühl an die Sache zu gehen und das Reboarding gut zu organisieren.

Was meint der Begriff Reboarding und warum sollte man nicht darauf verzichten?

Gemeint ist die strukturierte Rückkehr von Kolleg:innen nach einer längeren Auszeit. Ähnlich wie beim Onboarding, sollte auch das Reboarding so früh wie möglich gestartet werden. Sobald feststeht, dass jemand ausfallen wird bzw. ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr an Board ist, sollten sowohl die Abwesenheit als auch die Rückkehr bereits geplant werden. Die frühzeitige Planung und noch wichtiger das Kontakthalten während der Abwesenheit, zeigen dem Teammitglied in der Zeit seiner Abwesenheit, dass es wertgeschätzt wird. Als abwesende:r Kolleg:in befürchtet man, sowohl geschäftlich als auch sozial, den Anschluss zu verlieren und schlimmstenfalls durch andere Mitarbeiter:innen ersetzt zu werden. Durch offene Kommunikation kann dem Teammitglied diese Angst genommen werden. Sollte man es als Arbeitgeber jedoch nicht ermöglichen, dass ein gutes und inklusives Reboarding stattfinden kann, wirkt sich dies möglichweise sehr negativ aus: Arbeitnehmende haben das Gefühl, sie wären isoliert, nicht länger willkommen und unzugehörig.

Ein Reboarding sollte das Ziel haben, dass sich die Rückkehrenden möglichst frühzeitig wieder integriert fühlen, sodass sie schnell wieder ihre Aufgaben aufnehmen und effizient arbeiten können.

Aber warum ist nun ein Reboarding so wichtig, wenn die Mitarbeitenden doch das Unternehmen sowie das Team schon kennen und nur über einen längeren Zeitraum nicht vor Ort waren? Während der Abwesenheit entwickelt sich das Unternehmen weiter und ggf. werden auch strategische oder grundlegende Entscheidungen getroffen, Teammitglieder kommen dazu oder verlassen das Unternehmen und verändern dadurch die Teamstrukturen und sogar Unternehmensziele. Auf all diese Veränderungen muss sich das wiederkehrende Teammitglied erst mal einstellen. Gerade wenn während einer längeren Abwesenheit kein Zugriff auf interne Daten wie Mails, Server oder Ordner bestand, fühlt sich der zweite erste Arbeitstag fast wie der erste an.

Wie wird ein Reboarding begründet?

Bei folgenden Fällen kann ein Reboarding beispielsweise sinnvoll sein:

• Sabbatical
• Interner Stellenwechsel
• Rückkehr zu Vollzeit nach Teilzeit oder Kurzarbeit
• Rückkehr ins Büro nach Homeoffice
• Krankheit
• Mutterschutz
• Elternzeit

Ganz allgemein sind in allen Reboarding-Situationen ähnliche Bedingungen gegeben und man sollte entsprechend auf ähnliche Dinge achten, jedoch sollte je nach Situation individuell geschaut werden, wie genau damit umgegangen wird.

Was man als Arbeitgeber beachten sollte, um ein gutes Reboarding zu ermöglichen

Keine Sorge, Sie sind nicht hilflos und können dafür sorgen, dass wiederkehrende Kolleg:innen schnell wieder richtig mit an Board sind und sich wohl und willkommen fühlen.

• Frühzeitig planen: Planen Sie bestenfalls, sobald bekannt ist, dass ein:e Kolleg:in für längere Zeit abwesend sein wird, bereits ein Reboarding-Gespräch, wenn es situativ möglich ist und das Wiederkehren planbar ist. Hier kann bereits darüber gesprochen werden, wann die Rückkehr ansteht und welche Ansprüche möglicherweise an die Rückkehr seitens des Teammitglieds gestellt werden. Außerdem können Sie besprechen, auf welche Weise und in welchem Ausmaß das Teammitglied während der Abwesenheit informiert werden möchte, beispielsweise über das Social Intranet.
• Offene Kommunikation: Auch beim Reboarding sind wie im Onboarding einige Parteien beteiligt. Zum einen sind das die direkten Kolleg:innen, aber auch das rückkehrende Teammitglied selbst sowie andere Teams und Abteilungen. Sie sollten mit allen beteiligten Parteien offen darüber sprechen, dass ein Reboarding geplant ist und dass der Auslöser keinesfalls die fehlenden Fähigkeiten oder „verlernte“ Skills sind – teilen Sie offen mit, dass Sie nur sichergehen möchten, dass der Wiedereinstieg gut gelingt. In diesem Zuge sollte auch das jeweilige Team darauf vorbereitet werden, dass ein Teammitglied zurückkehrt und in der Anfangszeit gegebenenfalls noch häufig Fragen stellen wird. Ähnlich wie im Onboarding, kann man auch hier über den Einsatz eines Buddys nachdenken. Möglicherweise gab es ja vor der Abwesenheit noch eine Vertrauensperson im Unternehmen, die in dieser Rolle eingesetzt werden könnte.
• Veränderungen benennen: Bringen Sie in Erfahrung, was während der Abwesenheit des Teammitgliedes im Unternehmen passiert ist und erklären und besprechen Sie gemeinsam die grundlegenden Veränderungen. Hierbei sollten Sie zwar möglichst nichts beschönigen, aber gerade negative Nachrichten möglichst sensibel kommunizieren, da das wiederkehrende Teammitglied ohnehin schon durch die neue Situation verunsichert sein wird.
• Struktur schaffen: Wie beim Onboarding wird auch beim Reboarding das Teammitglied zum einen nervös, zum anderen voller Tatendrang sein. Sie können ihn oder sie durch die Vorbereitung eines Einarbeitungsplans unterstützen. Dieser enthält bereits die ersten Termine und Projekte und kann auch eine Übersicht der Veränderungen im Unternehmen enthalten.
• Zeit geben: Vor allem bei großflächigen Veränderungen, die in der Abwesenheit des/der Mitarbeitenden geschehen sind, muss sich das Teammitglied zunächst daran gewöhnen, dass der eigentlich bekannte Arbeitsplatz jetzt „irgendwie anders“ ist. Sie sollten daher nicht erwarten, dass schon ab Tag 1 wieder alles so läuft wie zuvor, sondern dem/der Rückkehrer:in Zeit geben, sich den neuen Umständen anzupassen. Und selbst wenn keine großen Veränderungen passiert sind, kann es dazu kommen, dass sich der/die Rückkehrer:in verändert hat. Gerade bei einem Ausfall aufgrund von Krankheit kann es sein, dass der Start mehr Zeit in Anspruch nimmt.
• Rückfragen ermöglichen: Auch wenn der zweite erste Arbeitstag herum ist, bedeutet das keinesfalls, dass der/die zurückgekehrte Mitarbeiter:in schon wieder gänzlich „angekommen“ ist. Horchen Sie regelmäßig mal, wie es bisher läuft und kommunizieren Sie, dass Sie immer ein offenes Ohr für Fragen oder auch Feedback haben.
• Kontakt halten: Beim Reboarding sind nicht ausschließlich die Tage wichtig, an denen das rückkehrende Teammitglied zurück am Arbeitsplatz ist. Besonders die Zeit zwischen dem Ausscheiden und der Rückkehr ist unheimlich entscheidend. Zumindest lose und locker sollten Sie den Kontakt halten. Bei Krankheit schicken Sie gerne mal eine Grußkarte mit guten Besserungswünschen und falls es Familienzuwachs gab ggf. auch ein kleines Geschenk. Machen Sie deutlich, dass Sie an das fehlende Teammitglied denken – das nimmt den Druck und zeigt ihm/ihr Wertschätzung.
• Unterstützung anbieten: Besonders wenn ein:e Kolleg:in aufgrund von Krankheit ausfällt, ist es sinnvoll, dass Sie als Arbeitgeber Ihre Unterstützung bei beispielsweise administrativen Aufgaben anbieten, zum Beispiel mit der Organisation einer Reha. Wenn ein:e Mitarbeiter:in aufgrund von Rückenschmerzen länger ausgefallen ist, können Sie darüber nachdenken, ihm/ihr einen höhenverstellbaren Schreibtisch anzubieten.

Besonderheiten verschiedener Reboardings

• Elternzeit/Mutterschutz: Sollte ein:e Kolleg:in wegen Familienzuwachs ausfallen, ist das natürlich ein schöner Grund für die Abwesenheit und diese ist dadurch recht gut planbar. Die Vertragsverhandlung birgt ggf. Unsicherheit, weil die Stundenanzahl möglicherweise reduziert werden soll und damit auch das Gehalt angepasst wird oder das Elternteil ist unsicher, weil der Familienzuwachs im Arbeitsalltag mehr Flexibilität erfordert. Bieten Sie dem/der Rückkehrer:in Ihre Unterstützung an und seien Sie rücksichtsvoll.
• Krankheit: Vor allem mit dieser Situation muss sensibel umgegangen werden, weil das erkrankte Teammitglied zunächst mit der eigenen Genesung beschäftigt sein wird. Es ist besonders wichtig, als Arbeitgeber zu kommunizieren, dass man in Gedanken bei ihm/ihr ist und auf seine/ihre Rückkehr wartet. Wenn das Teammitglied zunächst mit dem sogenannten Hamburger Modell wieder anfängt zu arbeiten, kann dies eine Herausforderung darstellen, da das Teammitglied dann nur auf einer sehr geringen Stundenbasis einsteigt.
• Rückkehr nach Homeoffice: Wenn die Arbeit größtenteils zuhause stattgefunden hat, ist es ggf. sinnvoll, ein kleines Welcome-Back-Event zu planen. Hier geht es darum, dass die Kolleg:innen sich wieder an die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz gewöhnen und weniger um die Einarbeitung in die Aufgaben. Es ist auch möglich, dass einige Mitarbeiter:innen noch gar nicht im Büro waren, da diese direkt im Homeoffice gestartet sind.
• Rückkehr nach Kurzarbeit/Teilzeit: Hier bietet sich ein Einarbeitungsplan an, um Struktur zu schaffen und Überforderung entgegen zu wirken.
• Stellenwechsel: Dies ist zwar kein Fall eines klassischen Reboardings, da die Person im Unternehmen bleibt, dennoch sollte auch hier am neuen Einsatzort eine entsprechende Eingliederung stattfinden. Zusätzlich kann man hier darüber nachdenken, ob der/die wechselnde Mitarbeiter:in eine Weiterbildung benötigen könnte. Weil das Teammitglied die neuen Kolleg:innen ggf. noch nicht gut kennt, sollte die soziale Komponente auf jeden Fall nicht zu kurz kommen. Ein guter Start können bspw. gemeinsame Mittagspausen sein.
• Sabbatical: Wenn ein:e Kolleg:in freiwillig längere Zeit weg war, um sich eine Auszeit zu nehmen, ist erstrangig notwendig, eine arbeitstechnische Wiedereingliederung zu organisieren. Während der Abwesenheit wird die Person weder Zugriff auf E-Mails noch auf den Laptop gehabt haben und hat somit keinen Bezug mehr zu dem aktuellen Geschehen. Durch private Chatgruppen ist möglicherweise noch der soziale Kontakt erhalten geblieben.

Reboarding nicht unterschätzen

Sie sollten nicht vergessen, dass der/die betreffende Kolleg:in während seiner/ihrer Abwesenheit Zeit hat, darüber nachzudenken, ob er/sie nach der Auszeit zu Ihnen als Arbeitgeber zurückkehrt. Möglicherweise entdeckt das Teammitglied andere berufliche Ziele, die es ab jetzt verfolgen möchte. Versuchen Sie daher besonders in dieser Situation einen guten Eindruck zu hinterlassen und geben Sie der/dem Mitarbeitenden das Gefühl, dass er/sie nach wie vor willkommen ist. Denn sollte ein Reboarding missglücken, bindet auch eine Neubesetzung Ressourcen und kostet Sie viel Geld. Zusätzlich kann der Weggang eines (teilweise langjährigen) Teammitglieds auch zu Unmut bei weiteren Kolleg:innen führen, wenn es das Unternehmen wegen seiner/ihrer Unzufriedenheit verlässt.

Das Reboarding sollte daher von Ihnen genauso ernst genommen werden, wie das Onboarding, denn auch ein rückkehrendes Teammitglied erlebt einen ersten Arbeitstag.

Weitere Tipps was Sie für ein gutes Reboarding tun können, erhalten Sie in unserer Checkliste. Einfach unten im Formular eintragen und schon landet die Liste in Ihrem Postfach.