„Mehr Transparenz, Geschwindigkeit und Nähe im Recruiting – mit d.vinci“

Mareike, warum hat sich L. Stroetmann für das d.vinci Bewerbermanagement entschieden?

Wir haben jährlich rund 4.500 Bewerbungen – und viele unserer Abläufe waren zuvor stark von manueller Pflege geprägt. Allein die Datenerfassung hat uns pro Datensatz ca. 3 Minuten gekostet und damit insgesamt hunderte Stunden, die wir lieber in Gespräche mit Bewerber:innen investiert hätten. Außerdem mussten wir jede Stellenanzeige separat auf den verschiedenen Portalen veröffentlichen – ein echter Zeitfresser.

Es war klar: Wenn wir unsere Recruiting-Prozesse zukunftsfähig gestalten wollen, brauchen wir ein neues System, das uns effizienter macht, individuelle Prozesse abbilden kann und gleichzeitig für alle Nutzer:innen intuitiv bleibt. d.vinci hat uns da sofort überzeugt – mit der Kombination aus Systemleistung und echter, persönlicher Beratung.

Was hat sich seit der Einführung verändert?

Die Einführung lief absolut reibungslos. Heute profitieren wir von deutlich mehr Übersicht und Geschwindigkeit – und das spüren nicht nur wir im HR, sondern auch die Fachbereiche.
Über die eigentlich kleine Funktion des „Split Screen“ können wir Bewerbungen schneller sichten und bewerten, interne Abstimmungen laufen über das System besser, z.B. durch Ratings und Kommentare, und automatisierte Statuswechsel halten den Prozess in Bewegung.

Besonders geschätzt wird die neue Transparenz: Fachbereiche sehen jederzeit, in welchem Schritt sich eine Bewerbung befindet, ob Verträge erstellt oder verschickt sind. Viele Abstimmungsanrufe entfallen einfach, weil alles zentral sichtbar ist.

Und auch die Kommunikation mit unseren Bewerber:innen ist wertschätzender geworden – dank unserer neuen, individuellen Korrespondenzvorlagen. Auch Termineinladungen sind dank der Kalenderintegration viel einfacher geworden. Wir bekommen teilweise sogar positives Feedback auf Absagen. Das zeigt uns, dass der gesamte Prozess wertschätzender, professioneller und menschlicher geworden ist.

Wie lief die Implementierung des Systems?

Wir haben im Herbst 2024 mit einem Benchmarking gestartet und fünf verschiedene Anbieter getestet und verglichen – nach rund 60 Kriterien.
Am Ende war klar: d.vinci passt zu uns und wir sind im Juni 2025 live gegangen. Im Kick-off wurden wir vom d.vinci Team von Anfang an eng begleitet, die Workflows individuell an unsere unterschiedlichen Gesellschaften und Prozesse angepasst, und das Projektteam hat uns mit echter Begeisterung unterstützt.
Auch unsere Fachabteilungen wurden geschult und sind mittlerweile begeistert, wie einfach sie nun Einblick in die Prozesse haben. Natürlich braucht es hier und da noch mehr Routine – aber die Akzeptanz wächst täglich und das Feedback hilft uns, die Prozesse immer weiterzuentwickeln.

Was steht als nächstes an?

Im nächsten Schritt möchten wir uns noch tiefer mit dem Reporting beschäftigen und KPIs definieren, die wir zukünftig messen werden – dazu gehören auf jeden Fall die Time-to-hire und die Acquisition Costs. Außerdem führen wir als nächsten größeren Schritt das Onboarding von d.vinci ein.
Damit wollen wir unseren neuen Mitarbeitenden schon vor dem ersten Arbeitstag eine strukturierte und wertschätzende Einführung bieten – über ein zentrales Mitarbeiterportal, das Informationen, Teamvorstellungen und vorbereitende Schritte bündelt.
So schaffen wir nicht nur effizientere Abläufe, festigen auch die Bindung zu neuen Kolleg:innen und schaffen von Anfang an eine positive Candidate Experience.  

Kurz gesagt: d.vinci hat uns nicht nur ein leistungsstarkes System geliefert, sondern eine Partnerschaft, die uns täglich begeistert.

Und hier haben wir unsere gemeinsame Geschichte noch einmal in einem Video festgehalten: