Personalknappheit: Erst einmal durchatmen!

Überbelastung: Personalknappheit führt schnell zu Stress bei der Belegschaft. Wer Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit kaum berücksichtigt, geht ein Risiko ein.

Am liebsten würde Wolfgang Tomek vier, fünf Leute mehr einstellen, doch der Geschäftsführer der Hamburger Softwareschmiede d.vinci HR Systems findet nur schwer welche. „Mangel ist unser Alltag“, sagt Tomek. Für seine 80 Mitarbeiter bedeutet das immer wieder Stress. Deshalb erstellt Tomek regelmäßig eine Wissensmatrix. In der listet er auf, welches Know-how die Firma benötigt, um überlebensfähig zu sein, welche Mitarbeiter dafür verfügbar sind und was geschähe, wenn einer von ihnen wegfiele. Dann macht sich Tomek an die Risikobewertung. Einige Abgänge ließen sich auffangen, andere brächten das Unternehmen in Schwierigkeiten. Darüber hinaus notiert er, welche Mitarbeiter besonders leistungsstark sind und welche noch einen Schubs benötigen könnten.

Auf dieser Basis tüftelt er seine Personalstrategie aus, etwa Herrn X weiterbilden oder Frau Y einen halben Tag ins Crosstraining in die Nachbarabteilung schicken. Dass ihn das etwas kostet, nimmt Wolfgang Tomek gerne hin, denn er ist überzeugt: „Bei dünner Personaldecke muss man langfristig denken, um das Unternehmen fit für die Zukunft zu halten.“ Auch wenn das Geld knapp ist, liegt es nahe, bei der Personalkalkulation vorsichtig zu sein. Doch wer Ausfälle durch Urlaub oder Krankheit nicht ausreichend berücksichtigt, geht ein Risiko ein.

©totallyPic.com / www.shutterstock.com

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Nachhaltig planen

Personalknappheit führt zu beachtlichem Stress, gerade in Stoßzeiten. In einer Befragung des Personaldienstleisters Robert Half nannten Mittelständler diesen Mangel als Hauptgrund für gestresste Mitarbeiter. Umso wichtiger ist eine nachhaltige Planung. Sabine Stadelmann von der Managementberatung OSB International in Berlin sagt: „Unter dem Kostendruck versuchen viele Mittelständler, mit einer engen Personaldecke klarzukommen.“ Das sei riskant, denn gerade technisch orientierte Betriebe seien auf ihre schwer ersetzbaren Wissensträger angewiesen. Deshalb heißt es: vorsorgen und die Mitarbeiter selbst entwickeln. Bei der Personalstrategie sollten Mittelständler mindestens fünf Jahre im Blick haben. „Auch wenn sich die Investitionen von heute erst übermorgen auszahlen: Es lohnt sich“, so Stadelmann. Wichtig dafür ist aus Sicht der Beraterin eine präzise Bedarfsanalyse. Die Firma muss genau definieren, wo sie in Zukunft ihren Markt sieht, welche Produkte und Technologien sie entwickeln möchte, welches Personal sie dafür bereits hat und welches sie zusätzlich benötigt.

Nach Einschätzung der Personalexpertin Ursula Vranken vom IPA-Institut in Köln setzen gerade Mittelständler mit bis zu 250 Mitarbeitern auch deshalb oft kein systematisches Talentmanagement in Gang, weil im Unternehmen niemand dezidiert dafür zuständig ist. „Das führt oft zu Notlösungen“, sagt sie. „Verlässt etwa eine Führungskraft den Betrieb, wird dem fachlich Besten die Rolle übertragen – ohne zu fragen, ob er für diesen Job überhaupt geeignet ist.“ Der Sprung ins kalte Wasser erzeugt oft Stress, Überforderung und Leistungsdruck. Die nächsten Ausfälle sind dann programmiert. Ihr Rat: Lieber in Schulungen investieren, als den nächsten Ausfall zu riskieren. Karl-Heinz Reitz, der Leiter der Organisationsentwicklung beim 2500 Mann starken Unternehmen Unitymedia in Köln, nickt. Wo irgend möglich, entwickelt er langfristig Personal. „Man muss Reserven innerhalb der Mannschaft bereithalten, alles andere führt in die Sackgasse“, sagt er.

Doch Reitz muss auch auf die Kosten achten: „Wir handeln von Projekt zu Projekt mit der Geschäftsführung aus, wo neues Personal oder Schulungen gebraucht werden.“ In Spitzenzeiten freilich bleibe manchmal nichts anderes übrig, als Personalengpässe mit Zeitarbeitskräften abzufedern. Wenn trotz bester Planung die Personaldecke gespannt bleibt, empfiehlt IPA-Chefin Vranken: „Druck rausnehmen, indem Führungskräfte ihren Mitarbeitern das Leben so angenehm wie möglich machen.“ Schon kleine Maßnahmen helfen. Für optimale Ausstattung sorgen: einen schnelleren Computer, bessere Software, ein helleres Zimmer. Die „Möglichkeiten des Gebens und Nehmens nutzen“, wie es Vranken nennt.

Mit Kleinigkeiten überraschen

Wer einmal samstags eine Sonderschicht geschoben hat, ist doppelt motiviert, wenn ihm der Chef zum Ausgleich anbietet, montags vier Stunden später zur Arbeit zu kommen. Wer in den Werkshallen beim Überstundenmarathon anpackt, fühlt sich wertgeschätzt, wenn der Abteilungsleiter das Team mit Brötchen und Cola überrascht.

Sabria David, Chefin des Slow-Media-Instituts in Bonn, weist auf einen anderen Aspekt hin: „In vielen Unternehmen verschlingen die digitalen Medien unnötig viel Zeit und Kraft.“ Allein die E-Mail-Flut, so eine Studie, beanspruche im Schnitt zehn Arbeitsstunden pro Kopf in der Woche. 80 Prozent davon entstehen bei der internen Kommunikation. Viele sind unnötig und führen zu Unterbrechungen, die die Produktivität reduzieren. Davids Schlussfolgerung: „Führungskräfte sollten ihren Personalstamm so weit wie möglich vom digitalen Ballast befreien.“ Damit das funktioniert, braucht es Regeln. Wenn sich etwa fünf Kollegen über den nächsten Arbeitsschritt verständigen müssen, ist eine Kurzabsprache am Kaffeeautomaten effizienter als eine Rundmail. Studien zum neuen Projekt sind besser auf betrieblichen Wikis oder Google-doc-Plattformen aufgehoben statt in E-Mails, denn auf die Plattformen können dann alle Beteiligten nach Wunsch zugreifen.

d.vinci-Geschäftsführer Wolfgang Tomek weiß das. „Windstärke neun geht auf Dauer nicht“, sagt er. Sicher, seine Belegschaft ist bereit, ranzuklotzen, wenn es sein muss. Auch, weil er immer die Mitarbeiter genau über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens informiert. Sie wissen, wofür sie sich reinhängen. Trotzdem, so Tomek: „Im Zweifelsfall bleibt nur: Externe auf Zeit reinholen oder auf Profit verzichten.“

Den Originalartikel finden Sie hier zum Download.

 

Quelle: “PROFITS – Das Unternehmermagazin der Sparkassen”

Wolfgang Tomek

Verfasser des Artikels: Wolfgang Tomek

Wolfgang Tomek ist seit 2008 Geschäftsführer der d.vinci HR-Systems GmbH und somit verantwortlich für unser Geschäftsfeld eRecruiting/HR-Systeme. Für Fragen und Gespräche steht Wolfgang Tomek gerne unter +49 40 37 47 99-0 zur Verfügung.

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