Recruiting leicht gemacht – Prozessoptimierung mit d.vinci

Prozessoptimierung ist in Sachen Recruiting ein echtes Muss…

Unser Kunde Adelholzener Alpenquellen GmbH ist ein stark wachsendes Unternehmen, das permanent mit der Bearbeitung von Bewerbungen beschäftigt ist. Ungefähr 20-25 Stellen werden pro Jahr besetzt – da müssen gerne einmal mehr als 1000 Bewerbungen gesichtet werden. Für diese Aufgabe sind 3 Mitarbeiter aus der Personalabteilung sowie um die 30 Fachvorgesetzte zuständig – viel Arbeit, die systematisch bewältigt werden muss.

Und genau hier lag das Problem: Die Prozesse vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung von neuen Mitarbeitern konnten nicht effizient und systematisch abgebildet werden. Das ursprünglich genutzte Bewerbermanagementsystem hatte sehr lange Ladezeiten und kaum Auswahlmöglichkeiten an Filtern und Kategorisierungen. Eine Abstimmung mit Fachvorgesetzten war über das System kaum möglich, was einen erheblichen Mehraufwand zur Folge hatte. Das eigentlich sehr erfreuliche Unternehmenswachstum hat seinen Beitrag geleistet und das vorhandene System wurde immer unübersichtlicher.

(c) ESB Professional / shutterstock.com

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Wunsch und Wirklichkeit
Ein einheitlicher Recruitingprozess ließ sich unter diesen Voraussetzungen nicht abbilden. Das vorhandene System verfügte nicht über die Funktionen, die Adelholzener für eine zielorientierte Bewerberverwaltung gebraucht hätte. Es musste zusätzlich mit Excel-Tabellen sowie Stift und Papier gearbeitet werden, um die überwiegend schriftlich eingehenden Bewerbungen sinnvoll weiter zu verarbeiten. Die mangelhafte Einbettung des Bewerbermanagementsystems in die Unternehmenswebsite führte zu Komplikationen wie Verzögerungen und machte die Übermittlung von Bewerbungsunterlagen teilweise unmöglich. Die Daten mussten deshalb manuell in das System eingetragen und die Benachrichtigungen für die Bewerber separat gestaltet werden – doppelter Aufwand also. Nachdem klar war, dass eine neue Lösung gefunden werden muss, hat Adelholzener zunächst definiert, welche Anforderungen erfüllt sein müssen, damit die HR-Prozesse in Zukunft reibungslos funktionieren. Ganz oben auf der Prioritätenliste stand das Wort Einfachheit. Das System, die Anwendung für die Personalabteilung und die Fachvorgesetzten sowie die Bedienung für Bewerber in Bezug auf das Hochladen von Dokumenten über die Unternehmenswebsite sollten intuitiv und schnell sein. Hinzu kam der Wunsch nach kurzen Ladezeiten und einer übersichtlichen Darstellung von Bewerbungen, damit diese sinnvoll und strukturiert bearbeitet werden können. Zusätzlich sollte ein standardisierter Prozess geschaffen werden, damit Bewerber eine verlässliche Rückmeldung auf Ihre Bewerbung erhalten.

Die Lösung: d.vinci
Im Zuge einer Internetrecherche ist Adelholzener auf d.vinci aufmerksam geworden. Kurzfristig wurde dem Unternehmen nach erster Kontaktaufnahme eine Testumgebung zur Verfügung gestellt. Danach ging alles ganz schnell: Adelholzener war schnell von den Vorzügen des Systems überzeugt, so dass die Abstimmung des Angebotes nur wenige Wochen andauerte und das System bereits kurz nach Vertragsschluss vor Ort implementiert wurde. Knapp drei Wochen später waren sämtliche individuellen Einstellungen durchgeführt und die Fachabteilungen über die Scharfschaltung des neuen Bewerbermanagementsystems informiert. Der Recruitingprozess bei Adelholzener hat sich seitdem grundlegend verändert: Eine schnelle Kommunikation ist möglich, alle Vorgänge werden übersichtlich dokumentiert und die Liegezeiten von Bewerbungen konnte signifikant verkürzt werden. Auch die Kommunikation zwischen der HR-Abteilung und den Fachvorgesetzten verläuft heute transparent, schnell und übersichtlich. Und die Entwicklung ist noch nicht abgeschlossen: Alle zwei Wochen informiert d.vinci in Form der so genannten Release-Notes über neue Funktionen, die das System zu bieten hat – und Adelholzener versucht stets, diese zeitnah in die eignen Prozesse einzubinden. Der Recruitingprozess bei Adelholzener ist heute effizient und übersichtlich – eben einfach d.vinci.

 

Teaserbild: (c) ESB Professional / shutterstock.com

Christina Fuhrmann

Verfasser des Artikels: Christina Fuhrmann

Christina Fuhrmann arbeitet seit 2011 bei d.vinci und berät Kunden zum Thema Personalmarketing. Christina Fuhrmann beantwortet Rückfragen gerne unter: +49 41 08 – 43 400

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