Was ist ein Buddy bzw. Buddy-Programm?

Mit einem Buddy beschreiben wir eine Person, die den Onboarding-Prozess eines/einer neuen Mitarbeitenden begleitet. Diese Person steht dem Onboardee zur Seite, ist für Fragen da und zeigt die ungeschriebenen Regeln auf. Das können Dinge sein wie:

• Wann gehen die Kolleg:innen üblicherweise zum Mittagessen?
• Wie funktioniert eine Krankmeldung oder ein Urlaubsantrag?
• Welche Kolleg:innen kann ich für welche Themen ansprechen?

Ein Buddy kann auch mit einem Lotsen beschrieben werden, der einem Neuling dabei hilft, sich im Unternehmen zurechtzufinden und sich im Team heimisch zu fühlen. Buddys sind immer da, wenn es um Fragen zu informellen Themen geht.

Warum brauche ich ein solches Programm?

Insgesamt kann ein Buddy-Programm dabei helfen, Onboardees frühzeitig ankommen zu lassen, Unsicherheiten zu nehmen und das gesamte Onboarding abzurunden. Das bestätigen auch Studien.

Beispielsweise haben 73% der Onboardees in einer Microsoft-Studie angegeben, dass eine solche Person ihnen dabei geholfen hat, produktiver zu sein. Knapp ein Viertel (23%) sagten, dass der Buddy bei ihnen für ein rundum besseres Onboarding gesorgt hat.

Gerade bei remote first Jobs stellt ein:e Mentor:in eine Art persönlichen Verbündeten dar, der für die psychologische Sicherheit sorgt. Durch die Weitergabe von Wissen, entwickeln Onboardees ein vertieftes Verständnis ihrer eigenen Rolle und können ihre Fähigkeiten gezielt einsetzen.

Wie finde ich einen Buddy und gestalte das Programm?

Zu dieser Fragestellung haben wir dir viel Input in einer PDF-Checkliste zusammengestellt. Dort findest du Fragestellungen und Kriterien, wie und wonach du einen Buddy auswählen kannst und auch, welche Erwartungshaltung an einen Buddy gestellt wird.

Am Schluss geben wir sogar ein paar konkrete Ideen mit, welche Aufgaben du einer solchen Person übertragen kannst.

Wir hoffen, mit unseren Ideen rund ums Thema Buddy-Programm, kannst du im Onboarding so richtig durchstarten.

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Nutzt ihr alle Funktionen, die das neue Mitarbeiterportal für euch bereithält?

Das Mitarbeiterportal ist euer Kommunikationsmedium Nr. 1 mit den neuen Kolleg:innen. Macht ihr hier über den Portalaufgabenzweck „Onboardee informieren“ schon sichtbar, an welchen Aufgaben ihr arbeitet bzw. welche ihr abgeschlossen habt, damit der erste Arbeitstag ein besonders guter wird? Nutzt ihr im Mitarbeiterportal den Menüpunkt „Kontakt“ und habt ihn vollständig, auch inkl. Foto der Ansprechperson, gepflegt? Das wirkt nahbarer und nimmt Hemmungen, sich bei Fragen tatsächlich zu melden.

Anregungen zur Optimierung der sozialen und kulturellen Integration von Onboardees:

Sie ist für viele neue Kolleg:innen das Zünglein an der Waage bei der Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber. Ihr könnt euch hierüber einen starken Wettbewerbsvorteil erarbeiten, denn längst nicht alle Unternehmen berücksichtigen diese Bindung im Onboarding. Prüft doch mal, ob ihr euch schon eine Aufgabe eingestellt habt, die eure Führungskraft erinnert, sich vor dem ersten Arbeitstag nochmal beim Onboardee telefonisch zu melden. Veröffentlicht einen Portalartikel, der das Team, in das der Onboardee kommt, näher vorstellt. Oder wenn‘s outside of the box sein darf: Brandet Pralinen für eure Neuen, mit eurer CI und Schriftzügen wie „Wir freuen uns auf dich“ oder „Stark, dass du in unser Team kommst“

Passen die technischen Einstellungen (z.B. in Aufgabenpaketen – Fälligkeiten, auch im Zusammenspiel mit Portalaufgaben)?

Prüft, ob ihr unsere neue Funktion, Onboardings automatisch zu beenden und zu löschen bereits nutzt (siehe Menü -> Grundeinstellungen). Diese Einstellung hilft euch, euer System schlank zu halten und ggf. Ladezeiten zu verringern. Sinnvoll ist es auch zu überprüfen, ob es bei euch Portalaufgaben gibt, die früher fällig sind, als die Einladung fürs Mitarbeiterportal überhaupt ausgesprochen wird. Falls dies der Fall ist, könnt ihr das Problem lösen, in dem ihr die Aufgaben als permanent sichtbar eingestellt.

Mit den oben genannten Ideen, kannst du schon viel dafür tun, dein Onboarding optimal zu nutzen. Allerdings gibt es noch viel mehr Optionen, die sich unsere Kollegin Nora gerne mit dir im Rahmen eines Best Practice Checks für dein Onboarding anschaut. Damit bist du dann rundum ideal aufgestellt!

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Nach einem einem umfassenden Entwicklungsprozess mit akribischen Tests und stetigen Verbesserungen, stellen wir euch in diesem Artikel die Fähigkeiten des neuen Portals vor und wie ihr dadurch eure Onboardees von Anfang an erfolgreich an euer Unternehmen bindet.

Was ist das neue d.vinci Mitarbeiterportal?

Das neue Mitarbeiterportal fungiert als der virtuelle Buddy des Onboardees und kann individuell gestaltet werden. Es vermittelt von Anfang an ein Zugehörigkeitsgefühl und Sicherheit.

Auf neue Mitarbeitende prasseln beim Start in einem neuen Unternehmen sehr viele Eindrücke ein. Gerade der erste Tag ist oft geprägt von Reizüberflutung, viele Namen und Gesichter, andere Regelungen, neue Aufgaben. Häufig haben neue Mitarbeitende auch schon einen längeren Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag überbrückt. Das sorgt dafür, dass die Erwartungen und die Neugier steigen. Arbeitgeber können hier viel falsch machen und sich nicht mehr melden – oder sich diese Zeit zu Nutze machen.

Die Neugierde neuer Mitarbeitender sollte genutzt werden, um sie frühzeitig in die Unternehmenswelt eintauchen zu lassen und auf dem Laufenden zu halten. Die neue Onboarding-App fungiert dabei als virtueller Buddy und stellt die Schnittstelle zwischen Personalabteilung, dem Kollegium und den Onboardees dar.

Personaler:innen können über interne Gepflogenheiten und den Eingang wichtiger Dokumente informieren. Dadurch entsteht ein interaktiver Kontakt, der deutlich mehr Bindung erzeugt, als gelegentliche E-Mail-Korrespondenz.

Entwicklung des neuen Portals

Solch ein Mitarbeiterportal ist natürlich nicht von heute auf morgen entwickelt – und das obwohl wir jede Menge Entwicklungskraft bei uns im Hause haben. Aber um eine so umfangreiche Neuerung zu entwickeln, braucht es vor allem auch Zeit für Design, Konzeption, Research und natürlich die eigentliche Entwicklung.

Die Idee zur neuen Onboarding-App entstand bereits 2022 von Adrian, unserem Onboarding Produktmanager: „Wir haben uns gefragt, welche Herausforderungen HRler:innen aktuell haben und konnten ziemlich schnell einige identifizieren. Es geht darum, Talente nicht nur zu managen, sondern langfristig zu binden, die Unternehmenskultur zu vermitteln und das Ganze mit remote Work und virtuellen Teams zu verbinden. Da war recht deutlich klar, dass wir etwas benötigen, was diese Herausforderungen erleichtert. Die Idee des Mitarbeiterportals war geboren.“

Die Entwicklung des Portals lief in mehreren Ausbaustufen. Im Laufe der Zeit wurde das Portal immer stärker erweitert. Anfangs gab es beispielsweise lediglich einen Login-Bereich, ein Menü und die Möglichkeit zur Begrüßung des Onboardees. In den darauffolgenden Wochen und Monaten wurde die Möglichkeit zum Dateiupload ergänzt, Portalartikel hinzugefügt und ein Countdown bis zum 1. Arbeitstag eingeblendet.

Während der Entwicklungszeit gab es immer wieder Teil-Releases und wir haben Pilotkunden nach ihrem Feedback befragt, um die Bedürfnisse besser zu verstehen. Kurz vor Release kam das Mitarbeiterportal auch bei d.vinci live zum Einsatz, indem unsere People & Culture Abteilung die neue Onboarding-App unseren neuen Kollegen und Kolleginnen zur Verfügung gestellt habt. Das Feedback dazu, lest ihr im nächsten Absatz.

Kurze Video Sneakpeak ins neue Mitarbeiterportal

Livetest des Mitarbeiterportals und Feedback

Die d.vinci Kollegen und Kolleginnen, die das Mitarbeiterportal live für ihren Start erleben durften, waren durchweg angetan. Keine:r von ihnen kannte solch ein Portal von früheren Arbeitgebern. Besonders gefallen haben die detaillierten Infos in Form von Portalartikeln – beispielsweise zum Dresscode – da diese bereits viele Fragen vor dem ersten Tag beantworten.

Gut angekommen ist auch, dass Onboardees durch die App „live dabei sind“, nämlich indem sie beispielsweise informiert wurden, wenn der Schreibtisch eingerichtet ist und sie durch den Countdown die Tage bis zum 1. Arbeitstag zählen konnten.

Auch die Möglichkeit, Papierkram in der Anfangszeit zu sparen, und wichtige Dokumente digital zu übermitteln wurde positiv empfunden.

Und was sagt unser People & Culture-Team dazu? Schließlich soll das neue Mitarbeiterportal zwar vor allem ein Erlebnis für die Onboardees schaffen, aber auch eine Arbeitserleichterung für die Personalabteilungen sein:

„Wir fanden es toll, durch das Portal den Kontakt zu unseren neuen Kollegen und Kolleginnen so einfach zu halten. Gerade bei Neuzugängen, deren erster Tag noch weit in der Zukunft liegt, ist es im Preboarding sehr hilfreich, damit gar nicht erst das Gefühl entsteht, dass man sich vergisst. Für uns ist es total angenehm, dass wir viele To Dos, die häufig sonst erst am ersten Tag oder in den ersten Wochen anstehen, schon vorab abhaken können“, meinen Franziska und Rafael aus dem P&C-Team von d.vinci.

Zusätzlich zum Livetest bei d.vinci, haben wir im Februar 2024 das Mitarbeiterportal auch Proband:innen gezeigt, die bei uns für eine Research zur Frage „Welche Unterschiede siehst du zwischen einem Onboarding mit und ohne Portal?“ zu Gast waren.

Die Proband:innen waren sich einig: Das neue Mitarbeiterportal vermittelt Wertschätzung und das Gefühl, direkt dazuzugehören.

Besonders bemerkenswert war, dass bei allen Probanden nahezu die identischen Werte vermittelt wurden: Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl. Werte, die essentiell für einen guten Grundstein langer Zusammenarbeit sind und einen positiven Einfluss auf die Motivation haben. Genau das Vermitteln und Erleben dieser Werte ist viel wertvoller als eine reine Checkliste und unbezahlbar im weiteren Prozess.

Auch bei näherer Betrachtung des Portals bleibt der positive erste Eindruck. Das Design wirkt einladend, der Aufbau der Seite ist verständlich und vor allem der Countdown (Tage bis zum 1. Arbeitstag) kommt gut an.

Der Bereich der „Aufgaben“ im Portal kommt einerseits gut an, damit Dinge vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden können, löst bei anderen Proband:innen aber auch einen gewissen Druck aus. Dieses Feedback nehmen wir mit und arbeiten an einer Erklärung, um diesen Bereich besser verständlich zu gestalten. Wir möchten den Onboardees an dieser Stelle verständlich machen, dass es hier nicht um Aufgaben aus ihrem zukünftigen Arbeitsalltag geht, sondern um eine Checkliste, bei der  ihre Mithilfe gefordert ist, um das Onboarding erfolgreich zu gestalten.

Der Bereich „Kontakt“ kommt insgesamt sehr positiv an, weil nicht erst nach einer Möglichkeit gesucht werden muss, um das Unternehmen zu kontaktieren.

Insgesamt kommt das Mitarbeiterportal sehr gut an und die Proband:innen würden sich freuen, solch eine Onboarding-App bei ihrem neuen Arbeitgeber im Preboarding zu erhalten, gerade im Vergleich zu den Erfahrungen bei anderen Unternehmen ohne solch ein Portal. Hier noch ein paar Zitate:

• „Ich fühle mich zugehörig.“
• „Man fühlt sich ganz anders angenommen. Sie strecken einem die Hand entgegen: Schön, dass du da bist.“
• „Das würde meine Motivation schon steigern.“

Das neue Mitarbeiterportal: Vorteile für euch und eure Onboardees

Ein Mitarbeiterportal kann auf lange Sicht dein Employer Branding stärken: Neue Mitarbeitende sprechen schon vor dem 1. Arbeitstag über dich, zeigen erhaltene Informationen Freunden und Bekannten und machen so Werbung für dich als modernen Arbeitgeber.

Wir alle wissen, wie überwältigend es sein kann, einen neuen Job anzutreten. Genau dafür wurde das Portal entwickelt – mit personalisierter Ansprache und Transparenz von Anfang an vermittelt ihr Wertschätzung und Sicherheit.

Vorteile für dich in der Personalabteilung (durch die Nutzung des Onboarding-Systems):

• Schnellere Produktivität eurer Onboardees: Durch das frühzeitige Teilen von Informationen und das Knüpfen erster Kontakte, haben die Onboardees früher ihren Kopf frei und können schneller produktiv sein.
• Grundlage für eine starke Bindung: Das Mitarbeiterportal bildet den Grundstein, um frühzeitig, nämlich weit vor dem 1. Arbeitstag, eine Beziehung aufzubauen.
• Potential für mehr Mitarbeiterempfehlungen: Das neue Portal bildet ein Aushängeschild im Onboarding, denn die Phase der Einarbeitung ist ein sehr wichtiger Teil im Prozess. Durch das Portal könnt ihr in diesem Bereich punkten und eure Onboardees werden positiv von ihrer Onboarding Experience berichten.
• Echter Wettbewerbsvorteil: Nur wenige Unternehmen nutzen bisher ein Onboarding bzw. ein Mitarbeiterportal für ihre Onboardees. So habt ihr die Möglichkeit, im Recruitingprozess frühzeitig zu punkten.
• Individualität für jeden Onboardee: Ihr entscheidet, welche Informationen eure Onboardees sehen und steuerst die Veröffentlichung von Artikeln ganz individuell. Es ist außerdem möglich, sowohl per „Du“ als auch per „Sie“ anzusprechen.

Vorteile für eure Onboardees, welche durch unsere Tests mit Proband:innen bestärkt wurden:

• Zugehörigkeit: Durch das Portal fühlen sich Onboardees direkt als Teil eures Unternehmens.
• Motivation: Mit dem Portal reicht ihr euren Onboardees die Hand – diese werden im Gegenzug motivierter starten.
• Empathie: Ihr zeigt den neuen Mitarbeitenden, dass ihr euch in sie hineinversetzt, indem ihr Fragen, die möglicherweise aufkommen, durch das Portal direkt beantwortet.
• Sicherheit: Eure Onboardees wissen, was auf sie zukommt und auch an wen sie sich wenden können.
• Wertschätzung: Durch das Portal fühlen sich Onboardees zugehörig und als wichtigen Teil des Unternehmens.
• Transparenz durch Artikel (z.B. zu Werten und Gepflogenheiten) und das Teilen des internen Fortschritts. Zudem wissen deine Onboardees durch das Portal immer, wie sie dich erreichen können.
• Preboarding mit Modernität & Spaß: Moderne Gestaltung des Portals mit Animationen, leichter Bedienung und kleinen Spielereien.
• Einfacher Zugriff: Das neue Mitarbeiterportal ist als App direkt griffbereit auf dem Desktop bzw. Startbildschirm deiner Onboardees.

Zu all den aufgelisteten Vorteilen, muss man zeitgleich aber auch sagen: Ein neues Mitarbeiterportal kann umfangreich befüllt sein und das Preboarding ideal begleiten – damit allerdings ein rundum gelungenes Onboarding stattfinden kann, muss auch die Zeit danach funktionieren. Beispielsweise sollte am ersten Arbeitstag das Kollegium Bescheid wissen und eine Onboarding-Software hilft enorm, die ersten Wochen zu strukturieren und Onboardees gut ankommen zu lassen. Das neue Mitarbeiterportal legt aber genau dafür den Grundstein: Nämlich indem es von Anfang an Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl vermittelt und das Unternehmen erlebbar macht.

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Neben der Relevanz der sozialen und kulturellen Integration als Säulen im Onboarding, möchten die beiden Awareness für ein ganzheitliches Onboarding schaffen – nämlich indem das Onboarding nicht nur Aufgabe von HR ist, sondern auch in den einzelnen Fachbereichen liegt.

Viele Personalabteilungen möchten ihre Fachbereiche stärker in die Onboardingprozesse neuer Kolleginnen und Kollegen involvieren, stehen allerdings vor der Herausforderung, diese für das Thema zu gewinnen.

Zuständigkeit des Onboardings

Fast automatisch kommt dabei die Frage auf, wer überhaupt für das Onboarding zuständig und verantwortlich ist – vor allem auch, was die Vermittlung der Kultur betrifft. Diese existiert als Makrokultur zwar im gesamten Unternehmen, es gibt aber auch sogenannte Mikrokulturen, die sich in den einzelnen Teams ausbilden. Und wer könnte diese Besonderheiten besser vermitteln als die Fachbereiche selbst?

Viele verbinden Onboarding mit einer Aufgabe, die in Personalabteilungen verortet ist, doch überführt man den Begriff ins Deutsche, steht dieser für Einarbeitung. Die Einarbeitung selbst kann aber viel besser am „Point of Work“ geschehen. Also an dem Ort, an dem die Onboardees täglich mit ihren Teammitgliedern zur Arbeit zusammenkommen und die Aufgaben konkret kennenlernen, sei es nun remote oder vor Ort. So gestaltet sich eine onboardeezentrierte Integration.

Die Realität sieht leider vielerorts anders aus

Im Arbeitsalltag hat sich das oben vorgestellte Vorgehen allerdings noch nicht überall durchgesetzt: Da bleiben Schnittstellenaufgaben zwischen Personal- und Fachabteilung lange liegen, da die HR Kolleg:innen nicht immer Rückmeldungen erhalten.

Der Grund dafür ist verständlich: Eine tiefere Integration der Fachbereiche ins Onboarding bedeutet für sie Mehraufwand, vor allem für die dortige Führungskraft. Allerdings sollte es zum Verständnis einer Führungskraft gehören, Sorge dafür zu tragen, dass sich das eigene Team (inklusive der Onboardees) wohlfühlt und idealerweise zu Bestleistungen motiviert ist. Ein umfassendes Onboarding führt schließlich zu einer deutlichen Identifizierung mit dem neuen Arbeitgeber und bietet die Basis, um Frühfluktuation zu vermeiden.

Für Personalabteilungen stellt sich also die Frage, wie sie den Mehraufwand vor dem Fachbereich argumentieren können.  

Wie kann d.vinci dabei helfen, die Fachbereiche im Onboarding stärker einzubinden?

In unseren d.vinci Workshops zur Aktivierung der Fachbereiche nutzen wir hierfür eine Methode namens „Semantische Analyse“. Dahinter versteckt sich eine Brainstormingtechnik, die für ausgewählte Themen sensibilisiert.

Zu Beginn werden zentrale Begrifflichkeiten dieser Themen vorgestellt, z.B. „Onboarding“, „Bindung“ oder „Fluktuation“. Anschließend notieren die Teilnehmenden alle Assoziationen, die ihnen dazu einfallen. Es geht wie immer im Brainstorming um Quantität der Ideen, denn auch aus paradoxen Ideen können bei näherer Betrachtung sehr wertvolle Ansätze entstehen. Am Ende haben die Teilnehmenden im Optimalfall ein schärferes Bewusstsein hinsichtlich der Notwendigkeit des Umdenkens in Bezug auf das Onboarding. Idealerweise ergeben sich aus der Methode auch Maßnahmen, die direkt in bestehende Onboardingprozesse überführt werden können.

Bei all diesen Dingen helfen euch Nora und Janine gerne weiter. Mehr Informationen findet ihr hier: https://www.dvinci.de/onboarding-workshops/

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Hallo Nora, hallo Janine. Schön, dass ihr euch die Zeit für dieses Interview nehmt. Stellt euch und eure Rolle bei d.vinci gerne kurz vor.  

Nora: Ich bin seit 2022 an Bord von d.vinci und im Onboarding Experience Team beheimatet. Hier berate ich ganzheitlich zum Thema Onboarding neuer Mitarbeitender. Durch meine ehemalige Tätigkeit als Personalreferentin verfüge ich über jahrelange Erfahrung, mit der ich die Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Kund:innen nachvollziehen und individuelle Lösungen finde. 

Janine: Ich arbeite bereits seit 2015 bei d.vinci. Mein steter Heimathafen war der Vertrieb. 2022 gründete ich das interdisziplinäre Onboarding Experience Team. Ich kenne die Anforderungen von Unternehmen, insbesondere von Personaler:innen aus dem Effeff und berate sie mit meiner jahrelangen Expertise zum Thema Onboarding neuer Mitarbeitender.

Ihr kommt ins Spiel, sobald Kunden sich für das d.vinci Onboarding entscheiden. Wie hat sich das Thema des ganzheitlichen Onboardings, inklusive der Themen soziale und kulturelle Integration und Aktivierung der Fachbereiche, ergeben?

Ursprünglich haben wir uns damit beschäftigt, dass sich Unternehmen von ihren Checklisten im Onboarding lösen. Na klar, die Checklisten haben ihre Daseinsberechtigung, damit ein Arbeitsverhältnis überhaupt zustande kommen kann. Uns hat dabei allerdings häufig die Onboardeezentrierung gefehlt, also haben wir einen Workshop entwickelt, der sich vor allem auf soziale und kulturelle Komponenten fokussiert. Schließlich entsteht Bindung über Emotion und nicht über Checklisten. Darüber haben wir in diesem Interview berichtet.

Durch die enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden haben wir dann häufiger die Frage gestellt bekommen, wie sich diese bindungsfördernden Maßnahmen an die Führungskräfte und Teams übergeben lassen. Letztendlich sind die neuen Kolleginnen und Kollegen später genau dort tätig – in ihren Teams. Also wäre es doch von Vorteil, wenn sich eben diese auch dafür verantwortlich fühlen. Und genau da setzt unser Workshop an.

Gerade das Thema der Aktivierung der Fachbereiche treibt euch aktuell um. Beschreibt mal, was ihr damit meint und warum es so wichtig ist.

Mit der Aktivierung der Fachbereiche meinen wir ganz konkret, diese stärker in den Onboardingprozess neuer Kolleginnen und Kollegen einzubinden. Häufig liegt die Verantwortung für das Onboarding im Bereich der Personalabteilungen – speziell die administrativen Aufgaben, die einfach erledigt werden müssen. Das ist auch durchaus nachvollziehbar, werden die Onboardingprozesse initial meist genau dort aufgesetzt. Aber wie steht es um die soziale und kulturelle Einbindung ins Team? Dieser Teil des Onboardings ist in der Personalabteilung falsch angesiedelt, da die Onboardees den Bärenanteil ihrer Arbeitswoche in den Fachbereichen verbringen. Genau aus diesem Grund gehört die soziale und kulturelle Integration der Onboardees in den Bereich des Geschehens. Die Fachbereiche und ihre Teams können sozusagen am lebenden Objekt zeigen, wie sie zusammenarbeiten und miteinander umgehen. Sie schaffen dadurch ein authentisches Bild und geben den Onboardees die Möglichkeit sich mit dem Unternehmen zu identifizieren.

Wie merkt ihr, dass Kund:innen Schwierigkeiten haben, ihre Fachbereiche einzubeziehen und was ratet ihr in solchen Fällen?

Ehrlich gesagt, gehen unsere Kunden da in aller Regel sehr offen mit um. Und das ist gut so, denn nur dann können wir unterstützen. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten damit, den Fachbereichen ein Verantwortungs- oder Zuständigkeitsgefühl für ihre eigenen Onboardees zu vermitteln. Das kann unterschiedliche Gründe haben. Manchmal ist es einfach historisch gewachsen, weil sich die Unternehmen stark vergrößert haben, die Prozesse aber nicht mitgewachsen sind. In anderen Fällen ist es durch die Struktur bedingt schon schwierig, weil z. B. ein Handelsunternehmen durch die Filialstruktur gar nicht die nötige Nähe aufbringen kann.

Was wir grundsätzlich raten, ist, auf der Basis von Freiwilligkeit zu arbeiten. Neue Vorgehensweisen und Zuständigkeiten überstülpen ist in aller Regel keine gute Idee. Im Gegenteil, es führt zu Unverständnis und Widerstand. Methodisches Arbeiten zur Sensibilisierung kann eine gute Antriebsfeder sein und unterstützt das gemeinsame Gestalten eines runden Prozesses, in dem jede relevante Person ihren Teil dazu beiträgt.

Welche Herausforderungen begegnen euch dabei?

Uns fällt immer wieder auf, dass Unternehmen die Notwendigkeit eines ganzheitlichen Onboardings noch nicht verinnerlicht haben. Es besteht noch kein Selbstverständnis, das Onboarding als valides Mittel zu nutzen, um dem Fachkräftemangel entgegenwirken zu können.

Damit einhergehend begegnet uns vor allem die Herausforderung der Personalabteilungen, die Fachbereiche für ihre wichtige Rolle im Onboarding zu sensibilisieren. Für einen konsistenten Onboardingprozess ist es unabdingbar, die Fachbereiche samt ihrer Teams in die Gestaltung und Umsetzung verantwortungsvoll einzubeziehen.

Was können Kund:innen tun, wenn sie dieses Interview lesen und merken, dass noch Optimierungspotenzial in ihrem Onboarding besteht?

Grundsätzlich ist der Einsatz einer Software, natürlich insbesondere unserer d.vinci Onboardingsoftware, zu empfehlen. Diese spart durch Aufgabenautomatisierung viel Zeit und sorgt jederzeit für Transparenz. Ein weiterer großer Mehrwert ist unser integriertes d.vinci Mitarbeiterportal. Hierüber können Informationen gespielt und die Onboardees aktiv eingebunden werden.

Außerdem bieten wir Onboarding-Workshops an. Zum einen zur Stärkung der sozialen und kulturellen Integration von Onboardees, zum anderen zur Aktivierung der Fachbereiche.

Wir freuen uns darauf, wenn wir Interessierte mit unserer Expertise unterstützen können.

Habt ihr Schlussworte?

An die Unternehmen, die die Dringlichkeit eines ganzheitlichen Onboardings noch nicht wahrnehmen, sei gesagt: Man kann nicht NICHT onboarden.

Vielen Dank Ihr beiden für das spannende Gespräch!

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Mit dem Preboarding ist die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag gemeint, die häufig nicht nur ein paar Tage andauert, sondern mehrere Wochen oder Monate. Umso wichtiger also, dass Arbeitgebende diese Zeit nutzen, um ihre Onboardees von Anfang an zu binden.

Für viele Arbeitgebende fängt die Beziehung zu neuen Mitarbeitenden erst mit dem ersten Arbeitstag an – für die neuen Mitarbeitenden selbst beginnt diese allerdings schon viel früher. Sie startet eigentlich mit dem allerersten Kontakt – beispielsweise durch eine Stellenausschreibung im Internet oder eine Werbeanzeige. Ernster wird es dann mit dem Vorstellungsgespräch und richtig ernst wird es mit der Vertragsunterschrift – also dem Zeitpunkt, an dem sich nicht nur der Arbeitgeber für eine Zusammenarbeit mit der neuen Person entscheidet, sondern auch umgekehrt. Im Anschluss folgt die Zeit des Preboardings, die, gerade bei Kündigungen außerhalb der Probezeit, recht lang sein kann.

Warum ist das Preboarding so wichtig?

Ist die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden für Unternehmen eine Selbstverständlichkeit, so ist ein neuer Job für eine:n Angestellte:n dies noch lange nicht. Mit einer neuen Position verlässt ein Onboardee immer seinen sicheren Hafen und begibt sich in unbekanntes Fahrwasser. Für ihn/sie herrscht also Unsicherheit und eine frühe Bindung ist umso wichtiger. Gerade die Zeit des Preboardings in der das neue Teammitglied noch nicht beim neuen Arbeitgeber vor Ort ist, aber beim alten schon gekündigt hat, ist eine aufregende Phase, in der es nach Sicherheit und nach dem Gefühl sucht, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Dieses Gefühl können Arbeitgebende vermitteln – in dem sie das neue Teammitglied in dieser Zeit nicht allein lassen – dabei helfen verschiedene Maßnahmen.

Arbeitgebende sollten hier nie vergessen, dass ein neues Teammitglied auch nach unterschriebenem Vertrag einen Rückzieher machen kann und möglicherweise einfach nicht zum ersten Arbeitstag erscheint, wenn er/sie sich nicht frühzeitig gebunden fühlt.

Maßnahmen und Tipps für das Preboarding

• Entlastung für den ersten Arbeitstag: Alle Dinge, die vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden können, sollten bis dahin abgeschlossen sein. Das erste Aufeinandertreffen vor Ort ist für die Onboardees ohnehin sehr aufregend – umso besser also, wenn man sich genau darauf vollends konzentrieren kann und nicht noch jede Menge Papierkram am ersten Tag abgearbeitet werden muss.
• Ansprechpartner:in nennen: Onboardees sollten immer wissen, an wen sie sich wenden können. Möglicherweise ist das jemand aus der Personalabteilung, vielleicht aber auch jemand aus dem zukünftigen Team. Darüber sollten Onboardees immer informiert sein.
• Früh sozial integrieren: Sollte vor dem 1. Arbeitstag bereits ein Team- oder firmenweites Event stattfinden, so sollte das neue Teammitglied in jedem Fall dazu eingeladen werden. Das ist eine tolle Gelegenheit, um die neuen Gesichter in ungezwungener Atmosphäre kennenzulernen. Findet kein Event statt, kann ein Teamvideo eine schöne Alternative sein – gerade, wenn die Onboardees in einem großen Team starten.
• Räumlichkeiten vorab kennenlernen: Ein Rundgangsvideo des Büros oder des Geländes kann vorab aufgenommen und verschickt werden – so lernen die Onboardees gleich ihren zukünftigen Arbeitsplatz kennen.
• Früh kulturell integrieren: Gibt es Grafiken oder digitale Boards, auf denen die Unternehmenswerte skizziert und festgehalten wurden, so können diese den Onboardees bereitgestellt werden – so können sie direkt von zuhause in die Unternehmenskultur eintauchen und bereits Rückfragen stellen.
• Updates bereitstellen: Hat beispielsweise die IT den Arbeitsplatz eingerichtet, kann man diesen fotografieren und mit einer netten Grußbotschaft verschicken: „Dein Schreibtisch wartet schon auf dich!“
• Die Post ist da: Ein Willkommenspäckchen ist eine großartige Geste, die Wertschätzung und Vorfreude zeigt. Inhaltlich sind kaum Grenzen gesetzt: von einer handgeschriebenen Karte, über eine personalisierte Tasse bis hin zu einem gebrandeten T-Shirt.
• Unterstützung anbieten: Wechselt ein neues Teammitglied für den Neustart bei euch den Wohnort, sollte Unterstützung bei Wohnungssuche und Umzug angeboten werden.
• Sonderfall remote Preboarding: Wird der Start von Onboardees remote abgebildet (beispielsweise, weil die Tätigkeit nur im Homeoffice stattfindet), so sollte frühzeitig das benötigte Arbeitsmaterial an die neuen Teammitglieder verschickt werden.
• Digital preboarden: Wird eine Onboarding-Software zur Verwaltung neuer Kolleg:innen verwendet, kann ein Mitarbeiterportal für jede:n einzelne:n bereitgestellt werden. Über dieses Portal können Dokumente und Nachrichten ausgetauscht und Informationen geteilt werden. So können keine Aufgaben mehr durchrutschen.

Du willst noch mehr zum Thema erfahren? Dann schau mal bei diesem Artikel zum Preboarding vorbei.

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Onboarding – mehr als nur fachliche Einarbeitung

Der gesamte Onboardingprozess ist sehr komplex und dauert viele Monate. Auf dem Weg zum integrierten, zufriedenen Teammitglied sind einige Stolper- und Meilensteine zu bewältigen. Wir möchten in diesem Artikel versuchen, klassische Schwierigkeiten im Onboardingprozess herauszustellen und mögliche Lösungswege aufzeigen. Das Wichtigste hierfür ist zu verstehen, dass ein gelungenes Onboarding nicht nur aus der fachlichen Einarbeitung (Kennenlernen der Tätigkeiten) und der formalen Organisation (administrative Aspekte wie Schlüsselausgabe und Personalfragebogen) besteht. Mindestens genauso wichtig sind die sozialen (Wege für die persönliche Verbundenheit) und kulturellen Aspekte (Vermittlung der Werte und Vision). Genau die letzten beiden Ebenen sind die Ebenen, die dazu führen, dass sich ein Teammitglied langfristig wohl- und mit Team und Unternehmen verbunden fühlt. Daher gehen wir in diesem Beitrag vor allem auf diese beiden Ebenen ein.

Tipps für ein gelungenes, soziales Onboarding

Beim Punkt der sozialen Integration kommt es vor allem darauf an, dass sich Onboardees zu keinem Zeitpunkt allein gelassen fühlen – auch und vor allem nicht in der Zeit des Preboardings in der sie noch nicht im Unternehmen sind. Kolleg:innen kennenlernen, Gemeinsamkeiten entdecken und sich dem Team zugehörig fühlen – nur so können Bindungen und gemeinsam gute Ideen entstehen.

• Vor dem 1. Arbeitstag:
  • Rundgangsvideo durchs Büro versenden: Das hilft den Onboardees einerseits sich schon mal räumlich zu orientieren und zeigt ihnen möglicherweise schon seinen Arbeitsplatz. Andererseits lernen sie dadurch bereits einige Gesichter kennen und können sich Teamkonstellationen besser vorstellen.
  • Zu Events einladen: Wenn vor dem 1. Arbeitstag der neuen Teammitglieder bereits ein Firmen- oder Teamevent stattfindet, z.B. ein Sommerfest, sollte man die Onboardees unbedingt dazu einladen. Eine bessere Gelegenheit Teams in ungezwungener Atmosphäre kennenzulernen, gibt es nicht.
  • Willkommenspäckchen verschicken: Egal ob der 1. Arbeitstag noch einige Wochen in der Zukunft liegt oder kurz bevorsteht: Ein Willkommenspäckchen ist immer eine gute Idee. Inhalte können beispielsweise eine persönliche Postkarte, Material des Unternehmens (gebrandete Kugelschreiber oder Kleidung), eine Tafel Schokolade oder eine eigene Kaffeetasse sein.
• Zum oder nach dem 1. Arbeitstag
  • Besonderes Willkommenspräsent vorbereiten: Wenn wir uns eine klassische Arbeitssituation im Büro vorstellen, so ist ein Blumenstrauß als Willkommensgeschenk eine schöne Idee: Diese Onboardees haben schließlich einen festen Arbeitsplatz und können sich ein paar Tage über die Blumen freuen. Findet das Onboarding allerdings außerhalb des Büros, beispielsweise in einem Handwerksbetrieb statt, ist ein Essensgutschein für die Bäckerei nebenan vielleicht die bessere Alternative.
  • Begrüßungsfrühstück organisieren: Ein Frühstück im ganzen Team muss nicht am 1. Tag stattfinden, da dieser sowieso sehr voll mit Terminen und Aufgaben ist. Für die erste oder zweite Woche, wenn der Input bei den Onboardees etwas gesackt ist, kann das eine großartige Idee sein, um sich noch mal in lockerer Atmosphäre kennenzulernen. Es ist auch möglich, das Frühstück in ein Café zu verlegen.
  • Schnitzeljagd vorbereiten: Das ist eine schöne Idee, wenn das Unternehmensgelände größer ist und aus mehreren Bereichen besteht. In der Schnitzeljagd müssen Fragen beantwortet werden wie: „Was wird in Halle 10 produziert?“, „Welches Maskottchen sitzt in der Buchhaltung auf dem Sideboard?“. Einerseits lernen Onboardee so verschiedene Räumlichkeiten aber vor allem auch Personen im Unternehmen kennen, die nicht zum eigenen Team gehören. Fangen mehrere Personen gleichzeitig an, kann die Schnitzeljagd auch gemeinsam oder als Wettbewerb umgesetzt werden.

Ideen für die kulturelle Integration

Das kulturelle Onboarding ist die vermutlich am schwersten umzusetzende Komponente. Gerade wenn das Unternehmen selbst noch dabei ist, die eigenen Werte herauszufinden oder diese zu fixieren. Aber auch, wenn das Unternehmen eine sehr klare Vision und Mission hat, muss diese entsprechend vermittelt werden. Dazu gehört aber mehr, als ein Einzelgespräch mit der Geschäftsführung.

• Vor dem 1. Arbeitstag:
  • Video oder digitales Board mit Unternehmenswerten versenden: Wenn sich Personen im Unternehmen die Mühe machen, Werte und Mission entweder im Bewegtbild festzuhalten oder auf einem digitalen Board zusammenzutragen, so kann dieses den Onboardees zur Verfügung gestellt werden. Diese können so schon vorab in die Unternehmenskultur eintauchen und auf einem digitalen Board sogar direkt Rückfragen stellen.
  • Wenn eine Onboarding-Software inkl. Mitarbeiterportal genutzt wird: Immer wieder Artikel zu verschiedenen Themen der Unternehmenskultur bereitstellen (Dresscode, Imagevideo, Werte): Ein Mitarbeiterportal hilft den Onboardees, frühzeitig anzukommen und Papierkram vorab zu erledigen. Um schon vor der Zeit im Unternehmen die Werte und den Umgang untereinander kennenzulernen, kann die Personalabteilung im Portal verschiedene Artikel und Bereiche freischalten, die beispielsweise den Dresscode vorstellen. Auch das oben angesprochene Werte-Video kann hier bereitgestellt werden.
• Zum oder nach dem 1. Arbeitstag:
  • Bildschirmhintergrund mit Werten oder Mission: Natürlich kann man den Onboardees die freie Wahl lassen, welchen Bildschirmhintergrund sie benutzen möchten. Aber ein voreingestellter Hintergrund, auf dem die Werte und die Mission des Unternehmens dargestellt sind, kann gerade in den ersten Tagen Orientierung geben.
  • Austausch zum Thema Image und DNA: In den ersten Wochen kann es sinnvoll sein, wenn sich eine bunte Gruppe aus dem Unternehmen zusammenfindet und man gemeinsam über das eigene Unternehmensimage philosophiert. Der Raum ist sehr zwanglos, es gibt Gelegenheiten Rückfragen zu stellen und möglicherweise entwickeln sich kreative Ideen, wo das Unternehmen hin möchte oder sollte. Den Onboardees gibt es einen tollen, umfangreichen Einblick, weil Personen aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen.
  • Kulturelle To Dos für den Einarbeitungsplan: Im Einarbeitungsplan können auch Aufgaben zur kulturellen Integration berücksichtigt werden. Sind alle im Unternehmen kuchenbegeistert, kann ein augenzwinkerndes To Do sein: „Backe uns einen Kuchen zum Einstand“.

Anhand dieser Beispiele wird sichtbar, dass die Onboardees zum Teil selbst aktiv werden können, um eine gelungene Integration auf den Weg zu bringen – es wird aber auch deutlich, dass das ganze Unternehmen inklusive der HR-Abteilung wichtige Grundsteine dafür legen kann.

Wir können dir dabei helfen, deine Onboardees effizient und vollumfänglich zu integrieren

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Onboarding – nicht nur eindimensional

Wir bei d.vinci teilen das Onboarding in verschiedene Meilensteine und vier Ebenen auf. Los geht es mit der Absichtserklärung. Das ist der Zeitpunkt, an dem beide Parteien erklären, dass sie zukünftig zusammenarbeiten möchten. Der nächste Meilenstein ist die Vertragsunterschrift.

Im Anschluss erfolgt das Preboarding – also die Zeit, die seit der Absichtserklärung noch bis zum 1. Arbeitstag vergeht. Eine sehr wichtige Zeit, die nicht unterschätzt werden sollte. In dieser Phase kündigen bereits mehr als 30% der neuen Mitarbeitenden. Möglicherweise, weil sie sich allein und sich selbst überlassen fühlen. Diese Zeit kann also ideal genutzt werden, um bereits die erste Bindung entstehen zu lassen. Ist das Preboarding erfolgreich überstanden, folgt ein weiterer wichtiger Meilenstein: der erste Arbeitstag.

Hierfür gibt es vieles zu beachten, entscheidend ist jedoch ein Willkommensgefühl zu vermitteln. Nach dem ersten Arbeitstag folgen die beiden letzten Punkte. Das eigentliche Onboarding, meist der Zeitraum bis zum Ende der Probezeit und schließlich die Betreuungsphase die im Normalfall bis zum Austritt des/der Mitarbeitenden weiterläuft.

Wie oben angesprochen, teilen wir das Onboarding inhaltlich in 4 Integrationsebenen auf:

• Formale (gilt für alle) Integration (organisatorische Aspekte wie Schlüsselausgabe etc.)
• Fachliche Integration (Vermittlung von Kenntnissen über den Arbeitsbereich)
• Soziale Integration (persönliche Verbundenheit)
• Kulturelle Integration (Vermittlung der Werte und Vision)

Nur die fachliche Einarbeitung reicht nicht aus

Häufig geht es beim Neustart neuer Kolleg:innen vor allem darum, dass sie schnell im Sinne des Unternehmens einsatzbereit sind. Genau das ist ja auch der Grund, warum neue Mitarbeitende eingestellt werden. Trotzdem sollte es das Ziel sein, Mitarbeitende langfristig ans Unternehmen zu binden.

Das gelingt nur, wenn sich Mitarbeitende wohlfühlen, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels. Das liegt weniger an den fachlichen Tätigkeiten oder dem Verständnis dafür. Es hängt vielmehr damit zusammen, sich zugehörig und willkommen zu fühlen. Läuft es beispielsweise bei der Übermittlung von Daten für die Krankenversicherung oder die Personalakte nicht rund, ist das ärgerlich. Dennoch stellt dies keinen Ausschluss für die zukünftige Zusammenarbeit dar. Stimmt allerdings die soziale und kulturelle Integration nicht, kann es im schlimmsten Fall dazu führen, dass ein Onboardee sogar ignoriert wird. In solchen Fällen ist eine langfristige Zusammenarbeit selten über die ersten Tage hinaus möglich.

Onboarding Software

Zwischen dem Begriff der Einarbeitung und dem Onboarding besteht also eine Lücke. Die Einarbeitung meint im eigentlichen Sinne nur die fachliche Komponente, ein gelungenes Onboarding berücksichtigt jedoch alle Aspekte. Diese Lücke muss geschlossen werden. Zudem ist es so, dass Unternehmen nicht automatisch ein inhaltlich gutes, strukturiertes Onboarding haben, nur weil sie eine Onboarding-Software verwenden.

Die Software erleichtert die Koordination der organisatorischen Aspekte und die Zusammenarbeit der Kolleg:innen untereinander. Dennoch sorgt sie nicht automatisch für ein gelungenes Teamgefühl. Dieses kann nur zwischenmenschlich gestaltet werden.Die Bedürfnisse von Onboardees sind nämlich oft sehr vielschichtig und tiefgreifend. Schließlich ist es ein großer Schritt, den alten, vermeintlich sicheren Arbeitgeber für einen Neuen zu verlassen. Es kommen Fragen auf, wie:

• Wird mich das Team mögen?
• Passe ich zum Unternehmen und in meine Abteilung?
• Werde ich den Erwartungen gerecht?
• Ist das Unternehmen in Wirklichkeit so, wie ich es im Bewerbungsprozess wahrgenommen habe?

Anhand dieser Fragen wird deutlich, dass sich diese vor allem um die soziale und kulturelle Komponente drehen und weniger darum, ob einem die Aufgaben gefallen werden oder man diesen gerecht wird. Natürlich spielt auch dies im Prozess eine Rolle, langfristig entscheidend sind aber eher die Gefühle in Bezug auf das Team und die Kultur. Sind diese Gefühle positiv, gelingt auch langfristig die Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Tipps für soziales und kulturelles Onboarding

Gerade auf der persönlichen und menschlichen Ebene können Unternehmen viel tun, um ihren Onboardees früh ein Verbundenheitsgefühl zu vermitteln. Ein Willkommenspäckchen vor oder am ersten Arbeitstag gehört auf jeden Fall dazu, die Möglichkeiten sind aber nahezu endlos. Hier ein paar kreative Ideen:

• Begrüßungsvideo vom Team kurz vor dem 1. Arbeitstag
• Frühzeitige Vernetzung des Onboardees mit dem Team
• Kennenlernquiz
• Bildschirmhintergrund mit den Unternehmenswerten oder einem Teamfoto
• Wer-weiß-was-Format (z.B. Wer kennt die beste Poké-Bowl der Stadt?)
• Welcome-Termin zwischen langjährigem Teammitglied und Neuankömmling

Kolleg:innen kennenlernen, Gemeinsamkeiten entdecken und sich einer Gruppe vollständig zugehörig fühlen – nur so können Bindung, Motivation und gute Ideen entstehen! Genauso wichtig ist es, die Geschichte eines Unternehmens, die Zukunftspläne und Werte kennenzulernen. Denn diese Dinge formen die Unternehmenskultur und damit das, womit sich ein neues Teammitglied identifizieren können sollte. In diesem Zusammenhang lernen Onboardees auch die Erwartungen und Ziele kennen, die an sie gestellt werden.

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Hallo Nora, hallo Janine. Schön, dass ihr Zeit für dieses Gespräch habt. Stellt euch doch mal kurz vor.

Janine: Ich bin Janine und schon einige Jahre bei d.vinci. Vor rund einem Jahr habe ich meine Aufgaben verlagert und bin vom Vertrieb ins Team Customer Success gewandert. Hier habe ich meinen Schwerpunkt im Onboarding und begleite unsere Kunden vom ersten Kontakt bis hin zu inhaltlichen Themen.

Nora: Ich bin Nora und bin seit Mitte 2022 bei d.vinci im Team Personalmarketing. Ursprünglich komme ich aus der klassischen Personalarbeit als Personalreferentin. Ich habe in diesem Bereich viele Jahre verbracht, zuletzt mit dem Schwerpunkt Personalmarketing. Als Consultant berate ich bei d.vinci zu verschiedenen Themen der Candidate Journey.

Wie hat sich das Thema soziales und kulturelles Onboarding herauskristallisiert? Wie seid ihr dazu gekommen?

Janine: Bevor unsere Kunden ihr Onboarding in unsere Software übersetzen, nehmen wir uns einen guten Dreivierteltag Zeit und bereiten die Prozesse mit unseren Kunden gemeinsam vor. Dabei haben wir festgestellt, dass viele ähnliche Herausforderungen haben, z. B. eine hohe Absprungrate während der Probezeit. Nach und nach haben wir herausgefunden, dass es häufig auch daran liegt, dass wenig Kontakt zum Onboardee besteht und eben auch keine Bindung aufgebaut werden kann. So haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir das inhaltlich etwas abfangen können.

Nora: Die Inhalte, die unsere Kunden in ihr Onboarding einbauen, betreffen zu einem Großteil die internen, betrieblichen Bedürfnisse (Wer muss informiert sein, wer hat was zu organisieren-, etc.). Die Bedürfnisse der Onboardees sind aber oftmals viel tiefgreifender. Schließlich ist ein Jobwechsel immer auch mit vielen Unsicherheiten verbunden und es ist ein großer Schritt für Onboardees, den sicheren Heimathafen zu wechseln. Es kommen Fragen auf wie: Ist das Team nett, habe ich die richtige Entscheidung getroffen, werde ich wertgeschätzt, werde ich den Erwartungen gerecht, hat sich das Unternehmen im Bewerbungsprozess authentisch dargestellt oder war alles heiße Luft?

Warum ist das Thema so wichtig?

Janine: Zahlen, Daten und Fakten belegen, dass es immer schwieriger wird, neue Kolleg:innen zu finden und im besten Falle wollen wir sie ja auch binden und behalten. Neben den direkten Kosten (z. B. für die Stellenschaltung) die aufkommen, wenn wir den Recruitingprozess von vorne starten müssen, weil jemand seinen ersten Arbeitstag beispielsweise nicht angetreten hat, entsteht auch Frust im Team. Meist sind es Kleinigkeiten, die dazu führen, dass sich neue Mitarbeitende schon vor dem 1. Arbeitstag wohlfühlen.

Nora: Als Ergänzung noch: Der Arbeitsmarkt, wie wir alle ihn Jahrzehnte lang gewohnt waren (mehr Arbeitssuchende als Arbeitsangebote), gehört der Vergangenheit hat. Bewerbende geben den Takt an und dominieren den Markt. Es muss also eine mitarbeitendenzentrierte Arbeitsweise her, um auf diesem umkämpften Markt nicht abgehängt zu werden und um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie sieht eure Zusammenarbeit mit Kunden aus, die ihr Onboarding verbessern möchten?

Janine: Onboarding-Interessierte kommen entweder als Bestands- oder als Neukunde zu uns, also entweder bauen sie aus oder fangen gerade an, mit uns zu arbeiten. In aller Regel sprechen wir erstmal kurz mit den Kunden und briefen sie, was jetzt alles passiert. Dann verabreden wir einen ca. 30-minütigen Kick-Off, in dem wir uns schon den ersten Input holen, damit auch wir uns vorbereiten können. Im Anschluss (meist liegen da rund 14 Tage zwischen), geht es ans Eingemachte und wir erarbeiten in unserem Workshop – neben den grundsätzlichen Strukturen – konkrete Ideen und Möglichkeiten, die die soziale und kulturelle Integration unterstützen. Wir verstehen uns eher als Trainerinnen und Impulsgeberinnen, weil wir recht methodisch arbeiten und unseren Kunden das Werkzeug an die Hand geben wollen. Wir wollen und können keine fertigen Lösungen liefern, dafür ist jedes Unternehmen anders und darauf wollen wir auch eingehen. Das Onboarding soll authentisch und passend sein.

Was ratet ihr Kunden, wenn ihr merkt, dass noch Potenzial beim Onboarding besteht?

Nora: Es ist immer hilfreich sich selbst in neue Mitarbeitende hineinzuversetzen. Am einfachsten gelingt dies, indem man sich an eigene Jobwechsel erinnert und an die Gefühle, die damit verbunden waren. Ein Beispiel kann das oben angesprochene Bedürfnisse nach Sicherheit sein, da viele Onboardees, die lange nichts von ihrem neuen Arbeitgeber gehört haben, sich fragen „Haben die mich eigentlich noch auf dem Zettel?“. In diese Richtung gehende Zweifel kann man mit einem gut durchdachten Onboarding-Konzept mühelos aus dem Weg räumen. Ähnlich verhält es sich mit kulturellen Werten. Auch hier sollte man hinterfragen, welche Werte man selbst beim Arbeitgeber schätzt, um diese gezielt im Preboarding unterstreichen zu können. So akzentuiert werden Onboardees in ihrer Entscheidung für den neuen Arbeitgeber bekräftigt und die Vorfreude auf den 1. Arbeitstag wird verstärkt. Last but not least sind vorfreudige und glückliche Onboardees tolle Multiplikatoren, die ihre positiven Erfahrungen mit ihrem neuen Arbeitgeber im privaten Umfeld teilen und so ganz ohne extra Kosten auf die Arbeitgebermarke einzahlen.

Welchen Herausforderungen begegnet ihr in eurer Arbeit?

Janine: Die größte Herausforderung ist es, das Thema immer wieder in den Vordergrund zu rücken. In unseren Workshops stellen wir oft fest, dass es sehr positiv angenommen wird. Im Laufe der gemeinsamen Arbeit fällt es aber immer wieder hinten runter, weil der Fokus einfach im Administrativen liegt. Im Best Case gelingt es uns, dass die Berücksichtigung der sozialen und kulturellen Integration genauso selbstverständlich wird wie das Ausfüllen des Personalfragebogens.

Was sagt ihr Kunden, die das hier lesen und unsicher sind, wie gut ihr Onboarding schon ist aber dies gerne überprüfen würden?

Janine: Das Vorhandensein einer Onboarding-Software sagt noch lange nichts über die Qualität des Onboardings an sich aus. Aus genau diesem Grund bieten wir den Workshop, der dann in aller Regel ca. 2 Stunden dauert, auch losgelöst von der Software an. In einem Vorgespräch prüfen wir schon den Ist-Zustand und schauen dann, welche Inhalte wir noch verbessern und ergänzen können.

Eure Schlussworte?

Es war einmal eine Checkliste, die Soziales und Kulturelles vermisste.
Zugehörigkeits- & Wir-Gefühl – ohne die beiden ist’s viel zu kühl.
Sind Werte & Mission eindeutig und klar, wird das Onboarding schlichtweg wunderbar.

Vielen Dank Ihr beiden für das tolle Gespräch!

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Remote Arbeit, also die Arbeit von zuhause oder von unterwegs, kann als eine der wenigen “Gewinner” der Corona Pandemie bezeichnet werden. Der Siegeszug des “Home-Office” erfährt seine Verdeutlichung am eindrucksvollsten, wenn man den prozentualen Anteil der letzten drei Jahre an der Gesamtbeschäftigung betrachtet. Waren es 2019 nur 12.9% der Erwerbstätigen, welche aus dem Home-Office heraus gearbeitet haben, so konnte sich 2021 dieser Anteil mit insgesamt 24.8% nahezu verdoppeln (Statistisches Bundesamt, 2022).

Das bedeutet, dass ein Viertel aller Erwerbstätigen von zu Hause aus arbeitet. Da fragt man sich, welche Auswirkungen das Home-Office auf Arbeitsleistung und Motivation hat. Zudem stellt sich die Frage, wie Unternehmen soziale und kulturelle Prozesse wie Einstellung, Aufnahme oder sogar Eingliederung aus der Ferne heraus umsetzen können.

Der erste Reflex, der sich beim Nachdenken darüber bildet, ist sicherlich ein eher zweifelnder. Im Folgenden wird jedoch gezeigt, dass der Zweifel nicht berechtigt ist.

Auswirkungen von Remote Arbeit auf Arbeitsleistung und Motivation von Mitarbeitenden

Die Forschung scheint sich mit der Fragestellung nach den Auswirkungen von Remote Arbeit auf Arbeitsleistung und Motivation bis dato nur sehr spärlich befasst zu haben. Eine der wenigen Arbeiten, die sich mit der Untersuchung der Auswirkungen von Remote-Arbeit auf Performance-Indikatoren wie Leistung und Motivation befassen, ist die von Peggy M.L., Kam Kong Lit und Cherry T.Y. Cheung. In ihrem Forschungsartikel „Remote work as a new normal?“ aus dem Jahr 2022 betrachten sie Faktoren, die die Effektivität von Remote-Arbeit beeinflussen.

Das Autoren-Trio zeigt durch seine Analyse von Online Umfragen unter sogenannten “Wissensarbeitern” (Programmierer, Architekten, Ingenieure, Wissenschaftler, Designer, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, Redakteure etc.), dass Remote Arbeit mit einer grundlegend positiven Job Performance assoziiert ist, wenn bestimmte Faktoren berücksichtigt werden. Die Forscher unterscheiden dabei zwischen externen und internen Faktoren. Zu den externen Faktoren gehören die technische Kompetenz und die Kontrolle über das eigene Verhalten.

Flexibilität

Ein Beispiel für einen internen Faktor ist Flexibilität. Bezogen auf diese Faktoren gilt nun gemäß Peggy, M.L. und Kollegen Folgendes. Wenn zum Einen sichergestellt wird, dass die für die Ausübung notwendigen technischen Hilfsmittel reibungslos bedient werden können und dass der/die Mitarbeitende durch die Remote Arbeit nicht den Eindruck erhält, dass er in seinem Verhalten verstärkt von Außen kontrolliert wird, wirkt sich dies positiv auf seine Leistung aus. Wenn dann zum Anderen erlaubt wird, dass auf einer vertrauensvollen Basis, die Flexibilität, die mit Remote Arbeit auf natürliche Weise einhergeht, von den Mitarbeitenden auch genutzt werden darf, führt dies zu einer Leistungsverbesserung (Peggy M.L. et. al). 

Das Fehlen von Nähe

Wie aber verhält es sich mit der fehlenden “Nähe” zu Teammitgliedern und Vorgesetzten? Führt Remote Arbeit nicht zu sozialer Verkümmerung und damit letztlich zu emotionaler Erschöpfung und so final doch zu einer Verschlechterung der Arbeitsleistung? Peggy M.L. et al. weisen in diesem Zusammenhang auf diejenigen Unternehmen hin, denen es gelingt, emotionale Erschöpfung bei ihren Mitarbeitenden dadurch zu vermeiden, dass sie regelmäßige soziale Online-Events stattfinden lassen.

Bei solchen Events entwickeln sich offenbar emotionale Bindungen zum Unternehmen. Und zwar in ähnlicher Weise wie bei entsprechenden „offline“ Events. Dies deutet darauf hin, dass Remote-Events eine effektive Möglichkeit sind, Mitarbeiter:innen mit dem Unternehmen zu verbinden. Unterm Strich gesehen können Peggy M.L et al. nachweisen, dass emotionale Erschöpfung keine Assoziation mit Remote Arbeit per se aufweist. 

Das Resumé ihrer Forschung lautet: 

“Remote Arbeit besitzt eine positive Assoziation mit Arbeitsleistung  aber keine Assoziation mit emotionaler Erschöpfung”

Können Unternehmen soziale Prozesse, wie das Onboarding, sprich die Einstellung, Aufnahme und Eingliederung von Mitarbeitenden aus der Ferne heraus gestalten?

Wenn bereits affektive Bindungen zum Unternehmen durch einfache soziale Online-Events entwickelt werden können, ist es dann ebenso möglich, komplexe soziale Prozesse wie beispielsweise das Onboarding (also Einstellung, Aufnahme und Eingliederung von Mitarbeitenden) online, sprich remote zu gestalten? Laut der Studie “Onboarding in the age of COVID-19” , welche 2021 im Wissenschaftsjournal SAGE publiziert wurde, lautet die Antwort: ja.

Grundlegend für die remote Gestaltung von Onboarding ist dabei gemäß den Autoren Carlos A.R. et al. gegenseitiges Vertrauen, welches durch regelmäßige Kommunikation aufgebaut wird. Die Wissenschaftler:innen untersuchten hierbei die dazu bereits vorhandene akademische Literatur. Diese glichen sie mit bestimmten autoethnographischen Daten ab.

Das Fehlen von physischer Präsenz

Dadurch fanden die Autoren heraus, dass, solange kontinuierliche Kommunikation stattfindet, die Schwierigkeiten, welche durch das Fehlen von physischer Präsenz entstehen, überwunden werden können. Wird gemäß Carlos A. R. et al. also mittels entsprechender Onboarding Software, welche Funktionen wie Videomeetings, das Bilden von virtuellen Teams oder Informationsaustausch über Mitarbeiterportale aufweist, sichergestellt, dass

1. es Mitarbeitenden regelmäßig ermöglicht wird zu reflektieren (z.B. durch Video-Chats mit Kolleg:innen und Vorgesetzten),
2. Feedback zu ihren Fortschritten zu erhalten und
3. sich in informellen Meetings zu treffen,

so könne Problemen und Bedenken, die während des Onboardings entstehen, begegnet werden. Dies ermöglicht es wiederum, dass Einstellung, Aufnahme und Eingliederung von Mitarbeitenden, also das Onboarding, auch aus der Ferne heraus gestaltet werden kann. Somit bietet Remote-Arbeit die Chance, effektive Onboarding-Prozesse zu entwickeln.

Der 8 Punkte Plan

Zu einem ähnlichen Schluss kommt auch die amerikanische Bildungswissenschaftlerin Dr. Christina Goodermote. Sie forscht im Bereich Leadership Training. Goodermote zeigt in ihrem Artikel “Remote onboarding and training of new program coordinators into the medical education office during Covid-19 social distance quarantine: process and recommendations”, dass remote Onboarding und remote Training ihren physischen Pendants in nichts nachstehen müssen. Dazu entwickelt sie einen acht Punkte Plan, der auf Kommunikation mit digitalen Mitteln basiert:

1. Etabliere einen virtuellen Arbeitstag, der den physischen “Büro-Arbeitstag” nachbildet.
2. Teile Lernphasen in kleine Portionen auf, in denen detaillierte Erklärungen integriert sind.
3. Bereite Content vor, der die einzelnen Onboarding- oder Trainingsphasen veranschaulicht und stelle diesen den Mitarbeitenden zur Verfügung
4. Binde bereits vorhandene Mitarbeitende in Onboarding- und Trainingsprozesse so mit ein, dass diese kleine remote Tutorials für die neuen Mitarbeitenden geben.
5. Stelle neue Mitarbeitende in Online-Meetings den einzelnen Abteilungen und dem Führungspersonal vor.
6. Weise den Teilnehmenden Selbstlernmodule zu, um den neu gelernten Prozess zu unterstützen.
7. Organisiere regelmäßige virtuelle Standard-Treffen unter Nutzung von “Share-Screen-Technologie”.
8. Führe regelmäßige 1-zu-1 Treffen via Video-Chat durch

Dass für virtuelle Arbeitstage während des Onboarding Prozesses eigens dafür entwickelte Software, welche die oben beschriebenen Features unter einem Dach abbilden kann, sich am besten eignet, zeigt schließlich die Arbeit von R. N. Narappa. In seiner Forschungsarbeit von 2020 mit dem Titel “Design of onboarding software for remote work”, untersucht er, welche Faktoren die Einsatzbereitschaft von Mitarbeitenden, das Erlebnis des Einarbeitens, und das Mitarbeitenden Branding beeinflussen.

Er vergleicht dabei verschiedene psychologische Determinanten von Remote und “on-site” Mitarbeitenden. Narappa kommt zu dem Schluss, dass

1) Onboarding Software Remote-Mitarbeitende dabei unterstützt, besser und intuitiver mit Kolleg:innen zu interagieren und

2) es HR Manager:innen hilft, einen besseren und einfacheren Onboarding Prozess zu gestalten, durch die Schaffung von einfacheren Kommunikationsstrukturen.

Konklusion

Mittlerweile arbeitet ein Viertel aller Erwerbstätigen remote. Die Befürchtung, dass Remote Arbeit zur Vereinsamung oder emotionaler Erschöpfung führt, ist nicht begründet. Insgesamt wirkt sich Remote Arbeit positiv auf die Performance von Mitarbeitenden aus, wenn geeignete, einfach zu bedienende technische Kommunikationsmittel zur Verfügung gestellt werden.

Insbesondere Onboarding Prozesse können aus der Ferne heraus gut gestaltet werden. Vorausgesetzt, die entsprechende Software wird zur Verfügung gestellt. Onboarding Software unterstützt Remote-Mitarbeitende dabei, besser und intuitiver mit Kolleg:innen zu interagieren und hilft HR Manager:innen, einen besseren und einfacheren Onboarding Prozess zu gestalten. Und zwar genau dann, wenn dabei die Schaffung von einfacheren und umfangreichen Kommunikationsstrukturen im Vordergrund steht.

Zu den dabei zum Einsatz kommenden Basistechnologien gehören beispielsweise Online Meetings, Share-Screen Features, Video Chats, Content Ablage und Abruf, Informationsaustausch über Mitarbeiter Portale, die Möglichkeit, virtuelle Teams zu bilden und so weiter. Bei den nicht-technischen Grundvoraussetzungen gehört gegenseitiges Vertrauen und regelmäßige Kommunikation zu den wichtigsten Faktoren, die für eine reibungslose Gestaltung von Onboarding Prozessen im Bereich der Remote Arbeit nötig sind.

Quellen

Carlos, A. R., & Muralles, D. C. (2022). Onboarding in the age of COVID-19. IFLA Journal, 48(1), 33–40. https://doi.org/10.1177/03400352211035413

Christina Goodermote (2020), “Remote onboarding and training of new program coordinators into the medical education office during Covid-19 social distance quarantine: process and recommendations, Journal of Community Hospital Internal Medicine Perspectives”, 10:5, 399-401, DOI: 10.1080/20009666.2020.1796055

Narappa, R.N. (2020), „Design of onboarding software for remote work“, http://hdl.handle.net/10589/169974

Peggy M.L., Kam Kong Lit und Cherry T.Y. Cheung, (2022), “Remote work as a new normal? The technology-organization-environment (TOE) context.”, Technol Soc. 2022 Aug;70:102022. doi: 10.1016/j.techsoc.2022.102022. Epub 2022 Jun 11. PMID: 35719245; PMCID: PMC9187876

Statistisches Bundeamt (2020), „Erwerbstätige, die von zu Hause aus arbeiten“, https://www.destatis.de/DE/Themen/Arbeit/Arbeitsmarkt/Qualitaet-Arbeit/Dimension-3/home-office.html

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