Was ist Prescreening im Recruiting? 

Prescreening bezeichnet die systematische Vorauswahl von Bewerbungen, bevor diese an den Hiring Manager weitergeleitet werden. Es ist der erste Filter im Recruiting-Prozess: Du legst im Voraus klare Kriterien fest, anhand derer Bewerbungen bewertet werden, ob manuell, via Fragebogen oder mit Unterstützung von KI. Gut gemachtes Prescreening schützt vor Informationsüberflutung und schafft Raum für die Gespräche, die wirklich zählen. 

Warum ist Prescreening so herausfordernd? 

Neben dem Bewerbungsvolumen ist Bias eine der größten Herausforderungen im Prescreening. Unbewusste Vorannahmen, Sympathien oder schlicht mangelnde Aufmerksamkeit beeinflussen menschliche Bewertungen. Eine Bewerberin, deren Lebenslauf am Freitagnachmittag geöffnet wird, hat statistisch schlechtere Chancen als dieselbe Person am Dienstagmorgen. Das ist keine böse Absicht, aber es ist auch nicht fair. 

Beim KI-gestützten Prescreening verschiebt sich die Herausforderung, sie verschwindet nicht automatisch. KI-Systeme, die auf Daten trainiert wurden, können unbewusst Muster übernehmen, die in diesen Daten stecken. Eine KI, die Lücken im Lebenslauf als Negativmerkmal bewertet, könnte so beispielsweise Frauen mit Elternzeiten häufiger benachteiligen. Eine KI, die bestimmte Universitäten übergewichtet, bevorzugt bestimmte soziale Schichten. Ähnliches kann auch bei der Herkunft oder dem Alter von Bewerber:innen passieren.  

Gutes KI-Prescreening sollte sich deshalb auf stellenrelevante Kriterien beschränken und diskriminierungsrelevante Informationen so weit wie möglich aus der Bewertung herausnehmen.  

Was bedeutet der EU AI Act für KI im Prescreening? 

Der EU AI Act stuft KI-Systeme zur Personalauswahl als Hochrisiko-Systeme ein und das hat weitreichende Konsequenzen für alle, die KI im Recruiting einsetzen wollen oder bereits einsetzen. Das bedeutet nicht, dass solche Systeme verboten sind, aber es bedeutet, dass klare Spielregeln gelten, die nicht verhandelbar sind. 

• Konkret müssen KI-Systeme im Prescreening strenge Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und menschliche Kontrolle erfüllen. 
• KI darf keine autonomen Entscheidungen über Bewerber:innen ohne menschliche Prüfung treffen. 
• Bewerber:innen müssen informiert werden, dass KI eingesetzt wird und zu welchem Zweck. 
• Die verwendeten Daten müssen klar definiert und begrenzt sein. 
• Der Mensch muss die finale Entscheidung treffen. 

Recruiter:innen müssen sich aktiv mit dem Thema auseinandersetzen, denn das Risiko, das Unternehmen dabei tragen, kann erheblich sein. Wer nicht nachvollziehen kann, auf welcher Grundlage eine KI Empfehlungen ausspricht, kann auch nicht sicher sein, dass diese Empfehlungen diskriminierungsfrei sind. 

Die Frage ist nicht, ob KI im Prescreening eingesetzt wird. Die Frage ist, wie. Die Technologie kann enormen Mehrwert schaffen, wenn sie transparent, regelbasiert und mit dem Menschen im Mittelpunkt eingesetzt wird. 

Wie geht d.vinci das Thema Prescreening an? 

d.vinci ist überzeugt: Technologie soll menschliche Entscheidungen unterstützen, nicht ersetzen. Bei manchen Lösungen ist für Anwender:innen nur begrenzt nachvollziehbar, wie Empfehlungen zustande kommen. Eine KI empfiehlt, ein Ranking entsteht, und Recruiter:innen übernehmen es, ohne genau zu wissen, warum Kandidat:in A besser dasteht als Kandidat:in B. Das ist keine Entlastung, das ist Verantwortung ohne Transparenz. 

Deshalb entwickelt d.vinci eine eigene Prescreening-Lösung, die direkt ins bestehende Bewerbermanagementsystem integriert wird. Auf Basis der Ausschreibung werden Skill-Profile erstellt, die beschreiben, was eine Stelle wirklich erfordert. Die KI bewertet eingehende Lebensläufe und Anschreiben anhand dieser Profile und ordnet Kandidat:innen in drei Kategorien ein: Starker, teilweiser oder geringer Fit – mit einer nachvollziehbaren Begründung pro Kriterium, die die Einordnung transparent machen soll. Es werden dabei ausschließlich Daten aus der Bewerbung verwendet und nicht durch Social Profiling. Auch bei der Gewichtung der Kriterien gibt es Unterschiede: Recruiter:innen können zwischen Kann-Kriterien und Muss-Kriterien unterscheiden, und es lohnt sich, diese Wahl bewusst und sorgfältig zu treffen, um Kandidat:innen noch besser den Anforderungen entsprechend zu prescreenen. 

d.vinci überwacht die Funktionen systematisch, über Tests mit synthetischen Daten, im Austausch mit Kunden, der direkten Möglichkeit Unregelmäßigkeiten zu melden und der regelmäßigen Überprüfung der Ergebnisse auf Auffälligkeiten. 

Franzi, People & Culture Managerin bei d.vinci, beschreibt aus eigener Erfahrung, was dabei wirklich zählt: 

„Das Prescreening hilft mir, bei einem hohen Bewerbungseingang schnell den Überblick zu behalten und mich zuerst auf die am besten passenden Kandidat:innen zu fokussieren. Was ich dabei gelernt habe: weniger ist mehr. Lieber ein paar wirklich trennscharf formulierte Kriterien als zehn, die am Ende alles und nichts abfragen. Gerade am Anfang sollte man bei der Funktion ausprobieren, was einem am besten hilft und was die besten Ergebnisse liefert.“ 

Und auch wenn die KI eine erste Einschätzung liefert: Die letzte Entscheidung liegt immer beim Menschen. 

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Was ist der EU AI Act überhaupt?

Der EU AI Act ist eine Verordnung der Europäischen Union und hat damit unmittelbaren Gesetzesrang. Das bedeutet: Er gilt direkt, ohne dass nationale Gesetze ihn erst in nationales Recht umsetzen müssen. Das Ziel dahinter ist klar. KI soll in einem sicheren, transparenten Rahmen eingesetzt werden. Je größer das Risiko einer KI-Anwendung für Grundrechte und persönliche Lebensverhältnisse von Menschen ist, desto strenger sind die Regeln.

Rechtsanwältin Nina Dierks, die sich seit 15 Jahren mit Datenschutz, IT-Recht und Arbeitsrecht beschäftigt, bringt es auf den Punkt:

„Die KI-Verordnung reguliert risikoabhängig. Je risikobehafteter die KI ist, desto mehr Regularien und engere Grenzen gibt es für den Einsatz.“

Der AI Act unterscheidet dabei vier Ebenen:

• Verbotene Systeme: Manipulative Technologien, Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder Social Scoring sind komplett untersagt.
• Hochrisikosysteme: KI im Personalwesen, Recruiting und der Personalauswahl fallen in diese Kategorie. Hier gelten die strengsten Anforderungen.
• Systeme mit begrenztem Risiko: Chatbots oder Texthilfen unterliegen Transparenzpflichten, aber weniger Auflagen.
• Minimales Risiko: Der Großteil anderer KI-Anwendungen bleibt weitgehend unreguliert.

Warum gilt KI im Recruiting als Hochrisiko?

KI-Systeme, die für Recruiting oder Personalauswahl eingesetzt werden, stehen explizit im sogenannten Annex III des AI Act . Das umfasst alles: von der gezielten Ausspielung von Stellenanzeigen über die Analyse von Bewerbungsunterlagen bis hin zur Bewertung von Kandidat:innen. Warum diese Einstufung? Weil KI-Entscheidungen im Recruiting unmittelbare Auswirkungen auf die persönlichen Lebensverhältnisse und Grundrechte einzelner Menschen haben können.

Dazu kommt ein Aspekt, den Nina Dierks im Interview besonders hervorhebt: Die technischen Grundlagen heutiger KI. Aktuelle Large Language Models sind Wahrscheinlichkeitsmaschinen. Sie analysieren, was als nächstes am wahrscheinlichsten kommt, ohne echtes Verständnis und ohne echtes Reasoning. Das hat direkte Konsequenzen für zwei zentrale Qualitätskriterien. Erstens die Validität, also die Frage, ob die Ergebnisse tatsächlich das messen, was sie messen sollen. Zweitens die Reliabilität, also ob das System bei gleicher Eingabe auch zuverlässig das gleiche Ergebnis liefert. Für den Recruiting-Kontext bedeutet das: Wer KI zur Vorauswahl von Bewerber:innen einsetzt, muss sich dieser Grenzen bewusst sein.

Der Workday-Fall ist hier das bekannteste Warnsignal. Das Unternehmen setzte ein KI-basiertes Auswahlsystem ein, das im Verborgenen Bewerbungen nach Kriterien wie Alter oder Hautfarbe gefiltert hat. Zahlreiche qualifizierte Kandidat:innen bekamen ihre Unterlagen nie zu Gesicht. Das ist nicht nur rechtlich ein Problem. Es ist auch geschäftlich ein Desaster: Die besten Talente gehen verloren, weil ein Algorithmus einen Bias entwickelt hat, den niemand rechtzeitig erkannt hat.

Ab wann gilt der AI Act konkret für Hochrisikosysteme?

Das ist die Frage, die gerade viele Unternehmen beschäftigt. Ursprünglich sollten die Regelungen für Hochrisikosysteme im August 2026 in Kraft treten. Da d.vinci selbst ein solches Hochrisikosystem betreibt, haben wir uns darauf vorbereitet. Aktuell deutet viel darauf hin, dass dieser Zeitpunkt auf August 2027 verschoben wird, da die EU noch mehrere Gesetze im Gesetzgebungsprozess überarbeitet. Endgültig bestätigt ist das noch nicht.

Was bedeutet das für dich? Nutze die Zeit. Wer jetzt wartet, bis alle Fristen final festgezurrt sind, und dann erst anfängt, wird es schwer haben. Das hat sich bei der DSGVO gezeigt. Auch damals gab es einen Übergangszeitraum von zwei Jahren und trotzdem war am Ende vieles nicht vorbereitet.

Was müssen Recruiter:innen und Unternehmen jetzt konkret tun?

Nina Dierks empfiehlt einen klaren Dreischritt. Erstens kritisch prüfen, ob der Einsatz von KI überhaupt eine echte Kosten-Nutzen-Relevanz hat. Nicht jeder Prozess wird durch KI besser. Wenn ein Prozess bereits schlecht läuft, wird er durch KI in der Regel nicht auf magische Weise gut. Zweitens, wenn die Entscheidung für KI fällt, den Anbieter genau unter die Lupe nehmen. Kann er sofort eine vollständige Dokumentation, klare Vertragsgrundlagen und Transparenz über seinen Algorithmus vorlegen? Wenn nicht, ist das ein deutliches Warnsignal. Drittens intern sicherstellen, dass menschliche Kontrolle nicht nur am Ende des Prozesses stattfindet, sondern an jedem einzelnen Schritt.

Das ist kein Bürokratieprojekt. Es ist eine Haltungsfrage.

Für Unternehmen, die KI im Recruiting einsetzen oder planen, bedeutet das konkret:

• Transparenz gegenüber Bewerber:innen: Wer mit KI unterstützt ausgewählt oder aussortiert werden kann, muss das wissen. Das schreibt sowohl die DSGVO als auch der AI Act vor.
• Dokumentation: Welche KI-Systeme werden eingesetzt? Nach welchen Kriterien arbeiten sie? Diese Informationen müssen jederzeit abrufbar sein.
• KI-Folgenabschätzung: Zusätzlich zur bekannten Datenschutzfolgenabschätzung schreibt der AI Act für Hochrisikosysteme eine eigene KI-Folgenabschätzung vor.
• Human in the Loop: Kein KI-System darf allein über eine Bewerbung entscheiden. Ein Mensch muss an jedem relevanten Schritt eingebunden sein, nicht nur am Ende.
• Mitarbeitende schulen: Artikel 4 des AI Act verpflichtet alle, die KI einsetzen, zum KI-kompetenten Umgang damit. Das gilt unabhängig davon, ob ein Hochrisikosystem vorliegt oder nicht.

Was bedeutet „Human in the Loop“ wirklich?

Das ist eine Frage, die im Interview besonders präzise diskutiert wird. Human in the Loop bedeutet nicht, dass am Ende des Bewerbungsprozesses eine Personerin auf einen Knopf drückt und den KI-Vorschlag bestätigt. Es bedeutet zweierlei.

Auf der Systemebene braucht es Menschen, die kontinuierlich auf das KI-System schauen, Bias erkennen, eingreifen können und im Zweifel das System abschalten. Auf der Prozessebene muss bei jeder KI-gestützten Entscheidung, die Auswirkungen auf einzelne Bewerber:innen hat, ein Mensch aktiv involviert sein, bevor die Entscheidung getroffen wird. Beides zusammen bildet echte menschliche Kontrolle.

„Wer nur ganz am Ende draufguckt, hat das Problem, dass eine fehlerhafte Entscheidung im automatisierten Prozess bereits getroffen worden sein kann, ohne dass ein Mensch es bemerkt hat“, erklärt Nina Dierks.

Das ist der entscheidende Unterschied zwischen echter Aufsicht und Absicherung auf dem Papier.

Wie geht d.vinci mit dem AI Act um?

d.vinci gilt selbst als Betreiber eines Hochrisikosystems. Und das ist keine überraschende Neuigkeit, sondern seit mehr als anderthalb Jahren Bestandteil der internen Strategie. Matthias Blenski, Syndikusanwalt, Datenschutz-Auditor und KI-Verantwortlicher bei d.vinci, bringt die Haltung dahinter auf den Punkt: „Der AI Act ist für uns kein Schreckgespenst, sondern Ausdruck unserer eigenen Haltung und unseres Mindsets.„

Das spiegelt sich in konkreten Maßnahmen wider. Für alle KI-Funktionen ohne personenbezogene Daten, wie den intelligenten Texteditor, die Smart-Fill-Funktion im Multiposting oder den KI-gestützten Karriereseiten-Wizard, hat d.vinci frühzeitig mit der Entwicklung und Dokumentation begonnen. Für das Pre-Screening, also die KI-gestützte Vorauswahl von Bewerbungen, läuft aktuell eine Pilotphase mit ausgewählten Kunden. Dabei wird bewusst mit Datenschützer:innen zusammengearbeitet, um gemeinsam rechtssichere Lösungen zu entwickeln.

Ein Kernprinzip dabei: Alle Merkmale, die Bias verursachen könnten, wie Alter, Geschlecht oder Schwerbehinderung, werden aus den Daten herausgefiltert, bevor sie in die KI-Bewertung fließen. So wird verhindert, dass das System überhaupt in die Versuchung gerät, auf Basis dieser Kriterien zu filtern. Das Pre-Screening wird erst dann für alle Kund:innen ausgerollt, wenn eine zuverlässige Bias-Kontrolle und belastbare Testverfahren vorliegen.

Darüber hinaus stellt d.vinci seinen Kund:innen eine vollständige Software-Dokumentation bereit, unterstützt bei der Datenschutzfolgenabschätzung und liefert die nötigen Grundlagen für die KI-Folgenabschätzung. Wer als Betreiber:in eines KI-Systems nach dem AI Act nachweisen muss, wie das System funktioniert und welche Maßnahmen gegen Bias getroffen wurden, findet diese Informationen nicht erst auf Anfrage, sondern kann sie direkt abrufen.

„Wer jetzt schon transparent ist und mit menschlicher Kontrolle arbeitet, ist auf einem guten Weg.“ – Matthias Blenski, d.vinci

Das ist der Satz, der die d.vinci-Haltung zum AI Act am besten zusammenfasst. Keine Panik, keine Vogel-Strauß-Taktik. Dafür klare Verantwortung, klare Dokumentation und ein menschenzentriertes Verständnis von KI.

Fazit: Der AI Act als Kompass, nicht als Bremse

Der EU AI Act ist kein europäischer Sonderweg, der die Wettbewerbsfähigkeit gefährdet. Er ist ein Regulierungsrahmen, den andere Demokratien weltweit bereits aufgreifen, ähnlich wie es mit der DSGVO geschehen ist.

Für dich als Recruiter:in bedeutet das: Der AI Act gibt dir Sicherheit. Er stellt sicher, dass die KI-Tools, die du einsetzt oder zukünftig einsetzen wirst, bestimmte Mindeststandards erfüllen müssen. Und er schützt gleichzeitig die Bewerber:innen, die sich auf faire und transparente Prozesse verlassen.

Wenn du Fragen dazu hast, wie d.vinci den AI Act umsetzt, welche Dokumentation wir bereitstellen oder wie du dein Unternehmen auf die neuen Anforderungen vorbereitest, dann sprich uns gerne an. Wir sind nicht erst seit dem AI Act dabei. Wir haben früh begonnen und teilen dieses Wissen gern mit dir.

Zum Interview

Du möchtest noch tiefer ins Thema einsteigen? Schau dir das gesamte Interview von Nina Dierks und Matthias Blenski an und erfahre, wie d.vinci den AI Act in der Praxis umsetzt.

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Gerade jetzt, wo sich der Markt durch KI, neue Vorschriften und wirtschaftliche Herausforderungen so schnell verändert, ist es wichtiger denn je, Partner zu haben, auf die man sich verlassen kann. 

Die Orientierung: Der Fosway 9-Grid™ 

Die Fosway Group, Europas führendes HR-Analysehaus, schafft mit ihrem unabhängigen 9-Grid™ Orientierung. Sie bewertet Anbieter nach klaren Kriterien: 

• Performance: Wie zufrieden sind die Kund:innen? Wie erfolgreich ist der Anbieter im Markt?  
• Potenzial: Wie innovativ, funktional und zukunftsfähig ist die Lösung?  
• Marktpräsenz: Wie stark ist der Anbieter in Europa vertreten?  
• Total Cost of Ownership: Ist die Lösung wirtschaftlich und skalierbar?  
• Trajectory: Entwickelt sich der Anbieter strategisch weiter? 

Diese Bewertung basiert auf echten Erfahrungen – praxisnah, unabhängig und relevant. 

Die Auszeichnung: d.vinci ist Core Leader 

2026 wurde d.vinci erneut als Core Leader positioniert Für uns bedeutet das drei Dinge: 

• Erprobte Praxiserfahrung: Unsere Kund:innen nutzen d.vinci tagtäglich erfolgreich in ihrem Recruiting-Alltag – als verlässliches, intuitives und integriertes System, das wirklich unterstützt. 
• Starke Vernetzung: d.vinci ist Teil eines lebendigen Recruiting-Ökosystems – von Employer Branding bis Candidate Experience. 

„Ein weiteres Jahr als Core Leader ausgezeichnet zu sein, bestätigt uns in unserer Strategie, moderne Technologie gezielt einzusetzen, um den menschlichen Moment in den Mittelpunkt zu rücken und damit unseren Kund:innen mehr denn je ihre Differenzierungsmerkmale in schwieriger werdenden Marktlagen auszuspielen. Als inhabergeführtes Hamburger Familienunternehmen zeigt das Ergebnis, wie wirksam wir unsere Unabhängigkeit nutzen, um nachhaltige Lösungen für unsere Kund:innen zu schaffen.” 
– Sebastian Thuma, COO d.vinci 

Realigning: Wir denken Recruiting weiter 

Dieses Jahr wurde d.vinci in der Kategorie Trajectory neu eingestuft – von Consolidating zu Realigning. Das zeigt: Wir verändern uns bewusst, vergrößern unseren Blick und entwickeln uns weiter. Denn Recruiting endet nicht bei der Bewerbung. Es beginnt viel früher – bei Sichtbarkeit, Erlebnis und Beziehung. 

Dazu investieren wir gezielt in neue Produkte wie die d.vinci Karriereseiten oder Multiposting Plus, um HR-Teams noch flexibler zu machen und echten Mehrwert zu schaffen. 

Unabhängig stark 

Besonders wichtig ist uns: Wir bleiben eigenfinanziert. Kein Investorendruck, keine kurzfristigen Strategien – sondern langfristige Entscheidungen für unsere Kund:innen. So können wir schnell reagieren, solide wachsen und dort investieren, wo es wirklich zählt: in nutzerfreundliche, nachhaltige Technologie. 

Was das für dich als Recruiter:in heißt 

• Stabile Technologie: d.vinci bleibt dein verlässlicher Partner für den Recruiting-Alltag.
• Sinnvolle KI: Wir setzen KI dort ein, wo sie dich unterstützt – transparent, erklärbar und fair.
• Gemeinschaft: Unsere Community aus HR-Expert:innen und Recruiter:innen prägt unsere Weiterentwicklung – praxisnah und mit Herz. 

Fazit: Eine Auszeichnung, die verbindet 

Diese Anerkennung ist für uns mehr als ein Erfolg – sie ist Rückenwind für unseren Weg. Sie zeigt, dass Haltung, Erfahrung und Menschlichkeit im Recruiting den Unterschied machen. 

Ein großes Dankeschön an die Fosway Group für ihre unabhängige Bewertung – und natürlich an unsere Kund:innen, Partner:innen und unser großartiges Team. Gemeinsam machen wir Recruiting einfacher, wirkungsvoller und menschlicher. 

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Von der ersten Begrüßung beim Boarding bis zum gemeinsamen Abschlussmoment „What I take – What I leave“ – es waren Tage voller guter Gespräche, humorvoller Momente und ehrlicher Aha‑Erlebnisse.
Unsere Teilnehmenden haben Recruiting nicht nur gehört, sondern gespürt, wie es sich mit d.vinci anfühlt zu arbeiten: persönlich, nah und mit viel Substanz.

Was wir gemeinsam herausgefunden haben

Die Check‑In‑Frage – „Was tust du im Recruiting noch, weil man es halt so macht?“ öffnete gleich zu Beginn den Kopf und brachte ehrliche, teilweise erheiternde Erkenntnisse auf unsere Menti-Wortwolke, unter anderem:

• „Anschreiben lesen“
• „Unterlagen nachfordern“
• „Prescreening per Hand“
• „Bewerbungsbilder prüfen„

Ein Treffer – weil allen bewusst wurde: Das Recruiting von morgen verdient mutigere Routinen und automatisierte Prozesse. Genau das haben wir in unseren Produktnews aufgegriffen und unsere Vision vorgestellt, die menschliche Momente mit den richtigen Automatisierungs- und KI-Werkzeugen verbindet.

In den interaktiven Workshops am Nachmittag – unserem Journey Walkthrough – ging es dann tiefer. Auf einem digitalen Board wurden Themen wie Fachbereichs‑Aktivierung, Employer Brand, Transparenz im Prozess und Candidate Experience und Onboarding-Szenarien diskutiert.
Und immer wieder kam eine Botschaft durch: Recruiting lebt vom Dialog – innerhalb der Teams und zwischen Menschen und Tools.

Der emotionale Schlussmoment „What I take – What I leave“ hat gezeigt, was bleibt:
Mehr Mut, mehr Austausch, mehr Klarheit über eigene Stärken und gleichzeitig das Loslassen von alten Denkmustern („Angst vor Neuem“ oder „Ärgern über Kleinigkeiten“).

Live ist anders

Ein besonderes Learning dieser Tage: Live ist einfach anders.
Das Zeigen von Features, Funktionen und Produktideen im direkten Gespräch hat eine ganz andere Wirkung als jede E‑Mail oder ein Handout. Im direkten Austausch wurde klarer denn je, wie Kund:innen ihre eigenen Anwendungsfälle sehen und wie d.vinci sie dabei unterstützen kann.

Die Workshops am Nachmittag wurden besonders positiv hervorgehoben: Unsere Journey Walkthrough‑Sessions für die Bereiche der Talent Acquisition (Reach & Attract, Select & Hire, Onboard und Live‑Beratung) haben gleichzeitig Raum für Reflexion, Austausch und Ideen geschaffen und gezeigt, dass wir nicht über Recruiting reden, sondern es gemeinsam weiterentwickeln und wir stets voneinander lernen können.

Wir konnten an allen Standorten spüren, dass unsere Vision und Produkt‑Roadmap eine klare Botschaft senden:
d.vinci denkt voraus, verbindet Technologie mit Menschlichkeit und begreift HR als Gestalter in Zeiten der Veränderung.

💛 Danke an alle Kund:innen, Partner:innen und d.vinci Crew‑Members, die diese Tage so besonders gemacht haben.

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Das Problem hat sich damit verschoben. Es liegt nicht mehr im Zugang zu Bewerbenden, sondern in der Fähigkeit, sie über den gesamten Prozess hinweg zu halten. 

Viele Bewerbungen, geringe Verbindlichkeit 

Immer mehr Unternehmen beobachten dieselben Muster: Kandidat:innen springen kurzfristig ab, reagieren nicht mehr oder erscheinen nicht zum Start. 

Typische Symptome sind: 

• No-Shows trotz Vertragsunterschrift  
• Ghosting im laufenden Prozess  
• hohe Fluktuation bei Minijobbern  
• sinkende Besetzungsquoten bei Azubis  

Eine Zusage ist damit kein stabiler Endpunkt mehr, sondern nur noch ein Zwischenschritt. 

Warum die Zielgruppe so volatil ist 

Azubis und Minijobber:innen haben heute mehr Optionen und treffen Entscheidungen kurzfristiger. Gleichzeitig verändern sich die Auswahlkriterien. Der Fokus verschiebt sich hin zu Potenzial und Fähigkeiten, was den Prozess offener, aber auch weniger eindeutig macht. 

Hinzu kommt ein strukturelles Problem: hohe Bewerbungsvolumina bei gleichzeitig geringer Passgenauigkeit. Ohne klare Vorqualifizierung entstehen langsame Prozesse, die Absprünge zusätzlich begünstigen. 

No-Shows sind ein Prozessproblem 

No-Shows sind in den meisten Fällen kein Zufall. Sie entstehen dort, wo Prozesse zu wenig Interaktion und Verbindlichkeit schaffen. 

Schon einfache Maßnahmen wie ein kurzes telefonisches Vorabgespräch erhöhen die Verbindlichkeit deutlich. Der entscheidende Faktor ist jedoch nicht Geschwindigkeit allein, sondern Beziehung. 

Preboarding: Der größte Hebel nach der Zusage 

Die kritischste Phase im Azubi-Recruiting beginnt nach der Vertragsunterschrift. Genau hier verlieren viele Unternehmen ihre Kandidat:innen. 

Zwischen Zusage und Start liegen oft mehrere Monate. In dieser Zeit passiert in vielen Fällen zu wenig: Der Kontakt bricht ab, Alternativen werden attraktiver, die Entscheidung verliert an Gewicht. 

Preboarding wird damit zum zentralen Erfolgsfaktor. Unternehmen, die diese Phase aktiv gestalten, reduzieren Absprünge messbar. Entscheidend sind: 

• kontinuierliche Kommunikation  
• klare Orientierung für den Einstieg  
• frühzeitige Einbindung ins Unternehmen  
• strukturierte Abläufe statt Einzelmaßnahmen  

Recruiting endet damit nicht mit der Zusage, sondern geht in eine Bindungsphase über. 

Was sich im Azubi-Recruiting ändern muss 

Die Konsequenz ist klar: Recruiting im Handel muss schneller, persönlicher und kontinuierlicher werden. 

Erfolgsentscheidend sind: 

• einfache, mobile Bewerbungsprozesse  
• intelligente Vorqualifizierung  
• frühe persönliche Interaktion  
• strukturiertes Preboarding über mehrere Monate  

Unternehmen, die diese Faktoren umsetzen, erhöhen nicht nur ihre Effizienz, sondern vor allem ihre tatsächliche Einstiegsquote. 

Was bedeutet das für Talent Acquisition Software? 

Diese Entwicklung stellt auch neue Anforderungen an Talent Acquisition Software. Systeme müssen heute den gesamten Prozess abbilden – von der ersten Kontaktaufnahme bis zum tatsächlichen Eintritt ins Unternehmen. 

Im Fokus stehen: 

• durchgängige Candidate Journeys ohne Brüche  
• effiziente Steuerung hoher Bewerbungsvolumina  
• integrierte Kommunikation über alle Phasen hinweg  

Besonders das Preboarding wird dabei zum entscheidenden Faktor. Viele Unternehmen gestalten diese Phase bislang nicht systematisch, obwohl hier der größte Hebel zur Reduzierung von Absprüngen liegt. 

Talent Acquisition Software entwickelt sich damit vom Verwaltungstool zur Plattform für Beziehungsgestaltung. 

Fazit 

Azubi-Recruiting im Handel ist kein linearer Funnel mehr. Es ist ein Prozess, der über Monate hinweg Verbindlichkeit schaffen muss. 

Der Wettbewerb entscheidet sich nicht bei der Bewerbung, sondern in der Phase danach. Wer diese Phase strukturiert gestaltet, reduziert No-Shows – und gewinnt die Kandidaten, die tatsächlich bleiben. 

CHECKLISTE

Weniger No-Shows im Azubi-Recruiting

Bewerber springen ab, obwohl sie zugesagt haben? Unsere Checkliste zeigt dir die wichtigsten Hebel – von schneller Reaktion bis strukturiertem Preboarding.

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Was ist der AI Act?

Der AI Act ist eine Verordnung der Europäischen Union, die zum Ziel hat, den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von KI zu gewährleisten. Dabei sollen Grundrechte gewahrt, Transparenz geschaffen und Vertrauen in KI-Systeme gefördert werden.

Der AI Act unterscheidet drei Risikoebenen von KI-Systemen:

• Unzulässige KI: Systeme, die Grundrechte verletzen – zum Beispiel manipulative Technologien oder diskriminierende Anwendungen – sind verboten.
• Hochrisiko-KI: KI-Systeme in sensiblen Bereichen wie Bildung, Arbeit, Strafverfolgung oder kritischer Infrastruktur. Hier gelten besonders strenge Regeln.
• Geringes Risiko: Systeme mit allgemeinen Transparenzpflichten, etwa Chatbots oder Texthilfen.

Für dich als Kunde eines Anbieters, der KI nutzt, bedeutet das: Auch wenn du selbst kein KI-System entwickelst, solltest du wissen, ob und wie KI in deinen Prozessen verwendet wird – und dass sie gesetzeskonform eingesetzt wird.

Warum betrifft dich der AI Act als d.vinci-Kund:in?

Der AI Act betrifft nicht nur Entwickler:innen von KI-Systemen, sondern auch deren Anwender. Wenn du d.vinci nutzt, kannst du KI-Funktionen einsetzen, um deine HR-Prozesse effizienter zu gestalten. Diese Systeme fallen potenziell unter Kategorien des AI Act.

Wie d.vinci KI einsetzt

Wir bei d.vinci nutzen KI gezielt, um dich in deinen täglichen HR-Prozessen zu unterstützen – immer mit Fokus auf Nutzwert, Fairness und Datenschutz.

Dabei gilt: Unsere KI-Funktionen dienen der Unterstützung, nicht der vollständigen Automatisierung von Entscheidungen. Du als Mensch bleibst immer in Kontrolle.

Worauf solltest Du als Kund:in achten?

Auch wenn d.vinci die technischen und rechtlichen Anforderungen konsequent umsetzt, lohnt es sich für dich, ein Verständnis für deine Pflichten im Rahmen des AI Act zu entwickeln:

1. Bewusstsein schaffen
   Prüfe, wo in deinen Prozessen KI zum Einsatz kommt – auch im Zusammenspiel mit deiner Bewerberkommunikation oder internen Prozessen.
2. Transparenz sicherstellen
   Informiere Bewerbende, wenn KI-basierte Entscheidungen getroffen werden. Der AI Act schreibt transparente Kommunikation vor.
3. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
   Halte fest, wie KI in deinen Prozessen verwendet wird. Diese Dokumentation ist essentiell für mögliche Audits.
4. Verträge und Vereinbarungen prüfen
   Achte darauf, dass deine Verträge mit Partnern und Dienstleistern (auch außerhalb von d.vinci) klare Regelungen zu KI, Datenschutz und Haftung enthalten.
5. Regelmäßige Schulungen
   Bring dein Team auf den neuesten Stand – der bewusste Umgang mit KI ist ein zentraler Aspekt des AI Act.

Zeitplan und Fristen des AI Act

Nutze die Übergangszeit, um dich mit den neuen Vorgaben vertraut zu machen. Je früher du dich mit deinen KI-Prozessen auseinandersetzt, desto entspannter bist du, wenn es soweit ist.

Fazit

Der AI Act bringt klare Regeln und mehr Verantwortung – aber auch die Chance, KI in der Personalarbeit sicher und sinnvoll einzusetzen. Mit d.vinci hast du einen Partner an deiner Seite, der dich nicht nur technisch, sondern auch rechtlich-konzeptionell unterstützt.

Wir sorgen dafür, dass KI in d.vinci transparent, fair und gesetzeskonform bleibt – damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt: Menschen ins Team holen, die perfekt zu dir passen.

Weitere Infos zum Einsatz von KI bei d.vinci findest du in unserem Hilfeartikel:

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Die Un-Konferenz, die HR bewegt 

Das HR BarCamp ist kein klassisches Event und genau das macht es so besonders. Keine Frontalvorträge, keine Hochglanzfolien, sondern offener Austausch, ehrliche Diskussionen und jede Menge Inspiration. Für uns bei d.vinci war sofort klar: Da müssen wir dabei sein. 

Als Partner und Sponsor der legendären After-Party haben wir nicht nur für gute Gespräche bei kühlen Getränken gesorgt, sondern auch viele spannende Eindrücke gesammelt. Denn Formate, in denen echter Dialog entsteht, liegen uns am Herzen – ob auf dem BarCamp, bei unseren eigenen Kundenevents oder internen Formaten wie dem d.vinci Fischmarkt oder den Open d.ay Sessions. 

„Der Bewerbungsprozess ist kaputt. Lasst ihn uns neu bauen!“ 

Mit dieser provokanten These hat Caro ihre Session eröffnet und direkt einen Nerv getroffen. Gemeinsam mit den Teilnehmenden hat sie den Bewerbungsprozess einmal komplett auseinandergenommen: 

• Was gehört wirklich dazu? 

• Was ist überflüssige Gewohnheit? 

• Und wie könnte ein „Minimum Viable Hiring Process“ aussehen, der Bewerber:innen begeistert und Recruiter:innen entlastet? 

Das Ergebnis: Jede Menge neue Perspektiven und ein gemeinsames Verständnis dafür, dass Recruiting neu gedacht werden muss – einfacher, menschlicher und klarer. 

Unsere Learnings vom HR BarCamp 2026 

Das HR BarCamp war wieder ein Spiegel der Themen, die HR aktuell bewegen – von Haltung über Technologie bis hin zu Kultur. Hier unsere wichtigsten Erkenntnisse aus den Sessions: 

1. Haltung zeigen – auch, wenn’s unbequem wird 

In der Session „Ich rede nicht mit Nazis, aber was, wenn mein Kollege einer ist?“ ging es um die Verantwortung von HR, Dialogräume zu schaffen und Haltung vorzuleben. 
Takeaway: HR ist mehr als Recruiting und Verwaltung – es ist Kulturarbeit. Ob durch anonyme Feedbackformate, klare Verhaltenskodizes oder Schulungen für Führungskräfte: Wer Werte glaubwürdig lebt, stärkt Vertrauen und Zusammenhalt. 

2. Lernen passiert überall – wenn man es zulässt 

„Informelles Lernen wirksam gestalten“ zeigte, dass Weiterbildung nicht nur in Seminarräumen stattfindet. Peer-Learning, Mentoring oder Microlearning fördern Wissenstransfer im Alltag. 
Takeaway: Kultur schlägt Struktur. Lernen entsteht dort, wo psychologische Sicherheit herrscht und Fehler erlaubt sind. Führungskräfte müssen das vorleben. 

3. Transparenz ist kein Buzzword, sondern Pflicht 

Die Session zur Entgelttransparenzrichtlinie machte deutlich: Ab Juni 2026 wird Transparenz zur gesetzlichen Realität. Unternehmen müssen nachvollziehbare Kriterien für Gehalt, Entwicklung und Titel schaffen. 
Takeaway: Wer frühzeitig klare Strukturen schafft, gewinnt – nicht nur rechtlich, sondern auch im Employer Branding. 

4. KI ist kein Ersatz, sondern ein Werkzeug 

In „Sicheres Recruiting“ wurde deutlich, dass KI längst Teil des Bewerbungsprozesses ist – auch auf Bewerbenden-Seite. Fake-Unterlagen, automatisierte Texte und Agenten stellen HR vor neue Herausforderungen. 
Takeaway: Technologie braucht Bewusstsein. Nur wer versteht, wie KI eingesetzt wird, kann sie verantwortungsvoll und sicher nutzen. 

5. Angst ist teuer – Mut zahlt sich aus 

„Die sieben teuersten Worte der Welt: Das haben wir schon immer so gemacht“ erinnerte daran, dass Stillstand in Organisationen oft aus Angst entsteht. 
Takeaway: Veränderung beginnt mit Zuhören. HR muss auf allen Ebenen präsent sein, Verantwortung klar benennen und Mut zur Erneuerung fördern. 

6. Zwischen Stellenabbau und Recruiting – Balance halten 

In Zeiten von Transformation und Umstrukturierung ist HR oft Vermittler: zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden und Öffentlichkeit. 
Takeaway: Offene Kommunikation ist entscheidend. Wer das „Warum“ erklärt, schafft Verständnis – und kann Wandel als Chance gestalten. 

7. Narzissmus im Unternehmen – Kultur als Schutzfaktor 

Dr. Linda Dahm zeigte, wie toxische Persönlichkeitsstrukturen Organisationen belasten können. 
Takeaway: Analytische Tools helfen, Risiken früh zu erkennen. Noch wichtiger: Eine gesunde Unternehmenskultur, die Werte über Ego stellt. 

Warum das HR BarCamp perfekt zu d.vinci passt 

Unsere Vision: Recruiting, das Klarheit schafft und inspiriert. 
Das HR BarCamp lebt genau diesen Spirit. Es bringt Menschen zusammen, fördert Perspektivwechsel und zeigt, dass moderne Personalarbeit nur gemeinsam gestaltet werden kann. 

Wir glauben daran, dass Innovation im HR nicht in Silos entsteht, sondern im Austausch – zwischen Praktiker:innen, Vordenker:innen und all denen, die HR menschlicher machen wollen. 

Fazit: Mehr Mut, mehr Austausch, mehr Menschlichkeit 

Das HR BarCamp 2026 hat uns gezeigt, wie lebendig die HR-Community ist – und wie viel Energie entsteht, wenn Menschen gemeinsam an Ideen arbeiten. Wir sind inspiriert, motiviert und freuen uns schon jetzt auf das nächste Wiedersehen. 

Du willst auch dabei sein, wenn wir HR gemeinsam weiterdenken? 
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Das macht Recruiting im Handel zu einer organisatorischen Herausforderung, die weit über klassisches Personalmarketing hinausgeht. Während die Zentrale strategisch plant, Budgets verwaltet und die Arbeitgebermarke steuert, müssen Filialleitungen kurzfristig reagieren, Schichten besetzen und Teams stabil halten. Beide Seiten verfolgen dasselbe Ziel, doch ihre Perspektiven könnten unterschiedlicher nicht sein. 

Genau hier liegt das Problem: Recruiting scheitert im Handel selten an fehlenden Bewerbungen. Es scheitert an der Schnittstelle zwischen Zentrale und Filiale – und diese Schnittstelle zieht sich durch die gesamte Candidate Journey. 

1. Unklare Verantwortlichkeiten über die gesamte Journey 

Wer ist eigentlich verantwortlich, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt? Diese scheinbar simple Frage offenbart in vielen Handelsunternehmen ein grundlegendes Problem: diffuse Zuständigkeiten über alle Phasen des Recruiting-Prozesses hinweg. 

Die Zentrale erstellt Karriereseiten – oder doch das Marketing? Stellenanzeigen werden manchmal zentral geschaltet, manchmal von Filialleitungen selbst. Bewerbungen landen in verschiedenen E-Mail-Postfächern. Die Zentrale koordiniert Vorstellungsgespräche, die Filiale führt sie durch. Vertragsfreigaben erfolgen wieder zentral. Und was nach der Zusage passiert, liegt irgendwo zwischen allen Stühlen. 

Das Ergebnis: Wartezeiten an jedem Übergang. Eine Bewerbung kommt herein, aber niemand fühlt sich zuständig für die zeitnahe Reaktion. Feedback verzögert sich, weil unklar ist, wer es geben soll. Neue Mitarbeiter erhalten nach der Vertragsunterschrift keine Informationen mehr, weil das Onboarding in einer Grauzone zwischen HR und Filialleitung verschwindet. 

Studien zeigen, dass 30 Prozent der neu eingestellten Mitarbeiter im Handel noch vor dem ersten Arbeitstag oder in den ersten drei Monaten wieder abspringen – oft, weil sie sich in dieser kritischen Phase allein gelassen fühlen. In einem Arbeitsmarkt, in dem Bewerber gleichzeitig mehrere Optionen prüfen, wird jede Verzögerung zum Wettbewerbsnachteil. 

2. Standardisierung ohne Flexibilität 

Zentrale HR-Abteilungen arbeiten aus gutem Grund mit standardisierten Prozessen. Einheitliche Abläufe sichern Qualität, gewährleisten rechtliche Compliance und ermöglichen Vergleichbarkeit über alle Standorte hinweg. Doch was auf dem Papier nach Effizienz aussieht, wird in der Filialrealität oft zur Bremse. 

Die Wahrheit ist: Eine Aushilfsstelle im Verkauf benötigt eine andere Behandlung als die Position einer Filialleitung. Wenn beide denselben mehrstufigen Freigabeprozess durchlaufen müssen, entsteht ein Ungleichgewicht zwischen zentraler Kontrolle und lokaler Geschwindigkeit. Die Filiale braucht heute eine Aushilfe für das Wochenende, aber die zentrale Freigabe dauert fünf Tage. Die Karriereseite zeigt nur zentrale Positionen, lokale Filialen bleiben für regionale Talente unsichtbar. 

Erfolgreiche Handelsunternehmen haben gelernt, dass es nicht um entweder Standardisierung oder Flexibilität geht, sondern um beides gleichzeitig. Sie definieren klare Rahmenbedingungen zentral – etwa Templates für Karriereseiten, vordefinierte Jobbörsen-Pakete beim Multiposting und standardisierte Onboarding-Checklisten – ermöglichen aber operative Entscheidungsspielräume vor Ort. Die Filiale kann eigenständig schalten, einstellen und onboarden, bewegt sich dabei aber in zentral definierten Leitplanken. 

3. Technologie, die trennt statt verbindet 

Viele Handelsunternehmen haben erheblich in digitale Recruiting-Lösungen investiert. Trotzdem bleiben Prozesse fragmentiert. Der Grund: Die Systeme sprechen nicht miteinander. 

Ein typisches Szenario: Die Karriereseite wurde von einer externen Agentur erstellt und hat keine Anbindung ans Bewerbermanagementsystem. Stellenanzeigen werden manuell auf verschiedenen Jobbörsen geschaltet – jede mit eigenem Login, eigener Formatierung, eigenem Tracking. Die Zentrale arbeitet im ATS, während Filialleitungen Bewerbungen zusätzlich per E-Mail und Excel verwalten, weil das System für sie zu komplex oder nicht mobil nutzbar ist. Und Onboarding? Dafür gibt es entweder ein weiteres, separates Tool oder nur PDF-Checklisten, die niemand nutzt. 

Die Folge: Informationen müssen manuell übertragen werden. Bewerbungen gehen verloren. Niemand hat einen vollständigen Überblick über alle Kandidaten. Und aus Kandidatensicht entsteht eine frustrierende Experience: Bewerbung auf der Karriereseite – keine automatische Bestätigung. Nach der Zusage – Funkstille bis zum ersten Arbeitstag. 

Besonders kritisch: Während HR-Teams am Desktop arbeiten, agieren Filialleitungen mobil, unter Zeitdruck, zwischen Kundenberatung und Wareneingang. Wenn Systeme nicht intuitiv und für mobile Nutzung optimiert sind, entstehen Workarounds und mit ihnen neue Prozesslücken. Eine nahtlose Candidate Journey entsteht nur, wenn alle Systeme, von der Karriereseite über Multiposting und Bewerbermanagement bis zum Onboarding, auf einer Plattform integriert sind. 

4. Fehlende Transparenz und wachsendes Misstrauen 

Transparenz ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im dezentralen Recruiting. Doch genau hier entstehen häufig die größten Defizite. Die Zentrale weiß nicht, wie dringend der Personalbedarf in einer bestimmten Filiale tatsächlich ist. Die Filialleitung weiß nicht, ob ihre Stellenanforderung überhaupt bearbeitet wird oder wo sie im Prozess steht. Niemand hat Einblick, welche Filialen eigenständig auf Jobbörsen schalten und welche Budgets dafür aufgewendet werden. 

Ohne gemeinsame Datenbasis entsteht ein beidseitiger Blindflug. Statusanfragen werden telefonisch geklärt, Informationen sind veraltet oder widersprüchlich. Die Zentrale plant strategisch, hat aber keine Echtzeitdaten aus den Filialen. Die Filialen arbeiten operativ, wissen aber nicht, welche zentralen Maßnahmen bereits laufen. Auf beiden Seiten wächst das Gefühl, nicht ausreichend informiert oder verstanden zu werden. 

Dieses Informationsvakuum führt langfristig zu etwas noch Gefährlicherem: Misstrauen. Die Zentrale vermutet, dass Filialen die Dringlichkeit übertreiben. Filialleitungen vermuten, dass die Zentrale ihre Anfragen nicht ernst nimmt. Beide Seiten fühlen sich im Stich gelassen – und beide haben teilweise recht, weil die Transparenz fehlt, um die Perspektive des anderen nachzuvollziehen. 

Moderne Recruiting-Plattformen lösen dieses Problem durch Echtzeit-Dashboards, die beiden Seiten Einblick geben: Die Zentrale sieht, welche Filialen Engpässe haben, wie viele Bewerbungen im Prozess sind und wo Unterstützung benötigt wird. Die Filiale sieht, dass ihre Anfrage bearbeitet wird und in welcher Phase sich der Prozess befindet. Transparenz schafft Vertrauen – und Vertrauen ist die Grundlage für partnerschaftliche Zusammenarbeit. 

5. Die Candidate Journey wird organisatorisch unterschätzt – besonders das Onboarding 

Hier liegt vielleicht der größte Hebel: Recruiting wird im Handel oft als operative Nebenaufgabe behandelt, nicht als strategische Kernkompetenz. Filialleitungen tragen Umsatzverantwortung, führen Teams, steuern Warenflüsse, managen Kundenbeschwerden – und sollen nebenbei professionelles Recruiting betreiben. Sie sollen Stellenanzeigen texten, Bewerbungsgespräche führen und Onboarding strukturiert durchführen. Die Realität sieht anders aus. 

Das Fatale: Während Unternehmen Zehntausende Euro in Karriereseiten und Stellenanzeigen investieren, passiert nach der Vertragsunterschrift oft nichts. Die Phase zwischen Zusage und erstem Arbeitstag – das sogenannte Pre-Boarding – bleibt ein schwarzes Loch. Neue Mitarbeiter hören nichts mehr vom Unternehmen, werden unsicher, bekommen vielleicht ein anderes Angebot und springen ab. Diejenigen, die kommen, erleben einen chaotischen ersten Tag ohne Struktur, ohne Einarbeitung, ohne das Gefühl, erwartet zu werden. 

Die Konsequenzen sind messbar: 30 Prozent Frühfluktuation in den ersten zwölf Monaten. Jede dieser Frühkündigungen kostet durchschnittlich 15.000 Euro – für Recruiting, Einarbeitung und Produktivitätsverlust. Dazu kommen schlechte Bewertungen auf Kununu und eine beschädigte Arbeitgebermarke. Es entsteht ein Teufelskreis: Hohe Fluktuation erzeugt noch mehr Recruiting-Bedarf, der wiederum zu hastigem Onboarding führt, was die Fluktuation weiter erhöht. 

Dabei wäre die Lösung greifbar: Automatisierte Onboarding-Workflows führen Filialleitungen Schritt für Schritt durch den Prozess. Pre-Boarding startet automatisch nach Vertragsunterschrift mit Willkommens-E-Mails und Informationen zum ersten Tag. Neue Mitarbeiter erhalten ein Self-Service-Portal mit allen wichtigen Informationen. Checklisten stellen sicher, dass nichts vergessen wird. Und die Zentrale behält den Überblick, welche Filialen Onboarding-Defizite haben. 

Fazit: Die Lösung liegt in der nahtlosen Journey 

Die fünf beschriebenen Gründe sind keine unvermeidbaren Naturgesetze des Handels. Sie sind strukturelle Herausforderungen, die durch die richtige Kombination aus klaren Prozessen, differenzierten Verantwortlichkeiten und integrierter Technologie gelöst werden können. 

Die Lösung liegt in einer End-to-End-Perspektive: Eine Plattform, die Karriereseiten, Multiposting, Bewerbermanagement und Onboarding nahtlos verbindet. Klare Rollenverteilung, die in jeder Phase definiert, wer entscheidet und wer informiert wird. Differenzierte Prozesse, die zentrale Standards mit lokaler Flexibilität vereinen. Und vor allem: Die Erkenntnis, dass Onboarding kein Nice-to-have ist, sondern der größte Hebel gegen Fluktuation und damit gegen den permanenten Recruiting-Druck. 

Wenn diese Elemente ineinandergreifen, arbeiten Zentrale und Filialen nicht mehr nebeneinander, sondern miteinander. Recruiting wird messbar, transparent und effizient. Und Kandidaten erleben eine durchgängig professionelle Journey – vom ersten Google-Klick bis zum erfolgreichen ersten Arbeitstag. 

Denn im War for Talent gewinnt nicht derjenige mit der größten Kampagne, sondern derjenige mit der besten Candidate Experience. 

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Gemeinsam mit unserem Kunden HPS Group standen wir in der Kategorie „Beste Candidate Experience – KMU“ auf der Bühne – und haben Silber geholt. Herzlichen Glückwunsch an die Stadtwerke Düsseldorf AG zum verdienten 1. Platz! Wir nehmen die Silbermedaille mit einem breiten Grinsen mit nach Hause. Und noch etwas viel Wertvolleres: das Gefühl, mit einem starken Case gezeigt zu haben, wie viel in einer standortübergreifenden Candidate Journey steckt.

Der Case von d.vinci der HPS Group

Unser eingereichter Case? 15 Marken. Eine gemeinsame Candidate Experience. Zusammen mit der HPS Group haben wir eine Journey gebaut, die Unterschiede nicht glättet, sondern zum Strahlen bringt – und gleichzeitig für Bewerber:innen ein stimmiges, reibungsloses Erlebnis schafft. Vom ersten Kontakt bis zum Onboarding: klar, konsistent, markenspezifisch und dennoch zentral orchestriert. Das ist nicht nur UX-Feinschliff, sondern auch Organisationsarbeit: Prozesse harmonisieren, Verantwortlichkeiten bündeln, technische Grundlagen smart nutzen, statt nur „Software zu bedienen“. Genau dafür lieben wir diese Zusammenarbeit.

Und ja, KI spielt dabei eine wichtige Rolle – als Hebel für Effizienz und Relevanz. Die Candidate Experience profitiert, HR-Teams ebenso. Was uns besonders stolz macht: HPS nutzt Technologie nicht, um Status quo zu konservieren, sondern um Veränderung möglich zu machen. Danke für diesen Mut und Gestaltungswillen!

Lernen, teilen, wachsen: Inspiration und Rückenwind für morgen

Die Trendence Awards selbst haben gezeigt, wie viel Bewegung in unserer Branche steckt: starke Projekte, echte Lösungen für reale Herausforderungen – und überall die Frage: Wie schaffen wir es, Bewerbungsprozesse menschlich, schnell und fair zu gestalten? Die Antworten, die wir gesehen haben, waren vielfältig und inspirierend. Genau deswegen war es großartig, dabei zu sein: lernen, teilen, wachsen.

Ein großes Dankeschön an die HPS Group – insbesondere an Silke Rolff – für die gemeinsame Bühne, das Vertrauen und die Energie.

Silber heute, Motivation für morgen. Wir machen weiter – mit Leidenschaft für exzellente Candidate Experience, mit Lust auf Employer Branding, Recruiting und Talent Intelligence, und mit KI, die Menschen den Rücken freihält. Denn am Ende soll es sich für Bewerber:innen einfach richtig anfühlen. Für #humanmomentsthatmatter.

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Die neue Realität des Recruitings 

Die Recruiting-Welt befindet sich in einem radikalen Wandel. KI-gestützte Tools, automatisierte Bewerbungsprozesse und globale Talentplattformen verändern die Art und Weise, wie Menschen sich bewerben und wie Unternehmen auswählen. 

Unser COO Sebastian hat auf der Zukunft Personal Europe gemeinsam mit Dimitri, CEO unseres Partners Cammio, genau darüber gesprochen: Wie sich die Dynamik im Recruiting verschiebt und warum wir aktuell Zeugen eines regelrechten “Application Tsunami” werden. 

Der Begriff, geprägt vom HR-Vordenker Hung Lee und in der New York Times aufgegriffen, steht sinnbildlich für die Situation vieler Unternehmen: Selbst für einfache Einstiegspositionen treffen heute Hunderte, manchmal Tausende Bewerbungen ein, oft generiert oder optimiert durch KI. Die Folge: eine Flut an Lebensläufen, die sich immer weniger voneinander unterscheiden. 

KI als Gamechanger und Herausforderung zugleich 

Generative KI-Tools ermöglichen es Kandidat:innen, in kürzester Zeit professionell formulierte Bewerbungen zu erstellen. Das senkt Einstiegshürden und demokratisiert auf eine Weise den Zugang zu Chancen. Doch gleichzeitig führt es dazu, dass Recruiter:innen in einer Welle von nahezu identischen Profilen navigieren müssen, in denen Persönlichkeit und Motivation kaum noch erkennbar sind. 

Diese Entwicklung stellt Unternehmen vor neue Fragen: 

• Wie lassen sich echte Talente erkennen, wenn die Unterschiede zwischen Bewerbungen verschwimmen? 

• Wie kann Technologie unterstützen, ohne Menschen zu „bewerten“ oder unbewusst zu diskriminieren? 

Ranking People by AI – eine moralische Grenze 

Im Gespräch auf der Messe wurde schnell klar, dass das Thema “Ranking People by AI” eine der sensibelsten Fragen unserer Zeit ist. Automatisierung im Recruiting ist längst Realität, doch wenn Algorithmen beginnen, Menschen zu sortieren oder zu priorisieren, stoßen wir an ethische Grenzen. 

Die Verantwortung liegt darin, Technologie bewusst einzusetzen, ohne sie zu einem Instrument zu machen, das über Chancen oder Absagen entscheidet. Denn jede Bewerbung steht für eine Geschichte, eine Hoffnung, ein echtes menschliches Anliegen. 

Zwischen Effizienz und Empathie 

Die Kunst moderner Personalarbeit besteht heute darin, Effizienz und Empathie in Einklang zu bringen. 
Künstliche Intelligenz kann wertvolle Unterstützung leisten, etwa bei der Vorqualifizierung, im Matching oder in der Kommunikation. Aber sie darf nie den menschlichen Faktor ersetzen. 

Gerade deshalb gewinnen Methoden, die den Menschen sichtbar machen, wie asynchrone Video-Interviews oder persönliche Gespräche, wieder an Bedeutung. Sie helfen, über Daten hinauszublicken und die Persönlichkeit hinter einer Bewerbung zu erkennen. 

Unser Ansatz: Human moments that matter 

Bei d.vinci beschäftigen wir uns intensiv mit dieser Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine. 
Für uns ist klar: Technologie ist kein Selbstzweck. Sie soll Recruiter:innen entlasten, Prozesse vereinfachen und mehr Raum für das schaffen, was zählt – echte Begegnungen zwischen Menschen. 

Unser Leitgedanke dabei lautet: Human moments that matter. 

Denn am Ende entscheidet nicht die KI, sondern der Mensch – in genau den Momenten, in denen Empathie, Intuition und Dialog den Unterschied machen. 

Fazit 

Der „Application Tsunami“ ist mehr als ein Phänomen. Er ist ein Symptom einer Arbeitswelt im Wandel, einer Welt, in der Technologie neue Möglichkeiten eröffnet, aber auch neue Fragen aufwirft. Recruiting der Zukunft bedeutet, diese Balance zu meistern: zwischen Automatisierung und Menschlichkeit, zwischen Geschwindigkeit und Fairness, zwischen Daten und echten Begegnungen. 

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