Worum es geht: Karriereseiten in Minuten statt Monaten

Viele HR-Teams kennen das: Karriereseiten-Projekte dauern Monate, brauchen viel Abstimmung mit IT, Marketing oder externen Agenturen und am Ende fehlt oft die Flexibilität im Alltag. Genau hier setzen die d.vinci Karriereseiten an.

Adrian Soth, Tech-Experte und Produktmanager bei d.vinci, bringt es auf den Punkt: „Mit d.vinci erstellen HR-Teams ihre Karriereseite unabhängig und in Rekordzeit. Was früher Monate dauerte, gelingt heute in wenigen Minuten – ohne Abhängigkeit von IT, Marketing oder Agenturen. Unser Ziel ist es, Sichtbarkeit, Geschwindigkeit und Unabhängigkeit im Recruiting zu stärken.“

Was die d.vinci Karriereseiten besonders macht

• Schnelle Umsetzung: Karriereseiten und Landingpages lassen sich in kurzer Zeit aufsetzen – ohne technisches Vorwissen.
• Automatisierung inklusive: Inhalte, Strukturen und Komponenten können zu einem hohen Grad automatisiert erstellt und angepasst werden.
• Performance und Conversion: Durch passgenaue Inhalte und moderne Architektur optimieren die Seiten die Candidate Journey und steigern die Conversion.
• Für HR-Teams gebaut: Bedienung, Workflows und Funktionen sind auf die Bedürfnisse moderner Recruiting-Teams zugeschnitten – unabhängig, schnell, skalierbar.

Kurz gesagt: Ein leistungsstarkes Instrument, das Recruiting wirksamer macht.

Warum diese Auszeichnung zählt

Die Jubiläumsausgabe des HR Innovation Award zeigt, wie viel Bewegung im HR-Markt steckt. Die Entscheidung der Jury bestätigt einen klaren Bedarf: schnell umsetzbare, performante Karriereseiten – insbesondere im Mittelstand. Genau hier schaffen die d.vinci Karriereseiten spürbaren Mehrwert: weniger Abhängigkeiten, mehr Handlungsspielraum und bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit.

Danke an Jury, Kund:innen und das Team

Ein herzlicher Dank geht an die Jury des HR Innovation Award sowie an alle Kund:innen, die mit ihrem Feedback geholfen haben, die Lösung zu schärfen. Und natürlich an unser Team – für Recherche, Austausch, Herzblut und die Liebe zum Detail, die in jeder Release-Note spürbar ist.

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Kunden und auch Interessent:innen fragen bei uns immer häufiger nach, wie sie auch mit ihrer Struktur flexibel bleiben und zeitgleich innerhalb der Organisationsstruktur konsistent miteinander arbeiten können. Beispielsweise konnten Screeningfragen auf lokaler Ebene angepasst werden, Formularfelder aber nur global. Alle Umsetzungen haben im Fokus, dass bestimmte Vorgehensweisen oder Daten nur für einen bestimmten Bereich der Organisation gelten, hierbei können sogenannte Organisationseinheiten (OE) gepflegt werden, für die dies gilt.

Formularfelder

Formularfelder sind zusätzliche, individuelle Felder, die ihr in eurem d.vinci verwenden könnt. Sie können interne Formulare ergänzen oder auch bei Jobbörsen angezeigt werden.

Ab sofort können Formularfelder einer Organisationseinheit zugeordnet werden und werden dann, in den entsprechenden Objekten auch nur innerhalb dieser OE angezeigt. Auch bei der Bearbeitung von Formularfeldern kann die OE geändert werden.

Konfliktlösung & Mehrfachbewerbungen

Unter einem Konflikt verstehen wir die Situation, dass eine Person mehrere Bewerbungen einreicht – zu jeder Bewerbung wird eine neue Person im d.vinci angelegt. Das System erkennt doppelte Bewerbende und löst einen Konflikt aus, der für eine saubere Datenhaltung gelöst werden sollte. Dies bedeutet, dass diese Personen in einer zusammengeführt werden können.  

Konflikte können nun innerhalb einer OE und der darunter liegenden OEs angezeigt und gelöst werden. Damit besteht eine saubere Abbildung der Organisationsstruktur und es können Datenschutzvorfälle zwischen den einzelnen Unternehmen verhindert werden.

Im Folgenden zwei Beispiele:

Beispiel 1 (globale Konfliktlösung): Die übergeordnete Firma XYZ hat ein Unternehmen A und ein Unternehmen B. Die jeweils zuständigen Bearbeitenden haben das Recht, auf globaler Ebene Konflikte zu lösen. Nun bewirbt sich ein:e Bewerbende:r einmal bei Unternehmen A und zweimal bei Unternehmen B. Sowohl die Bearbeitenden aus Unternehmen A als auch aus Unternehmen B sehen die Konflikte von allen eingegangenen Bewerbungen und können diese lösen. Handelt es sich dreimal um die gleiche Person, gibt es nun im System nur noch eine Person, die sowohl von Unternehmen A als auch Unternehmen B eingesehen werden kann und die sich dreimal beworben hat.

Beispiel 2 (eingeschränkte Konfliktlösung): Die übergeordnete Firma XYZ hat ein Unternehmen A und ein Unternehmen B. Die jeweils zuständigen Bearbeitenden haben das Recht, innerhalb ihrer OE Konflikte zu lösen. Nun bewirbt sich ein:e Bewerbende:r einmal bei Unternehmen A und zweimal bei Unternehmen B. Die Bearbeitenden in Unternehmen A sehen keinen Konflikt, die in Unternehmen B hingegen schon. Sie sehen zwei Bewerbungen von einer Person und können diesen Konflikt lösen. Handelt es sich auch hier um die gleiche Person, gibt es nun in Unternehmen A weiterhin die Person mit der einen Bewerbung und in Unternehmen B existiert ebenfalls eine Person, die sich zweimal beworben hat.

oData Reporting-Schnittstelle

Daten von Bewerbungen, Ausschreibungen und Onboardings können über die oData-Reporting-Schnittstelle an externe Systeme übergeben werden und dadurch für Auswertungen genutzt werden.

Die Bereitstellung von Reporting-Daten kann nun auch OE-bezogen erfolgen. Bisher war es nur möglich, Informationen aller OEs gesammelt zu übertragen, was das Reporting für komplexe Strukturen erschwerte, da Daten zunächst auf globaler Ebene abgerufen und anschließend für einzelne Organisationseinheiten aufbereitet wurden. Dies kann nun umgangen werden.

Fazit zu Neuerungen im d.vinci Bewerbermanagement

Du gehörst zu einer Organisation, die eher eine komplexe Unternehmensstruktur aufweist? Kein Problem! Wie du siehst, kannst du trotzdem flexibel sein und mit deinen Kolleg:innen an anderen Standorten konsistent zusammenarbeiten.

Wenn du noch weitere Anforderungen und Ideen hast oder dir gerade überlegst, dich für d.vinci zu entscheiden, meld‘ dich gern per E-Mail bei uns! Wir freuen uns auf den Kontakt zu dir!

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Nach einem einem umfassenden Entwicklungsprozess mit akribischen Tests und stetigen Verbesserungen, stellen wir euch in diesem Artikel die Fähigkeiten des neuen Portals vor und wie ihr dadurch eure Onboardees von Anfang an erfolgreich an euer Unternehmen bindet.

Was ist das neue d.vinci Mitarbeiterportal?

Das neue Mitarbeiterportal fungiert als der virtuelle Buddy des Onboardees und kann individuell gestaltet werden. Es vermittelt von Anfang an ein Zugehörigkeitsgefühl und Sicherheit.

Auf neue Mitarbeitende prasseln beim Start in einem neuen Unternehmen sehr viele Eindrücke ein. Gerade der erste Tag ist oft geprägt von Reizüberflutung, viele Namen und Gesichter, andere Regelungen, neue Aufgaben. Häufig haben neue Mitarbeitende auch schon einen längeren Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag überbrückt. Das sorgt dafür, dass die Erwartungen und die Neugier steigen. Arbeitgeber können hier viel falsch machen und sich nicht mehr melden – oder sich diese Zeit zu Nutze machen.

Die Neugierde neuer Mitarbeitender sollte genutzt werden, um sie frühzeitig in die Unternehmenswelt eintauchen zu lassen und auf dem Laufenden zu halten. Die neue Onboarding-App fungiert dabei als virtueller Buddy und stellt die Schnittstelle zwischen Personalabteilung, dem Kollegium und den Onboardees dar.

Personaler:innen können über interne Gepflogenheiten und den Eingang wichtiger Dokumente informieren. Dadurch entsteht ein interaktiver Kontakt, der deutlich mehr Bindung erzeugt, als gelegentliche E-Mail-Korrespondenz.

Entwicklung des neuen Portals

Solch ein Mitarbeiterportal ist natürlich nicht von heute auf morgen entwickelt – und das obwohl wir jede Menge Entwicklungskraft bei uns im Hause haben. Aber um eine so umfangreiche Neuerung zu entwickeln, braucht es vor allem auch Zeit für Design, Konzeption, Research und natürlich die eigentliche Entwicklung.

Die Idee zur neuen Onboarding-App entstand bereits 2022 von Adrian, unserem Onboarding Produktmanager: „Wir haben uns gefragt, welche Herausforderungen HRler:innen aktuell haben und konnten ziemlich schnell einige identifizieren. Es geht darum, Talente nicht nur zu managen, sondern langfristig zu binden, die Unternehmenskultur zu vermitteln und das Ganze mit remote Work und virtuellen Teams zu verbinden. Da war recht deutlich klar, dass wir etwas benötigen, was diese Herausforderungen erleichtert. Die Idee des Mitarbeiterportals war geboren.“

Die Entwicklung des Portals lief in mehreren Ausbaustufen. Im Laufe der Zeit wurde das Portal immer stärker erweitert. Anfangs gab es beispielsweise lediglich einen Login-Bereich, ein Menü und die Möglichkeit zur Begrüßung des Onboardees. In den darauffolgenden Wochen und Monaten wurde die Möglichkeit zum Dateiupload ergänzt, Portalartikel hinzugefügt und ein Countdown bis zum 1. Arbeitstag eingeblendet.

Während der Entwicklungszeit gab es immer wieder Teil-Releases und wir haben Pilotkunden nach ihrem Feedback befragt, um die Bedürfnisse besser zu verstehen. Kurz vor Release kam das Mitarbeiterportal auch bei d.vinci live zum Einsatz, indem unsere People & Culture Abteilung die neue Onboarding-App unseren neuen Kollegen und Kolleginnen zur Verfügung gestellt habt. Das Feedback dazu, lest ihr im nächsten Absatz.

Kurze Video Sneakpeak ins neue Mitarbeiterportal

Livetest des Mitarbeiterportals und Feedback

Die d.vinci Kollegen und Kolleginnen, die das Mitarbeiterportal live für ihren Start erleben durften, waren durchweg angetan. Keine:r von ihnen kannte solch ein Portal von früheren Arbeitgebern. Besonders gefallen haben die detaillierten Infos in Form von Portalartikeln – beispielsweise zum Dresscode – da diese bereits viele Fragen vor dem ersten Tag beantworten.

Gut angekommen ist auch, dass Onboardees durch die App „live dabei sind“, nämlich indem sie beispielsweise informiert wurden, wenn der Schreibtisch eingerichtet ist und sie durch den Countdown die Tage bis zum 1. Arbeitstag zählen konnten.

Auch die Möglichkeit, Papierkram in der Anfangszeit zu sparen, und wichtige Dokumente digital zu übermitteln wurde positiv empfunden.

Und was sagt unser People & Culture-Team dazu? Schließlich soll das neue Mitarbeiterportal zwar vor allem ein Erlebnis für die Onboardees schaffen, aber auch eine Arbeitserleichterung für die Personalabteilungen sein:

„Wir fanden es toll, durch das Portal den Kontakt zu unseren neuen Kollegen und Kolleginnen so einfach zu halten. Gerade bei Neuzugängen, deren erster Tag noch weit in der Zukunft liegt, ist es im Preboarding sehr hilfreich, damit gar nicht erst das Gefühl entsteht, dass man sich vergisst. Für uns ist es total angenehm, dass wir viele To Dos, die häufig sonst erst am ersten Tag oder in den ersten Wochen anstehen, schon vorab abhaken können“, meinen Franziska und Rafael aus dem P&C-Team von d.vinci.

Zusätzlich zum Livetest bei d.vinci, haben wir im Februar 2024 das Mitarbeiterportal auch Proband:innen gezeigt, die bei uns für eine Research zur Frage „Welche Unterschiede siehst du zwischen einem Onboarding mit und ohne Portal?“ zu Gast waren.

Die Proband:innen waren sich einig: Das neue Mitarbeiterportal vermittelt Wertschätzung und das Gefühl, direkt dazuzugehören.

Besonders bemerkenswert war, dass bei allen Probanden nahezu die identischen Werte vermittelt wurden: Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl. Werte, die essentiell für einen guten Grundstein langer Zusammenarbeit sind und einen positiven Einfluss auf die Motivation haben. Genau das Vermitteln und Erleben dieser Werte ist viel wertvoller als eine reine Checkliste und unbezahlbar im weiteren Prozess.

Auch bei näherer Betrachtung des Portals bleibt der positive erste Eindruck. Das Design wirkt einladend, der Aufbau der Seite ist verständlich und vor allem der Countdown (Tage bis zum 1. Arbeitstag) kommt gut an.

Der Bereich der „Aufgaben“ im Portal kommt einerseits gut an, damit Dinge vor dem ersten Arbeitstag erledigt werden können, löst bei anderen Proband:innen aber auch einen gewissen Druck aus. Dieses Feedback nehmen wir mit und arbeiten an einer Erklärung, um diesen Bereich besser verständlich zu gestalten. Wir möchten den Onboardees an dieser Stelle verständlich machen, dass es hier nicht um Aufgaben aus ihrem zukünftigen Arbeitsalltag geht, sondern um eine Checkliste, bei der  ihre Mithilfe gefordert ist, um das Onboarding erfolgreich zu gestalten.

Der Bereich „Kontakt“ kommt insgesamt sehr positiv an, weil nicht erst nach einer Möglichkeit gesucht werden muss, um das Unternehmen zu kontaktieren.

Insgesamt kommt das Mitarbeiterportal sehr gut an und die Proband:innen würden sich freuen, solch eine Onboarding-App bei ihrem neuen Arbeitgeber im Preboarding zu erhalten, gerade im Vergleich zu den Erfahrungen bei anderen Unternehmen ohne solch ein Portal. Hier noch ein paar Zitate:

• „Ich fühle mich zugehörig.“
• „Man fühlt sich ganz anders angenommen. Sie strecken einem die Hand entgegen: Schön, dass du da bist.“
• „Das würde meine Motivation schon steigern.“

Das neue Mitarbeiterportal: Vorteile für euch und eure Onboardees

Ein Mitarbeiterportal kann auf lange Sicht dein Employer Branding stärken: Neue Mitarbeitende sprechen schon vor dem 1. Arbeitstag über dich, zeigen erhaltene Informationen Freunden und Bekannten und machen so Werbung für dich als modernen Arbeitgeber.

Wir alle wissen, wie überwältigend es sein kann, einen neuen Job anzutreten. Genau dafür wurde das Portal entwickelt – mit personalisierter Ansprache und Transparenz von Anfang an vermittelt ihr Wertschätzung und Sicherheit.

Vorteile für dich in der Personalabteilung (durch die Nutzung des Onboarding-Systems):

• Schnellere Produktivität eurer Onboardees: Durch das frühzeitige Teilen von Informationen und das Knüpfen erster Kontakte, haben die Onboardees früher ihren Kopf frei und können schneller produktiv sein.
• Grundlage für eine starke Bindung: Das Mitarbeiterportal bildet den Grundstein, um frühzeitig, nämlich weit vor dem 1. Arbeitstag, eine Beziehung aufzubauen.
• Potential für mehr Mitarbeiterempfehlungen: Das neue Portal bildet ein Aushängeschild im Onboarding, denn die Phase der Einarbeitung ist ein sehr wichtiger Teil im Prozess. Durch das Portal könnt ihr in diesem Bereich punkten und eure Onboardees werden positiv von ihrer Onboarding Experience berichten.
• Echter Wettbewerbsvorteil: Nur wenige Unternehmen nutzen bisher ein Onboarding bzw. ein Mitarbeiterportal für ihre Onboardees. So habt ihr die Möglichkeit, im Recruitingprozess frühzeitig zu punkten.
• Individualität für jeden Onboardee: Ihr entscheidet, welche Informationen eure Onboardees sehen und steuerst die Veröffentlichung von Artikeln ganz individuell. Es ist außerdem möglich, sowohl per „Du“ als auch per „Sie“ anzusprechen.

Vorteile für eure Onboardees, welche durch unsere Tests mit Proband:innen bestärkt wurden:

• Zugehörigkeit: Durch das Portal fühlen sich Onboardees direkt als Teil eures Unternehmens.
• Motivation: Mit dem Portal reicht ihr euren Onboardees die Hand – diese werden im Gegenzug motivierter starten.
• Empathie: Ihr zeigt den neuen Mitarbeitenden, dass ihr euch in sie hineinversetzt, indem ihr Fragen, die möglicherweise aufkommen, durch das Portal direkt beantwortet.
• Sicherheit: Eure Onboardees wissen, was auf sie zukommt und auch an wen sie sich wenden können.
• Wertschätzung: Durch das Portal fühlen sich Onboardees zugehörig und als wichtigen Teil des Unternehmens.
• Transparenz durch Artikel (z.B. zu Werten und Gepflogenheiten) und das Teilen des internen Fortschritts. Zudem wissen deine Onboardees durch das Portal immer, wie sie dich erreichen können.
• Preboarding mit Modernität & Spaß: Moderne Gestaltung des Portals mit Animationen, leichter Bedienung und kleinen Spielereien.
• Einfacher Zugriff: Das neue Mitarbeiterportal ist als App direkt griffbereit auf dem Desktop bzw. Startbildschirm deiner Onboardees.

Zu all den aufgelisteten Vorteilen, muss man zeitgleich aber auch sagen: Ein neues Mitarbeiterportal kann umfangreich befüllt sein und das Preboarding ideal begleiten – damit allerdings ein rundum gelungenes Onboarding stattfinden kann, muss auch die Zeit danach funktionieren. Beispielsweise sollte am ersten Arbeitstag das Kollegium Bescheid wissen und eine Onboarding-Software hilft enorm, die ersten Wochen zu strukturieren und Onboardees gut ankommen zu lassen. Das neue Mitarbeiterportal legt aber genau dafür den Grundstein: Nämlich indem es von Anfang an Wertschätzung, Sicherheit und ein Zugehörigkeitsgefühl vermittelt und das Unternehmen erlebbar macht.

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Der Fachkräftemangel ist weiterhin allgegenwärtig. Unternehmen versuchen mit verschiedenen Mitteln auf freie Stellen aufmerksam zu machen und diese zu besetzen. Eine effektive Möglichkeit, zielgruppengenau qualifizierte Fachkräfte anzusprechen, besteht darin, eine Liste von freien Jobs in einem bestimmten Fachbereich (z. B. IT-Jobs) zu konfigurieren und diese auf einer entsprechenden Landingpage zu veröffentlichen – dafür kommt unser Konfigurator für deine Stellenliste zum Einsatz. Im Zusammenspiel mit einer Kampagne für diese Personengruppe, eröffnet das deinem Unternehmen eine breite Reichweite und Sichtbarkeit. Talente können somit einfach auf offene Stellen aufmerksam werden und sich über die Aufgaben, Benefits und dein Unternehmen informieren.

Auch bei internen Ausschreibungen kann der Stellenlisten-Konfigurator helfen. Eine Liste mit den Job-Kategorien, die zunächst im eigenen Unternehmen ausgeschrieben werden sollen, ermöglicht es Mitarbeitenden, sich intern weiterzuentwickeln und auf neue Herausforderungen hinzuarbeiten. Das kann die Bindung und Motivation in der Belegschaft steigern und zu mehr Zufriedenheit führen.

Der Konfigurator kann euch in vielerlei Hinsicht unterstützen

Die Konfiguration einer Liste von freien Jobs bietet eine Vielzahl von Vorteilen für dein Unternehmen. Von der zielgruppengenauen Ansprache, über die Erweiterung der Reichweite bis hin zur Stärkung der Arbeitgebermarke und Mitarbeitendenbindung – eine gut organisierte Jobliste trägt zur effektiven Rekrutierung und zum Aufbau eines qualifizierten und diversen Teams bei.

Für einen besseren Eindruck haben wir erfolgreich getestete Beispiele für Stellenlisten für dich zusammengestellt: https://impulse.dvinci-hr.com/de/p/js-widgets/jobs Mach dir gerne ein eigenes Bild!

Weitere Infos zum Konfigurator findest du auch in unserem Hilfeportal: Hier (Begriffserklärung) und hier (Anleitung)

Wenn bei dir Fragen offen geblieben sind oder du sogar ein konkretes Anliegen, wie beispielsweise ein ReDesign deiner Stellenliste oder deines Stellenanzeigenlayouts wünschst, dann melde dich gerne bei uns – Mit unserer Expertise empfehlen wir dir aufbauend auf deiner Corporate Identity, deinen Zielgruppen und den aktuellen Recruiting Trends das optimale ReDesign für den Online-Auftritt deiner Jobs. In einer kostenfreien Erstberatung gehen wir gemeinsam Schritt für Schritt alle Möglichkeiten für eine bessere Candidate Experience in deiner Stellenliste und deinem Stellenanzeigenlayout durch! https://impulse.dvinci-hr.com/de/p/bestandskunde/jobs

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Update November 2022:

Ab sofort sind auch Raumbuchungen möglich. Ihr könnt in den Stammdaten eure Konferenzräume mit der Kalenderintegration verbinden, sodass diese bei der Buchung berücksichtigt werden können. Wenn also beispielsweise ein Vorstellungsgespräch stattfinden soll, so kann bei der Terminbuchung auch ein Raum reserviert werden. Durch die Option „Verfügbarkeiten“ werden sowohl freie Zeiten der Teilnehmenden als auch der Räume angezeigt.

Was bedeutet die Kalenderintegration Plus für den/die User:in und auch für Externe?

Die Kalenderintegration bringt vor allem für den/die Personaler:in einen großen Vorteil: zeitliche und organisatorische Entlastung. Bewerbende können sich aus den freigegebenen bzw. verfügbaren Terminen im Kalender einfach selbst den passenden Slot suchen und das Gespräch vereinbaren. Die zeitaufwändige Suche nach einem passenden Termin bzw. die schriftliche oder telefonische Abstimmung mit dem Abgleich der Kalender entfällt. Der/die Bewerbende sucht sich den passenden Termin und der/die Personaler:in wird darüber informiert und der Termin eingebucht.

Neben des Zeitgewinns für die Personaler:innen steht die neue Kalenderintegration Plus auch für Eigenverantwortung und Vertrauen. Durch das Abgeben der Terminsuche in die Hände des/der Bewerbenden, traut man ihnen zu, dass diese eigenverantwortlich handeln können – und das schon so früh im Bewerbungsprozess. Gleichzeitig bringt man ihnen so das Vertrauen entgegen, sich selbst um ihre Termine kümmern zu können und zu dürfen. Bewerbenden einfach nur einen Termin zu schicken, ohne Rücksicht auf die zeitliche Planung ebendieser Personen widerspricht gegenseitiger Rücksichtnahme und Offenheit. Wenn Bewerbende ihre Termine selbst aussuchen können, zeigt das Wertschätzung und vor allem Verständnis für die Situation der Kandidat:innen.

Gerade wenn wir uns in die Lage der Bewerbenden versetzen, so macht es Sinn, ebendiese die Termine selbst wählen zu lassen. Häufig befinden sich Bewerber:innen noch in einem laufenden Arbeitsverhältnis und sind zeitlich sehr eingeschränkt. Kommt noch eine physische Distanz und eine mögliche Anreise hinzu, verkompliziert das die Terminsuche noch mehr. Können Bewerbende selbst Termine wählen, können sie aus dem Kalender des/der Personaler:in einfach den Termin suchen, der für beide Seiten gut passt – möglicherweise auch mal um die Mittagszeit oder Richtung Feierabend. Und sie können bei der Terminvereinbarung auch berücksichtigen, wie viel Vorlauf sie sich nehmen wollen. Das kann gerade bei Gesprächen, die mehr Vorbereitungszeit benötigen, den Druck nehmen, das Gespräch schon morgen führen zu müssen.

Für introvertierte Bewerber:innen bringt die digitale Terminbuchung den Vorteil mit, dass das erste telefonische Gespräch mit der Terminabstimmung entfällt. Die Terminvereinbarung erfolgt unkompliziert und schriftlich und beugt so auch Missverständnissen vor. Introvertierte Bewerber:innen können sich so gezielt auf den Termin vorbereiten.

Die digitale Terminvereinbarung durch die Kalenderintegration zahlt auch auf euer Employer Branding ein – ihr präsentiert euch damit als moderner, digitalisierter Arbeitgeber.

Keine Sorge vor unerwünschten Terminen

Du als Personaler:in brauchst allerdings keine Sorge zu haben, dass Bewerbende nun nur noch Termine ab 18 Uhr buchen. Du kannst in deinem Kalender individuell festlegen, welche Zeiten du freigeben möchtest und welche nicht. Du pflegst einfach deine täglichen Arbeitszeiten und nur diese werden für die Terminbuchung freigegeben. Bereits gebuchte Termine/Zeiten in deinem Kalender stehen nicht für die Terminbuchung durch Bewerber:innen zur Verfügung. Selbstverständlich können Bewerber:innen keine Informationen zu deinen gebuchten Zeiten sehen.

Die d.vinci Kalenderintegration Plus – technische Hintergründe

Wenn ihr technische Details zur Kalenderintegration Plus erfahren wollt, könnt ihr alles in unserem Hilfeportal nachlesen:

https://support.dvinci.de/hc/de/articles/22373930168604-Was-ist-die-Kalenderintegration

In unserem Video zum neuen Feature haben wir auch noch mal viele Informationen aufbereitet:

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Wie kam es zur Anbindung an kununu?

Das Thema des Feedbacks bzw. der Empfehlungen beschäftigt uns bei d.vinci schon länger. Wir sind überzeugt, dass das Feedback von Personen im Bewerbungsprozess absolut hilfreich ist, um die eigenen Abläufe zu verbessern. Uns ist ausgefallen, dass Feedback auch bei vielen unserer Kund:innen ein Thema ist, weil es schon so viele Bewertungsportale gibt und man daher schon häufig mit diesem Thema in Berührung gekommen ist. Wir wollten „Feedback bekommen“ und „Feedback nach außen tragen“ gerne verbinden, damit Unternehmen die Möglichkeit haben, zu zeigen: „Das sagen Bewerber:innen über uns“. So kam es zur Entscheidung, kununu anzubinden.

„Wir sind uns sicher, dass das systematische Einholen von Feedback und dieses langfristig fürs Employer Branding zu nutzen, für viele unserer Kunden einen enormen Mehrwert darstellt“, so Ivo Klett, Customer Success Manager bei d.vinci.

Wie funktioniert das Einsammeln von Feedback im d.vinci Bewerbermanagement?

Sie als d.vinci Kund:in bestimmen selbst, ob Sie die kununu Anbindung aktivieren. Darüber hinaus bestimmen Sie, in welchem Prozessschritt nach Feedback gefragt wird. Um ein umfangreiches Bild zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, möglichst viele oder sogar alle Bewerber:innen einzuladen, ein Feedback zu hinterlassen.

Das Feedback kann an jeder Stelle im Bewerbungsprozess eingesammelt werden: egal ob nach dem ersten Vorstellungsgespräch oder nach einer Zu- oder Absage – eben dann, wenn Sie Feedback benötigen. Die Einladungen an die potenziellen Feedbackgeber:innen können automatisiert an Gruppen oder manuell versendet werden. Wenn sich ein:e Bewerber:in dazu entscheidet, das Feedback zu geben, bestätigt er/sie kununus Bewertungsrichtlinien und ob das Feedback auf kununu veröffentlicht werden darf. Beachten Sie, dass einzelnes Feedback weder im d.vinci Bewerbermanagement noch auf kununu selbst abgeändert werden kann.

Als d.vinci Kund:in können Sie die kununu Anbindung und das systematische Einsammeln von Feedback zunächst im System „proben“. Sie können selbst den Button betätigen, ob das Feedback direkt an kununu rübergehen soll, oder ob es zunächst nur an Sie als Unternehmen gesendet wird. Sobald Sie freigeben, dass das Feedback an kununu gehen darf und auch die/der Bewerber:in der Veröffentlichung auf kununu und dessen Richtlinien zugestimmt hat, wird die Bewertung an kununu übertragen und erscheint auf Ihrem kununu Unternehmensprofil.

In einem Video stellen wir Ihnen die Funktion noch einmal im Detail vor: zum Video

Der Vorteil der Nutzung der kununu Anbindung für d.vinci Kund:innen ist, dass die Feedbackegebenden direkt über das d.vinci Bewerbermanagement zu einer Bewertung eingeladen werden können. So behalten Sie auch innerhalb von d.vinci einen Überblick über Ihre Bewerbungsbewertungen und können in Kombination mit zusätzlichen Fragestellungen Prozessoptimierungen vornehmen – alles aus einer Hand.

Der Fragebogen

Der Fragebogen zur Einholung eines Feedbacks kann teilweise individuell gestaltet werden. Sie können Fragen einsetzen bzw. ergänzen, die Sie für sinnvoll erachten. Folgende Inhalte können zudem individuell gepflegt werden:

• Individuelle Texte für Erläuterung der Weitergabe an kununu
• Text für Hinweis auf Datenverarbeitung (Datenschutz)
• Erstellung von weiteren Fragen für Bewerber:innen, die individuell erstellt werden und nicht an kununu weitergegeben werden

Was sagen unsere Pilotkund:innen?

Um die Anbindung an kununu vollumfänglich zu testen, haben wir einige Pilotkund:innen gewinnen können. Diese zeigten sich mit dem neuen Feature vollzufrieden. Carola Stockinger von der Krones AG sagt: „Die technische Einrichtung der Funktion war sehr einfach und funktionierte problemlos. Jetzt nutzen wir die Funktion schon eine Weile und möchten diese nicht mehr missen.“

Auch wir von d.vinci können die Möglichkeit zur Einsammlung von systematischem Feedback nur empfehlen: „Nutzen Sie das Einsammeln von Feedback für Ihren authentischen Außenauftritt. Bei der Einrichtung helfen wir Ihnen gerne“, so Ivo Klett aus dem Team Customer Success.

Noch Fragen offen?

Wenn Sie noch weitere Fragen zur kununu Anbindung haben oder wie Sie das ganze nutzen können, schauen Sie doch mal in unserem Hilfeportal vorbei. Dort finden Sie eine detaillierte Anleitung zur Nutzung:

FAQ: https://support.dvinci.de/hc/de/articles/22373862072604-Was-sind-die-h%C3%A4ufigsten-Fragen-zum-Thema-Feedback-mit-kununu
Feedback mit kununu (Begriffserklärung): https://support.dvinci.de/hc/de/articles/22373862243356-Was-ist-Feedback-mit-kununu
Loslegen mit Feedback mit kununu (Einrichtung und Konfiguration): https://support.dvinci.de/hc/de/articles/22373866039580-Wie-konfiguriere-ich-Feedback-mit-kununu

Ansonsten freuen sich unsere Kolleg:innen aus dem Customer Service auf Ihre Nachricht: service-desk@dvinci.de.

Wollen Sie noch mehr über kununu als unseren Partner erfahren? Hier geht’s zum Partnerportrait

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Was ist oData überhaupt?

Das Open Data Protocol (oData) ist ein von Microsoft veröffentlichtes HTTP-basiertes Protokoll für den Datenzugriff zwischen kompatiblen Softwaresystemen. Einfach ausgedrückt ist es eine Schnittstelle, die Daten bereitstellt. Es wird von allen gängigen Business-Intelligence-Tools (kurz BI) unterstützt:

• Microsoft Excel
• Microsoft PowerBI
• Tableau
• QlikView
• SAP BW
• Und weitere

Warum ist die neue Reporting-Schnittstelle spannend?

Während sich Ihre Auswertungen heute vermutlich direkt in d.vinci oder Excel speziell für den Bereich Recruiting abgespielt haben, besteht mit der neuen oData Schnittstelle nun die Möglichkeit, die Daten direkt in ein unternehmensweites (BI) Dashboard zu integrieren. Das hat mehrere Vorteile:

• Die Daten müssen nur noch einmal zugeordnet und nicht mehr manuell zeitaufwändig exportiert werden. Daten können dann per Knopfdruck aktualisiert werden.
• Recruiting Kennzahlen können in die Steuerung des Unternehmens eingebracht werden
  • Ein Dashboard für alle (!) Zahlen
  • Die Geschäftsführung ohne d.vinci Zugang hat immer einen individuellen, aktuellen Überblick
  • Kennzahlen und Charts müssen nur einmalig definiert werden. Die zugrundeliegenden Zahlen werden dynamisch aktualisiert.
• Unterschiedliche Quellen führen zu einem runden Gesamtbild, beispielsweise:
  • Google Analytics: Besucherstatistiken der Website
  • Orgchart aus SAP: Daten aus der Organisation
  • Manuell erfasste Kennzahlen
• Funktionsumfang und Mächtigkeit von BI-Tools können genutzt werden:
  • Komplexe Filter und Darstellungen
  • Datengetriebene Entscheidungen
  • Forecasts / Trends

Wie können Sie die neue Reportingschnittstelle basierend auf oData einrichten?

Zunächst benötigen Sie im d.vinci Bewerbermanagement eine Rolle mit dem Recht „oData-Reporting Daten abrufen“.

Bei den Benutzern wird außerdem ein API-Benutzer benötigt, um dem externen System Zugriff auf die Reporting Daten zu geben. Achten Sie dabei auf Folgendes:

• Die Sprache des Benutzers steuer die Übersetzung der Daten.
• Der Benutzer muss der obersten Organisationseinheit zugeordnet sein.
• Die erstellte oData Rolle wird dem API-Benutzer zugewiesen.
• Der API Token und der Benutzername werden zur Anmeldung benötigt.

Im BI Tool, beispielsweise Power BI oder alternativ auch Excel, wird oData als Quelle ausgewählt. Meist gibt es einen Menüpunkt „aus anderen Quellen“, dies ist jedoch bei jedem BI Tool anders.

Die URL für das BI Tool ergibt sich aus Ihrem d.vinci Systemnamen. Diese wird benötigt das BI-Tool, um die Daten abzurufen. Hinter der URL liegen die Schnittstelle und somit die Report Daten. Benutzername und Kennwort (Token) werden im d.vinci Benutzermenü angelegt.

Eine genaue Anleitung zur Einrichtung der neuen Reporting Schnittstelle finden Sie in unserem Video oder in unserem Artikel im d.vinci Hilfeportal.

Und so könnte die Reporting-Funktion bei Ihnen in Verbindung mit Power BI aussehen

Sie sehen, das auch spezielle Auswertungen in verschiedenen Darstellungen möglich sind. Im oben gezeigten Beispiel sehen Sie, dass Sie sich beispielsweise die Bewerbungsanzahl nach Wohnort mit einer Landkarte anzeigen lassen können. Aber auch ein aufgesplittetes Kreisdiagramm (Anzahl Bewerbungen nach Quelle) ist problemlos möglich.

Wenn Sie wissen möchten, welche Arten von Terminen bei Ihnen am meisten stattfinden, ist das mit aufgeschlüsselten Balkendiagrammen ebenso möglich.

Neben der Visualisierung ist ein großer Vorteil des BI-Tools die Kommunikation zwischen den Charts. Möchte man beispielsweise herausfinden, wie viele Bewerbungen durch Freunde und Bekannte vorhanden sind, klickt man diesen Punkt im Kreisdiagramm an und alle anderen Grafiken reagieren darauf:

Warum die neue Reporting-Schnittstelle basierend auf oData kein neuer Excel-Export ist

oData ist im Gegensatz zu Excel eine Schnittstelle oder vielmehr ein Kanal, um die statistischen Daten aus d.vinci an ein Auswertungstool anzuschließen. Das kann neben Power BI auch Excel sein.

Während der aktuelle Excel Export immer nur eine Momentaufnahme eines bestimmten Datensatzes ausgibt, hält die oData Schnittstelle alle statistischen Daten in Echtzeit bereit.

Einzelne Excel Exporte müssen beispielsweise zusammengeführt werden, wenn die gewünschten Daten nicht in einem Tabellenblatt stehen. In der oData Schnittstelle sind die Daten bereits normalisiert und die gewünschten Felder können bequem zusammengeklickt werden.

Macht man beispielsweise einen neuen Monatsreport mit dem Excel Export, muss dieser händisch in das aktuelle Datenblatt und die vorhandenen Charts eingefügt werden. Über die oData Schnittstelle können die Daten per Knopfdruck abgeholt und die Charts und Kennzahlen aktualisiert werden.

Auch unsere Kundin Julia Dormaar von ARTEMIS zeigt sich mit der neuen Reporting-Schnittstelle sehr zufrieden: „Ich bin wirklich beeindruckt und super zufrieden mit der neuen Reporting-Schnittstelle im d.vinci Bewerbermanagement – Beim Aufsetzen haben wir etwas mehr Zeit investiert, um sicherzustellen das wir die – für uns wichtigen- Indikatoren und Prozessschritt richtig abbilden, aber dafür ist das Dashboard jetzt NEXT Level!“

Hier geht’s zum Video über die neue Reporting-Schnittstelle

Noch Fragen zur neuen Reporting-Schnittstelle?

Sie sehen also, dass Sie oData durchaus einmal ausprobieren sollten und dadurch möglicherweise neue Erkenntnisse gewinnen können. Wenn Sie noch Fragen zur Nutzung oder Einrichtung von oData haben, melden Sie sich gerne bei uns: service-desk@dvinci.de

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Was ist oData überhaupt?

Das Open Data Protocol (oData) ist ein von Microsoft veröffentlichtes HTTP-basiertes Protokoll für den Datenzugriff zwischen kompatiblen Softwaresystemen. Einfach ausgedrückt ist es eine Schnittstelle, die Daten bereitstellt. Es wird von allen gängigen Business-Intelligence-Tools (kurz BI) unterstützt:

• Microsoft Excel
• Microsoft PowerBI
• Tableau
• QlikView
• SAP BW
• Und weitere

Warum ist die neue Reporting-Schnittstelle spannend?

Während sich Ihre Auswertungen heute vermutlich direkt in d.vinci oder Excel speziell für den Bereich Recruiting abgespielt haben, besteht mit der neuen oData Schnittstelle nun die Möglichkeit, die Daten direkt in ein unternehmensweites (BI) Dashboard zu integrieren. Das hat mehrere Vorteile:

• Die Daten müssen nur noch einmal zugeordnet und nicht mehr manuell zeitaufwändig exportiert werden. Daten können dann per Knopfdruck aktualisiert werden.
• Recruiting Kennzahlen können in die Steuerung des Unternehmens eingebracht werden
  • Ein Dashboard für alle (!) Zahlen
  • Die Geschäftsführung ohne d.vinci Zugang hat immer einen individuellen, aktuellen Überblick
  • Kennzahlen und Charts müssen nur einmalig definiert werden. Die zugrundeliegenden Zahlen werden dynamisch aktualisiert.
• Unterschiedliche Quellen führen zu einem runden Gesamtbild, beispielsweise:
  • Google Analytics: Besucherstatistiken der Website
  • Orgchart aus SAP: Daten aus der Organisation
  • Manuell erfasste Kennzahlen
• Funktionsumfang und Mächtigkeit von BI-Tools können genutzt werden:
  • Komplexe Filter und Darstellungen
  • Datengetriebene Entscheidungen
  • Forecasts / Trends

Wie können Sie die neue Reportingschnittstelle basierend auf oData einrichten?

Zunächst benötigen Sie im d.vinci Bewerbermanagement eine Rolle mit dem Recht „oData-Reporting Daten abrufen“.

Bei den Benutzern wird außerdem ein API-Benutzer benötigt, um dem externen System Zugriff auf die Reporting Daten zu geben. Achten Sie dabei auf Folgendes:

• Die Sprache des Benutzers steuer die Übersetzung der Daten.
• Der Benutzer muss der obersten Organisationseinheit zugeordnet sein.
• Die erstellte oData Rolle wird dem API-Benutzer zugewiesen.
• Der API Token und der Benutzername werden zur Anmeldung benötigt.

Im BI Tool, beispielsweise Power BI oder alternativ auch Excel, wird oData als Quelle ausgewählt. Meist gibt es einen Menüpunkt „aus anderen Quellen“, dies ist jedoch bei jedem BI Tool anders.

Die URL für das BI Tool ergibt sich aus Ihrem d.vinci Systemnamen. Diese wird benötigt das BI-Tool, um die Daten abzurufen. Hinter der URL liegen die Schnittstelle und somit die Report Daten. Benutzername und Kennwort (Token) werden im d.vinci Benutzermenü angelegt.

Eine genaue Anleitung zur Einrichtung der neuen Reporting Schnittstelle finden Sie in unserem Video oder in unserem Artikel im d.vinci Hilfeportal.

Und so könnte die Reporting-Funktion bei Ihnen in Verbindung mit Power BI aussehen

Sie sehen, das auch spezielle Auswertungen in verschiedenen Darstellungen möglich sind. Im oben gezeigten Beispiel sehen Sie, dass Sie sich beispielsweise die Bewerbungsanzahl nach Wohnort mit einer Landkarte anzeigen lassen können. Aber auch ein aufgesplittetes Kreisdiagramm (Anzahl Bewerbungen nach Quelle) ist problemlos möglich.

Wenn Sie wissen möchten, welche Arten von Terminen bei Ihnen am meisten stattfinden, ist das mit aufgeschlüsselten Balkendiagrammen ebenso möglich.

Neben der Visualisierung ist ein großer Vorteil des BI-Tools die Kommunikation zwischen den Charts. Möchte man beispielsweise herausfinden, wie viele Bewerbungen durch Freunde und Bekannte vorhanden sind, klickt man diesen Punkt im Kreisdiagramm an und alle anderen Grafiken reagieren darauf:

Warum die neue Reporting-Schnittstelle basierend auf oData kein neuer Excel-Export ist

oData ist im Gegensatz zu Excel eine Schnittstelle oder vielmehr ein Kanal, um die statistischen Daten aus d.vinci an ein Auswertungstool anzuschließen. Das kann neben Power BI auch Excel sein.

Während der aktuelle Excel Export immer nur eine Momentaufnahme eines bestimmten Datensatzes ausgibt, hält die oData Schnittstelle alle statistischen Daten in Echtzeit bereit.

Einzelne Excel Exporte müssen beispielsweise zusammengeführt werden, wenn die gewünschten Daten nicht in einem Tabellenblatt stehen. In der oData Schnittstelle sind die Daten bereits normalisiert und die gewünschten Felder können bequem zusammengeklickt werden.

Macht man beispielsweise einen neuen Monatsreport mit dem Excel Export, muss dieser händisch in das aktuelle Datenblatt und die vorhandenen Charts eingefügt werden. Über die oData Schnittstelle können die Daten per Knopfdruck abgeholt und die Charts und Kennzahlen aktualisiert werden.

Auch unsere Kundin Julia Dormaar von ARTEMIS zeigt sich mit der neuen Reporting-Schnittstelle sehr zufrieden: „Ich bin wirklich beeindruckt und super zufrieden mit der neuen Reporting-Schnittstelle im d.vinci Bewerbermanagement – Beim Aufsetzen haben wir etwas mehr Zeit investiert, um sicherzustellen das wir die – für uns wichtigen- Indikatoren und Prozessschritt richtig abbilden, aber dafür ist das Dashboard jetzt NEXT Level!“

Hier geht’s zum Video über die neue Reporting-Schnittstelle

Noch Fragen zur neuen Reporting-Schnittstelle?

Sie sehen also, dass Sie oData durchaus einmal ausprobieren sollten und dadurch möglicherweise neue Erkenntnisse gewinnen können. Wenn Sie noch Fragen zur Nutzung oder Einrichtung von oData haben, melden Sie sich gerne bei uns: service-desk@dvinci.de

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„Die Idee, Microsoft Teams in das d.vinci Bewerbermanagement einzubinden, stammt von einem Kunden“, sagt Martin Rozmus, Produktmanager bei d.vinci. „Der Kunde hat diesen Vorschlag in unserem Nutzerforum gemacht und damit großen Anklang gefunden. Er wurde nach oben gevotet.“ Auf den Kundenwunsch hat d.vinci sehr schnell reagiert. „Der Nutzervorschlag sowie persönliche Gespräche haben uns bewiesen, wie sehr unseren Kunden das Thema auf den Nägeln brennt“, ergänzt Geschäftsführer Tobias Tiedgen. Zwischen der Einreichung des Vorschlages im Mai 2020 und der Einführung der Funktion Ende Oktober sind nur knappe fünf Monate vergangen. „Für die Entwicklung von der Idee bis zum Konzept haben wir ungefähr acht Wochen gebraucht“, führt Rozmus aus. Nach einer intensiven Konzeptionsphase folgte die Entwicklung in drei Sprints. „Das hat noch einmal circa sechs Wochen ausgemacht. Technisch war es eine kleine Herausforderung, da wir zunächst eine Schnittstelle identifizieren mussten, über die wir Microsoft Teams an das Bewerbermanagement anbinden.“

Gewohnte Prozesse mit digitaler Erweiterung

Die Einladung zum digitalen Bewerbungsgespräch erfolgt über die im d.vinci Bewerbermanagement bereits vorhandene Einladungsfunktion. Neu ist lediglich, dass dort nun auch die Option Microsoft Teams zur Auswahl steht. „Sobald der Recruiter bestätigt, dass es sich um eine virtuelle Besprechung handelt, erstellt das System eine Einladung mit einem Link zu einem virtuellen Raum, die an alle Beteiligten verschickt wird“, erläutert Rozmus. Um die neue Funktion nutzen zu können, muss das Unternehmen lediglich über eine Microsoft 365-Lizenz verfügen, in der auch Microsoft Teams enthalten ist. Beim Bewerber hingegen muss Microsoft Teams nicht auf dem Rechner installiert sein: „Wenn ich auf den Link klicke, öffnet sich ein Browserfenster, in dem ich mich entscheiden kann, ob ich Microsoft Teams herunterladen möchte. Alternativ kann ich auch ohne Installation und ohne Microsoft-Konto im Browser an der Besprechung teilnehmen“, so Tobias Tiedgen. Ein moderner Internetbrowser sei somit die einzige technische Anforderung.

„Wir freuen uns sehr, dass wir diesen Kundenwunsch so schnell und genau zum richtigen Zeitpunkt umgesetzt haben. Wir erleichtern unseren Kunden damit maßgeblich die Organisation von digitalen Bewerbungsgesprächen, da zum Beispiel Absprachen bezüglich des Tools entfallen und die Teilnahme am Gespräch für den Bewerber ganz einfach ohne zusätzliche Login-Daten möglich ist.“, resümiert Nina Rahn, Geschäftsführerin bei d.vinci. „So unterstützen wir Unternehmen technisch dabei, die Candidate Experience für Ihren Bewerber optimal zu gestalten.“ Mit Blick auf die Zukunft ergänzt sie: „Genau wie viele andere Änderungen in der Arbeitswelt werden auch digitale Bewerbungsgespräche nach der Pandemie bleiben. Mit der Einbindung von Microsoft Teams haben wir entsprechend nicht nur mit-, sondern auch vorausgedacht.“ Die Microsoft Teams-Einbindung steht allen d.vinci-Kunden mit dem aktuellen kostenlosen Update des d.vinci Bewerbermanagements zur Verfügung. Die Einrichtung ist für die Kunden nur mit minimalem Aufwand verbunden.

Update vom 01.12.2020: Da uns einige Anfragen erreicht haben, ob auch eine Integration von Skype for Business geplant ist, möchten wir gerne den Hinweis teilen, dass Microsoft angekündigt hat, Skype for Business zum 31. Juli 2021 einzustellen und bestehende Organisationen vollständig zu Microsoft Teams zu migrieren. Somit werden auch allen Skype for Business Nutzern, sobald diese migriert wurden, die Microsoft Teams Funktionen im d.vinci Bewerbermanagement zur Verfügung stehen. Hier finden Sie die offizielle Ankündigung von Microsoft sowie die Anleitung für das Upgrade von Skype for Business zu Microsoft Teams.

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Die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag steigert die Erwartungen, aber auch die Neugier auf den neuen Arbeitgeber. Gleichzeitig besagt eine Studie* jedoch, dass ein Viertel der neuen Mitarbeiter ihren neuen Job bereits kündigen, bevor sie ihn angetreten haben. „Entsprechend wichtig ist das Pre-Boarding, die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Arbeitsbeginn, für die Eingliederung des neuen Mitarbeiters,“ erklärt Sarah Marson, Consultant bei d.vinci. Mit der Einführung des Mitarbeiter-Portals im d.vinci Onboarding können Unternehmen dafür sorgen, dass sich der Mitarbeiter bereits vor Arbeitsantritt im Unternehmen wohlfühlt.

Für einen reibungslosen Einstieg in den Job sind insbesondere die Informationen zum ersten Arbeitstag wichtig für den neuen Mitarbeiter. Ort, Zeit und Ansprechpartner werden im Mitarbeiterportal deswegen prominent angezeigt. Neben diesen Angaben können auch allgemeine Informationen zum Unternehmen, seinen Werten sowie zu Gepflogenheiten und Unternehmenskultur in das Portal eingestellt werden. „Das erleichtert den neuen Mitarbeitern den Start, da sie zum Beispiel schon wissen, wie die Arbeits- und Mittagszeitenregelung ist,“ berichtet Sarah Marson. Auf diese Weise können erste Fragen bereits beantwortet werden und der Aufwand für Mitarbeiter und Personalabteilung reduziert sich.

Zudem besteht die Möglichkeit, Aufgaben aus dem d.vinci Onboarding mit dem Mitarbeiter-Portal zu verknüpfen. Diese werden dann auch dem neuen Mitarbeiter angezeigt. Das vereinfacht zum einen administrative Aufgaben, da Unterlagen vorab zentral hochgeladen werden können. Auch wichtige Daten für die Personalabteilung lassen sich gebündelt im Voraus erfragen. Zum anderen können HR und Ansprechpartner den neuen Mitarbeiter an den weiteren Schritten im Pre-Boarding teilhaben lassen, in dem zum Beispiel Aufgaben, wie die Einrichtung des Arbeitsplatzes, eingetragen werden. „Sieht der neue Kollege, dass sein Arbeitsplatz vor dem Arbeitsantritt eingerichtet wurde, fühlt er sich gleich willkommen,“ erläutert Sarah Marson.

Verwaltet wird das Mitarbeiterportal durch den Onboarding-Administrator im d.vinci Onboarding. Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiterportal“ kann er den Bereich für den neuen Mitarbeiter einrichten. Mit einfachen und intuitiven Schritten lässt sich das Mitarbeiter-Portal individualisieren und an die Corporate Identity anpassen. „Es können zum Beispiel das Logo hinterlegt und die Farben angepasst werden, damit der New Hire seinen neuen Arbeitgeber im Portal wiedererkennt,“ erzählt Laura Scheibler, Sales Managerin beim Hamburger Recruiting-Experten. Auch die Inhalte lassen sich für jeden neuen Kollegen maßgeschneidert anpassen. Sobald der neue Mitarbeiter Zugriff auf das Portal erhalten soll, verschickt der Administrator einfach einen Link mit den Zugangsdaten.

Wie für das Bewerbermanagement und das Onboarding gibt es auch für das Onboarding Mitarbeiterportal alle zwei Wochen ein Update. Zukünftig sollen z. B. analog zum Bewerbermanagement die Organisationseinheiten eingepflegt werden. Ebenfalls geplant ist, dass Formulare wie der Personalbogen online ausfüllbar sind und auch Videos eingestellt werden können, um z.B. das Team vorzustellen. Zu den Erweiterungen finden quartalsweise Webinare statt, in denen wir Ihnen die Funktionen im Detail vorstellen und Ihre Fragen dazu live beantworten.

Gerne berät Sie das Consulting-Team von d.vinci auch individuell zum d.vinci Onboarding und dem Onboarding Mitarbeiterportal. Wenn Sie Interesse an der Software haben, machen wir gerne einen Workshop in Ihrem Haus, um das System genau auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sprechen Sie uns an!

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Für die bessere Lesbarkeit des Textes wird auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

* Quelle: Onboarding-Umfrage 2017 von HAUFE

Foto: (c) d.vinci

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