Ein Bewerbermanagementsystem, viele Funktionen

d.vinci easy erfüllt alle Anforderungen an eine optimale Bewerbermanagement-Software

Ausschreibung anlegen

Mit d.vinci easy legen Sie schnell und einfach Ihre Ausschreibungen an.

Schnell die gewünschte Zielgruppe, den Bereich und die Einsatzorte ausgewählt – so finden und erkennen Bewerber die passende Position auf den ersten Blick!

Gestalten Sie den Inhalt Ihrer Stellenausschreibung passend zur Zielgruppe und wählen Sie aus vorgefertigten Textbausteinen oder erstellen Sie individuelle Texte – natürlich auch mehrsprachig!

Optimale Candidate Experience

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Candidate Experience

Laden Sie die Bewerber zur Bewerbung ein – mit einem einfachen und flexiblen Bewerbungsprozess ohne Schnörkel:

Ihre Talente bewerben sich per Klick mit ihrem XING- / LinkedIn-Profil bei Ihnen. Oder Bewerber laden einfach ihren Lebenslauf hoch, den Sie mittels CV-Parsing auslesen und so die Bewerbungszeit auf ein Minimum reduzieren!

Vier Faktoren für einen optimalen Bewerbungsprozess

  • Kurzer, einfacher, mobilfähiger Bewerbungsbogen
  • Schnelle Kontaktaufnahme mit vorhandenen Profilen, bspw. XING, LinkedIn
  • Dokument-Upload auch vom Smartphone (bspw. über Dropbox)
  • Klare, einfache Benutzerführung und verständliche Texte

Multiposting / Veröffentlichungskanäle

Mit einem Klick die passende Veröffentlichung für Ihre Ausschreibung wählen!

Innerhalb weniger Sekunden ist die Ausschreibung auf Ihrer unternehmenseigenen Karriereseite veröffentlicht. Auch Ihr Intranet ist nur einen Klick entfernt, ebenso wie zahlreiche passgenaue Jobbörsen!

Erstellen Sie einen Zeitplan für Ihre Veröffentlichung – alles weitere läuft automatisch, ohne dass Sie erneut daran denken müssen.

Bewerberübersicht

Mit der intuitiven Bewerberübersicht haben Sie den gesamten Recruitingprozess stets im Blick. So haben Sie jederzeit ein Gefühl für den Fortschritt Ihrer Vakanzen und sind auch gegenüber Ihren Bewerbern und Fachbereichen innerhalb von Sekunden auskunftsfähig.

Nie wieder Bewerber übersehen: Ihre Aufgabenliste sowie automatische Wiedervorlagen erinnern Sie an überfällige Schritte und Kandidaten – und das ganz individuell nach Ihren zeitlichen Vorgaben.

Best Practice Workflow

Damit Sie sofort mit dem Recruiting beginnen können, ist d.vinci easy mit unserem Best Practice Workflow und optimalen Prozess-Einstellungen vorkonfiguriert.

Langjährige Erfahrungen unserer mehr als 200 Kunden sind in diesen optimalen Bewerbungsprozess eingeflossen, der nicht nur effizient und kostenoptimiert ist, sondern vor allem auch gegenüber Ihren Kandidaten einen guten Eindruck hinterlässt – denn positive Erfahrungen im Bewerbungsprozess sind ein wichtiger Teil Ihres Employer Brandings!

Ihr Unternehmen ist anders? Das hören wir oft, deshalb haben wir vorgesehen, dass Sie den Workflow individuell anpassen, ergänzen oder komplett neu definieren können – mit beliebigen Status, Bezeichnungen, Erinnerungen und Symbolen.

Übersichtliche Bewerber-Historie

Zu jedem Bewerber dokumentiert d.vinci easy den gesamten Prozess – auf einen Blick erkennen Sie alle Aktivitäten, Zuständigkeiten und Informationen, die dem Kandidaten gesendet wurden.

Kommentare und Anmerkungen zur Bewerbung senden Sie schnell und einfach an Ihre Kollegen – und auch bei Fragen Ihrer Kandidaten haben Sie dank Historie sofort eine passende Antwort parat!

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Bewerberhistorie d.vinci easy Bewerbermanagementsystem

Sammelkorb

Sparen Sie Zeit und bearbeiten Sie mehrere Bewerbungen gleichzeitig!

Aus jeder Ansicht heraus können Sie Bewerbungen zum digitalen Sammelkorb hinzufügen. Den nächsten Prozess-Schritt führen Sie dann ganz einfach für alle gesammelten Kandidaten durch.

Dabei wechseln Sie nicht nur den Status Ihrer Kandidaten, sondern senden diesen auch automatisch personalisierte E-Mails zu! Und natürlich werden alle Schritte in der Historie jedes einzelnen Kandidaten festgehalten.

Prescreening schnell und einfach

Ein einfaches und verständliches ABC-Rating ermöglicht Ihnen und Ihren Fachbereichen, Bewerbungen schnell zu kategorisieren und eine Vorauswahl zu treffen.

Jedes Unternehmen hat seine VIPs – d.vinci easy stellt Ihnen eine Vielzahl von Labels zur Verfügung, mit denen Sie besondere Bewerber markieren und diese jederzeit sofort finden können!

Laden Sie Ihre Fachbereiche ein

Ein eRecruiting-System kann nur dann erfolgreich im Unternehmen etabliert werden, wenn alle Entscheider mit an Bord sind! Doch Ihre Fachbereiche haben vielleicht andere Anforderungen als Sie. d.vinci easy ist darauf eingestellt – mit Funktionen, die Ihre Entscheider lieben werden:

  • Intuitive Bedienung, keine Schulung notwendig
  • Automatische Info, wenn passende Bewerber vorhanden sind
  • Mobiler Zugriff, um auch unterwegs schnell mal einen Blick auf aktuelle Bewerber zu werfen
  • Aufgaben und Erinnerungen – so kann keiner etwas übersehen
  • Volle Transparenz – Rückfragen bei den Recruitern gehören der Vergangenheit an.
  • Eindeutiger, passgenauer Prozess ohne hohe Komplexität

Interviews organisieren

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Bewerbergespräche und Interviews

Laden Sie Bewerber bequem aus d.vinci easy zum Vorstellungsgespräch ein. Legen Sie Zeitpunkt, Ort sowie Teilnehmer direkt im System fest und senden Sie die detaillierte Termineinladung an Ihre Kandidaten.

Natürlich erhalten auch die Teilnehmer Ihres Unternehmens eine Termineinladung. Ebenso werden ihnen die nächsten Gespräche direkt in d.vinci easy angezeigt.

Bewerber auf dem Laufenden halten

Bleiben Sie im Kontakt zu Ihren Kandidaten – damit diese während des gesamten Prozesses an Sie gebunden bleiben!

d.vinci easy ermöglicht Ihnen, beliebige E-Mail- und Brief-Vorlagen zu erstellen, um zum richtigen Zeitpunkt die passenden Vorlagen zur Auswahl angezeigt zu bekommen.

So werden Ihnen bei Absage eines Kandidaten nur die passenden Absageschreiben angezeigt – per Klick wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und passen diese auf Wunsch noch individuell an.

So halten Sie Ihre Kandidaten auf dem Laufenden und sorgen für ein gutes Gefühl und einen positiven Eindruck!

Reporting

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Reporting und Auswertung des Recruiting-Prozesses

Die Basis für jede Prozessverbesserung ist ein aussagefähiges Reporting.

Erkennen Sie, welche Kanäle erfolgreich sind und optimieren Sie mit dieser Information Ihre zukünftigen Personalmarketing-Aktivitäten.

Statistische Daten über die Art Ihrer Bewerber werden ebenso erhoben wie qualitative Informationen – so können Sie Ihre nächsten Aktivitäten darauf abstimmen.

Grafische Reportings und Export-Möglichkeiten nach Excel erlauben Ihnen individuelle Weiterverarbeitung – ganz so, wie es in Ihrem Unternehmen gewünscht ist!

Excel-Auswertung

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Excel-Auswertung und Reporting

Sie benötigen ein individuelles Reporting in Ihrem eigenen CI?

Dann verwenden Sie die Möglichkeit, Informationen als Excel-Datei zu exportieren, um einfach und schnell individuelle Reportings zu erstellen.

So können Sie die Informationen mit weiteren Daten ergänzen oder diese für Präsentationszwecke mit Ihrem eigenen Layout versehen.

Tracking & Analytics

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Analytics und Tracking des Bewerbungsprozesses

Jede größere Website nutzt im Rahmen ihres Marketings ein Tracking-Tool, um zu verstehen, woher Besucher kamen und wofür sie sich interessierten.

Es ist nur logisch, diese Möglichkeiten auch für das Personalmarketing zu verwenden, um den Weg Ihrer Kandidaten zu analysieren und den Prozess zu optimieren. Mit d.vinci easy binden Sie beliebige Tracking-Tools ein, um die Besuche auf Ihren Stellenausschreibungen zu verstehen!

Marktübliche Analytics-Tools können Ihnen einige strategisch wichtige Fragen beantworten:

  • Kennen Sie die Besucher Ihrer Stellenanzeigen bereits?
  • Wie hoch ist die Absprungrate in der Stellenanzeige?
  • Wie viele Besucher müssen Sie durch Marketingmaßnahmen generieren, um 1 Bewerbung zu erhalten?
  • Verlieren Sie Kandidaten beim Ausfüllen Ihres Bewerbungsformulars?
  • Hat sich Ihre letzte Personalmarketing-Kampagne gelohnt?

Stellenbörse auf Ihrer Unternehmensseite

Ihre Karriereseite ist der Dreh- und Angelpunkt aller Personalmarketing-Aktivitäten. Auf jeden Fall sollten Sie Ihren Kandidaten diese Anlaufstelle bieten und sich hier authentisch und einladend präsentieren.

Dazu gehört auch, alle aktuellen Stellenausschreibungen darzustellen und Talente mit einem Online-Bewerbungsformular zur schnellen und direkten Kontaktaufnahme einzuladen. Mit d.vinci easy können Sie Ihre Vakanzen ansprechend gestalten und an Ihr CI anpassen. Ebenso definieren Sie mit wenigen Klicks Ihr Bewerbungsformular, das exakt zu Ihnen und Ihrer Zielgruppe passt!

Auch bei komplexen Unternehmensstrukturen ist Layout kein Diskussionspunkt mehr: unterschiedliche Marken und Corporate Designs lassen sich einfach und schnell abbilden, so dass ein einheitliches Bild pro Gesellschaft gewahrt wird!

Wussten Sie schon: Wir unterstützen Sie auch bei der Konzeption und Erstellung Ihrer Karriere-Website – unser Team Personalmarketing berät Sie zu allen Fragen von A wie Analytics bis Z wie Zielgruppentext!

Rollen und Berechtigungen

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Berechtigungen

Um ein effizientes Recruiting und einen optimalen Prozess zu ermöglichen, ist es wichtig, dass sowohl Entscheider als auch Recruiter beteiligt sind und sich im d.vinci easy System wohlfühlen!

Jeder Benutzer sieht nur die Informationen, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigt. So erreichen Sie nicht nur eine einfache, übersichtliche Darstellung, sondern einen datenschutzkonformen Prozess!

Mit einem flexiblen Rollen- und Rechtekonzept können Sie in d.vinci easy Zuständigkeiten, Aufgaben und Sichtbereiche definieren – ganz ohne Programmierung und jederzeit anpassbar!

Unternehmensstruktur

Unternehmensstruktur und Organisationsstruktur

Jedes Unternehmen ist anders. Und jedes hat eine individuelle Aufbaustruktur mit Teams, Bereichen, Standorten und vielleicht sogar Ländern.

Mit d.vinci easy können Sie Ihre Unternehmensstruktur komplett abbilden, so dass die jeweiligen Einheiten unabhängig oder auch kollaborativ – genauso wie Sie es wünschen – arbeiten können. Natürlich behalten Sie als Verantwortlicher einen Gesamtüberblick und ein Reporting über sämtliche Prozesse.

Workflow anpassen

Funktionen Bewerbermanagementsystem - Prozess und Workflow

Sollte unser Best Practice Workflow nicht zu Ihren Bedürfnissen passen, können Sie diesen beliebig überarbeiten oder erweitern.

Definieren Sie individuell, welche Schritte eine Bewerbung durchlaufen kann und wann welche Aktivitäten, Erinnerungen, Korrespondenzen erforderlich sind.

Um den Vorgaben des Datenschutzes gerecht zu werden, können Sie auch die Löschung abgesagter Kandidaten selbstständig einstellen – so werden keine Daten länger als notwendig gespeichert. Wir empfehlen hierzu eine Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Funktionsübersicht

Hier haben wir für Sie noch einmal alle Funktionen im Überblick gesammelt, damit Sie Ihre Anforderungen und Wünsche schnell abgleichen können. Vermissen Sie eine spezielle Funktionalität oder wünschen Details zu einzelnen Features? Melden Sie sich bei uns – wir helfen Ihnen gerne!

  • Mobil optimierte (responsive) Oberfläche – für Benutzer und Bewerber
  • Datenimport für bestehende Daten
  • Komplette Integration des Fachbereichs
  • Tägliche E-Mail-Benachrichtigungen für neue Bewerbungen
  • Bewerbungen
  • Ausschreibungen
  • Bewerbermanagement
  • Übersicht (als Leitstand)
  • Aufgabenliste
  • Bewerbungslisten
  • Bewerbungsakte mit Details, Anhängen, Aktivitäten, Historie
  • PDF Konvertierung und Zusammenführung von Anhängen
  • Filter für Bewerbungslisten und Übersicht
  • Export von Bewerbungslisten nach Excel
  • Suchfunktionen
  • ABC-Rating
  • Besondere Kennzeichen (Interner Bewerber, Mehrfachbewerber, VIP, …)
  • Labels/Schlagwörter pro Bewerber
  • Individueller Workflow
  • Automatische Wiedervorlagen und Aufgaben
  • Bewerbungen löschen
  • Hinterlegung von automatischen Löschfristen (datenschutzkonform nach BDSG)
  • E-Mail-Vorlagen inkl. Attachments (bspw. Anfahrtsskizzen)
  • Briefvorlagen
  • Zeitverzögertes Mailing an Bewerber (individuelles Datum)
  • Stapelverarbeitung mehrerer Bewerbungen gleichzeitig
  • Termine: Planung, Einladung inkl. Kalendereintrag, Übersicht
  • Kommentare für Bewerbungen eintragen und versenden
  • Einfaches Ermöglichen von Initiativbewerbungen
  • Erkennung von Doppelbewerbungen (auch nach Löschung der Bewerberdaten) und Konfliktlösung
  • Automatische Eingangsbestätigung
  • Übersicht und Verwaltung aller Ausschreibungen
  • Anlage von Initiativausschreibungen
  • Veröffentlichungszeitraum individuell planbar
  • Layout und Bilder pro Stellenanzeige individuell auswählbar
  • HTML-Editor für Ausschreibungstexte
  • One-Click-Schaltung der Anzeigen bei externen Jobbörsen
  • Suchmaschinenoptimierung der Stellenangebote
  • Ausschreibung kopieren
  • Ausschreibungshistorie (zur Dokumentation)
  • Schnittstelle für vorgelagerte Systeme (REST-API)
  • Portaldesigner zur Veröffentlichung von Stellenausschreibungen
  • individuelles Layout, Bilder und Texte
  • Zugriffsschutz für bestimmte Portale (z.B. Intranet)
  • beliebig viele Portale anlegbar
  • Online-Bewerbungsformular
  • Schnittstelle zu CMS und Jobbörsen (XML/ JSON)
  • Unterstützung von Tracking Tools (z.B. Google Analytics)
  • Abbildbarkeit komplexer Unternehmensstrukturen
  • Unbegrenzte Organisationseinheiten
  • Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  • Benutzer & Benutzergruppen
  • Individueller Workflow
  • E-Mail-Vorlagen mit Layout und Footer
  • Briefvorlagen
  • Stammdaten zur individuellen Pflege von Einsatzorten, Zielgruppen u.v.m.
  • Verwaltung von Bilddateien für Stellenanzeigenlayouts
  • Berechtigungen: Rollen und Rechte
  • Organisationsstruktur: Organisationseinheiten, Organisationsebenen
  • Bewerbungsprozess: Status, Statusübergänge, Aufgaben (Workflow)
  • Bewerberbogen (Felder anpassen)
  • Individueller E-Mail Absender für Korrespondenzen
  • Lokalisierungen für verschiedene Länder
  • Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch und weitere Sprachen)
  • Zeitzonen
  • Internationale Adressformate
  • Auswertung: Bewerbungseingang, Status, Struktur, Herkunft, Absagegründe
  • Excel-Export (Statistische Rohdaten)
  • Zertifizierung nach ISO 27001
  • Sicherheitskonzept
  • Firewall
  • Zugriffsschutz (IP-basiert)
  • Eigene Datenbank pro Unternehmen
  • Datenverschlüsselung bei der Übertragung
  • Automatisches Backup
  • Regelmäßige, automatisierte Updates
  • Konfiguration eines eigenen SMTP-Servers
  • Handbücher
  • Schnittstellendokumentationen
  • Release Notes
  • Darstellung von Wartungsterminen
  • Aktuelle Roadmap

Ihre Ansprechpartner im d.vinci-Team

Udo Hartenstein

HR-Systeme & Bewerbermanagement-Software
Hamburg
+49 (0) 40 37 47 99-63
udo.hartenstein@dvinci.de

Janine Hartge

HR-Systeme & Bewerbermanagement-Software
Hamburg
+49 (0) 40 37 47 99-72
janine.hartge@dvinci.de

Ihr direkter Draht zu uns

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+49 (0) 40 37 47 99-44
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