Mitarbeiterbindung beginnt beim Onboarding

Man stelle sich folgende Situation vor: Der 1. Arbeitstag ist da und beginnt damit, dass am Empfang niemand weiß, dass ein neuer Mitarbeiter anfängt und der Schreibtisch ist auch noch nicht eingerichtet. Der erste Eindruck verläuft also nicht besonders positiv. Das bedeutet: Auch zwischen Vertrag und Start und vor allem auch nach Ankunft des Mitarbeiters im Unternehmens sollte man sich um ihn kümmern, ihm seinen Start erleichtern und ihm mit Rat und Tat zur Seite stehen. Kurzum: ihn „onboarden“.

Der-Onboarding-Prozess lässt sich in vier Phasen unterteilen. Je nach Phase sind unterschiedliche Personen beteiligt, die abteilungsübergreifend zusammenarbeiten müssen. Die Absichtserklärung als Phase 1 beschreibt den Zeitpunkt, an dem sich beide Parteien dazu entscheiden, zukünftig zusammenzuarbeiten, das heißt z.B. der Vertrag beidseitig unterschrieben vorliegt.

Das „Preboarding“ (Phase 2) beginnt bereits nach Vertragsabschluss und beschreibt den Zeitraum bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Gerade in dieser Zeit sollte man nicht den Kontakt verlieren, denn mitunter sind mehrere Monate zu überbrücken. Laut einer Studie kündigen 30% der Arbeitnehmer bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder – möglicherweise weil sie sich nach der Vertragsunterschrift alleine gelassen fühlen. Regelmäßiges Melden, die Einladung zu Veranstaltungen oder zu einem Mittagessen können hier schon eine große Wirkung haben. Der Mitarbeiter kann so schon vor offiziellem Start ankommen und fühlt sich gleich aufgenommen und integriert. Hierbei kann ein individuell gestaltetes Mitarbeiterportal helfen, Infos zu vermitteln und Sicherheit zu geben. Außerdem bindet man den neuen Mitarbeiter schon vorher, nutzt die Motivation und die Vorfreude ideal aus, um wichtige Informationen weiterzugeben. Der neue Mitarbeiter kann so schon vor dem 1. Arbeitstag im Unternehmen ankommen.

Ein paar Tipps

Ist der erste Arbeitstag da, also die dritte Phase, das eigentliche Onboarding, startet, sollte für den Mitarbeiter alles eingerichtet sein: Schreibtisch, Computer, Telefon. Es wäre schön, wenn die anderen Kollegen über den Start und einige Details der Position informiert sind.

Gerade in den ersten Tagen prasseln viele Informationen auf den neuen Mitarbeiter ein – es kann eine gute Hilfe sein, die „ungeschriebenen Regeln“ zu erklären: Wie sind die Mittagszeiten, mit wem spricht man sich bei der Urlaubsplanung ab, wie sind die Arbeitszeiten? Das hilft dem neuen Kollegen mehr Sicherheit zu erlangen.

Wenn es die Möglichkeit gibt, dem neuen Kollegen einen „Buddy“ an die Seite zu stellen, sollte man dies tun. Der Buddy sollte jemand sein, der menschlich und hierarchisch zum neuen Kollegen passt.

Eine feste Struktur an den ersten Tagen wird dem neuen Kollegen helfen, sich schnell zurechtzufinden und erste Erfolge zu verbuchen. Geben Sie ihm gerne eine Art „Stundenplan“ an die Hand, sodass er sich schnell Orientierung schaffen und seine ersten Schritte abarbeiten kann. So kommt er step by step im Unternehmen an.

Ganz wichtig: Regelmäßige Rücksprache mit dem neuen Mitarbeiter. Gerade am Anfang sollten regelmäßig Feedbackgespräche anstehen, in denen man gemeinsam über Dinge spricht, die gut laufen und auch über diese, die noch verbessert werden können. Es ist wichtig zu verstehen, wie sich Ihr Kollege fühlt.

Die 4. Phase des Onboardings beschreibt die Phase der Betreuung, also alles, was nach dem Onboarding passiert. Denn auch dann sollte man den Mitarbeiter nicht alleine lassen, sondern ihn weiterhin motivieren und mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Onboarding sollte angepasst werden

Je nach Position ist eine andere Einarbeitung erforderlich. Bei der Planung muss bedacht werden, dass ein Berufseinsteiger andere Bedürfnisse als ein Professional hat. Möglicherweise ist es ein Berufseinsteiger noch nicht gewöhnt, 8 Stunden am Stück konzentriert zu arbeiten. Generell lässt sich über alle Zielgruppen hinweg sagen, dass das formelle Onboarding, also die grundsätzliche Ausstattung z.B. des Arbeitsplatzes, besonders wichtig sind. Für Azubis und Berufserfahrene steht auch das fachliche Onboarding weit oben. Ihnen ist es wichtig, Fachwissen schnell vermittelt zu bekommen, um im Sinne des Unternehmens agieren zu können. Pro Zielgruppe muss das Onboarding also angepasst werden, auch wenn es viele Dinge gibt, wie z.B. die Bestellung von Schlüsseln, die für jeden neuen Mitarbeiter anfallen.

Warum sollte in einen guten Onboarding-Prozess investiert werden?

27% der neuen Mitarbeiter sagen, dass das Unternehmen die vorher geweckten Erwartungen nicht erfüllen konnte. Eine eindeutige Zahl, die dazu aufruft, es besser zu machen.
Wenn der Onboarding-Prozess gut verläuft, wird der neue Mitarbeiter sofort ein positives Gefühl mit dem Arbeitgeber verbinden. Auch langfristig zahlt sich das aus, da dies für eine höhere Motivation beim einzelnen Kollegen aber auch im Team sorgt. Den Mitarbeiter zu binden und langfristig zu halten, fällt mit einem guten Start viel leichter. Es gibt eben keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Denn nur wenn das Onboarding durchdacht ist und ineinander greift, zahlt sich dies wirklich positiv auf lange Sicht aus. Laut einer Studie sagen 81% der Personal-Verantwortlichen, dass sich auch das Employer Branding durch ein gutes Onboarding stärkt.

Unterstützung beim Onboarding-Prozess kann eine digitale Software bieten, in der Aufgaben abteilungsübergreifend mit allen Beteiligten automatisiert abgearbeitet werden können.

Quellen:

stellenanzeigen.de, Candidate Journey Studie 2017

Haufe Studie 2019

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