Recruiting verändert sich. Und zwar nicht nur ein bisschen, sondern ziemlich grundlegend. Klassische Lebensläufe, beeindruckende Titel und steile Karrieren verlieren zunehmend an Bedeutung, denn entscheidend ist, was Menschen wirklich können. Immer mehr Unternehmen blicken bei Bewerbungen also nicht mehr zuerst auf die chronologische Vita, sondern auf das, was zählt: Skills. Genau hier setzt Skills-Based Hiring an – ein Ansatz, der sowohl für Arbeitgeber:innen als auch für Bewerbende enorme Chancen bietet.

Was bedeutet Skills-Based Hiring?

Beim Skills-Based Hiring verschiebt sich der Fokus im gesamten Recruiting-Prozess. Statt sich an formalen Abschlüssen, Jobtiteln oder bisherigen Branchenzugehörigkeiten zu orientieren, stehen Fähigkeiten, Erfahrungen und Potenziale im Mittelpunkt. Es geht darum, Menschen einzustellen, die eine Aufgabe erfolgreich erfüllen können, unabhängig davon, ob sie den „passenden“ Karriereweg gegangen sind.

Das klingt erst einmal logisch, ist aber tatsächlich ein grundlegender Paradigmenwechsel. Denn damit wird die Art und Weise, wie Unternehmen Talente bewerten, deutlich objektiver und zukunftsorientierter.

Warum der Ansatz so attraktiv ist

Die Arbeitswelt hat sich verändert und mit ihr auch die Anforderungen an Bewerber:innen. Gerade in einer Zeit, in der viele Positionen keine geradlinigen Lebensläufe mehr verlangen, sondern Transferfähigkeit, Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit, wird Skills-Based Hiring zu einem echten Erfolgsfaktor.

Dieser Ansatz hat gleich mehrere Vorteile:

• Objektivere Bewertung: Statt sich von Äußerlichkeiten wie Titeln oder Unternehmensnamen leiten zu lassen, werden tatsächliche Kompetenzen bewertet. Das schafft Fairness und Transparenz.

• Mehr Chancen für ungewöhnliche Lebensläufe: Wer etwa über Quereinstiege, autodidaktisches Lernen oder praktische Erfahrungen überzeugt, hat beim Skills-Based Hiring deutlich bessere Chancen.

• Bessere Vergleichbarkeit: Talente können anhand von messbaren oder beobachtbaren Fähigkeiten verglichen werden, unabhängig von bisherigen Positionen.

• Bessere Passung: Am Ende zählt, wer die Aufgabe wirklich erfolgreich erledigen kann. Unternehmen gewinnen dadurch Mitarbeitende, die nachhaltig performen und sich schneller ins Team integrieren.

Praxisbeispiel: So könnte es aussehen

Ein Unternehmen sucht eine:n Data Analyst:in. Früher standen auf der Liste:

• Wirtschaftsinformatik-Studium
• drei Jahre Berufserfahrung
• Excel-Expertise

Heute fragt man: Kann die Person Daten analysieren, Muster erkennen und Handlungsempfehlungen ableiten, egal, wie sie das gelernt hat?

Ob durch ein Studium, eine Online-Weiterbildung oder eigene Projekte spielt weniger eine Rolle, solange die Skills stimmen. So öffnet Skills-Based Hiring Türen für Menschen, die den klassischen Weg vielleicht nie gegangen wären, aber in ihrem Job wirklich gut sind.

Skills statt Titel – ein Wandel mit Wirkung

Dieser Wandel hat auch positive Nebeneffekte auf die Unternehmenskultur. Wenn Teams auf Basis von Fähigkeiten zusammengesetzt werden, entstehen vielfältigere Gruppen: mit unterschiedlichen Perspektiven, Biografien und Denkansätzen. Das stärkt Kreativität, Innovation und Problemlösefähigkeit.

Darüber hinaus hilft das Skills-Based Hiring, den Fachkräftemangel abzufedern. Denn wer bisher durch formale Kriterien durchs Raster fiel, bekommt nun eine faire Chance.

Skills-Based Hiring als Weiterentwicklung, nicht Ersatz

Während Skills-Based Hiring zunehmend Aufmerksamkeit bekommt, sollte man den Ansatz nicht als radikalen Bruch mit der Vergangenheit sehen sondern als evolutionäre Weiterentwicklung. Früher galten Abschlüsse, Zertifikate und Berufstitel oft als verlässlichste Indikatoren für Kompetenz. Heute erkennen viele Unternehmen, dass diese formalen Nachweise nur einen Teil des Gesamtbildes darstellen. Skills-Based Hiring erweitert die Perspektive, es ersetzt den Lebenslauf nicht, sondern ergänzt ihn. Denn Ausbildung, Erfahrung und Soft Skills bilden gemeinsam das, was jemanden wirklich erfolgreich macht. Der entscheidende Unterschied liegt im Fokus: Statt wo jemand gelernt hat, rückt stärker in den Mittelpunkt, was jemand kann und wie diese Fähigkeiten im Arbeitsalltag wirken. So entsteht ein ausgewogeneres, zukunftsfähiges Bild des Talents.

Was Unternehmen jetzt tun können

Unternehmen, die auf Skills-Based Hiring setzen möchten, sollten drei Dinge angehen:

• Kompetenzprofile erstellen: Welche Skills sind wirklich erfolgskritisch für eine Position? Diese müssen klar definiert und mit objektiven Kriterien hinterlegt werden.

• Assessments & Tests nutzen: Praxisnahe Aufgaben, Fallstudien oder technische Checks helfen, Fähigkeiten messbar zu machen.

• Strukturiert interviewen: Fragen sollten sich an realen Aufgaben orientieren, nicht an Lebenslaufstationen.

Wer diese Schritte berücksichtigt, kann Recruitingprozesse nicht nur gerechter, sondern auch erfolgreicher gestalten.

Wie Skills intern Türen öffnen: Beispiele von d.vinci

Auch bei d.vinci zeigt sich, wie zentral Skills für berufliche Entwicklungschancen geworden sind. Unsere Kolleg:innen beweisen, dass Weiterentwicklung längst nicht immer einen neuen Arbeitgeber braucht,  sondern oft in den eigenen Reihen beginnt.

So hat Franzi, nach fast sieben Jahren im Marketing, sich im Frühsommer 2023 bewusst für einen Wechsel ins Team People & Culture entschieden. Ihre kommunikativen Fähigkeiten, ihr Verständnis für Unternehmenskultur und ihre Erfahrung mit interner Markenarbeit haben ihr den Weg für diese neue Rolle geebnet.
Auch Levke hat diesen Schritt gemacht – vom Mediateam ins Produktmanagement unseres d.vinci Multipostings. Ihre analytische Stärke, ihre Produktkenntnis und ihr Gespür für Nutzerbedürfnisse waren dabei ausschlaggebend.

Diese Geschichten zeigen: Skills öffnen Türen – nicht nur beim Einstieg, sondern besonders in der Weiterentwicklung innerhalb eines Unternehmens.

Fazit: Mehr Zukunft für Talent durch Skills

Skills-Based Hiring ist mehr als ein Trend. Es ist die logische Antwort auf eine Arbeitswelt, die sich immer schneller verändert. Es bringt genau das zusammen, was modernes Recruiting braucht: Objektivität, Diversität und Fairness.

Am Ende zählt nicht, was im Lebenslauf steht – sondern was jemand wirklich kann. Und das ist eine ziemlich gute Entwicklung für alle.

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In Zeiten von Fachkräftemangel, Wertewandel und Sinnsuche wird die Employee Experience (kurz EX) zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Unternehmen, die verstehen, wie sich Mitarbeitende wirklich fühlen und was sie brauchen, um bleiben zu wollen, sichern sich langfristig ihre wichtigste Ressource: engagierte, loyale und innovative Talente. Doch wie lässt sich Employee Experience strategisch gestalten und messen? Und welche Rolle spielen dabei Kultur, Führung und personalisierte Entwicklung?

Employee Experience als strategischer Erfolgsfaktor

Employee Experience beschreibt die Gesamtheit aller Erlebnisse, die Mitarbeitende mit ihrem Arbeitgeber machen – von der ersten Stellenausschreibung über das Onboarding bis hin zur Weiterentwicklung oder dem Austritt. Sie ist das emotionale und funktionale Bindeglied zwischen Mensch und Organisation.
In einer Arbeitswelt, in der Sicherheit und Zugehörigkeit nicht mehr selbstverständlich sind, entscheidet sie über Motivation, Produktivität und Bindung. Studien (Deloitte (2022) und Gallup (2023)) zeigen: Unternehmen mit einer starken Employee Experience verzeichnen bis zu 25 % geringere Fluktuation und deutlich höhere Weiterempfehlungsraten.

Wie man Employee Experience strategisch misst

Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Doch EX ist mehr als eine Mitarbeiterbefragung. Sie erfordert ein kontinuierliches, datenbasiertes Verständnis der Mitarbeitendenreise.

Beispiel:

Pulsbefragung zum Onboarding-Erlebnis

Ziel: Die ersten Wochen im Unternehmen sind entscheidend für die langfristige Bindung.
Messzeitpunkt: 2 Wochen nach Eintritt und nochmals nach 3 Monaten.
Frage‑Set (5‑Punkte‑Skala / 1 = stimme gar nicht zu – 5 = stimme voll zu):

• „Ich fühle mich im Team und im Unternehmen willkommen.“
• „Ich weiß, an wen ich mich bei Fragen wenden kann.“
• „Mein Onboarding hat mir geholfen, meine Rolle klar zu verstehen.“
• „Ich habe das Gefühl, mich schnell produktiv einbringen zu können.“
• Offene Zusatzfrage: „Was hätte deinen Start bei uns noch angenehmer gemacht?“

Auswertung:

Den Durchschnittswert mit dem Zielwert (z. B. 4,2 / 5) vergleichen und Veränderungen über längere Zeiträume ins Verhältnis setzen. Das zeigt, wo Prozesse anzupassen sind.

Personalisierte Entwicklungsangebote für Generation Z

Die Generation Z bringt neue Erwartungen mit: Sie sucht Sinn, Selbstbestimmung und Entwicklung und nicht nur Karriereleitern. Sie möchte lernen und sucht genau diese Optionen.   
Personalisierte Entwicklungsangebote sind daher kein „Nice-to-have“, sondern ein Muss. Dazu gehören:

• Individuelle Lernpfade: KI-gestützte Tools können Lerninhalte auf persönliche Ziele und Kompetenzen zuschneiden.
• Mentoring-Programme: Wissenstransfer zwischen Generationen und jüngeren und langjährigen Mitarbeitenden stärkt Zugehörigkeit und Identifikation.
• Transparente Personalentwicklungsmöglichkeiten: Mitarbeitende wollen wissen, wohin sie sich entwickeln können, was und welche Skills sie dafür brauchen.

Unternehmen, die diese Angebote schaffen, senden ein klares Signal: „Wir investieren in dich, weil du uns wichtig bist.“ Das stärkt nicht nur die Bindung, sondern auch die Arbeitgebermarke.

Culture Design als Mittel gegen Fluktuation

Eine starke Employee Experience endet nicht bei Tools, Feedback-Loops oder Lernangeboten – sie wird erst in einer gelebten Kultur spürbar. Denn ausgewertete Daten liefern zwar Erkenntnisse, doch erst die Kultur eines Unternehmens entscheidet, ob sich Menschen wirklich zugehörig fühlen.
Genau hier kommt Culture Design ins Spiel: Es geht darum, Rahmenbedingungen aktiv zu gestalten, statt Kultur dem Zufall zu überlassen. So wird aus gemessener Erfahrung echte Bindung.

Culture Design bedeutet, bewusst Strukturen zu schaffen, in denen Menschen wachsen können:

• Vertrauen statt Kontrolle: Flexible Arbeitsmodelle und Eigenverantwortung fördern Loyalität.
• Führung auf Augenhöhe: Moderne Führung bedeutet Zuhören, Feedback geben und Entwicklung ermöglichen.
• Wertschätzung sichtbar machen: Anerkennung ist laut Studien der wichtigste Treiber für Mitarbeiterbindung.

Eine starke Kultur wirkt wie ein Magnet – sie zieht die Richtigen an und hält sie (Retention). Bei d.vinci zeigt sich das auch: Langjährige Teammitglieder bleiben, weil sie gestalten dürfen, nicht weil sie müssen.

Fazit: Employee Experience ist kein Projekt – sie ist Haltung

Employee Experience ist kein kurzfristiger Trend, sondern die Grundlage nachhaltiger Talentbindung. Sie entsteht nicht durch Benefits wie Kickertische oder kostenloses Obst, sondern durch Haltung, Transparenz und echtes Interesse am Menschen.
Wer Employee Experience strategisch misst, personalisierte Entwicklung ermöglicht und Kultur aktiv gestaltet, schafft ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen bleiben, weil sie wollen und nicht, weil sie müssen.

In einer Zeit, in der Talente wählen können, ist genau das der entscheidende Unterschied. Unternehmen, die Employee Experience ernst nehmen, gewinnen nicht nur Mitarbeitende: Sie gewinnen Botschafter:innen ihrer Marke.

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Warum ist Recruiting an mehreren Standorten so schwierig?

Recruiting über mehrere Standorte hinweg bedeutet automatisch mehr Komplexität. Jeder Standort hat eigene Ansprechpartner, eigene Fachabteilungen, unterschiedliche Anforderungsprofile und oft auch unterschiedliche Recruiting-Traditionen. Ohne ein zentrales System entstehen Dateninseln. Informationen gehen verloren. Kandidat:innen warten länger auf Rückmeldungen, weil intern niemand weiß, wer gerade zuständig ist.

Recruiter:innen berichten regelmäßig davon, dass sie dieselben Abläufe mehrfach aufbauen, für jeden Standort separat. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und macht es nahezu unmöglich, Recruiting-Qualität zu messen oder zu verbessern. Hinzu kommt der Druck: Offene Stellen bleiben länger unbesetzt, weil Abstimmungsprozesse zu langsam sind.

Das eigentliche Problem ist kein Mangel an Bewerbungen. Es ist ein Mangel an Prozessarchitektur.

Welche ATS-Features lösen die Herausforderungen im Standort-Recruiting?

Ein leistungsfähiges Applicant Tracking System (ATS) ist eine Software, die den gesamten Bewerbungsprozess digital abbildet, von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung. Für Unternehmen mit mehreren Standorten geht es aber um mehr als digitale Verwaltung. Es geht darum, Prozesse zentral zu steuern und gleichzeitig lokal flexibel zu bleiben. Die folgenden acht Features machen genau das möglich.

1. Organisationseinheiten, Rollen und Rechte

Ein gutes ATS erlaubt es, die echte Struktur eines Unternehmens digital abzubilden, nicht eine vereinfachte Version davon. In d.vinci lässt sich das über Organisationseinheiten umsetzen: Für komplexe Unternehmensstrukturen, etwa Träger mit mehreren Einrichtungen, Konzerne mit Tochtergesellschaften oder Händler mit vielen Filialen, können individuelle Organisationseinheiten eingerichtet werden, jede mit eigenen Berechtigungen.

Das bedeutet in der Praxis: Recruiter:innen der Kita in München sehen nur die Vakanzen und Bewerbungen, die für ihre Einrichtung relevant sind. Die regionale HR-Leitung behält den Überblick über alle Standorte in Bayern. Und die zentrale Personalabteilung steuert das Gesamtbild. Das ist nicht nur eine Frage der Übersichtlichkeit, sondern auch eine des Datenschutzes. Sensible Personaldaten von Kandidat:innen sind über die Zugriffskontrolle geschützt: Wer keinen Zugriff haben soll, bekommt ihn schlicht nicht. Damit lassen sich DSGVO-Anforderungen strukturell im System abbilden, anstatt sie durch manuelle Absprachen zu regeln.

Was dieses Feature von generischen Lösungen unterscheidet: Das Konzept der Organisationseinheiten ist kein starres Template, sondern wächst mit dem Unternehmen mit und kann jederzeit angepasst werden. Es bildet komplexe analoge Strukturen präzise digital ab und wird über Anwendungsfälle und Erfahrungen aus echten Kundenprozessen über die Jahre immer besser. Das ist ein echter Differenzierungsvorteil gegenüber Wettbewerbern, die entweder zu starr oder zu offen aufgestellt sind.

2. Zentrale Stellenanzeigenvorlagen mit lokaler Anpassbarkeit

Stellenanzeigen von Grund auf neu schreiben kostet Zeit und führt zu Qualitätsunterschieden zwischen den Standorten. Ein ATS mit Vorlagenfunktion löst dieses Problem elegant. Das Recruiting-Team erstellt eine zentrale Vorlage, die lokale Standorte anschließend mit spezifischen Angaben ergänzen.

Das Ergebnis ist ein konsistentes Arbeitgeberbild nach außen und ein erheblich schlankerer Prozess nach innen. Laut einer internen Auswertung von d.vinci-Kunden reduziert der Einsatz von Stellenanzeigenvorlagen die Erstellungszeit pro Anzeige um durchschnittlich 40 Prozent.

3. Automatisiertes Multi-Channel-Posting

Wer an zehn Standorten gleichzeitig rekrutiert, kann nicht zehn Mal dieselbe Stellenanzeige manuell auf verschiedenen Jobbörsen einstellen. d.vinci Multiposting übernimmt das automatisch als eigenständige Lösung, die nahtlos ins Talent Acquisition Cockpit integriert ist. Eine Veröffentlichung im System, mehrere Kanäle gleichzeitig bespielen, inklusive direkter Schnittstellen zu Portalen wie Stepstone und Zugang zu internationalen und Nischen-Jobbörsen, die viele Recruiter:innen sonst gar nicht auf dem Radar haben.

Das spart nicht nur Zeit. Es sorgt auch dafür, dass Stellenanzeigen immer aktuell sind und konsistent ausgespielt werden, unabhängig davon, welche:r Recruiter:in am Standort gerade zuständig ist. Und es gibt dem Team erstmals echte Kontrolle darüber, welcher Kanal welchen ROI liefert.

4. Zentrale Karriereseite mit standortspezifischen Landingpages

Eine starke Arbeitgebermarke entsteht nicht im Verborgenen. Sie braucht einen Ort, der für Kandidat:innen sofort klar macht: Hier will ich arbeiten. In d.vinci lässt sich dafür eine zentrale Karriereseite aufbauen, die das Unternehmen als Ganzes präsentiert und gleichzeitig den Einstieg in offene Stellen ermöglicht.

Was dieses Feature für Unternehmen mit mehreren Standorten besonders wertvoll macht: Zusätzlich zur zentralen Karriereseite können individuelle Landingpages für einzelne Standorte, Abteilungen oder Zielgruppen gestaltet werden. Die Filiale in Köln spricht andere Menschen an als die Zentrale in Hamburg. Der Pflegedienst in München hat andere Anforderungen und eine andere Sprache als die Verwaltung. Mit eigenen Landingpages bekommt jeder Standort seinen eigenen authentischen Auftritt, ohne dass das übergeordnete Markenbild verloren geht. Alles läuft dabei über ein System, zentral gesteuert und dennoch lokal flexibel.

5. Standardisierte Bewerbungsprozesse mit lokalen Spielräumen

Ein häufiges Missverständnis ist, dass Standardisierung Starrheit bedeutet. Das Gegenteil ist richtig. Ein gutes ATS erlaubt es, einen einheitlichen Prozessrahmen zu definieren, bestimmte Schritte, Kommunikationsvorlagen und Entscheidungspunkte festzulegen, und innerhalb dieses Rahmens lokale Spielräume zu lassen.

Standort A nutzt telefonische Erstgespräche, Standort B bevorzugt Video-Interviews. Beides ist möglich, beide Kandidat:innen erleben eine vergleichbare Qualität der Kommunikation. Dazu kommt ein weiterer Spielraum, der oft unterschätzt wird: Screeningfragen. In d.vinci lassen sich individuelle Screeningfragen je nach Standort oder Stelle hinterlegen. Ein Handelsunternehmen kann so für seine Logistikstandorte ganz andere Vorfragen schalten als für Positionen in der Zentrale, alles innerhalb desselben Systems und desselben Prozessrahmens. Für die Recruiter:innen bedeutet das insgesamt: weniger Reibungsverluste, mehr Fokus auf den Menschen hinter der Bewerbung.

6. Echtzeit-Reporting über alle Standorte hinweg

Wer skalierbares Recruiting gestalten will, braucht Daten. Nicht nach Quartalsabschluss, sondern jetzt. Ein ATS mit zentralem Reporting-Dashboard zeigt in Echtzeit, wie viele offene Stellen an welchem Standort aktiv sind, wie lange die durchschnittliche Time-to-Hire ist und wo es Engpässe gibt.

Das versetzt Recruiting-Leads in die Lage, proaktiv zu steuern statt reaktiv zu reagieren. Und es schafft die Grundlage für ehrliche Gespräche mit dem Management: mit Zahlen, nicht mit Bauchgefühl. Wer intern für mehr Budget, mehr Ressourcen oder eine neue Strategie argumentieren will, braucht genau diese Datenbasis.

7. Digitales Onboarding direkt im System

Skalierbares Recruiting endet nicht mit der Unterschrift unter dem Vertrag. Der Moment der Zusage ist der Beginn eines neuen Abschnitts, und der sollte genauso strukturiert verlaufen wie der Recruiting-Prozess selbst. In d.vinci geht der Prozess nahtlos ins digitale Onboarding über: Neue Teammitglieder erhalten von Beginn an die richtigen Informationen, Zuständigkeiten sind klar geregelt, und kein wichtiger Schritt fällt durch das Raster. Damit das in der Praxis auch funktioniert, wenn gleichzeitig an mehreren Standorten neue Mitarbeiter:innen starten, braucht es ein weiteres Feature.

8. Aufgabenpakete für strukturiertes Onboarding

Auch das beste Onboarding-System nützt wenig, wenn To-dos vergessen werden oder unklar ist, wer was bis wann erledigen muss. Genau hier setzen Aufgabenpakete an.

In d.vinci lassen sich Aufgabenpakete direkt im System anlegen: Bündel mehrerer Aufgaben, die zu einem spezifischen Thema oder einer Zielgruppe passen. Ein Basispaket für alle neuen Mitarbeiter:innen enthält zum Beispiel den Personalfragebogen und die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Ein Führungskräfte-Paket ergänzt die Unterzeichnung der Budgetverantwortung und das Kennenlernen von Geschäftspartnerschaften. Ein Dienstwagen-Paket kümmert sich um die Vereinbarung und die Führerscheinkopie.

Jede Aufgabe hat eine zuständige Person, und sobald eine Aufgabe erledigt ist, werden die nächsten Zuständigen automatisch per E-Mail informiert. So fällt nichts durch das Raster, egal ob das Unternehmen zehn oder tausend neue Mitarbeiter:innen im Jahr einstellt.

Wie unterstützt d.vinci Unternehmen mit mehreren Standorten konkret?

Das Talent Acquisition Cockpit (TAC) von d.vinci wurde für genau diese Anforderungen entwickelt. Organisationseinheiten mit individuellen Berechtigungen, zentrale Vorlagen, automatisiertes Multi-Channel-Posting über d.vinci Multiposting und ein nahtloser Übergang in das digitale Onboarding sind feste Bestandteile der Plattform. Über 621 Installationen in 2025 zeigen, dass Unternehmen in Deutschland auf diese Lösung vertrauen.

Was d.vinci von generischen Lösungen unterscheidet, ist der Ansatz. Das Konzept der Organisationseinheiten ist nach fast 40 Jahren Erfahrung im Recruiting-Markt einzigartig: Es bildet die echte Komplexität von Unternehmen mit mehreren Standorten, Tochtergesellschaften oder Trägerkonstruktionen präzise ab und wächst mit dem Unternehmen mit. Neue Standorte werden ohne aufwändige IT-Projekte integriert, die Datenhaltung erfolgt ausschließlich in Deutschland, und Unternehmen profitieren von Kundenbeziehungen, die im Schnitt deutlich über zehn Jahre andauern. Was Kunden in der Praxis erleben: kürzere Time-to-Hire, weniger interne Rückfragen zwischen Standorten und ein Onboarding, das neue Mitarbeiter:innen von Tag eins an strukturiert begleitet.

Fazit: Skalierbarkeit ist kein Zufall

Wer an mehreren Standorten skalierbar rekrutieren will, braucht mehr als eine Datenbank für Lebensläufe. Die acht ATS-Features in diesem Artikel sind kein Luxus, sie sind die Grundlage dafür, dass Recruiting mit dem Unternehmen wächst, anstatt es zu bremsen. Und am Ende profitieren nicht nur Recruiter:innen davon: Kandidat:innen erleben einen Prozess, der sich menschlich anfühlt, schnell ist und Wertschätzung vermittelt. Genau das ist es, was aus einem guten Recruiting ein unvergessliches erstes Erlebnis als zukünftige:r Mitarbeiter:in macht.n einen Prozess, der sich menschlich anfühlt, schnell ist und Wertschätzung vermittelt. Genau das ist es, was aus einem guten Recruiting ein unvergessliches erstes Erlebnis als zukünftige:r Mitarbeiter:in macht.

Wenn du verstehen willst, wie d.vinci dein Standort-Recruiting konkret unterstützen kann, vereinbare jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch oder stöbere durch weitere Recruiting-Praxistipps in unserem Blog.

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Warum reicht das Bauchgefühl im Recruiting nicht mehr?

Data Intelligence im Recruiting bedeutet, aus vorhandenen Bewerbungs- und Prozessdaten konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten, statt auf Vermutungen zu setzen. Wer ohne diese Datenbasis arbeitet, schaltet Kanäle nach Gewohnheit, schätzt Timelines nach Erfahrungswerten und rechtfertigt Entscheidungen mit einem „Wir glauben, das funktioniert.“

Recruiting-Teams stehen heute unter massivem Druck:

• Fachkräftemangel und Wettbewerb um dieselben 20 Prozent aktiv suchender Talente
• Wirtschaftlicher Druck, der jeden Streuverlust sichtbar macht
• Wachsende Beweispflicht gegenüber der Geschäftsführung

Und wer dann blind schaltet, Kanäle wählt, die man immer genutzt hat, und Prozesse weiterführt, ohne zu prüfen, ob sie noch funktionieren, schaut auf eine Glaswand. Man ahnt, wie es aussehen könnte, aber man sieht es nicht wirklich.

Das Problem ist dabei selten der Wille zur Veränderung. Es ist das fehlende Fundament. Die typischen Symptome:

• Reports werden einmalig gezogen und dann nie wieder aktualisiert
• KPIs sind zu viele und ohne Kontext
• Die Vergleichbarkeit zwischen Quellen, Teams oder Zeiträumen fehlt

Und am Ende dominiert das Bauchgefühl, obwohl eigentlich Daten da wären.

Wie funktioniert Data Intelligence im Recruiting konkret?

Data Intelligence im Recruiting ist kein neues Tool, kein fancy Dashboard und keine KI, die alle Probleme löst. Es ist ein Denkansatz, der in drei Ebenen funktioniert: Zahlen, Analyse und Steuerung.

• Zahlenebene: Was passiert? Die erste Ebene ist der Überblick. Bewerbungseingänge, Time-to-Hire, Einstellungsquote. Klassisches Reporting also, aber als saubere Datenbasis, nicht als Einmalexport aus dem ATS.

• Analyseebene: Warum passiert es? Die zweite Ebene ist der eigentliche Hebel. Hier werden Muster sichtbar: Wo fallen Bewerbende im Prozess ab? Welche Kanäle liefern Bewerbungen, die direkt nach Eingang abgesagt werden, und welche liefern Kandidat:innen, die es bis zur Einstellung schaffen? Wo gibt es Liegezeiten, die du bisher gar nicht bemerkt hast?

• Steuerungsebene: Was tun wir jetzt? Die dritte Ebene ist die, auf die es ankommt. Eine ausgewertete Zahl bringt erst dann etwas, wenn du etwas daraus ableitest. Nicht dokumentieren, sondern entscheiden. Das ist der Unterschied zwischen einer Zahlenwüste und einer echten Steuerzentrale.

Data Intelligence ist kein Autopilot, aber es ist gibt dir mehr Orientierung als dein Bauchgefühl.

Welche Kennzahlen im Recruiting wirklich zählen

Nicht jede Metrik hilft weiter, und du musst nicht täglich alle KPIs auswerten. Es gibt aber vier Werte, die als Kompass und Frühwarnsystem zugleich wirken.

• Time-to-Hire Wie effizient ist euer Prozess wirklich? Eine um zehn Tage gestiegene Time-to-Hire klingt erstmal harmlos. Auf Geschäftsebene bedeutet das aber: Eine Schlüsselposition bleibt zehn Tage länger unbesetzt. Je nach Rolle entstehen so schnell Produktivitätsverluste im dreistelligen Bereich pro Arbeitstag, manchmal auch mehrere Tausend Euro. Und das noch vor den eigentlichen Recruiting-Kosten.

• Phasen-Performance und Liegezeiten Wo und warum gehen Bewerbungen verloren? Liegezeiten zeigen Engpässe, bevor sie zum Problem werden. Wenn Bewerbungen in der Interviewphase plötzlich länger liegen bleiben als sonst, ist das ein Signal, auf das man reagieren kann, bevor gute Kandidat:innen abspringen.

• Qualität pro Quelle Welche Kanäle liefern die Kandidat:innen, die wirklich eingestellt werden? Nicht die meisten Bewerbungen, sondern die richtigen. Jede Bewerbung, die im Prozess weiter vorrückt, ist qualitativ hochwertiger als eine, die direkt nach Eingang abgesagt wird. Das klingt logisch. Trotzdem schauen die meisten Teams nur auf Bewerbungsvolumen, nicht auf Quellenqualität.

• Prozesscheck Wo springen Bewerbungen häufig einen oder mehrere Schritte zurück? Ein chaotischer Prozess wird hier sichtbar. Und meistens liegt es nicht an den Kandidat:innen, sondern an internen Prozessen, fehlenden Freigaben oder unklaren Zuständigkeiten.

Wie hilft d.vinci beim Einstieg in Data Intelligence?

d.vinci hat Data Intelligence als festen Bestandteil des Talent Acquisition Cockpits (TAC) verankert. Das TAC liefert nicht einfach Zahlen, sondern kontextualisierte Einblicke, die Recruiter:innen auf allen drei Ebenen unterstützen.Du siehst nicht nur, wie viele Bewerbungen reingekommen sind, sondern:

• In welcher Phase du Kandidat:innen verlierst
• Welcher Kanal in den letzten drei Monaten wirklich performt hat
• Wo Liegezeiten entstehen, die niemand auf dem Schirm hat

Und das ohne manuelle Excel-Exporte, ohne stundenlange Report-Stunden und ohne ein Data-Science-Team im Hintergrund.

Besonders für Unternehmen mit 500 bis 5.000 Mitarbeitenden ist das relevant. Denn hier fehlt oft nicht der Wille, sondern die Struktur. Wer anfängt, maximal fünf Kernmetriken konsequent zu verfolgen, und dafür saubere Datenpflege im System sicherstellt, hat schon den entscheidenden ersten Schritt gemacht.

Was du morgen im Büro starten kannst

Data Intelligence klingt groß. Der Einstieg ist es nicht. Drei Schritte bringen dich sofort weiter:

1. Ziel klären: Welche eine Frage möchtest du mit Daten beantworten? „Warum dauert die Besetzung so lange?“ ist ein guter Start.
2. Datenbasis prüfen: Sind die Status in deinem ATS sauber gepflegt? Ohne saubere Datenpflege im Fundament hilft kein Dashboard. Das ist der Eisberg, der unterhalb der Wasseroberfläche liegt und häufig unterschätzt wird.
3. Fünf Metriken maximal auswählen: Time-to-Hire, Phasen-Performance, Quellenqualität, Prozesscheck und eine weitere, die zu deiner konkreten Situation passt. Mehr nicht.

Bauchgefühle sind nie eine schlechte Eigenschaft, aber allein reicht es heute nicht mehr. In einem Markt, in dem alle um dieselben Talente konkurrieren und jeder Streuverlust bares Geld kostet, ist Datenkompetenz kein Nice-to-have. Sie ist die Grundlage, um überhaupt noch handlungsfähig zu sein.

Wenn du wissen möchtest, wie d.vinci dich konkret dabei unterstützt, schau dir das kostenlose Whitepaper „Data Intelligence im Recruiting“ an.

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Was ist Prescreening im Recruiting? 

Prescreening bezeichnet die systematische Vorauswahl von Bewerbungen, bevor diese an den Hiring Manager weitergeleitet werden. Es ist der erste Filter im Recruiting-Prozess: Du legst im Voraus klare Kriterien fest, anhand derer Bewerbungen bewertet werden, ob manuell, via Fragebogen oder mit Unterstützung von KI. Gut gemachtes Prescreening schützt vor Informationsüberflutung und schafft Raum für die Gespräche, die wirklich zählen. 

Warum ist Prescreening so herausfordernd? 

Neben dem Bewerbungsvolumen ist Bias eine der größten Herausforderungen im Prescreening. Unbewusste Vorannahmen, Sympathien oder schlicht mangelnde Aufmerksamkeit beeinflussen menschliche Bewertungen. Eine Bewerberin, deren Lebenslauf am Freitagnachmittag geöffnet wird, hat statistisch schlechtere Chancen als dieselbe Person am Dienstagmorgen. Das ist keine böse Absicht, aber es ist auch nicht fair. 

Beim KI-gestützten Prescreening verschiebt sich die Herausforderung, sie verschwindet nicht automatisch. KI-Systeme, die auf Daten trainiert wurden, können unbewusst Muster übernehmen, die in diesen Daten stecken. Eine KI, die Lücken im Lebenslauf als Negativmerkmal bewertet, könnte so beispielsweise Frauen mit Elternzeiten häufiger benachteiligen. Eine KI, die bestimmte Universitäten übergewichtet, bevorzugt bestimmte soziale Schichten. Ähnliches kann auch bei der Herkunft oder dem Alter von Bewerber:innen passieren.  

Gutes KI-Prescreening sollte sich deshalb auf stellenrelevante Kriterien beschränken und diskriminierungsrelevante Informationen so weit wie möglich aus der Bewertung herausnehmen.  

Was bedeutet der EU AI Act für KI im Prescreening? 

Der EU AI Act stuft KI-Systeme zur Personalauswahl als Hochrisiko-Systeme ein und das hat weitreichende Konsequenzen für alle, die KI im Recruiting einsetzen wollen oder bereits einsetzen. Das bedeutet nicht, dass solche Systeme verboten sind, aber es bedeutet, dass klare Spielregeln gelten, die nicht verhandelbar sind. 

• Konkret müssen KI-Systeme im Prescreening strenge Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und menschliche Kontrolle erfüllen. 
• KI darf keine autonomen Entscheidungen über Bewerber:innen ohne menschliche Prüfung treffen. 
• Bewerber:innen müssen informiert werden, dass KI eingesetzt wird und zu welchem Zweck. 
• Die verwendeten Daten müssen klar definiert und begrenzt sein. 
• Der Mensch muss die finale Entscheidung treffen. 

Recruiter:innen müssen sich aktiv mit dem Thema auseinandersetzen, denn das Risiko, das Unternehmen dabei tragen, kann erheblich sein. Wer nicht nachvollziehen kann, auf welcher Grundlage eine KI Empfehlungen ausspricht, kann auch nicht sicher sein, dass diese Empfehlungen diskriminierungsfrei sind. 

Die Frage ist nicht, ob KI im Prescreening eingesetzt wird. Die Frage ist, wie. Die Technologie kann enormen Mehrwert schaffen, wenn sie transparent, regelbasiert und mit dem Menschen im Mittelpunkt eingesetzt wird. 

Wie geht d.vinci das Thema Prescreening an? 

d.vinci ist überzeugt: Technologie soll menschliche Entscheidungen unterstützen, nicht ersetzen. Bei manchen Lösungen ist für Anwender:innen nur begrenzt nachvollziehbar, wie Empfehlungen zustande kommen. Eine KI empfiehlt, ein Ranking entsteht, und Recruiter:innen übernehmen es, ohne genau zu wissen, warum Kandidat:in A besser dasteht als Kandidat:in B. Das ist keine Entlastung, das ist Verantwortung ohne Transparenz. 

Deshalb entwickelt d.vinci eine eigene Prescreening-Lösung, die direkt ins bestehende Bewerbermanagementsystem integriert wird. Auf Basis der Ausschreibung werden Skill-Profile erstellt, die beschreiben, was eine Stelle wirklich erfordert. Die KI bewertet eingehende Lebensläufe und Anschreiben anhand dieser Profile und ordnet Kandidat:innen in drei Kategorien ein: Starker, teilweiser oder geringer Fit – mit einer nachvollziehbaren Begründung pro Kriterium, die die Einordnung transparent machen soll. Es werden dabei ausschließlich Daten aus der Bewerbung verwendet und nicht durch Social Profiling. Auch bei der Gewichtung der Kriterien gibt es Unterschiede: Recruiter:innen können zwischen Kann-Kriterien und Muss-Kriterien unterscheiden, und es lohnt sich, diese Wahl bewusst und sorgfältig zu treffen, um Kandidat:innen noch besser den Anforderungen entsprechend zu prescreenen. 

d.vinci überwacht die Funktionen systematisch, über Tests mit synthetischen Daten, im Austausch mit Kunden, der direkten Möglichkeit Unregelmäßigkeiten zu melden und der regelmäßigen Überprüfung der Ergebnisse auf Auffälligkeiten. 

Franzi, People & Culture Managerin bei d.vinci, beschreibt aus eigener Erfahrung, was dabei wirklich zählt: 

„Das Prescreening hilft mir, bei einem hohen Bewerbungseingang schnell den Überblick zu behalten und mich zuerst auf die am besten passenden Kandidat:innen zu fokussieren. Was ich dabei gelernt habe: weniger ist mehr. Lieber ein paar wirklich trennscharf formulierte Kriterien als zehn, die am Ende alles und nichts abfragen. Gerade am Anfang sollte man bei der Funktion ausprobieren, was einem am besten hilft und was die besten Ergebnisse liefert.“ 

Und auch wenn die KI eine erste Einschätzung liefert: Die letzte Entscheidung liegt immer beim Menschen. 

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Was ist der EU AI Act überhaupt?

Der EU AI Act ist eine Verordnung der Europäischen Union und hat damit unmittelbaren Gesetzesrang. Das bedeutet: Er gilt direkt, ohne dass nationale Gesetze ihn erst in nationales Recht umsetzen müssen. Das Ziel dahinter ist klar. KI soll in einem sicheren, transparenten Rahmen eingesetzt werden. Je größer das Risiko einer KI-Anwendung für Grundrechte und persönliche Lebensverhältnisse von Menschen ist, desto strenger sind die Regeln.

Rechtsanwältin Nina Dierks, die sich seit 15 Jahren mit Datenschutz, IT-Recht und Arbeitsrecht beschäftigt, bringt es auf den Punkt:

„Die KI-Verordnung reguliert risikoabhängig. Je risikobehafteter die KI ist, desto mehr Regularien und engere Grenzen gibt es für den Einsatz.“

Der AI Act unterscheidet dabei vier Ebenen:

• Verbotene Systeme: Manipulative Technologien, Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder Social Scoring sind komplett untersagt.
• Hochrisikosysteme: KI im Personalwesen, Recruiting und der Personalauswahl fallen in diese Kategorie. Hier gelten die strengsten Anforderungen.
• Systeme mit begrenztem Risiko: Chatbots oder Texthilfen unterliegen Transparenzpflichten, aber weniger Auflagen.
• Minimales Risiko: Der Großteil anderer KI-Anwendungen bleibt weitgehend unreguliert.

Warum gilt KI im Recruiting als Hochrisiko?

KI-Systeme, die für Recruiting oder Personalauswahl eingesetzt werden, stehen explizit im sogenannten Annex III des AI Act . Das umfasst alles: von der gezielten Ausspielung von Stellenanzeigen über die Analyse von Bewerbungsunterlagen bis hin zur Bewertung von Kandidat:innen. Warum diese Einstufung? Weil KI-Entscheidungen im Recruiting unmittelbare Auswirkungen auf die persönlichen Lebensverhältnisse und Grundrechte einzelner Menschen haben können.

Dazu kommt ein Aspekt, den Nina Dierks im Interview besonders hervorhebt: Die technischen Grundlagen heutiger KI. Aktuelle Large Language Models sind Wahrscheinlichkeitsmaschinen. Sie analysieren, was als nächstes am wahrscheinlichsten kommt, ohne echtes Verständnis und ohne echtes Reasoning. Das hat direkte Konsequenzen für zwei zentrale Qualitätskriterien. Erstens die Validität, also die Frage, ob die Ergebnisse tatsächlich das messen, was sie messen sollen. Zweitens die Reliabilität, also ob das System bei gleicher Eingabe auch zuverlässig das gleiche Ergebnis liefert. Für den Recruiting-Kontext bedeutet das: Wer KI zur Vorauswahl von Bewerber:innen einsetzt, muss sich dieser Grenzen bewusst sein.

Der Workday-Fall ist hier das bekannteste Warnsignal. Das Unternehmen setzte ein KI-basiertes Auswahlsystem ein, das im Verborgenen Bewerbungen nach Kriterien wie Alter oder Hautfarbe gefiltert hat. Zahlreiche qualifizierte Kandidat:innen bekamen ihre Unterlagen nie zu Gesicht. Das ist nicht nur rechtlich ein Problem. Es ist auch geschäftlich ein Desaster: Die besten Talente gehen verloren, weil ein Algorithmus einen Bias entwickelt hat, den niemand rechtzeitig erkannt hat.

Ab wann gilt der AI Act konkret für Hochrisikosysteme?

Das ist die Frage, die gerade viele Unternehmen beschäftigt. Ursprünglich sollten die Regelungen für Hochrisikosysteme im August 2026 in Kraft treten. Da d.vinci selbst ein solches Hochrisikosystem betreibt, haben wir uns darauf vorbereitet. Aktuell deutet viel darauf hin, dass dieser Zeitpunkt auf August 2027 verschoben wird, da die EU noch mehrere Gesetze im Gesetzgebungsprozess überarbeitet. Endgültig bestätigt ist das noch nicht.

Was bedeutet das für dich? Nutze die Zeit. Wer jetzt wartet, bis alle Fristen final festgezurrt sind, und dann erst anfängt, wird es schwer haben. Das hat sich bei der DSGVO gezeigt. Auch damals gab es einen Übergangszeitraum von zwei Jahren und trotzdem war am Ende vieles nicht vorbereitet.

Was müssen Recruiter:innen und Unternehmen jetzt konkret tun?

Nina Dierks empfiehlt einen klaren Dreischritt. Erstens kritisch prüfen, ob der Einsatz von KI überhaupt eine echte Kosten-Nutzen-Relevanz hat. Nicht jeder Prozess wird durch KI besser. Wenn ein Prozess bereits schlecht läuft, wird er durch KI in der Regel nicht auf magische Weise gut. Zweitens, wenn die Entscheidung für KI fällt, den Anbieter genau unter die Lupe nehmen. Kann er sofort eine vollständige Dokumentation, klare Vertragsgrundlagen und Transparenz über seinen Algorithmus vorlegen? Wenn nicht, ist das ein deutliches Warnsignal. Drittens intern sicherstellen, dass menschliche Kontrolle nicht nur am Ende des Prozesses stattfindet, sondern an jedem einzelnen Schritt.

Das ist kein Bürokratieprojekt. Es ist eine Haltungsfrage.

Für Unternehmen, die KI im Recruiting einsetzen oder planen, bedeutet das konkret:

• Transparenz gegenüber Bewerber:innen: Wer mit KI unterstützt ausgewählt oder aussortiert werden kann, muss das wissen. Das schreibt sowohl die DSGVO als auch der AI Act vor.
• Dokumentation: Welche KI-Systeme werden eingesetzt? Nach welchen Kriterien arbeiten sie? Diese Informationen müssen jederzeit abrufbar sein.
• KI-Folgenabschätzung: Zusätzlich zur bekannten Datenschutzfolgenabschätzung schreibt der AI Act für Hochrisikosysteme eine eigene KI-Folgenabschätzung vor.
• Human in the Loop: Kein KI-System darf allein über eine Bewerbung entscheiden. Ein Mensch muss an jedem relevanten Schritt eingebunden sein, nicht nur am Ende.
• Mitarbeitende schulen: Artikel 4 des AI Act verpflichtet alle, die KI einsetzen, zum KI-kompetenten Umgang damit. Das gilt unabhängig davon, ob ein Hochrisikosystem vorliegt oder nicht.

Was bedeutet „Human in the Loop“ wirklich?

Das ist eine Frage, die im Interview besonders präzise diskutiert wird. Human in the Loop bedeutet nicht, dass am Ende des Bewerbungsprozesses eine Personerin auf einen Knopf drückt und den KI-Vorschlag bestätigt. Es bedeutet zweierlei.

Auf der Systemebene braucht es Menschen, die kontinuierlich auf das KI-System schauen, Bias erkennen, eingreifen können und im Zweifel das System abschalten. Auf der Prozessebene muss bei jeder KI-gestützten Entscheidung, die Auswirkungen auf einzelne Bewerber:innen hat, ein Mensch aktiv involviert sein, bevor die Entscheidung getroffen wird. Beides zusammen bildet echte menschliche Kontrolle.

„Wer nur ganz am Ende draufguckt, hat das Problem, dass eine fehlerhafte Entscheidung im automatisierten Prozess bereits getroffen worden sein kann, ohne dass ein Mensch es bemerkt hat“, erklärt Nina Dierks.

Das ist der entscheidende Unterschied zwischen echter Aufsicht und Absicherung auf dem Papier.

Wie geht d.vinci mit dem AI Act um?

d.vinci gilt selbst als Betreiber eines Hochrisikosystems. Und das ist keine überraschende Neuigkeit, sondern seit mehr als anderthalb Jahren Bestandteil der internen Strategie. Matthias Blenski, Syndikusanwalt, Datenschutz-Auditor und KI-Verantwortlicher bei d.vinci, bringt die Haltung dahinter auf den Punkt: „Der AI Act ist für uns kein Schreckgespenst, sondern Ausdruck unserer eigenen Haltung und unseres Mindsets.„

Das spiegelt sich in konkreten Maßnahmen wider. Für alle KI-Funktionen ohne personenbezogene Daten, wie den intelligenten Texteditor, die Smart-Fill-Funktion im Multiposting oder den KI-gestützten Karriereseiten-Wizard, hat d.vinci frühzeitig mit der Entwicklung und Dokumentation begonnen. Für das Pre-Screening, also die KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbungen, läuft aktuell eine Pilotphase mit ausgewählten Kunden. Dabei wird bewusst mit Datenschützer:innen zusammengearbeitet, um gemeinsam rechtssichere Lösungen zu entwickeln.

Ein Kernprinzip dabei: Alle Merkmale, die Bias verursachen könnten, wie Alter, Geschlecht oder Schwerbehinderung, werden aus den Daten herausgefiltert, bevor sie in die KI-Bewertung fließen. So wird verhindert, dass das System überhaupt in die Versuchung gerät, auf Basis dieser Kriterien zu filtern. Das Pre-Screening wird erst dann für alle Kund:innen ausgerollt, wenn eine zuverlässige Bias-Kontrolle und belastbare Testverfahren vorliegen.

Darüber hinaus stellt d.vinci seinen Kund:innen eine vollständige Software-Dokumentation bereit, unterstützt bei der Datenschutzfolgenabschätzung und liefert die nötigen Grundlagen für die KI-Folgenabschätzung. Wer als Betreiber:in eines KI-Systems nach dem AI Act nachweisen muss, wie das System funktioniert und welche Maßnahmen gegen Bias getroffen wurden, findet diese Informationen nicht erst auf Anfrage, sondern kann sie direkt abrufen.

„Wer jetzt schon transparent ist und mit menschlicher Kontrolle arbeitet, ist auf einem guten Weg.“ – Matthias Blenski, d.vinci

Das ist der Satz, der die d.vinci-Haltung zum AI Act am besten zusammenfasst. Keine Panik, keine Vogel-Strauß-Taktik. Dafür klare Verantwortung, klare Dokumentation und ein menschenzentriertes Verständnis von KI.

Fazit: Der AI Act als Kompass, nicht als Bremse

Der EU AI Act ist kein europäischer Sonderweg, der die Wettbewerbsfähigkeit gefährdet. Er ist ein Regulierungsrahmen, den andere Demokratien weltweit bereits aufgreifen, ähnlich wie es mit der DSGVO geschehen ist.

Für dich als Recruiter:in bedeutet das: Der AI Act gibt dir Sicherheit. Er stellt sicher, dass die KI-Tools, die du einsetzt oder zukünftig einsetzen wirst, bestimmte Mindeststandards erfüllen müssen. Und er schützt gleichzeitig die Bewerber:innen, die sich auf faire und transparente Prozesse verlassen.

Wenn du Fragen dazu hast, wie d.vinci den AI Act umsetzt, welche Dokumentation wir bereitstellen oder wie du dein Unternehmen auf die neuen Anforderungen vorbereitest, dann sprich uns gerne an. Wir sind nicht erst seit dem AI Act dabei. Wir haben früh begonnen und teilen dieses Wissen gern mit dir.

Zum Interview

Du möchtest noch tiefer ins Thema einsteigen? Schau dir das gesamte Interview von Nina Dierks und Matthias Blenski an und erfahre, wie d.vinci den AI Act in der Praxis umsetzt.

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Gerade jetzt, wo sich der Markt durch KI, neue Vorschriften und wirtschaftliche Herausforderungen so schnell verändert, ist es wichtiger denn je, Partner zu haben, auf die man sich verlassen kann. 

Die Orientierung: Der Fosway 9-Grid™ 

Die Fosway Group, Europas führendes HR-Analysehaus, schafft mit ihrem unabhängigen 9-Grid™ Orientierung. Sie bewertet Anbieter nach klaren Kriterien: 

• Performance: Wie zufrieden sind die Kund:innen? Wie erfolgreich ist der Anbieter im Markt?  
• Potenzial: Wie innovativ, funktional und zukunftsfähig ist die Lösung?  
• Marktpräsenz: Wie stark ist der Anbieter in Europa vertreten?  
• Total Cost of Ownership: Ist die Lösung wirtschaftlich und skalierbar?  
• Trajectory: Entwickelt sich der Anbieter strategisch weiter? 

Diese Bewertung basiert auf echten Erfahrungen – praxisnah, unabhängig und relevant. 

Die Auszeichnung: d.vinci ist Core Leader 

2026 wurde d.vinci erneut als Core Leader positioniert Für uns bedeutet das drei Dinge: 

• Erprobte Praxiserfahrung: Unsere Kund:innen nutzen d.vinci tagtäglich erfolgreich in ihrem Recruiting-Alltag – als verlässliches, intuitives und integriertes System, das wirklich unterstützt. 
• Starke Vernetzung: d.vinci ist Teil eines lebendigen Recruiting-Ökosystems – von Employer Branding bis Candidate Experience. 

„Ein weiteres Jahr als Core Leader ausgezeichnet zu sein, bestätigt uns in unserer Strategie, moderne Technologie gezielt einzusetzen, um den menschlichen Moment in den Mittelpunkt zu rücken und damit unseren Kund:innen mehr denn je ihre Differenzierungsmerkmale in schwieriger werdenden Marktlagen auszuspielen. Als inhabergeführtes Hamburger Familienunternehmen zeigt das Ergebnis, wie wirksam wir unsere Unabhängigkeit nutzen, um nachhaltige Lösungen für unsere Kund:innen zu schaffen.” 
– Sebastian Thuma, COO d.vinci 

Realigning: Wir denken Recruiting weiter 

Dieses Jahr wurde d.vinci in der Kategorie Trajectory neu eingestuft – von Consolidating zu Realigning. Das zeigt: Wir verändern uns bewusst, vergrößern unseren Blick und entwickeln uns weiter. Denn Recruiting endet nicht bei der Bewerbung. Es beginnt viel früher – bei Sichtbarkeit, Erlebnis und Beziehung. 

Dazu investieren wir gezielt in neue Produkte wie die d.vinci Karriereseiten oder Multiposting Plus, um HR-Teams noch flexibler zu machen und echten Mehrwert zu schaffen. 

Unabhängig stark 

Besonders wichtig ist uns: Wir bleiben eigenfinanziert. Kein Investorendruck, keine kurzfristigen Strategien – sondern langfristige Entscheidungen für unsere Kund:innen. So können wir schnell reagieren, solide wachsen und dort investieren, wo es wirklich zählt: in nutzerfreundliche, nachhaltige Technologie. 

Was das für dich als Recruiter:in heißt 

• Stabile Technologie: d.vinci bleibt dein verlässlicher Partner für den Recruiting-Alltag.
• Sinnvolle KI: Wir setzen KI dort ein, wo sie dich unterstützt – transparent, erklärbar und fair.
• Gemeinschaft: Unsere Community aus HR-Expert:innen und Recruiter:innen prägt unsere Weiterentwicklung – praxisnah und mit Herz. 

Fazit: Eine Auszeichnung, die verbindet 

Diese Anerkennung ist für uns mehr als ein Erfolg – sie ist Rückenwind für unseren Weg. Sie zeigt, dass Haltung, Erfahrung und Menschlichkeit im Recruiting den Unterschied machen. 

Ein großes Dankeschön an die Fosway Group für ihre unabhängige Bewertung – und natürlich an unsere Kund:innen, Partner:innen und unser großartiges Team. Gemeinsam machen wir Recruiting einfacher, wirkungsvoller und menschlicher. 

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Der Mensch als Taktgeber der Intelligenz

Bei d.vinci ist KI kein Selbstzweck und keine Modeerscheinung. Sie ist, so wie wir es auch in unserer KI-Vision beschreiben, „Grundkompetenz der heutigen Arbeitswelt“, aber nie Selbstläufer. KI soll Prozesse erleichtern, Routinen automatisieren und Freiraum schaffen für das, was keine Maschine kann: menschliche Interaktion, Intuition, Verantwortung und Empathie.

Im Recruiting bedeutet das, dass KI hilft, administrative Hürden zu senken und Entscheidungen fundierter zu treffen. Doch die endgültige Entscheidung – wer passt, wer überzeugt, wer inspiriert – bleibt in Menschenhand. Denn kein Algorithmus erkennt Potenzial so fein wie ein Mensch, der Haltung, Sprache und Chemie spürt.

Verantwortung bleibt beim Menschen

Human in the Loop steht bei d.vinci für ein klares Prinzip: Der Mensch bleibt in Verantwortung und Entscheidungsmacht für das finale Ergebnis. KI assistiert, schlägt vor, analysiert aber sie entscheidet nicht. Sie erweitert menschliche Fähigkeiten, sie entlastet, sie inspiriert. Doch sie trifft keine endgültigen Urteile.

Dieses Zusammenspiel schützt nicht nur vor falschen Automatismen, sondern fördert auch Fairness, Nachvollziehbarkeit und Vertrauen. Echte Humanität im digitalen Zeitalter heißt: Verantwortung übernehmen – gegenüber Bewerber:innen, Kunden und der Gesellschaft.

KI als Kulturfrage

Künstliche Intelligenz ist bei d.vinci Teil der Unternehmenskultur. KI soll dort wirken, wo sie Freiräume schaffen kann, z.B. für Lernprozesse, Neugier und kreative Verantwortung. Sie fordert jede:n auf, mitzudenken, zu reflektieren, Grenzen zu erkennen und Mut zu haben, Neues zu erproben.

So entsteht eine Haltung, die beides verbindet: technologische Exzellenz und menschliche Reife. KI wird zum Hebel, nicht zum Ersatz; zum Verstärker, nicht zum Konkurrenten.

Menschlichkeit als Wettbewerbsvorteil und Markenversprechen

In und HR und Recruiting – wo Vertrauen, Kommunikation und Beziehung die Grundlage bilden – ist diese Haltung auch notwendig: KI kann Daten analysieren, Texte generieren und Prozesse optimieren. Aber Sinn, Motivation und kulturelle Passung entstehen nur in echter Begegnung. Wer als Unternehmen nachhaltig erfolgreich rekrutieren will, braucht daher Systeme und auch immer den Menschen in der Verantwortung.

So wird aus einer technischen Entscheidung eine Frage der Haltung: Wollen wir Recruiting durch KI effizienter machen oder auch menschlicher? Wir können beide Teile der Frage mit „Ja“ beantworten.

Wir als d.vinci handeln nach drei Leitmotiven: Wertschätzung, Wirksamkeit und Freude. Diese Werte machen deutlich, dass Technologie ein Werkzeug für echte menschliche Wirkung ist. In diesem Sinne bedeutet „Human in the Loop“ nicht nur Verantwortung im technischen Sinn, sondern auch ein kulturelles Versprechen: Wir bauen Systeme, die Nähe und Vertrauen fördern, nicht Distanz und Austauschbarkeit.

Fazit: Intelligenz mit Herz

Human in the Loop ist kein nostalgisches Festhalten an der Vergangenheit, sondern der Schlüssel für eine gesunde, zukunftsfähige Balance. Künstliche und menschliche Intelligenz ergänzen sich ideal, wenn man sie bewusst zusammensetzt.

Das ist das Versprechen von d.vinci: KI, die wirkt, weil der Mensch wirkt.

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Von der ersten Begrüßung beim Boarding bis zum gemeinsamen Abschlussmoment „What I take – What I leave“ – es waren Tage voller guter Gespräche, humorvoller Momente und ehrlicher Aha‑Erlebnisse.
Unsere Teilnehmenden haben Recruiting nicht nur gehört, sondern gespürt, wie es sich mit d.vinci anfühlt zu arbeiten: persönlich, nah und mit viel Substanz.

Was wir gemeinsam herausgefunden haben

Die Check‑In‑Frage – „Was tust du im Recruiting noch, weil man es halt so macht?“ öffnete gleich zu Beginn den Kopf und brachte ehrliche, teilweise erheiternde Erkenntnisse auf unsere Menti-Wortwolke, unter anderem:

• „Anschreiben lesen“
• „Unterlagen nachfordern“
• „Prescreening per Hand“
• „Bewerbungsbilder prüfen„

Ein Treffer – weil allen bewusst wurde: Das Recruiting von morgen verdient mutigere Routinen und automatisierte Prozesse. Genau das haben wir in unseren Produktnews aufgegriffen und unsere Vision vorgestellt, die menschliche Momente mit den richtigen Automatisierungs- und KI-Werkzeugen verbindet.

In den interaktiven Workshops am Nachmittag – unserem Journey Walkthrough – ging es dann tiefer. Auf einem digitalen Board wurden Themen wie Fachbereichs‑Aktivierung, Employer Brand, Transparenz im Prozess und Candidate Experience und Onboarding-Szenarien diskutiert.
Und immer wieder kam eine Botschaft durch: Recruiting lebt vom Dialog – innerhalb der Teams und zwischen Menschen und Tools.

Der emotionale Schlussmoment „What I take – What I leave“ hat gezeigt, was bleibt:
Mehr Mut, mehr Austausch, mehr Klarheit über eigene Stärken und gleichzeitig das Loslassen von alten Denkmustern („Angst vor Neuem“ oder „Ärgern über Kleinigkeiten“).

Live ist anders

Ein besonderes Learning dieser Tage: Live ist einfach anders.
Das Zeigen von Features, Funktionen und Produktideen im direkten Gespräch hat eine ganz andere Wirkung als jede E‑Mail oder ein Handout. Im direkten Austausch wurde klarer denn je, wie Kund:innen ihre eigenen Anwendungsfälle sehen und wie d.vinci sie dabei unterstützen kann.

Die Workshops am Nachmittag wurden besonders positiv hervorgehoben: Unsere Journey Walkthrough‑Sessions für die Bereiche der Talent Acquisition (Reach & Attract, Select & Hire, Onboard und Live‑Beratung) haben gleichzeitig Raum für Reflexion, Austausch und Ideen geschaffen und gezeigt, dass wir nicht über Recruiting reden, sondern es gemeinsam weiterentwickeln und wir stets voneinander lernen können.

Wir konnten an allen Standorten spüren, dass unsere Vision und Produkt‑Roadmap eine klare Botschaft senden:
d.vinci denkt voraus, verbindet Technologie mit Menschlichkeit und begreift HR als Gestalter in Zeiten der Veränderung.

💛 Danke an alle Kund:innen, Partner:innen und d.vinci Crew‑Members, die diese Tage so besonders gemacht haben.

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Recruitment Marketing: Denken wie ein Marketer

Recruitment Marketing überträgt bewährte Marketingprinzipien auf das Recruiting und hilft dir, genau diese Sichtbarkeit aufzubauen. Es geht darum, Interesse zu wecken, Vertrauen zu schaffen und deine Arbeitgebermarke so zu positionieren, dass sie hängen bleibt.

Dafür lohnt es sich, ein paar Dinge aus dem Marketing zu übernehmen:

Denke in Zielgruppen, nicht in Stellen.

Wie Marketer ihre Buyer Personas definieren, solltest du Candidate Personas entwickeln. Frag dich:

• Wen will ich erreichen – und wo hält sich diese Person digital auf?
• Welche Themen, Werte oder Benefits sprechen sie an?
• Welche Probleme kann mein Unternehmen für sie lösen?

Je besser du deine Zielgruppe kennst, desto gezielter kannst du Inhalte und Kampagnen gestalten.

Storytelling statt Stellenbeschreibung

Menschen erinnern sich an Emotionen, nicht an Bulletpoints.
Zeig auf Social Media oder deiner Karriereseite echte Geschichten aus dem Arbeitsalltag, von Kolleg:innen, Projekten oder Erfolgen. Das schafft Nähe, Vertrauen und macht deine Arbeitgebermarke greifbar.

Ein Beispiel: Statt zu schreiben „Wir bieten flexible Arbeitszeiten“, erzähl lieber, wie euer Team gemeinsam eine Lösung gefunden hat, um Familie und Job unter einen Hut zu bringen. Solche Geschichten bleiben hängen und zeigen, dass eure Werte echt sind.

Sichtbarkeit ist kein Zufall

Sichtbarkeit entsteht nicht über Nacht, sondern durch Strategie und Kontinuität.
Nutze Social Media, SEO und Kampagnen, um Reichweite aufzubauen:

• Social Media: Zeig regelmäßig Einblicke in euer Teamleben – authentisch, nicht perfekt.
• SEO: Optimiere deine Karriereseite für Google for Jobs, damit dich Talente finden, wenn sie suchen.
• Paid Ads: Bewirb gezielt Kampagnen oder Events über LinkedIn, Instagram oder Google Ads.

Kleine Faustregel: Lieber regelmäßig sichtbar als einmal laut.

Die Karriereseite als Herzstück deiner Awareness-Strategie

Deine Karriereseite ist das digitale Schaufenster deines Unternehmens und in der Awareness-Phase dein stärkstes Werkzeug.
Mit d.vinci attract kannst du sie so gestalten, wie Marketer Landingpages bauen:

• Schnell & unabhängig: Inhalte selbst anpassen, ohne IT oder Agentur.
• Barrierefrei & SEO-optimiert: Damit dich wirklich alle finden – und erreichen.
• Landingpages für Kampagnen: Ob Azubi-Offensive, Event oder Fachbereich – jede Zielgruppe bekommt ihre eigene Bühne.

So wird deine Karriereseite zum zentralen Awareness-Hub – und jede Landingpage zur Mini-Kampagne, die Aufmerksamkeit in Bewerbungen verwandelt.

Fünf Quick Wins für mehr Awareness

1. Nutze Mitarbeitende als Markenbotschafter:innen. Authentische Stimmen wirken stärker als jede Anzeige.
2. Experimentiere mit Formaten. Videos, Reels, Behind-the-Scenes oder Podcasts – Hauptsache echt.
3. Teste Landingpages. Erstelle für jede Kampagne eine eigene Seite mit klarer Botschaft und Call-to-Action.
4. Miss deine Erfolge. Tracke Klicks, Verweildauer, Bewerbungsraten und optimiere laufend.
5. Bleib konsistent. Einheitliche Bildsprache, Tonalität und Werte über alle Kanäle hinweg schaffen Wiedererkennung.

Recruiting ist längst kein reines HR-Thema mehr, es ist Marketing mit Herz.
Wer die Mechanismen des Marketings versteht, baut Beziehungen auf, bevor Bewerbungen entstehen.

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