d.vinci international – Software Rollout in der Praxis

Wie ist das eigentlich, wenn ein international aufgestelltes Unternehmen, das unsere Bewerbermanagement-Software bisher nur im deutschsprachigen Raum verwendet hat, auf die Idee kommt, einen Software Rollout zu machen, also das System auch in anderen Ländern der Welt zu verwenden? Für jemanden, der ein solches Projekt noch nie begleitet hat, erscheint das ein gewaltiges Vorhaben, bei dem jede Menge Probleme auftauchen könnten. Gut, dass wir bei d.vinci Experten haben, die genau solche Projekte betreuen und wissen, worauf man achten sollte!

Wir haben unsere Projektleiterin Claudia Lichte, die den internationalen Rollout in diverse Länder erst kürzlich erfolgreich begleitet hat, befragt und interessante Einblicke in die Praxis erhalten:

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Claudia Lichte, Projektmanagerin (Foto: d.vinci)

Was sind die größten Herausforderungen bei der internationalen Einführung einer eRecruiting-Software?

Neben allen technischen Herausforderungen, die es zu bewältigen gibt, ist die 100%-ige Akzeptanz des Projektes meines Erachtens die wichtigste Voraussetzung, die erfüllt sein muss. Dies gilt allerdings nicht nur international, sondern bei jedem Projekt. Die Einführung einer neuen Software tangiert in den meisten Fällen am Ende nicht diejenigen, die die Entscheidung treffen und das Budget freigeben, sondern die, die täglich mit dem System arbeiten und dieses in ihre Prozesse integrieren müssen. Deshalb ist es von großer Bedeutung, schon früh alle Beteiligten ins Boot zu holen und eventuelle Vorbehalte gegen das neue Produkt gemeinsam auszuräumen.

Und wie kann so ein Projekt konkret aussehen?

Ich habe kürzlich den Rollout eines international aufgestellten Konzerns mit Hauptsitz in Österreich betreut. Das Unternehmen wollte unsere seit Jahren erfolgreich im Einsatz befindliche Bewerbermanagement-Software innerhalb kurzer Zeit in weitere Länder ausrollen. Bisher wurde das Recruiting-Tool außer in Österreich auch in Deutschland, Kanada, den Niederlanden, Schweden und den USA verwendet.

Jetzt sollten in einem nächsten Schritt die Länder Australien, Brasilien, Indien, Großbritannien und Südafrika folgen. Die für das neue, internationale Projekt relevanten Sprachen waren daher Englisch und Portugiesisch.

Ein solches Projekt, an dem mehrere Länder beteiligt sind, erfordert ein strukturiertes Projektmanagement. Damit auf Umwegen der Kommunikation keine Informationen verloren gehen, ist es wichtig, konkrete Projektteams zu bilden und deren Aufgaben eindeutig zu benennen. Das Projektteam muss von Anfang an ausreichend mit den entsprechenden Ressourcen ausgestattet sein, um die Herausforderungen des Projektes zielführend und nachhaltig zu meistern. In unserem Fall gab es neben einzelnen Länderkoordinatoren auch ein kundenseitiges Projektteam, das einerseits Ansprechpartner für die Länderkoordinatoren war und andererseits als Schnittstelle zu d.vinci alle Informationen gesammelt und konsolidiert hat. Der Vorteil: Nicht jeder Länderkoordinator wendet sich mit seiner Rückmeldung direkt an den Dienstleister, sondern die Informationen werden strukturiert übergeben und können so schneller und besser weiterverarbeitet werden.

Auch ein fundierter Zeitplan ist für den Projekterfolg unerlässlich. Um eine detaillierte Timeline zu erstellen, die nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Umsetzung funktioniert, ist es elementar, alle Projektbeteiligten mit einzubeziehen. Die Bearbeitungszeiten und Abstimmungsprozesse können in den einzelnen Teams sehr unterschiedlich sein, was im Zweifel einen erheblichen Einfluss auf den weiteren Projektfortschritt hat.

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Was sind die größten Fallstricke?

Natürlich gibt es wie in jedem Projekt ganz typische Risikofaktoren, die man bedenken muss. Während der Projektphase kann es zu personellen Veränderungen innerhalb des Projektteams oder auf Entscheidungsebene kommen. Auch technische Probleme können den Projektfortschritt erschweren, aber das ist wohl immer der Fall, wenn man mit dem Produkt Software arbeitet. Bei einem internationalen Projekt sind Faktoren wie Sprache, Mentalität oder gesetzliche Voraussetzungen viel entscheidender.

Welche Faktoren spielen beim Thema Recruiting eine Rolle?

In unserem konkreten Fall sorgte die Erstellung eines Anforderungsfragebogens und eines globalen Bewerbungsformulars schon zu Projektbeginn für eine solide Basis, um die Besonderheiten der unterschiedlichen Recruiting-Prozesse im Blick zu haben. In diesem Zuge wurden auch die Länderkoordinatoren benannt und in das Projektteam einbezogen, um eine effiziente Abstimmung der Dokumente sicherzustellen. In einem so genannten Letter of Understanding, einer Art Lasten- und Pflichtenheft, wurden anschließend länderspezifische Regelungen wie rechtliche Themen, Löschfristen, Bewerbungsbögen oder Zeitzonen festgehalten. Im Anschluss wurde ein detaillierter Projektzeitplan erstellt, der Umsetzungszeiten, Feedbackphasen, Test- und Abnahmephasen sowie die Integration der neuen Sprachen definiert hat.

Ein Fazit?

Insgesamt handelt es sich um ein erfolgreiches Projekt mit einem zufriedenen Kunden und es zeigt auf, wie die internationale Einführung einer Software dank eines gut abgestimmten Projektteams und eines prozessorientierten Zeitplans praxisgerecht umgesetzt werden kann.

 

Teaserbild: (c) d.vinci

Christina Fuhrmann

Verfasser des Artikels: Christina Fuhrmann

Christina Fuhrmann arbeitet seit 2011 bei d.vinci und berät Kunden zum Thema Personalmarketing. Christina Fuhrmann beantwortet Rückfragen gerne unter: +49 41 08 - 43 400

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